פרוטוקול ישיבת מועצה שלא מן המניין מס 60.15 מיום 27.2.18 מונגש

פרוטוקול ישיבת מועצה שלא מן המניין מס' 60/15

מיום 27.2.18

משתתפים: אבי הררי – ראש המועצה

דרור ריבובסקי – סגן ראש המועצה

זיו קמיני – סגנית ראש המועצה

דודו עמר – חבר המועצה

עוז כהן – חבר המועצה

יפה עובדיה – חברת מועצה

יוסי אלבז – חבר המועצה

ערן אליאס – משנה לראש המועצה

עמרי פלד – חבר המועצה

נוכחים: עו"ד קרן קדמי – יועמ"ש

גלית פלג – מבקרת המועצה

אשר שמע – גזבר המועצה

אינה קיסילנקו – מהנדסת המועצה

ויקטור אבקסיס – מהנדס המועצה החדש

משה בבלפור – מנהל המרכז הקהילתי

על סדר היום:

.1 דיון ואישור דו"ח מבקרת המועצה לשנת 2017

.2 אישור פרוטוקול ועדת ביקורת מיום 5.2.18

סדר היום:

.1 דיון ואישור דו"ח מבקרת המועצה לשנת 2017

אבי מברך את המשתתפים בברכת חג שמח.

אבי הררי: הדו"ח נעשה ע"י המבקרת גלית פלג ונידון בועדת הביקורת. הדו"ח הועבר אלי לעיון.

העברתי לטיפול מזכיר המועצה לתיקון הליקויים.

מזכיר המועצה זימן את בעלי התפקידים והציג את הדו"ח וקבע הנחיות עפ"י המתבקש מדו"ח

הביקורת.

מציין שנעשתה עבודה רצינית עניינית ומקצועית בתחום וגם בתחום מוסדות חינוך.

מודה למבקרת על הדו"ח.

במרכז הקהילתי יש ליקויים שצריך לתקן.

משה כבר התחיל לתקן את התיקונים. חשוב מאוד לעשות ביקורת ואנחנו לומדים ומתקנים. ציין כי

משנת 2003 לא בוצעה ביקורת בעקבות מחלה של המבקר הקודם. . נכנס מבקר נוסף ולא הספיק

לעשות.

גלית פלג: ראשית. ברצוני לברך אתכם על כך שמזה זמן רב יש למועצה שאתם מובילים דוח

ביקורת.

במהלך שנת 2017 בקרתי את נושאי הבטיחות במוסדות חינוך ואת נושא המרכז הקהילתי.

יש ממצאים שעל המועצה והמרכז הקהילתי לתקן ויש כאלו שתוקנו עוד במהלך הביקורת השנתית,

כלומר חל שיפור וייעול במהלך השנה.

דוח ביקורת בנושא המרכז הקהילתי: הביקורת בוצעה במהלך 2017

.1 ניהול כספי –

א. העברות כספים מהותיות בין חשבונות הבנקים התבצעו ללא אישור של ועדת

הכספים או ההנהלה.

ב. בנושא התאמות הבנקים, נמצא שהתאמות הבנקים מבוצעות ע"י מנהלת הכספים

ולא מבוקרת ונבדקת ע"י גורמים נוספים. כמו כן מנהלת הכספים אמונה על ניהול

כולל של תחום הכספים- דבר אשר עשוי לחשוף את המרכז הקהילתי בפני אי

סדרים בתחום הכספים.

המלצתי בדוח הביקורת על קיומו של פיקוח ובקרה, כולל פיקוח אחר התאמות

הבנקים וחתימת מנהל המרכז על גבי דוחות התאמת הבנקים.

.2 מס"ב –התשלומים מבוצעים במערכת סליקה בנקאית. באמצעות חתימת תשלום ע"י מורשי

החתימה במערכת -ניתן "לנעול" את קובץ התשלומים מביצוע שינויים, כלומר תשלומים

נאותים לספקים אחרי שנבדקו ע"י מורשי החתימה.

נמצא שמורשי החתימה לא תמיד קיבלו חשבוניות לפני אישורם על קובץ התשלומים. בנוסף,

האישור היה בהסתמך על קובץ אקסל המפרט את התשלומים.

כמו כן , התשלום לא נעשה באמצעות כרטיס החתימה אלא במייל חוזר או באמצעות מסרון

למנהלת הכספים.

באופן דומה שולמו תשלומי השכר.

על מורשי החתימה לקבל חשבוניות ורק לאחר שבדקו את מהות ההוצאה והיו בטוחים לגבי

פרטי ולגבי ביצוע העבודה- היה מקום לחתום באמצעות חתימה אלקטרונית במערכת

המס"ב. על מורשי החתימה חלה אחריות על כלל התשלומים.

.3 רכש – תשלומים לספקי המזון בגובה 1,600,000 ₪ בשנת ,2016 שולמו מבלי שהספקים

(שלושה ספקים) נבחרו במכרז.

ב- 2017 התקיים מכרז לרכש מזון לצהרונים.

.4 העסקת עובדים – בדגימה שנעשתה נמצאו עובדים אשר לא מילאו טפסי .101 בנוסף- נושא

מהותי כמו "אישור היעדר עבירות מין" היה חסר עבור חלק מהעובדים שנדגמו.

יש לדאוג במיידית לקבלת אישור היעדר עבירות מין, כחוק.

.5 שכירות מבנים –ישנן השכרות מבנים לצד שלישי. על מנהל המרכז הקהילתי לחתום על כל

אחד מהחוזים טרם אישור שימוש בנכס, וזאת למניעת שימוש בלתי נאות ושימוש לצרכים

אשר לא עולים בקנה אחד עם מטרותיו או המרכז הקהילתי. כמו כן יש להימנע מקיום

כינוסים פוליטיים שלא על פי הכללים.

חשוב לי לציין שקיבלתי שיתוף פעולה מלא ממנהל המרכז הקהילתי ועובדי המרכז הקהילתי, חלק

מהממצאים וההמלצות החלו בקידום יישום.

אבי הררי: לא הייתה ביקורת אף פעם במרכז הקהילתי מטעם המועצה . הביקורת הייתה רצינית

ועניינית שבחנה את כל נקודות ההפעלה של המרכז הקהילתי והיה שיתוף פעולה מלא של המרכז

הקהילתי עם המבקרת. בנושא של הביקורת אנו נכנסים לעידן חדש.

יפה עובדיה: מה שמצאת זה מאד חמור. ניהול כספים בצורה לא תקינה, דבר שרואה החשבון צריך

לבדוק. זאת עבודת רואה החשבון ואם הוא לא עשה בצורה נאותה ונאמנה את עבודתו רואה

החשבון צריך להסיק מסקנות.

אבי הררי: בעקבות הביקורת המרכז הקהילתי ייקח לתשומת ליבו ויתקן את הליקויים.

יפה עובדיה: הביקורת של משרד הפנים במועצה לא מבקרת את המרכז הקהילתי?

אשר שמע: המרכז הקהילתי הוא עמותה נפרדת. לא מבוקרים ע"י הביקורת של המועצה. המועצה

מקבלת רק מאזנים.

אנינה דינר חברת המועצה הגיעה לישיבה.

ערן אליאס: מה חובת המכרזים של עמותת המרכז הקהילתי

גלית פלג: היועמ"ש של המרכז הקהילתי חשב שלא צריך לקיים מכרז.

קרן קדמי: התשובה אינה פשוטה, שכן לכאורה לא מדובר על תאגיד עירוני, שם דואגים להכניס

במסמכי היסוד לפחות בשנים האחרונות חובה לנהוג לפי דיני המכרזים החלים על הרשות. כאן

מדובר בעמותה מעין עירונית, שהמועצה אינה שולטת בה. יחד עם זאת, על מנת שהמועצה תוכל

להתקשר עם גוף זה בפטור ממכרז, חובה שהוא ינהג על פי דיני המכרזים הנוהגים במועצה.

משה בבלפור : המרכז נמצא בתהליך מתמיד ומסיבי של כתיבת נהלים. נקבע ועדת ביקורת חיצונית

שלא היה קיימת במרכז הקהילתי . הדו"ח מטופל. הוצג בפני גלית.

שכרנו מבקרים חיצונית שבוחנים את הדברים כמו הנושא של הכספים. נתקבלו שני דוחות שהצוות

מטפל והדוחות הוצגו לגלית.

המרכז הקהילתי בשנה האחרונה קלט יועמ"ש צמוד. משרד הפנים קבע מעמד של עבותה מעין

עירונית רק של החברה למתנ"סים אם חוק המכרזים חל על המרכז הקהילתי. ערכנו מכרז חיצוני

בנושא האוכל.

תהליך כתיבת נוהל לרכש – עובדים להוציא נוהל.

רואה חשבון מבחינת מערך הבקרה מפקח ובודק ויש גם ביקורת של החברה למתנ"סים. אני בעל

זכות חתימה שאוכל לפקח על הנושא. אנו בתהליך שינויים ומקווה שבשנה הבאה

יוסי אלבז: המרכז הקהילתי חשוב כי אנו מתקצבים אותו. אם יש כזו התנהלות לאורך שנים צריך

לעשות חושבים בעוד כמה נושאים.

אבי הררי: במשך כל השנים המרכז הקהילתי התנהל כפי שהתנהל. ברגע שנכנסה המועצה היה

שינוי דרמתי. כשמשה נכנס לתפקיד והמועצה נכנסה היו דברים שזקוקים לטיפול והם נעשו. משה

לקח את כל מה שנאמר והתחיל לעשות תהליכים. המועצה נותנת למרכז הקהילתי תקציבים לתרבות

ספורט ויום העצמאות. שאר הדברים הוא מתנהל לבד. מה שהיה בעבר אנחנו לא יכולים לתקן.

עכשיו אנחנו צריכים להתקדם קדימה.

יוסי אלבז: איך השינויים הולכים להיות ?

אבי הררי: אתה מגלה דברים שהיו בעבר. מההתנהלות של מי שניהל את המקום כמה שנים לאחור.

עמרי פלד: המטרה של הביקורת היא לגלות את הכשלים האלה. דווקא צריך להיות אופטימי שיש

היענות לפתור את הכשלים במהירות.

יוסי אלבז: בדברים האלה דווקא אני לא אופטימי. אני מעריך את הדברים שאתה עושה.

יפה עובדיה: הנתונים הועברו לרואה חשבון ?

גלית פלג: הנתונים לא הועברו עדיין לאף אחד. זה המעמד של הפרסום הפומבי במועצה. משה

מקבל את הדו"ח הסופי החלוט.

דרור ריבובסקי: שבועיים אחרי שהגענו למרכז הקהילתי מנהל החשבונות עזב. התחלנו ממצב של

כאוס מוחלט. היה מאבק להכניס ביקורת.

נושא כח אדם טופל.

חלק ממה שגילינו בקופה של המרכז הקהילתי היה כסף. בישיבות דיווחנו שיש כסף בחשבונות שלא

הופיע בפרוטוקולים ובדקנו והכסף, הפיצויים של העובדים, היה בחשבון. הכסף נסגר בבנק. ההנהלה

ידעה. עד שיגייסו אדם לטיפול בנושא.

משה בבלפור: עד סוף 2018 יהיה ספר נהלים בנושא גביה וכספים. זוהי מערכת שצומחת ושומרת

על מאזן תקציב מאוזן. כמות הליקויים תוקנו שנים אחוקה.

גלית פלג: בדו"ח יש הרבה דברים לשפר. בסוף השנה אני בודקת תיקון ליקויים.

אבי הררי: יישר כוח למרכז הקהילתי על שיתוף הפעולה עם המבקרת. משה יחד עם ועדת הביקורת

וההנהלה יישם את הליקויים ויתקן אותם. המועצה הולכת לתהליך של זרוע ביצועית של המועצה .

יוצאים להכנת הסכם עם המרכז הקהילתי בנושא כדי להגיע להסכמים.

.2אישור פרוטוקול ועדת ביקורת מיום 5.2.18

גלית פלג: הדוח דן בנושא בטיחות במוסדות חינוך . משרד החינוך מפרסם כל שנה רשימה של

נושאים שצריך לבדוק בנושא בטיחות מוסדות חינוך.

רוב הדברים היו תקניים וראויים לשבח. הרמה הייתה רמה גבוהה כולל בדיקת מתקני משחק ומתקני

ספורט.

קב"ט המועצה משמש ממונה על בטיחות מוסדות חינוך ונשלח להשתלמות בנושא.

נמצא כי לא היה פיקוח מרכז של ממונה בטיחות מוסדות חינוך אחר קבלת כלל האישורים, דבר אשר

יצר פערים וחוסר בחלק מהאישורים.

במהלך הבדיקה נמצא חוסר באישור קונסטרוקטור לגן אחד בלבד. האישור הושלם והתקבל.

במהלך הבדיקה היה חסר אישור אגרונום ליציבות הצמחיה במוסדות החינוך. הבדיקה הושלמה.

עניין מהותי שטרם נבדק הוא ציוד כיבוי האש ויש להסדיר ולבדוק.

יתר הנושאים שאמורים להיבדק נעשו בצורה טובה כולל מתקני משחק וספורט. מדובר בעלויות

גבוהות למועצה וניכר שהיה חשוב למועצה לקדם ולהשלים את הבדיקות בצורה טובה.

בנוסף, חשוב לי לציין שהתרשמתי מנראות גני הילדים ומבדיקה מדגמית של בטיחות גני ילדים נמצאו

ממצאים טובים.

אבי הררי: מודה לאלי ולשמשון

אני שמח שנעשתה ביקורת במוס"ח . בארבע שנים אחרונות נבנו 9 גני ילדים ובתי ספר . אם

הביקורת היא כזו אני מברך את העוסקים במלאכה.

הוחלט לאשר פה אחד את דו"ח הביקורת.

אלי גטר אבי הררי

מזכיר המועצה ראש המועצה