פרוטוקול ועדת ביקורת מתאריך 28/05/20
בס"ד
פרוטוקול ועדת בקורת מתאריך י"ד סיון תשע"ח 28/5/2018
על סדר היום:
דו"ח בקורת של מבקר העירייה לשנת 2017 (חלק 1 מתוך שנים).
דיון בפרוטוקול צוות תיקון ליקויים על דו"ח המבקר משנת 2015-2016 מדצמבר 2017.
נוכחים:
מר ברוך שלסר יו"ר הועדה
מר קוסטיה קוצ'נוב חבר ועדה
חסר:
מר חיים מזרחי חבר ועדה
דו"ח בקורת של מבקר העירייה לשנת 2017 (חלק 1 מתוך שנים):
מכיוון שהשנה לא יצא תגובות ראש העיר באופן פרטני כבשנים עברו, החליטה הועדה להתייחס לממצאי
המבקר באופן כללי.
להלן התייחסויות הועדה:
פרק 1 - התנהלות ועדת מכרזים
הועדה עקבה אחרי ממצאי המבקר בעניין ועדת המכרזים, ועלה ממנה כמה כשלים שקיימים בוועדה,
חלקם מנוגדים לחוק וחלקם מגיעים מאי שימת לב. בכל מה שנגוע לחוק יש לקיים את הוראות החוק
כלשונו, הן במה שכלול בפקודת העיריות והן מה שנכתב בתקנות העיריות (מכרזים). כמו"כ מומלץ
להתנהל עפ"י ההמלצות של דוח הצוות לבחינת דרכים לחיזוק השלטון המקומי.
להלן המלצות הועדה בשאר ממצאי המבקר (חלקם נגזרו מתוך המלצות המבקר):
ועדת המכרזים תקבע לעצמה הסדרי עבודה קבועים לבעיות שכיחות שצפות במהלך פעולתה.
בעת ההצבעה יש להוציא את כל הקבלנים ו/או אלו שייתכן שיש להם ענין בהצעה כזו או אחרת.
מומלץ לקיים הכשרה לחברי הועדה ולעובדים האחראיים על מכרזי הועדה לגבי התנהלותם ועל מקרים
ששייכים בהם ניגוד עניינים. וכן לספק להם חישובי כדאיות כלכליים.
מומלץ לרכז את כל נושאי המכרזים בעירייה תחת עובד אחד, כך שבסופו של יום הדבר יחסוך בהוצאת
משאבים מיותרים (ולבדוק כדאיות של רכישת מערכת ממוחשבת לניהול כלל המכרזים).
בביקורת עומד המבקר על כך שהוא עשה בדיקה על תקופה מסוימת ונמצאו כשלים, יש לבחון את
הדברים כדי שהם לא יקרו שוב.
יש להגדיר איזה חומר צריך להיכלל בכל תיק מכרז, ולשלוח את זה לחברי הועדה.
מומלץ להסדיר פורמט אחיד לדיווח ממצאי המומחה לחברי ועדת מכרזים, באופן שגם ימנע מתן המלצה
על אחת מההצעות.
יש לעדכן את חברי הועדה בהחלטות בית משפט הקשורים למכרזים, בפרט בעיריית ערד, וזאת כדי
שייקחו את הדברים לשיקול דעתם להבא.
ככל שהחוק לא ברור למומחה מטעם העירייה, יוגדר אופן הדיווח לוועדה בהתאם למוגדר בחוק ובתקנות,
וחשוב שיתייעץ קודם עם היועץ המשפטי.
בכלל, חשוב מאד שבוועדה זו ישתתף באופן קבוע היועץ המשפטי או מי מטעמו.
פרק 2 - מחלקת מחשוב
הועדה ממליצה לבדוק את כל האפשרויות ולעשות את כל המאמצים על מנת למנוע כל חדירה למחשבי
העירייה, וכן להגביר את מודעות העובדים לסוגיית אבטחת המידע, ולרענן את הנושא מעת לעת. כמו"כ
שהעירייה תפנה לאגף הסייבר במשרד הפנים לבדוק איך העירייה יכולה לקבל שירותים ו/או מידע בנושא
אבטחת מידע בסייבר.
פרק 3 - רשות ניקוז ים המלח
יש לנהל את תקציב הרשות ואת הדוח הכספי השנתי בהתאם למוגדר בתקנות הניקוז וההגנה מפני
שיטפונות.
מומלץ שהיועץ המשפטי יבחן את כלל הסיכונים בנושא ניגוד עניינים אצל עובדי הרשות, ויגדיר מתי יש
לדווח על חשש לניגוד עניינים.
מליאת הרשות צריכה להשתמש בסקר הסיכונים והערכות סיכונים מעודכנות, כדי לקבוע את מדיניות
הרשות ואת אופן הטיפול בהם תוך הקצאת משאבים לסיכונים המהותיים.
מומלץ כי המליאה תהיה שותפה מלאה בדבר העמידה ביעדים בטיפול בסיכונים המהותיים.
יש לבנות תכנית עבודה רב שנתית בנושא הסיכונים בהתאם למדיניות של מנכ"ל הרשות.
מומלץ לקבוע כללים לגבי טיפול והתחשבנות כספית במקרים בהם רשות מקומית לא מבצעת פעולות
בהתאם לדרישות הרשות.
מומלץ להסדיר את הנוהל של הרשות ואף להרחיבו כדי שיגדיר את הממשק מול הרשות המקומית בה
מבוצע הפרויקט.
מומלץ לדווח למליאת הרשות על חריגות מהותיות בפרויקטים.
מומלץ לקיים רישום חשבונאי מפורט כדי לאפשר מעקב וניטור על ביצוע בכל שלב.
מומלץ לקיים מעקב אחר תיקון ליקוּיים של מבקר משרד הפנים, ולהגדיר את אופן טיפול ותיקון הליקויים.
פרק 4 - תיקון ליקויים
מכיוון שחלק מתפקידי הועדה הוא לפקח על צוות תיקון הליקויים שזו העבודה שלו, ואמורים לקבל את
הפרוטוקולים של הצוות כל 3 חודשים, לכן הועדה מדגישה שוב שיש להעביר בכל תקופה זו את
הפרוטוקולים.
צוות תיקון הליקויים אמור לבנות תכנית לטיפול שלו בליקויים, עם יעדים המגדירים כמה ליקויים יטופלו
באחוזים (לפי הדוח 68% הליקויים מדוח 2014 לא טופלו בשנת 2017, ובחלק השני של הדוח נמצא כי
כ-78% מהליקויים מדוח 2015 לא טופלו עד אפריל 2018).
הפרוטוקולים אמורים לכלול בתוכם גם את תאריכי היעד לתיקון הליקוי, את האחראי לתיקון, ואת אופן
הטיפול בליקוי.
דיון בפרוטוקול צווּת תיקון ליקויים על דו"ח המבקר משנת 2015-2016 מדצמבר 2017:
הועדה עברה על הפרוטוקולים, ומבקשת לדעת בכל הנושאים בהם הסתיים הטיפול, מהו אופן הטיפול.
וכן בכל אלו שעבר זמנם, האם אכן טופל הנושא, וכיצד.
ברוך שלסר
יו"ר הועדה