פרוטוקול הועדה לענייני ביקורת מיום 05.06.20
1
פרוטוקול הועדה לענייני ביקורת מיום 6.5.2020
בוצעה עריכה לאחר הגשת הסתייגויות / הערות מנכלית המועצה והגזבר
נוכחים:
קרן מאיר – יו"ר הועדה
שלומי סלמה – חבר הועדה
שחר איתן – חבר הועדה
ניצן מחנאי גרמן – מנכ"לית המועצה
צור אוריון – גזבר המועצה
אריאל פישר, עו"ד – יועמ"ש
על סדר היום:
❖ מעקב פרוטוקול צוות תיקון ליקויים מיום 9.2.2020
❖ מעקב דו"ח ביקורת מפורט משרד הפנים 2018
קרן מאיר ראשית, אסקור בקצרה את מהלך הדברים שהביאו לקיום ישיבה היום ולא בסמוך
לישיבה הקודמת.
ב18.1.2020 ביקשתי מניצן לקבל את דוחות הועדה לתיקון ליקויים של 2017 ,2018 ,2019 .
ב22.1.2020 קיבלתי חומרים חלקיים ולכן הוצאתי מכתב מפורט בנוגע למסמכים הדרושים לוועדת
הביקורת לצורך התכנסות הועדה
תוספת הערת המנכ"לית לאחר קבלת הפרוטוקול : "ב 2/12 שלחתי לקרן תשובה וב 2/18 שלחתי
לקרן תשובה"
ב6.3.2020 נתקבלו החומרים המבוקשים ובין היתר את דוח תיקון הליקויים שנדון בו היום
המעודכן ליום 9.2.2020
שבוע לאחר מכן פרץ נגיף הקורונה
בכל זאת ב23.3.2020 ולצורך קידום קיום הועדה שלחתי לניצן סדר יוםובקשה לקבלת תאריכים
מועדפים על צוות תיקון הליקויים. משלא נ תקבלה תשובה, ככל הנראה בשים לב לחגים ולרוח
התקופה, ב20.4.2020 יצאה תזכורת נוספת ועל כן אנחנו מתכנסים כאן היום
תוספת הערת המנכ"לית לאחר קבלת הפרוטוקול : "הערה: מדובר במגיפת קורונה ומצב חירום
לאומי, סגר ואיסור התכנסות ועדות"
דיון והצעת הועדה:
1. דו"ח תיקון ליקויים מאת צוות תיקון הליקויים
צוות תיקון הליקויים הינו צוות מקצועי מטעם המועצה החברים בו: המנכ"לית, הגזבר והיועמ"ש.
זהו הצוות האופרטיבי העומד בתפר שבין מבקרת המועצה ובין הועדה לענייני ביקורת האמונה על
מעקב אחר תהליך תיקון הליקויים והבטחת הצלחתו.
מאסופת החומרים שקיבלה הועדה לענייני ביקורת מאת צוות תיקון הליקויים לקראת ישיבת
הועדה כיום, לא הצליחו חברי הועדה ללמוד מה הם הדרכים המיושמות לצורך תיקון הליקויים
המופיעים בדוחות הביקורת השונים. בדוחות תיקון הליקויים לא צוינה במפורש דרך אופרטיבית
שבאמצעותה מתכוון הצוות לתקן את הליקוי מכאן ולהבא ויש כאן כדי לחטוא למטרה ולסיבה
שבגינה הוקמה ועדת ביקורת. הועדה מתקשה לוודא יישום המלצות המבקרת באופן שבו מוצג דוח
תיקון הליקויים.
2
בדוח תיקון הליקויים מופיע: הליקוי עצמו, האם הנושא תוקן/לא תוקן/חלקית ואת הסטטוס שלו-
ששם מופיעה בעצם שוב תשובת המועצה כמו שעלתה בדוחות הביקורת השונים. לדוגמא; בדוח
ביקורת 2018 או בדוחות משרד הפנים המורחבים. במקרים אחרים בהם מצוין שהליקוי 'תוקן' לא
מצוין מפורשות כיצד תוקן. לא מצויין האם יצאה תכנית עבודה ומהי, האם יצא נוהל ומהו וכו'
❖ הצעת הועדה– מהיום ואילך הצוות לתיקון ליקויים יקפיד לציין בפרוטוקולים היוצאים
תחת ידו את הדרך האופרטיבית לתיקון הליקוי, תוך ציון דרך הפעולה באופן ממשי וזאת
על מנת שוועדת הביקורת תוכל לפעול במסגרת תפקידה, לרתום כוחה והשפעתה ולוודא
כי מתממשת הסקת מסקנות והפקת לקחים שיביאו בסופו של יום לשיפור מקצועי
במועצה.
הסתייגות הגזבר לאחר קבלת הפרוטוקול : "צוות תיקון ליקויים עובד בפורמט מקובל וברור, ומפרט
את המידע שצריך והפעולות שבוצעו."
2. המשך מעקב: קבלן מנוף מקסים ג'נח (דו"ח ביקורת 2018 )
הליקוי: (מתוך דוח הצוות לתיקון ליקויים- התקשרויות המועצה לביצוע עבודות מנוף:
"בשנים 2017-2018 התקשרה המועצה עם הספקים'רפי אביב' ו-'ג'נח מקסים' לביצוע עבודות מנוף
בהיקף כולל של 613,279 ₪, כל זאת ללא מכרז ובניגוד להנחיות המחייבות. על המועצה לצאת
בהקדם למכרז פומבי לבחירת ספק לביצוע עבודות מנוף. כמו כן, יש מקום למפות את צרכי המועצה
בתחום זה. יש להימנע מלקיים התקשרויות עם ספק ים ללא מכרז בסכומים המחייבים מכרז
פומבי"
תוספת הערת הגזבר לאחר קבלת הפרוטוקול: טעות – הסכום הנכון 613,279 ₪
דיון
המסמכים שהתבקשו ע"י הועדה לקראת קיום הדיון בנושא:
א. כרטסת הנה"ח בשנים דו"ח הביקורת ועד היום
ב. כרטסת קבלן + אירועים חריגים בחורף כולל שעות
ג. מכרז לעבודות מנוף
במהלך הדיון הוגשו לוועדה לעיון – הזמנות עבודה וועדת רכש בכל הקשור להתקשרויות מול
הקבלנים ג'נח ואביב לתקופת דוח הביקורת וכרטסת קבלן עד ליום 18.1.2018
קרן מאיר: לא הצגתם כרטסת קבלןעד היום כמו שהתבקשתם. לפי הכרטסת שנמצאת בידי אני
רואה שהעבודה האחרונה שג'נח ב יצע היתה בינואר 2018.
מנכ"לית: לא ביקשת כרטסת נכון להיום
קרן מאיר: ביקשתי בצורה מפורשת במייל.
קרן מאיר: אריאל, תפנה אותי להוראה שמאפשרת לך לפנות לקבלן אחר לביצוע עבודה תחת
הקבלן הזוכה
היועמש: בכל המכרזים שלנו מופיע סעיף שאין לקבלן בלעדיות לביצוע עבודה.
קרן מאיר: אז אם כך, אני רוצה להבין, אז למה לנו לצאת למכרזים אם בכל מקרה בסופו של דבר
אנחנו לא מחוייבים להשתמש בשירותי הזוכה?
היועמ"ש: במרבית המקרים ובאופן עקרוני אנחנו כן משתמשים בשירותי הזוכה. אני לא מכיר את
המקרה הספציפי שאת מדברת עליו. המכרזים מק נים עדיפות הם לא מקנים בלעדיות מוחלטת.
יכול להיות מצב של סכסוך עם הקבלן שנותן שירות שזכה במכרז והוא פתאום מחליט שהוא לא
נותן יותר שירות או מחליט שהוא שובר את הכלים ולכן יש את הסעיף הזה . יכול גם פתאום אירוע
חריג, אני לא יודע, יכול להיות שזה מה שקרה כאן שפתאום היתה עבודה דחופה והקבלן אומר
שהוא לא זמין.
3
קרן מאיר: אוקיי. קרה כאן משהו שגרם לנו לא לפנות לקבלן המבצע לביצוע העבודה? פנינו לקבל
הזוכה לפני שהעברנו את העבודה לג'נח? היה כאן סכסוך עבודה?
מנכ"לית: היה כאן אירוע מסוכן של חשמל, הקבלן הזוכה אמר שהוא יצליח להגיע רק תוך שבועיים
שלושה כי יש לו בעיה במנוף או במשאית .
תוספת הערת המנכ"לית לאחר קבלת הפרוטוקול : "אברר על הפרטים במדויק מול מנהל אגף. לפי
זכרוני (אבל לא סגורה על הפרטים)"
קרן מאיר: אני שואלת שוב כי אין וודאות לגבי המקרה, היה כאן מקרה שהצריך לקחת קבלן אחר
תחת הקבלן הזוכה? אריאל אני מבקשת להבין ממך משפטית כיוע"מש– מתי אפשר להכיל את
ה'העדר בלעדיות'?
אריאל: הקבלן יודע שאין לו שום זכות מוקנית לקבל את העבודה. הוא זכה , יש לו עדיפות בקבלת
העבודה, אין לו בלעדיות.
קרן מאיר: אז תסבירו לי שוב, מה קרה כאן שהוא לא קיבל את העבודה?
גזבר: יש לנו הרבה מקרים של הצעות של קבלנים שהם רוחביות שאתה מוצא שיש לך אופציה
לעשות את זה ב20-30% פחות יש גם עניין זה זמינות וגם לפעמים אתה מוצא קבלן שמביא לך הצעה
יותר טובה וכאשר מראש לא הוקנתה לזוכה בלעדיות, אז למה לא ללכת על זה?
קרן מאיר: היעדר בלעדיות אינה פוגעת בזכות הראשונית שהקבלן הזוכה צריך לקבל לביצוע
העבודה. אומר את זה אריאל. אז אני שואלת, פ ניתם אליו? מי יודע לענות לי על זה? אני לא רוצה
לדחות את העניין הזה שוב.
מנכ"לית: אין לי את כל התשובות שאת מבקשת
תוספת הערת המנכ"לית לאחר קבלת הפרוטוקול: "ברגע זה, צריכה לברר מול האגף "
קרן מאיר: אני ביקשתי כרטסת – לא קיבלתי את מלוא הכרטסת, ביקשתי את המכרז – לא
קיבלתי! גם להגיד לי 'לא יודעת' זה בסדר. אז בבקשה, תוציאי עכשיו כרטסת. את יכולה?
מנכ"לית: לא, אני לא יכולה.
תוספת הערת המנכ"לית לאחר קבלת הפרוטוקול : "כרגע! המכרז מופיע באתר המועצה, את יודעת
את זה, את בוועדת מכרזים."
קרן מאיר: אבל אני ביקשתי!
מנכ"לית: בסדר גמור
תוספת הערת המנכ"לית לאחר קבלת הפרוטוקול "תקבלי אותו. (יועמ"ש פתח בטלפון את האתר
המועצה והראה לקרן את המכרז("
קרן מאיר: הרצון צריך להיות להעביר את מלוא החומרים לוועדת ביקורת.
אריאל: לפי הסעיף המשפטי, אין כאן התניה לשום אירוע . יש את מה שקורה כלפי הקבלן החיצוני
בחוזה – שם לא התחייבתי כלפיו שיהיה אירוע כדי שאוכל לפנות לקבלן אחר.
קרן מאיר: כלומר אתה אומר לו 'אתה זכית אבל יחד עם זאת אני יכול לפנות לכל קבלן אחר'?
אריאל: נכון
קרן מאיר: אז למה יש מכרזים?
אריאל: בפועל, בניהול, וזה מה שקורה ב98% ,99% מהמקרים שאנחנו עובדים עם הקבלנים שזכו
קרן מאיר: איך אני יכולה לסמוך על זה? אם אני רואה דוגמא אחת שלא קרה שום דבר בין המועצה
ובין הקבלן הזוכה שהצריכה פניה לקבלן אחר תחתיו, אז איך אני יכולה לסמוך על זה? מי יכול
לתת לי תשובות למה זה קרה? באחריות מי להוציא את הקבלן לעבודה?
4
מנכ"לית: מחלקת שפ"מ
תיקון תשובת המנכ"לית לאחר קבלת הפרוטוקול: "ההזמנה יצאה מטעם אגף שפ"מ "
קרן מאיר: המועצה חשופה כאן לתביעה?
יועמ"ש: ממש לא
היועמ"ש: אנחנו עובדים עם הקבלנים שזוכים. זה, קורה במקרים חריגים זה לא אמור להיות
שקבלן זוכה במכרז ואנחנו הולכים לקבלן אחר. זה למיטב ידיעתי לא קורה. אני לא יודע שקורה
דבר כזה. אני לא יודע. את המקרה הזה אני לא מכיר.
שלומי סלמה: מאז שהקבלן זכה. כמה עבודות הוא קיבל מהמועצה וכמה עבודות קיבל קבלן אחר?
גזבר: רק הקבלן הזוכה קיבל לדעתי
מנכ"לית: אני לא יודעת
תוספת הערת המנכ"לית לאחר קבלת הפרוטוקול: "הזמנות עבודה עוברות דרך אגף שפ"מ"
סיכום:
קרן מאיר: נוכח העובדה שלא קיבלנו את כרטסת הקבלן ג'נח עד נכון להיום אלא עד נכון לינואר
2018 והיות ולא קיבלנו את המכרז ואני לא יודעת אם מצוין שם מפורשות את נושא 'היעדר
הבלעדיות', נוכח העובדה שאנחנו צריכים את תשובות מנהל מחלקת שפ"מ שיסביר לנו כמה עבודות
קיבל הקבלן הזוכה וכמה עבודות קיבל הקבלן האחר ושיסביר לנו האם קרה משהו בין הקבלן
הזוכה ובין המועצה שלא אפשר להעביר לו את העבודה של סוף נובמבר
תוספת הערת המנכ"לית לאחר קבלת הפרוטוקול: "*היועמ"ש הראה לקרן את המכרז תוך כדי דיון
בסלולרי שלו, כולל הסעיף המדובר, לכן לא ברור לי למה זה מה שנכתב".
אז כרגע אני סוגרת את הנושא לדיון זה אבל לא נועלת את הנושא ונמשיך בפעם הבאה תוך בקשה
חוזרת לקבל את כרטסת הקבלן של ג'נח מקסים עד נכון להיום ונוכח התשובות מבקשת גם את
כרטסת הקבלן הזוכה במלואה.
3. המשך מעקב: שכר טרחה שנתי למשרד יועמ"ש המועצה בגין טיפול בעניינים מיוחדים
(דו"ח ביקורת מפורט 2018 משרד הפנים
לבקשת הועדה - יועמ"ש אריאל פישר יוצא מהדיון
הצגת הנושא: בדוח ביקורת המורחב של משרד הפנים לשנת 2018 צויין תחת נושא: 'סכום שכר
הטרחה השנתי ששולם בפעול בגין טיפול בעניינים מיוחדים (בש"ח) הינו 119,537 ₪ כולל מעמ
כאשר עניינים מיוחדים מהווים: הוצאות נלוות לשכר הטרחה כגון שכפולים, דמי משלוח, צילומי
מפות ותשריטים, צילומים והוצאות נסיעה.
דיון:
הועדה מבקשת לדעת מה היו הפעולות בפועל אשר מרכיבות את הסכום המצטבר ע"ס 119,537 ₪
כולל מע"מ בגין שנת 2018 תוך תמיכת מסמכים בהתאם כגון כרטסת הוצאות המיוחדות.
גזבר: הסתכלנו על ההערה של המבקרים, אין כרטסת עם ההוצאה הזו. אנחנו דיברנו עם המבקרים,
הם התנצלו, זה לא מה שהם כתבו וזו פשוט טעות. הם כתבו את זה בצורה אולי מחשידה אבל חשוב
להבהיר. כשהם בחנו את ההתקשרות עם משרד היועמ"ש של המועצה – עו"ד נחליאלי, כידוע
ההתקשרות התבססה על איזושהי פסיקה ובעקבות כך יצאנו לאיזשהו מכרז. במסגרת ת יאור
ההתקשרות הם כתבו משהו מטעה. זה מאד סקרן אותי ובדקתי את ההרכב של הסכום והבאתי גם
כמה דוגמאות.
לפני כמה שנים הוסיפו להתקשרות עם היועצים המשפטיים בכל הארץ את הנושא של 'טיפול בתובע
עירוני' העניין הזה לא היה כלול בריטיינר באף רשות שאני מכיר ובתוך ההוצ' של 119,537 ₪ כלולה
עשינו אמדן של בערך 40,000 . ₪
5
קודם אציין ממה מורכב הסכום
החזרי הוצאות נסיעה – 40,000 ₪
החזרי הוצאות וצילומים– 20,000 ₪
החזרי טיפול בדוחות, חניות ובקשות להישפט– 40,000 ₪
ערבון לבימ"ש עליון שהם שילמו עבורנו ואנחנו החזרנו להם– 20,000
לגבי החזרי נסיעה– התעריף לנסיעה זה 344 ₪ ליום
הגזבר מציג חשבונית לדוגמא.
קרן מאיר: האם היוע" מש מציג בפניך כל נסיעה שביצע בפועל ואתה משלם בגינה?
אני רואה כאן 'חניה בית משפט' – אני מבינה שהוא מגיש חשבוניות ומקבל תשלום בהתאם
לחשבוניות?
הגזבר: מציג דוגמא לכל הנושא של תובע עירוני. התעריף החודשי בגין טיפול בנושא 'תובע עירוני'
עומד ע"ס 4733 ₪ כולל מע"מ לחודש, היועמ"ש שזכה הוא אביב רוזנברג הוא לא קשור למשרד
היועמ"ש נחליאלי. קיבלנו כמה הצעות באמצעות 'קול קורא' והוא זכה. ועדת יועצים בחנה את
הנושא. זה יוצא בערך 57,000 ₪בשנה שזה סביר
❖ הצעת הועדה– הועדה מציעה שהגזבר ו/או מי מטעמו יאשר ביצוע החזרים בגין הוצאות
מיוחדות רק בצמוד ובהתבסס על חשבוניות כולל חשבוניות בגין נסיעה ספציפית ו/או
חשבוניות בגין חניה, כאשר היועמ"ש יעביר הסכומים לאישור באופן שוטף חודשי או
אחר ככל שיקבע הגזבר.
על החשבוניות בגין הנסיעה לכלול פירוט של תאריך ביצוע הנסיעה, פירוט סיבת
הנסיעה. בגין חניה – להעביר חשבונית חניה וכל אלו על מנת שאפשר יהיה לעקוב אחר
ביצוע התשלומים בפועל.
4. המשך מעקברכישות ללא הליך רכש (דו"ח ביקורת 2018 )
הליקוי: (מתוך דוח הצוות לתיקון ליקוייםרכישות ללא הליך רכש:
"אותרו תשלומים רבים לספקים ללא כל הליך רכש וללא בחינת הצעות מחיר בשנת 2017 .
תשלומים אלו הוגדרו כ'אירועים חריגים' ע"י הגורמים השונים במועצה אשר הזמינו את
השירות/מוצר ולאחר קבלתו וקבלת החשבונית מלאו 'דו"ח אירוע חריג' בו פרטו את הסיבות
לביצוע הליך חריג ללא הזמנה וללא הליך רכש. אותרו מקרים (כפי שמפורט בגוף הדוח) אשר היה
בהם מקום לקיים הליך רכש בהתאם להנחיות המחייבות. על המועצה לעמוד בהנחיות המחייבות
בהתאם לצו המועצות המקומיות בכל הקשור להליכי רכש והתקשרויות עם ספקים אין לבצע
כאמור אירועי רכש חריגים שלא במסלול המקובל ואין לאפשר לעובדי המועצה להימנע מחריגות
תקציביות ורכש שלא לצורך. כפי שפורט בתוספת הרביעית לצו המועצות המקומיות בנושא "עבודה
דחופה": "חוזה להזמנה דחופה של טובין או לביצוע עבודה דחופה שהמועצה המקומית מתקשרת
בו להצלת נפש או רכוש" בהתאם לנוהל הרכש, רכישה שבוצעה ללא אישור מוקדם של ועדת הרכש,
תדווח לוועדה בישיבתה הקרובה. כמו כן על יו"ר הועדה יהיה לנמק מדוע היתה הרכישה הכרחית
ודחופה. לא נמצא כל תיעוד לדיווח בפני הועדה על רכישות חריגות שבוצעו ללא הליך רכש סדור
ולסיבותיו"
דיון:
בדו"ח צוות תיקון הליקויים צויין כי המועצה פועלת ככל האפשר להימנע מביצוע עבודות ללא
התקשרות מסודרת, עם זאת לעיתים קיים צורך ממשי להתקשרות דחופה במסגרת 'נוהל חריג'
ועדת הביקורת ביקשה לקבל את 'הנוהל החריג' ולהבין באילו מקרים מיושם וכיצד באים לידי
ביטוי במקרים הספציפיים:
6
הנוהל החריג הוצג לוועדה
קרן מאיר: מי אחראי על מילוי הטופס?
מנכ"לית: מנהל מחלקה/אגף, מי שאחראי על העניין. לדוגמא עכשיו, הולך ליפול עץ, אמרנו
למקסים אתה חייב לצאת ולטפל. אמרנו למנהל אגף שפ"מ, מנהל אגף שפ"מ אחרי שמגיעה
חשבונית מסביר : למה, איזה, למה זה אירוע חריג (בגדול אמורים לקבל את האישור לפני כן,
טלפונית) וזהו.
קרן מאיר: מי מרכז את הדבר הזה?
מנכ"לית: הנה"ח
קרן מאיר: ואין מצב שיש תשלום חריג בלי דיווח אירוע כזה?
מנכ"לית: לא, צריך להגיע להנה" ח עם משהו או עם הזמנת עבודה או עם אישור לאירוע חריג.
סיכום הועדה: הנושא טופל ונמצא באחריות הנה"ח וכל מנהל אגף/מחלקה לגופו של עניין.
___________________
קרן מאיר, יו"ר