נוהל ועדת התקשרויות

תמוז ה'תשע"ט

נוהל ועדת התקשרויות

תוכן

.1 הקדמה כללית ................................ ............................................. 2

.2 סמכויות ................................ ..................................................... 2

.3 עבודת המטה באגף ................................ ....................................... 3

.4 הליכים לבחירת מבצע העבודה בהתקשרות עם יועצים ......................... 3

.4.1 גיבוש רשימת יועצים ................................ .................................... 3

.4.2 הליך מקדמי לפני ביצוע התקשרות .................................................. 4

.4.3 בחירת מציע מתוך מאגר היועצים .................................................... 4

.4.4 בחירת יועצים להתקשרות דחופה או התקשרות שלא מתוך המאגר ......... 5

.5 הסכם מסגרת ................................ .............................................. 5

.6 הועדה ................................ ................................ ........................ 5

.6.1 חברי הועדה ................................ ................................................ 5

.6.2 עבודת הועדה ................................ ............................................... 6

.6.3 חריגים ................................ ....................................................... 6

.6.4 ניהול הפרוטוקול ................................ .......................................... 7

.7 הופעה בפני הוועדה ................................ ...................................... 7

.8 אישור החלטת הועדה ................................ .................................... 7

טפסים ............................................................................................................

טופס מס' 1 - חוות דעת מנהל אגף בדבר ביצוע התקשרות לפי תקנה 3 (............)8

טופס מס' 2 - פנייה בבקשה לביצוע פנייה תחרותית להצעות שלא מתוך מאגר.....

הסכם להגדלת חוזה.........................................................................................

.1 הקדמה כללית

.1.1 נוהל זה בא להסדיר את עבודת ועדת ההתקשרויות (להלן: "הועדה"), בבואה לאשר מסירת

עבודה למבצע עבודה, וכן את עבודת אגפי העיריה השונים, בהכנת החומר, מסירתו לוועדה, מועדי

המסירה, וכללים נוספים.

.1.2 הנוהל נערך ע"פ חוזר מנכ"ל משרד הפנים 8/2016 וחוזר ,5/2017 ואינו בא להפחית מהוראותיהם

ומהוראות החוק. יובהר כי הנוהל הינו בכפוף לנהלים הנ"ל ומבטל הוראות קודמות בהתייחס

לוועדת ההתקשרויות ו/או ועדה למסירת עבודות בעירייה.

.1.3 עוד יובהר כי כל התקשרות תבוצע רק בכפוף לאישור מראש של ועדת התקשרויות והכל בכפוף

להוראות כל דין.

.2 סמכויות

ועדת ההתקשרויות מוסמכת בהתקשרויות דלקמן:

.2.1 הועדה מופקדת על כל פעילות ההתקשרות לצורך קבלת השירותים או לצורך ביצוע עבודה.

.2.2 הסכמי מסגרת

.2.2.1קביעת מדיניות בכל הקשור לחתימה על הסכמי מסגרת, משך תקופת ההסכמים, וכל אחד ממרכיבי

תנאי ההתקשרות.

.2.2.2כל התקשרות עם קבלן במסגרת הסכם מסגרת, תבוצע באישור הועדה.

.2.2.3התקשרויות במסגרת הסכם מסגרת (כאשר ההתקשרות כבר קיימת) בהיקף כספי הנמוך מ-100,000

ש"ח אינן נדרשות לאישור הועדה אלא יאושרו על ידי מנהל האגף באישור חשב האגף ויובאו לידיעת

הוועדה למסירת עבודות מידי רבעון – או בהגיעם לסכום של 100,000 ₪ - המוקדם מביניהם, הוועדה

רשאית לקבוע בהחלטתה לגבי התקשרות מסגרת ספציפית, סכום שונה מהסכום האמור.

.2.3 קביעת מדיניות עבודה עם ספקים שונים לרבות:

.2.3.1המשך התקשרות עם ספק שהוגשו נגדו תלונות,

.2.3.2העדפה האם לבצע התקשרות ספק אחד או יותר,

.2.3.3קביעת שיטת ההתקשרות על פי הסכם מסגרת לפי נושא/פריט או התמחרות על כל פרויקט,

.2.3.4קביעת קריטריונים לקביעת העדפת הקבלן הזוכה.

.2.3.5ככלל יבוצעו התקשרויות באמצעות חוזה.

.2.4 החובה על קבלת אישור התקשרות חלה גם על רכישות מתקציב פיתוח או ההקצבות

הממשלתיות.

.2.5 הועדה תאשר בדיעבד התקשרות דחופה, שבוצעה באישורו של יו"ר הועדה עד 100,000 ₪, יובהר

כי גם במקרים דחופים תידרש הוצאת הזמנה כפי המקובל.

.2.6 הוועדה תדון בבקשות להתקשרות בתנאי שהיקפן הכספי השנתי המצטבר (נכון ליום הגשת

הבקשה ע"י האגפים) עולה על 10,000 ש"ח כולל מע"מ, וכן במקרה שההתקשרות האגפית

השנתית לשנה קלנדרית (ע"פ הסעיף הבא) עולה על 50,000 ₪ אף שההתקשרות הספציפית

נמוכה מ10,000 ₪.

.2.7 הליכי הצעות בהיקף כספי שנתי נמוך מהאמור לא נדרש להביאן לאישור בוועדה והן יאושרו על

ידי מנהל האגף באישור חשב האגף בהליך של 3 הצעות מחיר. עד לתקרה כוללת של 50,000 ₪

לאגף לכלל ההתקשרויות במשך שנה קלנדרית.

.2.8 התקשרויות בהיקף כספי נמוך שאושרו ע"י האגף כאמור, ידווחו בזמן אמת למייל מזכירות

הועדה, ובנוסף יובאו לידיעת הוועדה מידי רבעון. הוועדה רשאית לעדכן את הסכומים מעת לעת.

.2.9 כל הסכומים המצוינים בנוהל זה אינם כוללים מע"מ אלא אם כן נכתב אחרת.

.3 עבודת המטה באגף

.3.1 האגף המבקש את העבודה ו/או השירות המבוקש, יבדוק בקפידה אם אין אפשרות זמינה לבצע

את העבודה באמצעות כוח אדם מקצועי המצוי באגפי העירייה.

.3.2 אין להעסיק מכוחו של נוהל זה יועצים חיצוניים בתפקידים שמעצם טיבם או בהתאם לחוק

עליהם להיות מאוישים על ידי עובדי הרשות המקומית או במקביל לעובד הרשות הממלא תפקיד

דומה או במאפייני העסקה של עובד רשות מקומית.

.3.3 בפניית האגף בהליך יצורף עותק מחוזה ההתקשרות הרלוונטי לאותו תחום עם הערה שאין לאף

מתמודד זכות לשנות מתנאי החוזה.

.3.4 כמו כן יצוין כי אין להתחיל בביצוע העבודה ללא חוזה חתום ע"י העירייה וללא קבלת הזמנת

עבודה חתומה כדין.

.3.5 במסגרת מסמכי ההליך להתקשרות עם יועצים, המציעים יידרשו להתחייב בכתב על היעדר ניגוד

עניינים.

.3.6 הבקשות ימסרו למייל מזכירות הועדה.

.4 הליכים לבחירת מבצע העבודה בהתקשרות עם יועצים

.4.1 גיבוש רשימת יועצים

.4.1.1לצורך גיבוש רשימת יועצים - אדריכלים, מתכננים, מפקחים, מודדים, שמאים, יועצים ועבודות

כיוצא באלה (להלן: "רשימת היועצים") תפרסם העירייה "קול קורא" (להלן: "הקול הקורא"),

במועד ובמקום הנדרש כדין, ובכלל זה באתר האינטרנט העירוני.

.4.1.2לכל התקשרות או סוג התקשרות העירייה תהא רשאית לקבוע תנאי סף, תנאים רגילים, אמות מידה

ומשקלה של כל אמת מידה לבחירת היועצים או היועצים מכל סוג.

.4.1.3מזכירות הועדה תפרסם את תנאי הסף לאחר התייעצות עם האגף.

.4.1.4אמות המידה להכללת יועצים במאגר ולבחירת הזוכה בהליך התחרותי יכול שיהיו בין היתר: איכות,

אמינות, כישורים, ניסיון, מומחיות, תחומי התמחות, המלצות, מידת שביעות רצון בהתקשרויות

קודמות, מחיר, ודרישות מיוחדות של העיריה.

.4.1.5ההצעות ימסרו באופן מקוון באתר העירייה כפי שיוגדר ע"י העירייה.

.4.1.6המסמכים שימציאו המועמדים ייבחנו ע"י העירייה ואלה אשר יעמדו בתנאי הסף ייכנסו למאגר,

הוועדה תאשר את הרשימה הסופית של היועצים.

.4.1.7במידה ותנאי הסף כוללים גם ראיון, רשאי יו"ר הוועדה להקים ועדת משנה שתכלול את נציגו ונציג

האגף הרלוונטי, אשר תראיין את המועמדים. כל האמור יתועד בפרוטוקול שיחתם על ידי

המשתתפים.

.4.2 הליך מקדמי לפני ביצוע התקשרות

.4.2.1לצורך בחירת מציע מתוך המאגר, האגף הרלוונטי יגיש בקשה לאישור ההתקשרות בוועדה בליווי

חוות דעת מנהל האגף על גבי טופס .1

.4.2.2הרשימה שאושרה ע"י הועדה תוכל לשמש אגפים נוספים לעבודות נשוא הקול קורא, בכפוף לאמור

בנוהל זה לגבי דיווח מראש ואישור הועדה, וכללי הדיווח ע"י המזמין הנוסף יחולו גם על התקשרות

זו.

.4.2.3רשימת המציעים לסוגיהם תפורסם ותהיה פתוחה לעיון הציבור באתר העירוני.

.4.2.4ביקש אגף לעשות שימוש ברשימת מציעים המנוהלת בידי מרכז השלטון המקומי או החברה למשק

וכלכלה (להלן: "רשימת מציעים משותפת") ואין לעירייה רשימת מציעים לסוג ההתקשרות

הרלוונטי, יפנה האגף למזכיר הוועדה בבקשה לפרסום הודעה באתר האינטרנט בדבר הכוונה לעשות

שימוש ברשימה משותפת לסוג התקשרות זה תיעשה בהתאם לעקרונות המפורטים בסעיף 4.3 להלן.

.4.2.5במקרים בהם קיימת רשימת מציעים עירונית לסוג ההתקשרות הרלוונטי, בקשה לעשות שימוש

ברשימת מציעים המנוהלת בידי מרכז השלטון המקומי או החברה למשק וכלכלה, תאושר על ידי

הוועדה למסירת עבודות מראש.

.4.3 בחירת מציע מתוך מאגר היועצים

.4.3.1במידה והתיחור שהומלץ ע"י האגף או ע"י הוועדה לצורך ביצוע ההתקשרות, הנו כספי בלבד, תפנה

הוועדה לרשימת מציעים מאושרת לאותו סוג התקשרות ויבחר הזוכה הזול ביותר.

.4.3.2בפנייה כאמור, תפנה מזכירות הוועדה לשם ביצוע הליך הצעות בכתב לפחות לארבעה יועצים

שבמאגר.

.4.3.3במידה ויכללו בפניה ע"פ סעיף 4.3.14.3.1 גם אמות מידה לבחירת ההצעה הזוכה, המציעים יזומנו

לראיון בפני הועדה.

.4.4 בחירת יועצים לביצוע התקשרות דחופה או התקשרות שלא מתוך מאגר היועצים

.4.4.1הועדה תקבע קריטריונים להתקשרויות עם יועץ שלא באמצעות ביצוע פנייה תחרותית לקבלת הצעות

מתוך מאגר מציעים.

.4.4.2ביקש האגף או ביקשה הועדה לבצע התקשרות דחופה ו/או התקשרות אחרת בנסיבות מיוחדות, עם

יועץ, שלא באמצעות ביצוע פנייה תחרותית לקבלת הצעות מתוך מאגר המציעים, על המבקשים לנמק

את הצורך בהתקשרות באופן זה, והוועדה רשאית לאשר התקשרות כאמור בהתאם לקריטריונים או

תוך הנמקה, ובכפוף לאישור היועץ המשפטי לעירייה.

.4.4.3בדיקת סעיף תקציבי - מובהר כי בכל בקשה להתקשרות בסעיפים שלעיל, על האגף הרלוונטי מוטלת

החובה להגיש מסמך בכתב בו תקציב מפורט לביצוע הפעולה לגורם המוסמך טרם אישור

ההתקשרות.

.5 הסכם מסגרת

.5.1 במידה ואישרה הוועדה הסכם מסגרת לספק או למספר ספקים יחולו הכללים דלקמן:

.5.1.1הוועדה תקבל מהאגף מידי רבעון, או בהגיע האגף לסכום של 100,000 ₪ - המוקדם מביניהם, דיווח

בצרוף הפרטים שברשימה:

.5.1.1א. מהות העבודות;

.5.1.1ב. האם מדובר בעבודה חדשה או הגדלת היקף להתקשרות תקפה;

.5.1.1ג. בבקשה יפורטו; תקופת ההתקשרות וכן תקופות האופציה.

.5.1.1ד. רשימת כל העבודות שנמסרו למבצע עבודה זה וטרם הושלם ביצועם והיקפן

הכספי;

.5.1.1ה. ככל שיש מספר ספקים ולא נקבע כי יש לבצע תיחור כספי יש לפרט סבב שוויוני

ומחזורי שבוצע;

.5.1.1ו.בחוזה לביצוע עבודה או אספקת שירותים עם מומחה יחיד, אישור כדין ע"י יועץ

משפטי.

.6 הועדה

.6.1 חברי הועדה

.6.1.1א.יו"ר הוועדה – המנכ"ל או מי שהוא מינה לנציגו.

.6.1.1ב.חבר ועדה – הגזבר או מי שהוא מינה לנציגו.

.6.1.1ג.חבר ועדה – היועמ"ש או מי שהוא מינה מעובדי הלשכה המשפטית לעניין נוהל זה.

.6.1.1ד.חברי וועדה נוספים ככל וישנם בהתאם לנוהל משרד הפנים.

.6.1.2לכל ישיבה יזמן מזכיר הועדה את מנהלי היחידות (אגפים או מחלקות) אשר הגישו טופסי הזמנת

עבודה, במקרה ויש צורך לקבל הבהרות או השלמות בנושא הזמנות העבודה שהגישו (ולא נתקבל

מענה מקבלן עד למועד הישיבה).

.6.1.3ישיבה בה נכחו שני חברי ועדה, ובתוכם ראש הועדה או נציגו תחשב כחוקית.

.6.1.4הועדה רשאית למנות ועדת משנה לעניין התקשרות או סוגי התקשרויות מקרב חברי הועדה או מקרב

עובדי העירייה על מנת שזו תביא לפניה המלצה באחד או יותר מהנושאים האמורים בנוהל זה.

.6.1.5לא ישתתף ולא ינכח אדם בדיוני הוועדה אם השתתפותו עלולה להביאו למצב של ניגוד עניינים.

במקרים אלה ישתתף בדיוני הוועדה ממלא מקום בהתאם לקריטריונים דלעיל.

.6.2 עבודת הועדה

.6.2.1זימון הועדה ייעשה ע"י היו"ר.

.6.2.2הועדה תתכנס אחת לחודש וכן במועדים נוספים לפי הצורך.

.6.2.3מזכירות הוועדה תקבל את הבקשות זמן סביר לפני כינוסה של הועדה.

.6.2.4לאחר אישור יו"ר הועדה, יופץ סדר היום בדוא"ל ע"י מזכירות הוועדה.

.6.2.5הועדה רשאית לפנות למציעים לבקשת הבהרות, מסמכים ופרטים ככל שתראה לנכון כנדרש לקבלת

החלטה. פרטי הבירור ירשמו בפרוטוקול.

.6.2.6הועדה תחליט על בחירת ההצעה המתאימה ביותר, המבטיחה את מרב היתרונות לרשות המקומית

על פי אמות המידה שנקבעו.

.6.2.7בהחלטה, תפרט הועדה את זהות מבצע העבודה, שכר העבודה, היקף העבודה, תקופת ההתקשרות

ומהות ההתקשרות.

.6.2.8הועדה רשאית להחליט שלא לבחור בכל הצעה שהיא.

.6.2.9החלטות הוועדה יתקבלו ברוב קולות של חברי הוועדה, יהיו מנומקות ויירשמו בפרוטוקול שייחתם

בידי חברי הוועדה הנוכחים בישיבה. במידה ובהצבעה קיים שוויון יכריע קולו של יו"ר הועדה.

.6.3 חריגים

.6.3.1במקרים חריגים בהם קיימת דחיפות מיוחדת לקבלת אישור לביצוע התקשרות אשר לא ניתן לדחותה

עד לדיון ואישור בישיבת הועדה הקרובה, יגיש האגף המעוניין בקשה כמפורט בנוהל זה,

.6.3.2במקרה זה, יפעל היו"ר באחת מן הדרכים הבאות: יכנס את הועדה בדחיפות לדיון בבקשה האמורה,

או יחליט על אישור הבקשה לבדו במידה ואינה סובלת דיחוי. הבקשה תועבר בדיעבד לאישור הועדה.

.6.3.3המקרים החריגים לפי סעיף זה הם:

.6.3.3א.מצב בו יש חשש לפגיעה בנפש ו/או סיכון חיי אדם ו/או רכוש.

.6.3.3ב. מצב בו יש חשש לנזק כספי לעירייה או לציבור.

.6.3.3ג.אירוע בלתי צפוי שלא ניתן היה לחזותו מראש.

.6.3.3ד. נסיבות בהם אם לא תאושר ההתקשרות צפוי להינזק אינטרס עירוני מיוחד אשר

מצדיק באופן חריג אישור התקשרות כאמור.

.6.3.3ה.נסיבות אחרות בדומה לאמור לעיל.

.6.4 ניהול הפרוטוקול

.6.4.1ישיבות הוועדה ירשמו בפרוטוקול. מזכירות הוועדה תהיה אחראית לניהולו התקין של רישום

הפרוטוקול.

.6.4.2בפרוטוקול יירשמו:

.6.4.2א. מועדי הישיבה ומיקומה.

.6.4.2ב. שמות חברי הוועדה הנוכחים.

.6.4.2ג.שמות המשתתפים שאינם חברי הוועדה.

.6.4.2ד. נושאי הדיון וכן עיקרי הדיון.

.6.4.2ה. ההחלטות ותוצאות ההצבעה.

.6.4.3מזכירות הועדה תפרסם את החלטות הועדה המנומקות באתר העירוני בתוך חמישה עשר ימי עבודה

ממועד קבלת ההחלטה.

.6.4.4מזכירות הוועדה תפרסם אחת לשנה באתר העירוני דו"ח המפרט את המציעים שהרשות המקומית

התקשרה עימם לפי תקנה 3 ()8 בשנה החולפת כולל סוג העבודה וההיקף הכספי של כל התקשרות.

.7 הופעה בפני הוועדה

.7.1 בישיבות הוועדה יופיעו מנהל האגף המגיש את הבקשה, או סגנו וכן כל גורם מקצועי באגף

הבקיא בנושאים הנמצאים על סדר היום. זאת, על מנת שיוכלו להסביר את הנושאים שבתחום

אחריותם, להשיב על השאלות שישאלו על ידי חברי הוועדה, וכן למסור לחברי הוועדה את המידע

שבידיהם על פעילות האגף בקשר לנושא הדיון.

.7.2 נעדר נציג האגף מהישיבה – רשאי יו"ר הועדה להחליט שלא לדון בסעיפים הנוגעים לאותו אגף.

.7.3 הועדה רשאית להזמין לישיבה כל מי שיש לו ידע או עניין בנושא שהוועדה דנה בו, לשמוע את

דעתו ולבקש ממנו מידע.

.8 אישור החלטת הועדה

.8.1 לאחר החלטת הועדה ופרסומה, תיערך ההתקשרות.

.8.2 תוקף החלטת הועדה לשנה. לא נחתם חוזה התקשרות תוך שנה מיום החלטת הועדה באחריות

האגף לקבל את אישור הועדה.

.8.3 ההתקשרות ע"פ החלטת הוועדה תהא לשנה (מיום החלטת הועדה או מיום תחילת החוזה,

המאוחר שביניהם), ועד 4 אופציות להארכה – באישור הועדה, ו/או לפי הענין, אלא אם הוועדה

ציינה משך זמן שונה.

.8.4 הועדה רשאית לאשר התקשרות לתקופה בה נמשך פרויקט או לתקופה העולה על שנה לפי הענין,

ובלבד שבהליך ההצעות למציעים נכתב מפורשות כי תקופת ההתקשרות היא לכל תקופת

הפרויקט או למקבץ השנים.