פרוטוקול תיקון ליקווים מס' סיכום ישיבת צוות תיקון ליקויים: ביקורת שפ"ע – גינון
בס"ד
כ"ג ניסן תשפ"א
הנדון: סיכום ישיבת צוות תיקון ליקויים: ביקורת שפ"ע – גינון
תאריך: 05.04.21, 09:00 מיקום: חדר ישיבות אורן
נוכחים:
מר שלום שלמה, מנכ"ל העירייה
גב' עינב פרץ, מבקרת העירייה
עו"ד איתי קידר, יועמ"ש העירייה
מר יצחק שריקי, גזבר העירייה
גב' שרית דהן, מנהלת אגף תיאום ובקרה
מר גידי עובדיה, מנהל אגף שפ"ע
מר רביד גלסמן, מנהל מח' גינון
מיטל ארגמן, חשבת אגף שפ"ע
מר נדב מונק, עוזר מנכ"ל העירייה
גב' אסתר אסייג, מזכירת מבקרת העירייה
ריכוז ממצאים והמלצות הביקורת:
ממצאים
ההמלצה
הערות
1.
התהליכים מושאי הביקורת, ובהם עבודה ומעקב אחר פעילות הקבלנים, אישור חשבונות לתשלום, אישור עבודות חריגות טרם ביצוע וכדומה, אינם מעוגנים בנהלי עבודה.
נהלים - לעגן את התהליכים העיקריים המבוצעים במחלקה בנהלים כתובים המבססים שיטות עבודה מובנות ומבוקרות, תוך חלוקת אחריות וסמכויות בין בעלי התפקידים ולווי בתיעוד מתאים.
קיימים נהלי עבודה, אך יש להעלותם על הכתב, ולהכין חוברת נהלי עבודה ברורה ומדויקת ולבצע הגדרת תפקידים. ניתן להיעזר ביועץ הקיים שהכין את מכרז הגינון.
2.
חוסר בכח אדם ניהולי באגף
יש לאייש את תפקידי הניהול באגף בהקדם האפשרי בדגש על כוח אדם מקצועי ומתאים לדרישות האגף.
מאז הביקורת אוישו תפקידי מנהל אגף שפ"ע ומנהל מחלקת גינון.
3.
חוזה שאינו בתוקף
יש לבסס את ההתקשרויות עם קבלני הגינון על הסכמים תקפים ובמידת הצורך לחדש את ההתקשרות, בהתאם להסכם.
טופל.
קיימים חוזי התקשרויות חדשים.
4.
לא נקבעת תכנית עבודה חודשית מוגדרת לאחזקת גנים ושטחים ציבורים
יש לקבוע תוכנית עבודה לניקיון ואחזקה של מגוון האזורים והשטחים הציבוריים, ולקבוע שיטת מעקב ובקרה שוטפת אחר ביצוע העבודות על ידי הקבלן.
יש לחזק את תחום הפיקוח והבקרה ולבצע מעקב על עבודות הקבלן בפועל בהתאם לתכנית העבודה, עמידתו בדרישות ההסכם, ניהול יומני עבודה יומיים ע"י הקבלן ומילוי יומני נוכחות שמיים מפורטים ע"י המפקחים בעת קבלת עובדים.
5.
לא מנוהלים יומני עבודה יומיים לשם שמירת נתיב בקרה ופיקוח אחר העבודה המתבצעת בשטח
יש להקפיד על דרישת ההסכם לניהול יומן עבודה יומי על ידי הקבלן ובדיקתו ואישורו על ידי מנהל העבודה ובעל תפקיד רלוונטי בעירייה.
6.
המפקחים אינם ממלאים יומני נוכחות שמיים בעת קבלת העובדים
מומלץ למלא יומן עבודה מלא שיכלול פרטים הבאים : שם העובד, תעודת זהות, קיום ווסט זוהר, קיום שקיות אשפה, נעלי עבודה ומשקפי מגן.
7.
טבלאות הטיב המשמשות את הבסיס לשביעות הרצון מהשירות ממולאות באופן שאינו מלא ועלולות להציג מצג שווא על שביעות הרצון מהשירות הניתן
יש למלא את טבלת הטיב באופן מלא ברמת כל גן וגן ולנקד את הציון לפי הסעיפים הקיימים בציון 1-10.
ביקורת טיב תתבצע אחת לשבוע באופן מלא תוך שילוב מנהלי האזור אשר יחתמו גם כן על הביקורת, תוך אחריות משותפת ופיקוח משותף עם מפקחי הגינון. הקבלן יקבל את הדוח השבועי ובמידה ולא יבצע את השירות כפי שנדרש, יבוצע קיזוז על פי טבלת הקנסות.
8.
היעדר דרכי פיקוח ובקרה כדוגמת GPS
יש לקבוע דרכי פיקוח ובקרה אחר עבודת מפקחי העבודה ולשקול לדרוש מהקבלן להתקין על גבי רכבי מנהלי העבודה מערכות GPS , וזאת לצורך ביצוע מעקב אחר יישום תכניות העבודה וטיפול נאות בקריאות המוקד.
יש לבדוק התקנת מערכת GPS על גבי רכבי מנהלי העבודה לשם ביצוע פיקוח ובקרה. במקרה והטנדר פרטי, המעקב יתרחש רק בשעות העבודה.
9.
שינוי בגודל שטחי הגינון
יש לבסס תהליך מובנה ומבוקר לשינוי בשטחי האחזקה המועברים לקבלנים הכולל בחינה, אישור והודעה לקבלן לביצוע.
עפ"י המכרז הקיים, הקבלן מחויב לשטחים שנקבעו. במקרה של שינוי בגודל השטחים, יש לבצע את השינוי בתהליך מבוקר ומפוקח תוך הצגת אסמכתאות תומכות לגידול בשטחי האחזקה.
10.
גידול בשטחי הגינון ללא הצגת אסמכתא מתאימה
יש לקבל אסמכתאות תומכות מגורמים מוסמכים לגידול בשטחי באחזקה טרם החיוב והתשלום לקבלן.
11.
פערים בחיובים מול תעריפי ההסכם
יש לבצע מעקב שוטף אחר תעריפי ההסכם ולוודא תשלום בהתאם להסכם ובהתאם לקיזוזים נדרשים הכוללים הסבר מפורט מלא.
טופל.
כל התוספות והסעיפים נבדקים ונעשים קיזוזים בהתאם להסכם.
12.
קיזוזי כספים ששולמו ביתר
יש לבצע קיזוז הסכום העודף ששולם לקבלן ולהסדיר את התשלומים העתידיים בהתאם להסכם.
13.
אי ביצוע מעקב שוטף אחר קריאות המוקד העלולות להצביע אי ביצוע העבודה על ידי הקבלן ובכך לא לעמוד בתנאי ההסכם
מומלץ לבחון את קריאות המוקד המשויכות לאזור בו הקבלן אחראי על ביצוע העבודה השוטפת ולוודא עמידה בתנאי ההסכם, לתעד כל מקרה לגופו ולשקול הטלת הקנסות בהתאם להסכם.
יש לבצע פיקוח ובקרה אחר קריאות מוקד מול ביצוע עבודות הקבלן בפועל ואופן הטיפול בפניות לפי זמני התקן שנקבעו בהסכם, ולבצע קיזוז או הטלת קנסות בהתאם לעבודת הקבלן והחשבוניות. מנהל אגף שפ"ע ומנכ"ל העירייה יקבלו דו"ח מנהלים מהמוקד העירוני אחת לחודש לגבי פניות מוקד של הגינון ועמידה בזמני תקן.
14.
אי התאמה בין סכומי הקיזוזים שצריכים להיות מול הביצוע בפועל או לחלופין שלא בוצע קיזוז כלל
מומלץ לבצע בדיקה מקיפה של פירוטי קנסות וקיזוזים והשוואתם לחשבוניות בפועל שהתקבלו מהקבלן.
15.
תקלות החוזרות בתדירות רבה ברחובות ספציפיים
מומלץ לבצע ניתוח בתדירות שבועית לבחינת רחובות בהם התקלות חוזרות ונשנות ולבחון את אופן הטיפול בקריאות אלו.
16.
אי עמידה בזמני התקן שהוגדרו בהסכם
מומלץ להגביר את הפיקוח על טיפול בקריאות שנמצאות על סף החריגה בתקן על ידי גורם מפקח מקצועי ממחלקת גינון.
העתקים:
נוכחים, לשכת ראש העיר, לשכת מנכ"ל
רשמה: מיטל הילף, לשכת מנכ"ל