פרוטוקול תיקון ליקווים מס' סיכום ישיבת צוות תיקון ליקויים - חוזים והתקשרויות אגף שפ"ע

בס"ד

ח' טבת תשפ"ב

הנדון: סיכום ישיבת צוות תיקון ליקויים - חוזים והתקשרויות אגף שפ"ע

תאריך: 12.12.21, 11:30 מיקום: לשכת מנכ"ל

משתתפים:

מר שלום שלמה, מנכ"ל העירייה

גב' עינב פרץ, מבקרת העירייה

עו"ד איתי קידר, יועמ"ש העירייה

מר יצחק שריקי, גזבר העירייה

גב' מיטל ארגמן, חשבת אגף שפ"ע

גב' מיכל סולטן, רכזת רכש אגף תיאום, בקרה וחדשנות

מר אורי ברוך, מנהל מחלקת חשמל ומיזוג

גב' אסתר אסייג, מזכירת מבקרת העירייה

ריכוז ממצאים והמלצות הביקורת:

נושא ופרק

ממצאים

המלצות

הערות

ניהול כללי

מסמכים רבים אינם מתועדים באופן מסודר בעירייה. אין גורם אחד האחראי על ניהול תיק ההתקשרויות. קיים קושי באיתור מסמכים.

לא נקבעו נהלים לניהול תיק פרויקט וסטנדרטים אחידים הקובעים אלו מסמכים יש לתייק בתיק ואיזה מידע יש לקבל ולשמור באופן ממוחשב.

יש לקבוע נוהל לתיעוד מסמכים בתיק מכרז.

יש לרכז את כל המסמכים בתיקייה ממוחשבת משותפת אחת לכל הגורמים הקשורים לתהליך ההתקשרות.

מכאן ואילך לסרוק את כל המסמכים הרלוונטים למערכת, כגון: חוזים, ביטוחים, ערבויות וכו'.

לא תתאפשר פתיחת מק"ט ללא חוזה סרוק.

הליך מכרז

לא מתקיימת בקרה איכותית ותקנית על הגשת מסמכי מכרז, על פי הפרמטרים שמוגדרים במכרז ובנוסחים המבוקשים. עד כדי זכייה לא תקינה של זוכה במכרז.

מסמכי מכרז לא תמיד ערוכים ומותאמים למכרז ספציפי. קיימים ליקויים במפרט למכרז.

יש להוסיף לפרמטר הבחירה במכרזים גם את נושא האיכות ושביעות רצון לקוחות.

יש למנות גורם אחראי מרכז על קבלת ביטוחים וערבויות לכל הפרויקטים.

יש לבצע בדיקה מדוקדקת של מסמכי המכרז. ולהכין טבלת השוואת הצעות שתאושר ע"י יועמ"ש טרם התכנסות וועדת הרכש/מכרזים.

יש לנסח מכרזים מותאמים לסוג העבודה המבוצעת. ולהקפיד בהצעות מחיר על כללי מנהל תקין. מומלץ לעירייה להגדיר כללים להעסקת יועץ חיצוני מומחה.

יש לשלב פרמטרים נוספים בבחירת הזוכה כגון: מבחני איכות ומבחני שביעות רצון של תושבים או עובדים מהשרות המסופק, ועמידה בזמני טיפול.

בשנה האחרונה יותר מכרזים מתפרסמים כאשר קיים דגש לקבוע מדדי איכות ולא רק מדדי מחיר, ועל פי זה נקבעת ההמלצה לועדת המכרזים.

התקשרות עם קבלן

כל ההארכות מבוצעות באופן אוטומטי ללא דיון, הסברים ונימוקים.

בהתקשרות שנחתמה לאחזקת מזגנים למבנים גדולים, נמצא ניגוד עניינים מובנה. שעלול לפגום בטיב העבודה המסופקת על ידי החברה.

לא מתבצע עדכון מחירים במכרזים השונים לאורך שנים רבות והודעות על הארכות התקשרות לא נמסרות כנדרש על פי הזמן הקצוב.

יש לקיים דיון רציני עם נימוקים במקרה של הארכות התקשרות. ניתן לקיים דיון בעדכון מחירים במסגרת הארכת החוזה.

יש להקפיד על ביצוע הארכת חוזים באישורם של מורשה חתימה, שהם בעלי הסמכות היחידים להתחייב בחוזה בשם העירייה.

על מנת למנוע ניגוד עניינים יש לבחון הפרדה ברורה בהצעות מחיר או מכרזים, בין אחזקה לבין תיקון. במקרה דנן מומלץ שלא לקחת הצעות לתיקון מאותו ספק שאמון על תחזוקה של הפריט.

חשוב להקפיד על מתן הודעה מראש לספק, על פי הכללים ( 60 יום הודעה מראש) . כך, גם הספק וגם העירייה יערכו בהתאם לצורך. הביקורת מעירה, כי ככל שלא סוכם מראש על תקופת ההארכה, חובה לצאת להליך מכרז/ הצעת מחיר חדש.

אחת לרבעון תתכנס ועדת הארכת חוזים -

-באחריות מיכל סולטן להציג חוזים שעתידים להסתיים.

-הארכת התקשרות עם הקבלן תהיה בהתאם להמלצת המחלקה ובאישור מורשי חתימה.

עדכון מחירים –

-יש לבדוק את מצב השוק ולבחון עדכון מחירים בהתאם לממצאים.

ביצוע הדרכה לחשבים –

-באחריות לשכת מנכ"ל לתאם יום ריענון לחשבים, בתחילת ינואר 2022, בנושאי נהלים, ריענון על מערכת הרכש.

ביטוחים וערבויות

מסמכי הביטוח לא ערוכים כנדרש ואינם מותאמים לכל מכרז בנפרד. ותאריכי הביטוח אינם זהים לעיתים לתקופת הפוליסה הכללית.

לא נמצאו מסמכי הארכת ביטוחים כנדרש. במצב הקיים, בהחלט יתכן שהקבלן והעירייה אינם מבוטחים על חלק נכבד מההתקשרויות שנבדקו על ידי הביקורת.

בחלק מהמכרזים, לא קיימת כלל דרישה לערבות ולא מוגשים מסמכי ערבות כנדרש. בנוסף, לעיתים לא מוגשות ערבויות בנוסח הנדרש על פי החוזה.

אין לקבל מסמך ביטוח שאינו ממוחשב ומותאם למכרז הספציפי. למעט תיקונים שאושרו במסגרת הבהרות המכרז. בגלל הסיכון המשפטי שהעירייה חשופה לו, יש להקפיד הקפדה יתרה על המלצה זו.

חשוב להקפיד, כי תאריכי הפוליסה יהיו תואמים במדויק לתקופת הפוליסה עצמה וזאת על מנת שהביטוח יחול ויכסה את הנזק במקרה של אירוע ביטוחי.

יש להקפיד, כי הערבות תחול לפחות כל תקופת החוזה ורצוי גם מספר חודשים לאחר סיומו. במקרה של הארכת החוזה, יש להקפיד בהתאם על הארכת תוקף הערבות לאותו חוזה.

הערבות תקפה לשלושה חודשים לאחר סיום החוזה. ללא עדכון תוקף הערבות לא ניתן להנפיק הזמנות. כנ"ל פוליסת הביטוח.

ביצוע העבודה

לא תמיד מוגשים צווי עבודה כנדרש גם בתקופת התקשרות וגם בהארכה.

לא בכל המכרזים קיימת דרישה ליומני עבודה, בחלק מהמקרים לא קיים תיעוד כלל ליומן עבודה, או שיומני העבודה אינם מלאים, כנדרש על פי הגדרות המכרז/הסכם.

המיפוי שעל בסיסו מתבצע סימון הכבישים בשטח העיר, אינו מעודכן ורחובות חדשים רבים אינם נמצאים בתוכנית המיפוי.

יש להקפיד על מתן צווי עבודה לכל ספק בהתאם להסכם.

יש להקפיד על הוצאת צווי עבודה גם במקרה של הארכות הסכמים ולא רק בתחילת חוזה.

יש להקפיד על מילוי ותיעוד יומני עבודה וצירוף אסמכתאות כנדרש ואף ראוי להתנות בחוזה את התשלומים בקיומם של יומנים אלה.

יש לבצע עדכון למיפוי השטחים לסימון כבישים, שכן חלו שינויים רבים וגידול אינטנסיבי בשכונות וברחובות חדשים בעיר.

נוסח הארכה יהיה דומה לנוסח צו בתחילת עבודה ויחתם על ידי מורשי החתימה.

יומני עבודה –

בחלק מהמכרזים ממלאים יומן עבודה. לא יאושרו חשבוניות ללא צירוף יומן עבודה.

הגשת חשבונות ותשלומים

חלק מהחשבוניות לא מוגשות בצורה ויזואלית נוחה לבדיקה, ומוגשות באיחור רב.

חלק מהחשבוניות לא מוגשות כלל עם תיעוד או אסמכתאות כנדרש על פי סעיפי החוזה.

נמצאה חשבונית ששולמה ללא תיעוד יומן עבודה ונמצאו יומני עבודה שאינם חתומים כלל ע"י המפקח. כמו כן, בחלק מהחשבוניות לא מבוצעת בקרת סימון ובדיקה .

נמצאו חשבוניות ששולמו ללא הזמנות עבודה. כן נמצאה הזמנת טובין לא בהתאם למפרט.

יש לבקש מהספק להגיש חשבוניות המודפסות בצורה ממוחשבת וקריאה וכוללת את האסמכתאות הנדרשות. ראוי להתנות את התשלום בצירוף תיעוד ואסמכתאות תקינות ויומני עבודה החתומים על ידי מפקח העבודה.

יש לשקול להכניס סעיף בחוזה, שמגביל את האפשרות להגשת חשבונות עד תקופה מסוימת, ככל שהאיחור הוא מצד הספק. רצוי למנות גורם שיעקוב על כך.

אין לאשר פתיחת הזמנה וודאי לא לשלם על הזמנת מוצר שאינו מהמפרט.

התחיל פיילוט בהנדסה של חשבוניות ממוחשבות באמצעות רמדור. נבחן את הרחבת הפיילוט לתחומים נוספים.

פניות למוקד טלפוני

אין התאמה בין זמני השרות המוגדרים בהסכם עם הספק, לזמני התקן המוגדרים במוקד העירוני. ולא מתבצע מעקב על כמויות הפעולות שבוצעו בעזרת נתוני המוקד.

במכרזים מומלץ לשלב בדיקה של סקרי שביעות רצון משרות הניתן על ידי ספק אם בעבודה קודמת של ספק בעירייה בעזרת סקרים שעורך המוקד הטלפוני ואם בסקרים מרשויות אחרות שבהם עבד הספק.

יש להוסיף לנוהל של תהליך המכרז, סעיף עדכון התאמת זמן תקן בפניות המוקד לפי החוזה. ניתן לשלב בחוזה סעיף בגין קנסות עקב אי עמידה בזמני תקן שנקבעו. ניתן בנוסף להתנות תשלום בחוזה בגין אי עמידה בזמני תקן.

רוב ההסכמים הם עם טבלת קנסות בגין איחורים / אי ביצוע וכד'. מודגש למפקחים ולמנהלים להעריך את רמת השירות בכתב כדי לתעד ולבחון את ההתקשרויות בעתיד בהתאם לרמת השירות.

העתקים:

מר אבי אלקבץ, ראש העיר

גב' שרית דהן, מנהלת אגף תיאום, בקרה וחדשנות

מר יהורם לוי, מנהל מחלקת חזות העיר, אגף שפ"ע

מר יובל כהן, מנהל המוקד העירוני

משתתפים

רשמה: ריטה קקיאשוילי כהן, לשכת מנכ"ל