פרוטוקול תיקון ליקווים מס' ביקורת שפ"ע – פינוי אשפה ועבודת מנופים

בס"ד

כ"ט בטבת תשפ"א

הנדון: סיכום ישיבת צוות תיקון ליקויים: ביקורת שפ"ע – פינוי אשפה ועבודת מנופים

תאריך: 13.01.21, 11:00 מיקום: חדר ישיבות ברוש

נוכחים:

מר שלום שלמה, מנכ"ל העירייה

גב' עינב פרץ, מבקרת העירייה

עו"ד איתי קידר, יועמ"ש העירייה

מר יצחק שריקי, גזבר העירייה

גב' שרית דהן, מנהלת אגף תיאום ובקרה

מר גידי עובדיה, מנהל אגף שפ"ע

גב' אסתר אסייג, מזכירת מבקרת העירייה

ריכוז ממצאים והמלצות הביקורת:

ממצאים

ההמלצה

הערות

מעקב אחר פעילות קבלני חוץ, אישור חריגות טרם ביצוע, אישור חשבונות לתשלום וכדומה, אינם מעוגנים בנהלי עבודה.

לעגן את התהליכים העיקריים המבוצעים במחלקה בנהלים כתובים המבססים שיטות עבודה מובנות ומבוקרות, תוך חלוקת אחריות וסמכויות בין בעלי התפקידים ולווי בתיעוד מתאים.

יש להכין נהלי עבודה לאגף שפ"ע והגדרת תפקידים.

תוכנית עבודה של הקבלן לפינוי הטמונים אינה מוגדרת באופן קבוע, ותדירות הפינוי נקבעת בהתאם למסלול הנסיעה והכרת השטח מניסיון הנהגים.

מומלץ לקבוע לקבלן תוכנית עבודה לפינוי טמונים ולבסס שיטת מעקב ובקרה שוטפת אחר ביצוע העבודות על ידי הקבלן.

בוצע.

יש לכל המוטמנים חיישנים שמשדרים בתפוסה של 75%. הנהג מקבל לטאבלט את הרשימה.

לא מנוהל יומן עבודה בהתאם לדרישת נספח ז' להסכם.

יש לעמוד בכלל סעיפי ההסכם וביניהם ניהול יומן עבודה יומי על ידי הקבלן ובדיקתו ואישורו על ידי מנהל העבודה ובעל תפקיד רלוונטי בעירייה.

מתקיימים תהליכי מעקב ובקרה ע"י מערכת GPS ומעקב על ידי חדר הבקרה.

לא מנוהל יומן עבודה בהתאם לדרישת נספח ז' להסכם.

יש לבסס תהליך פיקוח ובקרה אחר עבודת המשאיות בשטח שיפוט העיר בשעות שנקבעו, בין השאר באמצעות מעקב ובקרה על נתוני מערכת ה-GPS.

נמצאו הפרשים בסך הכמות בטון שדווחה לעירייה מול רישומי אתר אמניר.

יש לוודא ביסוס שיטת עבודה, הכוללת פיקוח ובקרה אחר פינוי הפסולת באתר אמניר, השוואתו לדיווחי הקבלן, בקרת עבודה בשטח השיפוט של העירייה וכו'.

יש לבצע פיקוח ובקרה על הדוחות והעבודות בשטח, תוך בדיקת שקילה באופן מידי.

יגויס בהקדם מנהל מחלקת תברואה לשיפור הפיקוח על הקבלן לרבות בדיקת חשבונות, בדיקת שקילת "0" וכד'.

מניתוחי GPS וקובץ השקילה עולה כי המשאיות מתחילות את המשמרות ללא שקילה "0", כך שבעת תחילת עבודתן לא ברור באם קיימת במשאית פסולת.

יש לוודא כי כל משאית תקפיד על שקילה טרום ביצוע המשמרת ולמנות בעל תפקיד האחראי על קבלה ובקרה על דוח ממתקן הפינוי המאשר את ביצוע שקילה "0".

לא קיים תהליך סדור לאישור תגבור במידת הצורך.

יש לבסס תהליך מובנה של אישור מראש לכלל התגבורים ולבחון את נחיצותם.

קיים חוזה עם הקבלן אשר מכיל בתוכו תגבור אשפה בחגים. כמו כן, בשגרה מחויב הקבלן בשטיפת האלמנטים.

נגביר את הפיקוח על הקבלן בדגש על עמידה בתנאי ההסכם לרבות קנסות.

קיימים חיובים החורגים, לכאורה, מהקבוע בהסכם באופן הגורר תשלום ביתר על ידי העירייה.

יש לבצע בדיקת החשבונות המוגשים לתשלום באופן שוטף וקבוע, לוודא שאין חיובים עודפים מצד הקבלן כלפי העירייה ולוודא התאמתם לקבוע בהסכם ההתקשרות.

הקבלן אינו מבצע שטיפה וחיטוי של כלי האצירה זמן רב, וזאת למרות שלפי סעיף 5.9 להסכם הקבלן התחייב לשטוף ולחטא, אחרת העירייה תנכה מתוך סכום התמורה החודשי סך של 2,500 ₪ לחודש.

יש לבצע קיזוז הסכומים בהתאם להסכם ולוודא כיבוד ההסכם מצד הקבלן לעניין שטיפה וחיטוי כלי האצירה.

בבדיקתנו את התעריפים אשר חייב הקבלן את העיירה נמצא כי החיובים התפרסו על שני סוגים בלבד, פסולת ביתית מעורבת ופסולת תעשייתית.

יש לבצע בדיקת החשבונות בהתאם להסכם ולוודא שהחיובים הינם בהתאם לסוג, כמות והתעריף שנקבע מול הקבלן.

יחל הליך קליטה של מנהל מחלקת תברואה לצורך פיקוח ובקרה נאותה על החשבונות, הדוחות, הקנסות ושעות העבודה של הקבלן ושל עובדי התברואה בעירייה.

בבחינת סוגי הפסולת באתר הפינוי עלה כי נאספה ופונתה בנוסף גם פסולת מסוג פסולת ביתית יבשה אשר התשלום עבורה, בהתאם להסכם, מסתכם בסך של 224 ש"ח לטון בלבד. החיוב על פסולת זו בוצע לפי פסולת מסוג אשפה ביתית מעורבת בסך של 231 ש"ח לטון.

יש לערוך בדיקה של כלל התשלומים ששולמו לקבלן ולבחון באם שולם תשלום ביתר לשם התחשבנות עימו.

מבדיקתנו עולה כי לא הוטלו קנסות לאורך כל תקופת ההסכם שנבדקה.

יש לבחון את קריאות המוקד המשויכות לאזור בו הקבלן אחראי על ביצוע העבודה השוטפת ולוודא עמידה בתנאי ההסכם, לתעד כל מקרה לגופו ולשקול הטלת הקנסות בהתאם להסכם.

בבדיקת החשבונות שהוגשו לעירייה ושולמו לקבלן נמצאו פערים בין מספר המנופים שהקבלן חייב את העירייה לבין מספר המנופים אשר סופקו בפועל, כפי שמשתקף מדיווחי פינוי הפסולת באתר אמניר.

יש לבסס תהליך בקרה ופיקוח אחר חיובי הקבלן הכוללים ביצוע בקרה מלאה אחר כמות המנופים שסופקה מול כמות המנופים אותה חייב הקבלן.

מבדיקתנו עולה כי הקבלן מספק בממוצע 6.5 שעות עבודה ביום בלבד ולא 8.5 שעות עבודה כנדרש בהסכם ההתקשרות.

יש לוודא מיצוי מלא של כמות שעות העבודה אותה נדרש הקבלן לספק ולוודא מעקב ובקרה שוטפים.

שולם עבור כל מנוף שסופק לרשות סך של 1,404 ש"ח ליום עבודה במקום 1,274 ₪ כך שבפועל שילמה העירייה לקבלן סכומים עודפים.

יש לבצע מעקב שוטף אחר תעריפי ההסכם ולוודא תשלום בהתאם להסכם.

העירייה שילמה לקבלן, לתקופה ינואר עד נובמבר 2018, סכום עודף שהסתכם לסך של 52,116 ש"ח .

יש לבצע קיזוז הסכום העודף ששולם לקבלן ולהסדיר את התשלומים העתידיים בהתאם להסכם.

יחל הליך קליטה של מנהל מחלקת תברואה לצורך פיקוח ובקרה נאותה על החשבונות, הדוחות, הקנסות ושעות העבודה של הקבלן ושל עובדי התברואה בעירייה.

בחודש נובמבר 2018 שולם לקבלן סכום הגבוה ב-2,000 ש"ח מהחשבון שהוגש (בנוסף לחיוב העודף ליום מנוף).

יש לקזז לקבלן את הסכום העודף ששולם ולבצע בקרה שוטפת אחר דרישות התשלום מול התשלום בפועל.

מבדיקתנו עולה כי ישנם ימים לא מעטים בהם המנופים השייכים לרשות אינם מתופעלים ונשארים בחניית העירייה.

מומלץ למצות תחילה מיצוי מלא של הכלים הנמצאים ברשות העירייה ורק לאחר מכן לבחון אפשרות לתגבורים נוספים כדוגמת הספקת מנופים מקבלן חיצוני.

גויסו נהגי מנוף נוספים, על מנת למצות תחילה את הכלים הקיימים ברשות העירייה. המטרה היא לגייס נהג אחד יותר מכמות הכלים לתפעול מקסימלי של הכלים.

כמות הקריאות אשר חורגות מזמני התקן עומד על 40% מכלל הקריאות, דבר אשר מצביע באופן מובהק על אופי הטיפול בקריאות.

יש לבחון לעומק ובאופן שוטף את הקריאות החוזרות ונשנות ולדווח לגורם שימונה לשם מעקב ופיקוח אחר עמידה בהסכם על סעיפיו.

כמו בסעיפים הקודמים, קריאות מוקד ועמידה בזמני תקן יהיו באחריות מנהל מחלקת התברואה.

העתקים:

נוכחים, לשכת ראש העיר, לשכת מנכ"ל

רשמה: מיטל תומר הילף, לשכת מנכ"ל