פרוטוקול ועדה 2.9.19

פרוטוקול ועדת ביקורת מיום 2.9.2019

נוכחים:

קרן מאיר- יו"ר הועדה

שלומי סלמה- חבר ועדה

גלית פלג מבקרת

ניצן גרמן- מנכ"ל

אריאל פישר- יועמ"ש

צור אוריון- גזבר

על סדר היום: דוח מבקרת המועצה לשנת 2018

גלית סקרה את עיקרי הממצאים הדוח בנושא רכש לא מכרזי:

*= גלית ציינה שפרוטוקולים של ועדת רכש לא נשתלו במערכת - צור ענה שהנושא תוקן הוראה

הועברה לאחראית הרכש, והפרוטוקולים נשתלים במערכת- הנושא באחריות צור.

>= הרכב ועדת הרכש - החוזר 1/2009 ממליץ שהועדה תכלול את הגזבר ואת היועמ"ש -

בפועל היועמ"ש נוכח טלפונית, קרן שואלת למה היועמ"ש לא נוכח באופן קבוע בוועדות כמו

שברור שהגזבר נמצא (בהתאם לחוזר המנכ"ל). אריאל הסביר שהנוכחות המשפטית של

היועמ"ש לדעתו מספקת. היועמ"ש יודע לענות על השאל טלפונית, ואין טעם לנסיעה עבור

ישיבה

קרן טענה שיש חשיבות בגלל חשיבות היושרה בוועדות כאלה על נוכחות פיזית

אין הבדל לטענת קרן בין היועמש לגזבר. ברור שאם הגזבר נדרש להיות ונוכח אז גם

היועמ"ש

אריאל טוען שאין חובה משפטית ומדובר בהמלצה. הדבר נובע מיעילות הזמן.

קרן טוענת שנדרשת פרשנות מצמצמת והנוכחות של היועמ"ש חשובה.

קרן שואלת האם הכל דחוף? הדבר חשוב

ריאל: צריך לאפשר למועצה גמישות : 006

* חוות דעת על ספקים -

גלית: ציינה שהדבר חשוב לזיכרון הארגוני

ניצן: הסכימה עם גלית ואמרה שהעניין התחיל להיות מבוצע

קרן בקשה שכל חודשיים שלושה יעבירו חוות דעת למנהלת הרכש.

> תהליך קבלת הצעות מחיר מספקים:

גלית: מומלץ כי תתקיים הפרדת תפקידים- כדאי שההצעות מחיר יתבקשו ע"י מנהלת הרכש

. אם יש צורך בסיוע מקצועי-היא יכולה לקבל אותו מהמחלקות השונות.

אריאל: שבעבר לא היתה מנהלת רכש

קרן: דברים השתנו וכדאי שתהיה הפרדת תפקידים

צור: יש כאן שאלה מקצועית, זה לא ברור מאליו

ניצן: יש הרבה סיוע ממחלקות השטח ברמה המקצועית, כל דבר מקבל כמה הצעות. גם

כיום, צריך לפנות רק לספקים מהמאגר, יש כאן תהליך של בחינת הצעות גם לאחר מכן, אין

לנו קניין במועצה , מנהלת הרכש והמכרזים אחראית על כל התהליך ולא דווקא על הבאת כל

ההצעות.

קרן: חשוב שנשמור על הכללים, במיוחד בכל הקשור להפרדת תפקידים כדי לשמור על

המנהל התקין.

= דגימת הזמנות רכש עבור ספקים (שהתקיים בגינם הליך רכש):

| גלית: עברתי על כל פעולות הרכש בשנים 2017-8 את הספקים המהותיים מהם רכשה

המועצה דגמתי לפי סדרי גודל של הרכישות, מדובר בספקים עמם היה הליך רכש:

6 התקשרות עם נטע עופר -

| הסביר את אופן ההתקשרות ואת החלוקה בין אירועים דחופים לארועים

כו הזמנה.

שהיתה הוצאה בסך 24 אש"ח שמצאה ללא כתב כמויות. ושלא כנגדה

, המנה | את הסעיף והמחיר שהיה סביר.

לנו על המים בגין עבודות שהוא עושה? כגון סלילה

נגד נטע עופר על גניבת מים. צילמתי אותו ב 4

5 עבודות גיזום ומנוף -

גלית: ציינה שבמהלך תקופת הדוח שני ספקים: רפי אבי וג'נח מקסים, עבדו

בהיקפים של 279 אש"ח.

קרן: מקרה כזה קורה כאשר ההצעות מגיעות מהשטח. במקרים כאלה יש להיצמד

לנהלים בנוסף לנאמר לעיל ע"י גלית, לדעת קרן יש כאן טעם נפגם מכיוון שהאנשים

שביצעו את העובדה מקושרים פוליטית ועסקית לעובדים במועצה.

כאן-וכולם-מכירים את-כולם? האם זה פוסל אותנו-מלעבוד-מול-עסקים מקומיים?

6 -עדן משתלות -

קרן ביקשה לדעת אם וידאנו שההצעה משנה קודמת נבדקה ולא ניתן היה לקבל

עליה הנחה נוספת

+ הוצאות ללא ההזמנות

גלית: קיימות התקשרויות שלא מגובות בהזמנות, למשל סתיו פיתוח ביצעו גדר, מוסכים,

התקשרות עם מיכאל רובינוב וכו' כמופורט בטבלה שבדוח.

קרן: חשוב לשמור על התקינות כאן במועצה ובעיקר בהתקשרויות עם קבלנים שהם תושבים.

צור: תאר את הנוהל של אירוע חריג ואת הטופס שנדרש למילוי.

ביקורת בית עלמין -

| אשר דהן- מנהל בית העלמין הצטרף לישיבה.

| מלאים של גוש חלקה בבית עלמין, מתן אישורים

שו במערכת.

ה היום את המיקום ואת הפרטים המלאים 2

| ושלא יהיה טענות בעתיד 0