פרוטוקול ועדת ביקורת 3/20 מתאריך 27/07/20

טל. 08-9951601

פקס. 08-9951685

ועדת ביקורת עיריית ערד דוא"ל: | וחטחח.3)08730 זבה

בס"ד

פרוטוקול ועדת בקורת מיום ב' ו' באב תש"פ 27/7/2020

הישיבה התקיימה בחדר ישיבות חרמון בעירייה

השתתפו;:

מר ברוך שלסר יו"ר הועדה

מר דורון אורגיל חבר ועדה

גב' פלורי שטרלינג חברת ועדה

גב' דיאנה גיטיס חברת ועדה

מר שי אהרונוף מבקר העירייה

מר דייגו קרמניצר מ"מ מנהל הועדה לתכנון ובניה (יצא לאחר שהועדה שמעה את דבריו)

על סדר היום: המשך דיון בדו"ח מבקר העירייה.לשנת 2019

השלמה לפרק 5 -- התנהלות הלשכה המשפטית.

בעקבות אי בהירות סביב הסנכרון בין מחלקת הנדסה ללשכה המשפטית, הוחלט בוועדה הקודמת להזמין את מר

דייגו קרמינצר לוועדה כדי לקבל הבהרות.

מר דייגו קרמינצר: הועדה פועלת עפ"י הנחיות של היחידה הארצית למינהל התכנון, ועפ"י נוהל זה מחליטים מתי

להגיש תיקים על עבירות בניה.

מחלקת הנדסה מעבירה כל תיק שיש בה עבירת בניה למחלקה המשפטית, ושם מתקבלת ההחלטה כיצד לפעול,

אם ללכת למינהל שיפוטי או לסגירת התיק. למחלקת הנדסה אין הרבה שיקול דעת בנושא. החלטות על סגירת

התיקים מתקבלת רק ע"י החלטת היועץ המשפטי. אני התחלתי לעבוד בעיריית ערד החל מ9/19 ומאז אני מקפיד

שכל תיק יועבר להחלטת המחלקה המשפטית.

ישנה מערכת תוכנה שבה מדווח כל עבירות הבניה וגם ליועץ וגם למחלקה יש גישה לתוכנה. המערכת אמורה

להתעדכן בכל החלטה של המחלקה המשפטית בנוגע לעבירות בניה. המחלקה המשפטית צריכה לקבל תוספת כח

אדם כדי שנוכל להגיע לוועדה מוסמכת הנגזרת מעבודת המחלקה בנוגע לתיקי עבירה.

מר שי אהרונוף: עיקר הביקורת נעשתה בחודש אוגוסט 20, טרם כניסתו של דייגו לתפקיד. מאז שדייגו נכנס הוא

עשה הרבה סדר במחלקה, כך שיש הרבה שיפור בעבודת המחלקה.

לשאלת חברי הועדה האם נכון מהיועץ המשפטי לבקש מהמחלקה לקבל תיקים לבדיקה, ענה דייגו שהיועץ הוא

חלק מהצוות שבודק את התיקים, ובמידה שהוא רואה שהוא לא מקבל תיקים הוא אמור לבדוק מה קורה שם ולעקוב

אחר פעילות המחלקה.

הלשכה המשפטית חייבת לקבל תוספת כח, אם ע"י תוספת כח אדם, ואם ע"י מיקור חוץ, המיוחד לאור הדברים

ששמענו מדייגו שהיום מעבירים יותר תיקים.

על המחלקה המשפטית לעדכן את התוכנה המשותפת לה ולמחלקת הנדסה בכל החלטה שהיא מקבלת בנוגע

לתיקי עבירה.

פרק 6 -- ניהול פרויקטים באמצעות המשכ"ל

טל. 08-9951601

, פקס. 08-9951685

ועדת ביקורת עיריית ערד דוא"ל: ||,\000ח.3698780 זהח 3

מהביקורת עולה כי נמצאו ליקויים רבים בהתנהלות העירייה בנושא הפרויקטים ובאיכות הביצוע, תכנוןן לקוי וחלקי

ללא התחשבות במשתמשים הסופיים בפרויקט. אין תיעוד להחלטות בדבר פניה למשכ"ל לביצוע העבודה, וזאת

בניגוד למינהל תקין. כמו"כ אין נוהל עבודה מסודר לניהול הפרויקטים ואין מערכת ממוחשבת המספקת תיעוד

מרוכז, ניטור ופיקוח על התהליך. כשאין פיקוח מסודר על העבודות, יכול להיות שהעבודה לא תתאים לצרכי העיר

והמשתמשים בה. העירייה לא מספיק עוקבת אחרי העבודות לוודות שהם תואמים את התכניות. כמו"כ אין תהליך

מסירה מהקבלן לעירייה כדי לוודות את טיב העבודה. דבר נוסף שעולה מהביקורת שמעל 90% מהקבלנים שעושים

כאן עבודה לא חוזרים שוב לעשות עבודה, דבר המצריך בדיקה בפני עצמה.

יש לקבל החלטה מתועדת בכל פרויקט אם לעבוד מול המשכ"ל או שהעירייה תנהל לבדה את הפרויקט. כמו"כ יש

לקחת בחשבון את תכנון צרכי המשתמשים במבנה, וכן את יכולת מחלקת האחזקה לתחזק אותו.

הועדה ממליצה שלכל פרויקט ימונה מנהל פרויקט עם סמכויות שתחתיו יעבור כל מה שקשור לאותו פרויקט. כמו"כ

לקיים תיעוד מלא בכל הנוגע לפרויקט ולוודות שמבצעי הפרויקט עומדים בלו"ז לביצוע העבודה.

למרות תגובות העירייה כי באפריל יהיה תוכנה לניהול פרויקטים, בפועל עדיין אין תוכנה, ולכן הועדה ממליצה לזרז

את התקנת התוכנה וללמד את כל האמורים להשתמש בה כיצד להתנהל בתוכנה.

מומלץ שמחלקת ההנדסה, האחזקה והביצוע יתאמו ביניהם בכל הנוגע לפרויקטים, וזאת כדי שהפרויקט יבוצע

בהתאם לצרכים ועפ"י יכולת מחלקת האחזקה לתחזק אותו.

פרק 7 - מחלקת חינוך - מיצוי הכנסות

מהביקורת עולה שעפ"י בדיקת רו"ח חיצוני המחלקה פועלת בצורה תקינה ומדווחת על הוצאתיה ובהתאם לכך

מקבלת את כספי משרד החינוך המשפים את הרשות עפ"י הדיווחים, אלא שעדיין יש פערים בין הזכאות לדיווח לבין

הכספים שהתקבלו, כך שבכל דיווח חסרה משרד החינוך לא מעביר את הכספים.

החלטות הועדה

מומלץ להגדיר את תפקיד וכפיפות מנהלת המחלקה באופן מפורט, לבנות מערכת בקרות תקופתית ע"י גזברות

העירייה.

מומלץ לשמור תיעוד ביצוע הבקרות ולהרחיב את מספר הדו"חות הרלוונטיים לבקרה.

מומלץ לשמור תיעוד של בדיקות זכאות שונות בנושאים שונים, להגיש ערעורים למשרד החינוך לגבי הוצאות שלא

קבלו עליהם החזרים, ולקיים את בדיקות השיפויים לפי ביצוע בפועל.

מעקב אחר תיקון ממצאי הביקורת

מהביקורת עולה כי שיעור תיקון הליקויים בשנים האחרונות עומד על 5% בלבד, ועוד 25% תוקנו חלקית, כך שיש

עדיין כ75% ליקויים שכלל לא תוקנו.

הועדה מבקשת מצוות תיקון ליקויים להתכנס לעיתים יותר תדירות על מנת לבדוק את תיקון הליקויים ולדווח על כך

לוועדה.

הועדה תזמן ישיבת ועדה יחד עם צוות תיקון הליקויים לאחר הדיון במועצה על ביקורת 2019.

הועדה סיימה את דיוניה לדו"ח הביקורת לשנת 2019.

בברכה

ברוך שלסר

יו"ר הועדה