פרוטוקול ועדת ביקורת 2/20 מתאריך 14/07/20

וועדת ביקורת עיריית ערד

בס ד

די חשון תשפייא

2 אוקטובר 2020

פרוטוקול ועדת בקורת מיום ג' כב' תמוז תש''פ 14/7/2020

הישיבה התקיימה בחדר ישיבות חרמון בעיריית

משתתפים:

מר ברוך שלטסר יוייר הועדה

מר דורון אורגיל תבר ועדה

גב' פלורי שטרלינג חברת ועדה

גב' דיאנה גיטיס חברת ועדה

מר שי אהרונוף מבקר העירייה

על סדר תיוס: המשך דיון בדו''ח מבקר העירייה לשנת 2019

ברק 5 -- התנהלות ועדת התמיכות

מהביקורת עולה כי העירייה לא מקיימת את כל הוראות נוהל התמיכות וכי נושא הצגת התמיכות בדוחות

הכספיים של העירייה ושל הגופים הנתמכים טעון שיפור. כמו כו נמצא כי הגופיסם הנתמכים לא נדרשים לדווח על

שימושס במתקני העירייה וזאת בניגוד לנוהל משרד הפנים שמצריך דיוות אחת לחודש. כמו כן נמצא שהתלטות

בנושא של החזרי כספי תמיכה לא גובו במסמכים מתאימים. וכן ניתנו ערבויות והטבות לגופים חיצונייס שלא

באמצעות נוהל התמיכות שעל פיה העירייה אינה יכולה לתת ערבויות מכספה השוטף.

כמו כן עולה כי פעילות הספורט עברה למתנייס ונקנה ציוד חדש, ולא ברור חיכן הציוד שנקנה במהלך השניס

מכספי התמיכות.

המלצות הועדה

מומלף בכל הטבה כספית שהעירייה מעניקה לגופים לקיים את נוהל התמיכות של משרד הפנים, וכן להקפיד על

הצגה מדויקת בדוייחות הכספיים של העירייה.

מומל) לבנות תוכנית פיקוח מוסדרת כולל ניטור של הועדה על עבודת המפקח וכולל הגדרות דיוות לגופיס

הנתמכים.

לצורך קיוס מנהל תקין מומלצ לבסס את עבודת הועדה על תבתינים לתמיכות על עבודת מטה ונתונים רלוונטייס

כולל שמירת תיעוד על הליך קבלת ההחלטות.

מומל לזמן לישיבות הועדה את מנהלי המתלקות הרלוונטיות לבקשת תמיכה כדי שיתרמו ממומחיותם.

לצורך הגברת האתיקה וטוהר המידות מומלץ לקיים את עקרון השקיפות ולוודא פרסום מלא של פרוטוקולי

ועדת התמיכות כולל מסמכים המשקפים את התלטות הועדה.

לשם שמירה על כספי הציבור מומלצ לתקף החלטות על אי דרישת כספי תמיכות במסמכים מתאימים ולא

לאפשר מתן הטבות כספיות כגון ערבויות וביטול תשלומיס אלא בהליך של תמיכה כמוגדר בנוהל תמיכות.

יש לקיים הוראות הנוהל בדבר רכישת ציוד.

יש לוודא כי הגופים הנתמכיס מדווחים על פעילותם במתקני העירייה כמוגדר בנוהל התמיכות.

מומל לקבוע צוות שיבדוק ויקבע את התבחינים לפני שוועדת התמיכות יושבת כך שלא ייווצר מצב שתוך כדי

הישיבה משנים את התבחיניס. הצוות יתכנס אחת לשנה בסביבות חודש מאי.

פרק 5 - התנהלות המחלקה המשפטית

חשוב לציין כי הביקורת בנושא זה נערכה על ידי עויד שהיא גם מבקרת.

3

וועדת ביקורת עיריית ערד

מהביקורת עולה כי המחלקה המשפטית פועלת ללא נהלי עבודה, ללא תוכנית עבודה שנתית מקושרת תקציב ולא

קיימת תוכנה ייעודית לניחול הלשכה. כתוצאה מכך, עבודת המחלקה לוקה בחסר ומתקיימים מקרים של חוסר

יעילות תפעולית. עוד עולה מהביקורת כי כמעט ולא מובאיס תיקים של עבירות בניה למחלקה המשפטית לצורך

טיפול.

המלצות הועדה

מומלץ לשכור יועץ ארגוני לגיבוש תכנית פעולה לשיפור ההתנהלות. כמו כן יקבע היועצ נוהל עבודה ללשכה מה

הס הדברים שיטופלו בלשכה ומה הס הדברים שיטופלו על ידי עוייד חיצוני (דבר שיקל הרבה על עומסי העבודה

במחלקה).

כמו כן מומלץ לבנות נוהל המעגן את תחומי אחריות הלשכה ואת אופן העבודה כול אמנת שירות.

מומלץ להגדיר מסגרת אשר תבטיח כי הלשכה תספק חוייד בכתב לפני כל חתימה על התקשרות חוזית עם

העירייה כולל התקשרות עס עובדיס.

מומלץ לבנות תוכנית עבודה שנתיות מתוקשרות תקציב כולל יעדים ומדדי הצלחה. כמוייכ יש להגדיר לוחות

זמנים למתן השירותים של הלשכה.

מומלצ לרכוש תוכנת ניהול פעילות כתוכנה לניהול משרד עורכי דין כולל סנכרון יומניס עס מערכת בתי המשפט.

מומל לבצע הפרשה לתביעות תלויות בהתאם לסיכון הכרוך בתביעות ולא באופן טכני של שיעור קבוע מכלל

התביעות.

הועדה מבקשת להזמין לישיבה הבאה את דייגו קרמינצר מיימ מנהל הועדה המקומית לתכנון ובניה, וזאת כדי

להבין כיצד מתנהל עבודת מחלקת הנדסה מול המחלקה המשפטים בכל הקשור לעבירות בניה.

בברכה

ברוך שלסר

יוייר הועדה