פרוטוקול וועדת ביקורת מיום 1.7.21 נגיש

פרוטוקול וועדת ביקורת מיום 1.7.21

נוכחים: זוהר אברמוב – יו"ר הוועדה

רו"ח שירה שאול – מבקרת המועצה

הגב' מיגל אבינועם – חברה

מר יוסי אלבז – חבר

על סדר היום:

.1 דו"ח הביקורת לשנת 2020 שעסק בביקורת בביה"ס "הראשונים"

.2 דו"ח מבקר המדינה בנושא הסעות

סדר היום:

.1 דו"ח הביקורת – ביה"ס "הראשונים"

בעמ' 4 לדו"ח מפורט מהן נקודות החולשה העיקריות שעלו מתוך הביקורת.

ישנם פערים בין ההנחיות להתרחשות בפועל, לעיתים זה בגלל אי הבנת הנהלים ועניין של

הטמעה.

יש לעבוד לפי הנחיות המועצה ויישומן במלואן, לפשט את ההנחיות ולהסביר אותן על מנת

שלא תהיה אי בהירות בפרשנות.

יש תחושה שהמנהלות עסוקות בפן הפדגוגי והמזכירות בכספי, למרות שחוזר מנכ"ל משרד

החינוך משית את האחריות בסופו של יום על המנהלות.

חשוב שתהיה הפרדה בין הגורם שמקבל את הכסף לגורם שמבצע את רישומי הכספים.

בגלל שזה לא ישים כרגע החשיבות של מעורבות המנהלת גדולה יותר.

וועדה מלווה – ישיבה משותפת של כל הגורמים. היא לא התקיימה בכלל. זו הישיבה ששומרת

על קשר רציף בין מקבלי ההחלטות.

יש לחזק את הקשר בין בתי-הספר למועצה בפן ההכוונה והליווי ולא להגיד שניהול עצמי הוא

"שגר ושכח".

במהלך כל השנה, יש לפעול בכפוף להחלטת הוועדה המלווה.

הוועדה המלווה מורכבת ממנהל ביה"ס, מפקחת, מנהל אגף חינוך, גזבר הרשות, נציג הורים,

בעלי תפקידים רלוונטיים. יש להתכנס לפחות פעמיים בשנה. המדריך מתייחס ל- 3 מפגשים.

הכנסות עצמיות – מנגנוני גביה חלשים – המועצה צריכה לעזור ולספק תמיכה דרך מנגנוני

המועצה.

- יש להכין תקציב מסודר ולפעול על פיו. לקיים בקרות שוטפות של ביצוע מול תכנון.

מורשי חתימה

ראו עמוד 18 לדו"ח הביקורת.

התקשרות עם ספקים

יש להקפיד לרשום ולתעד בפרוטוקול תיעוד של וועדת רכש.

לא הייתה וועדת רכש ולא היה דיון מתועד.

בנוסף התבצעה רכישה בסכום המחויב מכרז ע"ס 147 אלף ₪ וזאת ללא יציאה למכרז, וזה

למעשה הליקוי החמור בדו"ח הזה.

המלצות – לחדד את הנהלים ולרענן אותם.

מלגות לתלמיד

להקפיד על קבלת כל המסמכים מהורי התלמידים. יש לקבוע קריטריונים ולתעד בפרוטוקול.

הכנסות עצמיות

ישנה בעיה בנושא ההכנסות העצמיות בגביית המע"מ. מדובר בעסקת אקראי אשר מחייבת

בדיווח למע"מ. היות ובתי-הספר לא יכולים לגבות ולא לשלם מע"מ. רק נותר מצב שביה"ס

מקבל כסף ולא מפריש מע"מ כחוק.

המלצות הוועדה – שהמועצה תשמש כצינור גבייה עבור בתי-הספר.

יש לבנות מנגנון תשלומים ברור בו המועצה מקבלת את הכסף ומתי היא מעבירה בחזרה

לבית-הספר ובאופן ישיר ולא באמצעות קיזוזים.

ריכוז ההמלצות

מאשרים את דו"ח מבקרת המועצה. בנוסף ממליצים כי בתחילת כל שנת לימודים יעיבר הגזבר

השתלמות וריענון למנהלות ומנהלניות כלל בתי הספר בכל הנוגע לנהלי המועצה לרבות נהלי

רכש.

.2 דו"ח המבקר – הסעות תלמידים ברשות המקומית

עברנו על דו"ח מבקר המדינה בקצרה, הדו"ח הועבר עפ"י חוק מבקר המדינה לצוות לתיקון

ליקויים שהוקם לצורך ביקורת זו, הצוות צריך לגבש החלטות תוך 60 יום.

אבן-יהודה קיבלה תשבוחות בביקורת וישנן גם נקודות לשיפור.

הוועדה מציינת לטובה את השינויים שנעשו תוך כדי הביקורת ע"י מנהלת מערך ההסעות לילך

אשכנזי ומציינת אותה לטובה.

הוועדה תמתין לדו"ח תיקון ליקויים ע"י צוות התיקון שיוגש עד ל- 13.9.21 ותתכנס בהתאם.

זוהר אברמוב

יו"ר ועדת ביקורת