ועדת מידע וקשר ציבור קהילה מפגש ישיבה 3

ועדת מידע וקשר ציבור- קהילה מפגש

ישיבה 3 - 25.6.19

נוכחים: שגית מור ויינברגר, זיו אורבן, רון זליגמן, דוד שמעון, שחר איתן

המלצות להנהלה:

1. שינוי שם הועדה מועדת מידע וטכנולוגיה לועדת מידע וקשרי ציבור- קהילה

2. אימוץ מערכת שתנגיש את נתוני מוקד 106 לציבור באופן רציף, תאפשר מעקב אחרי מצב הטיפול

בקריאות ויצירת תובנות עבור מנהלי האגפים ומנהלת השירות לתושב (ניתוח לפי שכונות, רחובות, סוגי

קריאה, זמן סגירה וכו'). יוצג גם מדד שביעות הרצון.

3. שיפור האפליקציה גם לטובת הנגשת מידע לתושבים. קישור לניוזלטר, פרסום אירועים, סקרים מהירים

וכו'.

4. יאומץ מדד שבי"ל לשקיפות ברשויות המקומיות. יעדי הצלחה יהיו ניקוד 90% ב2020 ,95% 2021 ,

100% 2022. ועדת מידע וקשרי קהילה תהיה אחראית לניקוד עד אשר בנימינה-ג"ע יכנסו לרשימת

המדד.

5. שיתוף ציבור יבוצע אחת ל4 חודשים מתוכן שיתוף ציבור בסמוך למועד אישור התקציב ואחרי פרסום

תקציר טיוטת התקציב. שיתוף הציבור יפורסם ותהיה אפשרות להעלות שאלות מראש.

6. לכל מנהלי האגפים במועצה תהיה שעת קבלה קבועה אחר הצהריים או מייד בתחילת יום העבודה

המפורסמת באתר המועצה (במידה וזאת אינה קיימת)

7. המועצה תפרסם תכניות עבודה שנתיים ורב שנתיים, כולל מעקב ביצוע רבעוני, עבור כל אגף במועצה.

8. המועצה תפרסם את תקציר טיוטת תקציב המועצה לעיון הציבור, כולל דברי הסבר טרם אישורו. המועצה

תפרסם את הדוחות הרבעוניים ושינויי התקציב.

9. המועצה תפרסם את חומר הרקע לישיבות המועצה באתר המועצה טרם ישיבת המליאה.

10. המועצה תפרסם "יומן הרשות" הכולל תאריכים חשובים כגון (תהליכי התקציב, תהליכי רישום לבתי

הספר, תאריכי אישור תכניות בנייה גדולות וכו')

11. המתנ"ס יפרסם את תקציבו באתר המועצה

12. תכניות בינוי חדשות אשר יזומות ע"י המועצה תהיינה זמינות באתר המועצה לעיון טרם הפקדתן בועדות

התכנון והבנייה.

13. יפורסמו מסמכי ניגוד העניינים של חברי המועצה ובכירי הרשות

נושאים לדיון ולהמלצה:

1. פרוייקטים טכנולוגים בנושאי הנגשת מידע (הצעתם כפרוייקטים לתלמידי אורט במגמת מדעי המחשב

a. ניתוח מידע מ106, יצירת תובנות והנגשת המידע באונליין

i. קניית מערכת קיימת או פיתוח עצמי

1. זיו- מערכת קריטית צריכה להיות עם תמיכה וכו'

ii. דוד- חייבים להוסיף פידבק מהתושבים שביקשו את השירות לאחר הטיפול

iii. המלצה- אימוץ מערכת שתנגיש את המידע ממוקד 106 באונליין

b. ניצול האפליקציה לצורך הנגשת מידע וקבלת מידע… למשל לצורך ביצוע סקרים מהירים

פרסום ארועים ("עכשיו במייסדים…")

i. שחר- פתיחת ערוץ אינסטגרם למועצה לטובת הצעירים

ii. שחר- לבקש מאושרת לקבל נתונים עדכניים על השימוש בניוזלטר

iii. זיו- צריך להתמקד במדיה אחת

iv. דוד- מי שמקבל שירות זה מי שפונה בווטסאפ ישירות לראש המועצה, זה אומר

שמשהו במערכת לחלוטין לא עובד. בתחושה שלי מי שמקושר מקבל שירות. זה לא

עניין טכנולוגי. צריך להחזיר את "דוד", עוזר ראש מועצה שחוזר לתושבים וסוגר

עניינים.

v. המלצה- ניצול האפליקציה לתקשורת דו -כיוונית, פוש, סק רים...

c. יצירת כלי באתר להעלאת ושיתוף רעיונות ע"י התושבים (תיבת הצעות אונליינית עם אפשרות

תגובה והצבעה)

i. שגית- פתח לפופוליזם, המון מידע, הציבור עלול להיות זה שקובע את סדר היום.. יכול

להיות כר ליוזמות שליליות

ii. זיו- כלי מסוכן.. רוב הרעיונות יידחו

iii. המלצה- נדחה

2. דרישות שקיפות

a. תכניות עבודה ויעדים שנתיים ורב שנתיים של אגפי המועצה

i. המלצה- בעד

b. תקציב- כולל מסמך הסבר ורציונל וקישור לתכניות עבודה

i. המלצה- בעד

c. נתוני מוקד 106 ושביעות רצון אונליין

i. המלצה- בעד

d. חומר הרקע לישיבות המליאה יפורסם באתר

i. המלצה- בעד (בכפוף לבדיקת היועמ"ש)

e. יומן הרשות- כלל ישיבות המועצה הבאות, לוחות זמנים של תהליכים חשובים (למשל הכנת

תקציב ואישורו, תכניות בינוי, חינוך - תאריכי רישום, מכרזים חשובים כגון תפעול בתי ספר, וכו')

i. המלצה- בעד

f. יומן ראש המועצה

i. המלצה- נדחה בינתיים

g. הדוחות הכספיים הרבעוניים לאתר מיידית לאחר האישור

i. המלצה- בעד

h. דוחות הביקורת לאתר לאחר אישור

i. המלצה- בעד

i. פרסום תקציב המתנ"ס

i. המלצה- בעד

j. תכניות בינוי חדשות של מועצה תהיינה זמינות לציבור באתר

i. המלצה- בעד

k. מסמכי ניגוד עניינים של בכירי הרשות וחברי המועצה

i. המלצה- בעד

l. סיכום רבעוני\חציוני של התקשרויות הרשות- מה נרכש מכספי ציבור, מכרזים

i. המלצה- נדחה

3. אימוץ מדד שבי"ל לרשויות המקומיות- ניקוד 90% ב2020 ,95% 2021 ,100% 2022

a. המלצה- בעד

4. שיתוף ציבור- אחת ל 4 חודשים (מפגש אחד לפני אישור תקציב השנה הבאה

a. שיתוףציבור יפורסם מראש ותהיה אפשרות להעלות שאלות מראש

b. המלצה- בעד

5. כל החומר באתר יונגש בצורה ידידותית למנועי חיפוש- לבדוק בשבי"ל

6. שעות קבלה קבועות של מנהלי המחלקות פעם בשבוע

a. המלצה- בעד במידה ולא קיים

7. צילום ישיבות בוידאו- נמוך בסדר העדיפות

לפגישה הבאה

1. אמנת השירות לתושב

2. הזמנת איתי בארי לאחת הפגישות הבאות

3. הזמנת איתי וניצן- לאחת הפגישות הבאות