פרוטוקול תיקון ליקווים מס' סיכום ישיבת צוות תיקון ליקויים: פרויקטים ברווחה

בס"ד

ח' אייר תשפ"א

הנדון: סיכום ישיבת צוות תיקון ליקויים: פרויקטים ברווחה

תאריך: 11.04.21, 11:00 מיקום: חדר ישיבות ברוש

נוכחים:

מר שלום שלמה, מנכ"ל העירייה

גב' עינב פרץ, מבקרת העירייה

עו"ד איתי קידר, יועמ"ש העירייה

מר יצחק שריקי, גזבר העירייה

גב' שרית דהן, מנהלת אגף תיאום ובקרה

גב' סיגל בניאס, מנהלת אגף הרווחה והשירותים החברתיים

גב' אסתר אסייג, מזכירת מבקרת העירייה

ריכוז ממצאים והמלצות הביקורת:

ממצא

המלצות עיקריות

הערות

מרכז יום לזקן

מבנה ארגוני

מומלץ כי המדור יקיים פיקוח ובקרה מלאים אחר תפעולו השוטף של מרכז היום כולל עריכת ביקורות יזומות לבדיקת היקף, רמת וטיב השירותים הניתנים למבקרים במרכז היום ויתעד אותן בדוחות כתובים.

המדור נמצא כעת בשלב שינוי ארגוני.

כחלק מהשינוי ימונה רפרנט אשר אחת לרבעון יבצע ביקורת פתע במרכז היום וימלא שאלון מקיף.

התקשרות עם מפעיל

מומלץ כי העירייה תפעל להסדרת ההתקשרות עם העמותה להפעלת מרכז היום לקשיש.

יש להפריד בין מחלקות העירייה לבין הגופים החיצוניים שעובדים עמה כך שלא יהיה ספק האם מדובר בזרוע של העירייה או גוף חיצוני.

היועמ"ש יבדוק עם הגורמים הרלוונטיים כיצד ניתן לפעול להסדרת ההתקשרות (תמיכות/ יצירת הסכם חדש, הקצאות וכד')

בדיקת תקנים

מומלץ כי העירייה תקיים פיקוח הדוק יותר אחר מצבת תקני כח האדם במרכז היום לקשיש שכן רמת וטיב השירותים הניתנים לקשישים מושפעים רבות מהיקף כח האדם המספק אותם.

יש לדרוש כי העמותה תאייש באופן מיידי את תקני כח האדם החסרים.

הרפרנט אשר יבצע את הביקורת, יפקח אחר מצבת תקני כוח האדם.

השמות

מומלץ כי תהייה הקפדה על עריכת ועדת קבלה סמוך למועד קליטת המטופל למרכז היום.

מומלץ כי עו"ס מטעם העירייה תיקח חלק בועדות ההשמה.

בוצע.

וועדות הקבלה מתקיימות במועד ובאופן מסודר.

מבנה פיזי

מומלץ לעירייה לבחון את האפשרות להרחיב את מרכז היום כך שיעמוד בהוראות.

מומלץ לעירייה, עם בחינת אפשרות הרחבת מרכז היום, לבחון אפשרות להקמת חדר ייעודי לפיזיותרפיה כך שחדרי האוכל יישארו לארוחות בלבד.

מרכז היום שופץ והורחב, ובקרוב ייבנה מרכז חדש נוסף.

ועדת היגוי

מומלץ כי תוקם ועדת היגוי אשר תלווה את פעילות מרכז היום כנדרש בהתאם להוראות התע"ס.

בוצע.

וועדות ההיגוי מתקיימות באופן מסודר.

הסעות וארוחות

מומלץ כי תערך בחינה מחודשת של נושא ההסעות למרכז היום, מספר המסיעים, זמינותם, מספר הקשישים שיש להסיע ועוד על מנת לאפשר לקשישים להגיע בזמן למרכז היום.

הנושא ייבחן ע"י הרפרנט שיבצע ביקורת.

מע"ש

התקשרות עם גורם מפעיל

מומלץ כי העירייה תקפיד על מילוי כל פירטי ההתקשרות בעת חתימה על חוזה ובכלל זאת תאריכי ההתקשרות, תוקפה ומועד החתימה.

עוד מומלץ כי בעת העברת פעילות לעמותה יוסדרו בנועד כל ההליכים הנדרשים לשם העברת האחריות התפעולית והכספית.

קיים מכרז שתוקפו עד 5 שנים (טרם הסתיים), והוסדר נושא סמל מסגרת.

תקני כוח אדם

מומלץ כי העירייה תקיים פיקוח ובקרה אחר איוש התקנים על ידי העמותה המפעילה עבורה את השירותים.

מנהלת היחידה תבקר במע"ש ותבצע פיקוח ובקרה אחר איוש התקנים.

הערכה תפקודית

מומלץ כי מחלקת הרווחה בעירייה תבצע בקרה אחר נאותות שמירת תיקי המטופלים במע"ש על ידי העמותה ובכלל זאת, תבדוק כי לכל מטופל קיים תיק בו נמצאים כל המסמכים שהועברו לידי העמותה לרבות: פרוטוקול ועדת קבלה, מסמכים רפואיים וכיוצא בזה.

בנוסף מומלץ כי תהיה הקפדה אחר קיום ועדות קבלה לכל המטופלים, תיעוד הועדות וציון תאריך ועדת הקבלה.

מומלץ להקפיד על קיום ועדה אחת לשנה.

מתקיימות וועדות קבלה ויבוצע סדר בתיקי הפונים ובתיוק המסמכים.

בית חם לנערות

מבנה ארגוני

מומלץ כי העירייה תבחן את מתכונת העסקת עובדות הבית חם באמצעות שחקים ובכלל זאת, קבלת חוות דעת משפטית לעניין ההתקשרות עם שחקים לצורך הפעלת הבית החם ללא עריכת מכרז וללא חתימת הסכם הפעלה מסודר.

רכזת היחידה סיימה את תפקידה ובימים אלה מתבצע סדר במבנה הארגוני.

כמחצית מהעובדים מועסקים באמצעות "שחקים". על כן, יש למצוא פתרון כולל, ולבדוק מול רו"ח את האפשרות להקים חל"צ/תאגיד עירוני לרווחה שדרכם יועסקו עובדים ויופעלו מרכזים.

מצבת תקנים

מומלץ כי העירייה תבחן את היקפי ההעסקה הדרושים להפעלת הבית החם, ותקפיד על איוש מלא של המשרות הדרושות להפעלתו . מומלץ כי בחינה כאמור תערך אחת לתקופה.

ועדת היגוי

מומלץ כי היחידה תפעל להסדרת תדירות התכנסות ועדת ההיגוי, בהתאם לנדרש לפי הוראות התע"ס.

בוצע.

וועדות ההיגוי מתקיימות באופן מסודר.

העתקים: נוכחים, לשכת ראש העיר, לשכת מנכ"ל

רשמה: מיטל הילף, לשכת מנכ"ל