פרוטוקול ישיבת הוועדה לענייני ביקורת מיום 16.4.24
נספח ב'
17/4/24
פרוטוקול ישיבת הוועדה לענייני ביקורת
מיום 16.4.24
נוכחים:
טל הרמן – יו"ר הוועדה
נדב לוי – חבר הוועדה
אמיר טטרסקי – חבר הוועדה
שירה שאול – מבקרת המועצה
משתתפים נוספים:
אשר שמע – גזבר המועצה
זוהר אברמוב – יו"ר הוועדה לענייני ביקורת היוצא (במועצה ה-)16
על סדר היום:
.1 הוקרה ליו"ר וועדת ביקורת היוצא, מר זוהר אברמוב
.2 הכרות בין חברי הוועדה החדשה
.3 תפקיד מבקר המועצה ויחסי הגומלין והעבודה בין המבקרת לוועדה
.4 דו"ח מבקרת המועצה לשנת 2023
.5 תפקיד ועדת ביקורת בנושא בקרת דו"חות תקציב
.6 דו"ח משרד הפנים לרבעון 2 2023
סדר היום:
)1 הוקרה ליו"ר וועדת ביקורת היוצא, מר זוהר אברמוב
טל: התכנסות ראשונה של וועדת ביקורת של מועצה ה-.17 חברי הוועדה כולם חדשים וכולנו חלק מרצף
פעולה מתמשך. זו הזדמנות להעריך את פועלו של זוהר אברמוב שבמועצה הקודמת היה אופוזיציה של סיעת
יחיד ומתוקף זה גם יו"ר הוועדה לענייני ביקורת.
זוהר: אני מתרגש...
יש לחבר מועצה השפעה ופוטנציאל עשיה. חשוב לנצל זאת ולהיות דומיננטיים ואקטיביים.
דוגמאות למקומות בהן הרגשתי צורך להיות מעורב והרגשתי משפיע: סביב עניין ההקלה בהיטל השבחה
ליזמים בפרוייקטי פינוי/בינוי ואופן ההתנהלות וההתדיננות בוועדת הנחות מארנונה.
עבדתי 3 שנים עם שירה המבקרת ואני מאוד מעריך אותה על היותה קשובה, יסודית ומאוד איכפתית.
ועדת ביקורת הינה חשובה מאוד. מטרת פועלה של הביקורת והוועדה הינו לשפר ולייעל את המערכת. תמיד
יש מה לשפר וצריך להקפיד להיות עניניים. הוועדה מקבלת עידכונים, יכולה להעלות הצעות לביקורות וחשוב
שתקפיד לעקוב אחר תיקון הליקויים.
בהצלחה לכולם בדרכם החדשה והחשובה לטובת היישוב והמועצה.
)2 הכרות בין חברי הוועדה החדשה
חברי הוועדה לענייני ביקורת הציגו עצמם בקצרה
)3 תפקיד מבקר המועצה ויחסי הגומלין והעבודה בין המבקרת לוועדה
מבקרת המועצה הגב' שירה שאול הציגה עצמה ונתנה סקירה קצרה על עבודת המבקר, תפקיד הוועדה לענייני
ביקורת ויחסי הגומלין בינהם.
ראה מצגת בנספח א' לפרוטוקול זה.
)4 דו"ח מבקרת המועצה לשנת 2023 (חלק זה התקיים ב'זום' ביום ד' )17/4/24
*עיקרי ההמלצות בנספח ב' – "ריכוז המלצות מדוח ביקורת 2023"
שירה: דו"ח המבקרת ל 2023 הינו יחסית קצר ומשקף עבודה של כרבעון אחד בלבד במהלך המלחמה.
1
נושא הדו"ח התנהלות המועצה במלחמת 'חרבות ברזל' ומוכנות המקלטים לשעת חירום.
מפאת חשיבות הנושא בתקופה המתוחה מבחינה ביטחונית בה אנו נמצאים, המלצתי, וראש המועצה הסכים,
לזרז את הליך הדיון בביקורת ותיקון הליקויים.
בארועי ליל מוצ"ש האחרון (תקיפה איראנית על מדינת ישראל), לא תועדו פניות במוקד המועצה בנושאים
הקשורים לנגישות או זמינות המקלטים ויש בכך אולי להעיד על המצב הכללי שמשביע רצון.
טל: איני חושב שהעובדה שאין פניות מהציבור מעידה בהכרח על סטטוס נגישות וזמינות המקלטים.
לשמחתנו, אבן יהודה לא היתה מאוימת באופן ישיר במהלך כל אותו הלילה והתושבים לא נדרשו ללכת/לחפש
מרחב מוגן. הממצאים בדו"ח וההמלצות שווים עיון ובחינה בלי קשר לארוע הביטחוני במוצ"ש.
יש לבסס את ההיערכות הביטחונית על פי תרחישי הייחוס ולא על סמך מדד הנשען על תחושות סובייקטיביות
של תושבים.
אמיר: המלצה חשובה מאוד בעיני קשורה למיפוי אוכלוסיה עם בעיות נגישות והתאמת מחסה/מקלט עבורם.
בהקשר להמלצות הנוגעות לשימוש דו-תכליתי במקלטים, אני מציע שלמועצה תהיה מדיניות שמעודדת
שימוש דו תכליתי במקלטים על מנת שיהיו כמה שיותר כאלה.
שירה:
בעניין איתור וליווי אוכלוסיה עם צרכים מיוחדים – זה נעשה בשגרה במחלקת רווחה ובחירום במכלול
אוכלוסיה.
בעניין המקלטים - גם פיקוד העורף מעודד שימוש דו-תכליתי במקלטים. הביקורת מצאה שאין מדיניות
סדורה בנושא ועל כן ממליצה גם שיוגדר הרציונאל וגם את אופן ההתנהלות בנושא.
התייחסות הוועדה לדו"ח הביקורת:
עבודה רבה נעשתה בנושא הביקורת במהלך כתיבת הדו"ח (ותוך כידי המלחמה) ונמשכת לאחריו.
הממצאים בעלי תוקף גבוה שכן נבדקו "ברצינות" לאור איום פוטנציאלי קונקרטי.
נושא הביקורת שהינו חשוב מיסודו, נשאר לצערנו אקטואלי גם בעת הקרובה וזו העתידית הנראית בעין.
המלצות הוועדה:
)1 להגדיר מדיניות שמעודדת שימוש דו-תכליתי במקלטים ציבוריים.
)2 הוועדה ממליצה להעביר את דו"ח הביקורת לאישור המועצה ולהקים צוות ליקויים שידון באופן ומועד
תיקון הליקויים והיה אחראי למימוש הנושא.
החלטת הוועדה:
לאשר את הדו"ח וההמלצות בו כלשונן – הצבעה בפה אחד.
)5 תפקיד ועדת ביקורת בנושא בקרת דו"חות תקציב
גזבר המועצה מר אשר שמע נתן סקירה קצרה על עבודת הגזברות, דו"חות התקציב ותפקיד הוועדה לענייני
ביקורת בהקשרם.
אשר:
קיימים ארבע דו"חות תקציב (אחת לכל רבעון).
באמצע שנה מקיים משרד הפנים באמצעות משרד רו"ח סקירה חצי שנתית (נקרא "דוח סקור").
בסוף שנה מתקיים ביקורת חיצונית על כל השנה הכולל שני פרקים: דו"ח כספי ודו"ח ביקורת.
הדו"חות הללו מועברים לעיון הוועדה לענייני ביקורת.
אשר:
בעת הזו גיזברות המועצה עסוקה בין השאר ב-:
- תקציב 2024 וכל ההתאמות הנדרשות בגין הבחירות והתחלפות המועצה
- סקר מדידות שטחים לטובת ארנונה (קורה כל 5 שנים ונמשך כשנה וחצי)
- התאמות בתקציב השוטף תוך כידי תנועה (עניין שגרתי שקורה כל הזמן).
אשר:
ל"רשות איתנה" יתרון גדול בכך שלאחר אישור המועצה ניתן לצאת לביצוע ללא אישורים ובקרות נוספות.
המשמעות על חברי המועצה הינה כובד משקל האחריות.
)6 דו"ח משרד הפנים לרבעון 2 2023
גזבר המועצה עבר וסקר את הדו"ח של רואה החשבון המבקר לתקופה של שישה חודשים שהסתיימה ביום
.30/6/23 סקירת המבקר כוללת את המאזן התמציתי ליום 30 ביוני 2023 ואת הדו"חות התמציתיים של
תקבולים ותשלומים של התקציב הרגיל ושל התקציב הבלתי רגיל באותה תקופה של חצי שנה. ראש המועצה
המקומית וגזבר המועצה אחראים לעריכה והצגה של המידע הכספי לתקופה הנ"ל והמבקר סוקר אותם
2
בהתאם לתקן ייעודי המורכב מבירורים עם בעלי תפקידים רלוונטיים ומניתוח הנתונים.
כתב המבקר (רו"ח רוזנבלום-הולצמן): "בהתבסס על סקירתנו, לא בא לתשומת לבנו דבר הגורם לנו לסבור
שהמידע הכספי הנ"ל אינו ערוך, מכל הבחינות המהותיות, בהתאם להנחיות".
התייחסות הוועדה לדו"ח: א.מ.ל (אין מה להוסיף)
)7 סיכום המפגש:
טל:
הערכה רבה לשירה המבקרת על השלמת דוח הביקורת בזמן קצר ותוך כידי תקופת המלחמה.
מתרשמים מאוד ממומחיותו של אשר שמע, גזבר המועצה, לאור נסיונו ופועלו רב השנים.
מקווים ומייחלים בהמשך לשיתוף פעולה פורה בתחום הביקורת לטובת תפקוד המועצה והקהילה ביישוב.
טל הרמן
יו"ר הוועדה לענייני ביקורת
3
נספח א'
ועדת ביקורת – ישיבה ראשונה / מצגת המבקרת
4
שירה שאול, רו"ח , ) מבקרת המועצה וממונה על תלונות הציבור
5
6
7
8
9
נספח ב' – ריכוז המלצות מדוח מבקרת המועצה לשנת 2023
מוכנות המקלטים לשעת חירום
# נושא המלצות
)1 יש להסדיר את הגדרות התפקיד של כ"א לאחזקת מקלטים גם בתיק האישי של
העובד.
1 תקציב
)2 על המועצה לתכנן ולבצע בשגרה הצטיידות רכש לשעת חירום על פי תוכנית עבודה
שנתית ולא להמתין לשעת חירום.
מרכז הפעלה )1 יש לפעול להקמתו של מרכז הפעלה חדש וכן למציאת אתר חלופי.
2
רשותי )2 מומלץ לקיים ישיבות חמ"ל וחפ"ק במרכז ההפעלה הרשותי באופן קבע.
)1 יש להקפיד על קיום ישיבות וועדת מל"ח אחת לרבעון .
)2 יש לשלוח הזמנות לנציגי הגופים החיצוניים באופן רציף ועקבי .
3 ועדת מל"ח
)3 מומלץ כי בפרוטוקולי ישיבות ועדת מל"ח יירשמו בעלי התפקידים בישיבות בהתאם
להגדרת תפקידם בחירום, בנוסף לתפקידם בשגרה.
4 מחסן חירום א.מ.ל
)1 להשלים את טיוב הנתונים ולבסס את תוכנית המיגון הרשותית על נתונים שלמים,
עדכניים ומדויקים.
תוכנית מיגון )2 לעגן בנוהלי המועצה עדכון תקופתי של תוכנית המיגון הרשותית ובכלל זה:
5
רשותית מספר תושבים כללי, מיפוי מקלטים פרטיים וציבוריים שאינם כשירים, מיפוי מרחבים
מוגנים דירתיים, אתרים אסטרטגיים מאוימים, מרחבים תת-קרקעיים מוגנים, הקצאת
שטח מוגן לאדם, ומקלטים ומרחבים מוגנים במבני מסחר ושירותים.
)1 להסדיר את רשימת המקלטים באופן שיהיה תואם ואחיד בין המצוי במחלקת ביטחון,
האתר והשילוט המופיע בפועל על גבי המקלטים.
)2 מומלץ להטמיע את רשימת המקלטים באתר על גבי מפה אינטראקטיבית באופן
שהתושב יוכל לבצע חיפוש המבוסס על שם שכונה/רחוב או חיפוש חופשי.
)3 מומלץ כי המידע המופיע באתר אודות המקלטים יכיל נתונים על התאמתם לבעלי
מוגבלויות ונתונים על קיבולת המקלטים.
סוגי מקלטים:
)4 יש להסדיר את השימוש הדו תכליתי במקלטים באמצעות הסכמים מול המחזיקים.
)5 מומלץ כי יהיה הליך סדיר של הקצאת מקלטים שראשיתו בוועדת הקצאות שתבחן
את הבקשות על פי תבחינים מפורטים שייקבעו מראש, ואשר ילקחו בחשבון את תועלת
הציבור, תחום ואופי הפעילות של המבקשים.
מיגון ומקלוט
6 )6 מומלץ כי ההסכמים ייחתמו לזמן קצוב, ויסדירו את כל ההתחייבויות של מקבלי
ציבורי
ההקצאה לרבות ביטוחים, תשלום חשמל ומים, פינוי הנכס בשעת חירום, תחזוקה
וניקיון וכיוצ"ב.
)7 מומלץ לקבוע מדיניות והנחיות לעניין פינוי הציוד המאוחסן במקלטים דו תכליתיים
בשעת חירום.
)8 תחזוקת מקלטים:
הביקורת ערכה סיור בכל המקלטים הציבוריים ולאור הממצאים רכזה המלצות בתחום:
ציוד חסר, נגישות, מים (ומים לשתיה), שירותים, הכוונה ושילוט, ניקיון, אחסון ציוד,
חדירת מי גשמים, מקורות חשמל, נהלי פעולה בחירום והסכמי שימוש.
)9 לחייב את המשתמשים במקלטים ציבוריים דו-תכליתיים לבצע את בדיקה תקופתית
לגאז ראדון ולהמציא אישור תקינות למחלקת בטחון במועצה.
מיגון יש להכין תכנית סדורה לתיקון הליקויים במרחבים המוגנים במוסדות החינוך, התוכנית
7 במוסדות תכלול לוחות זמנים, תיעדוף לפי תקציב ופירוט אחראיים לביצוע.
חינוך
10
פעילות המכלולים במהלך מלחמת 'חרבות ברזל'
# מכלול המלצות
חירום ראה המלצות 1-5 בטבלה הקודמת (תחת "מוכנות מקלטים לשעת חירום")
8
וביטחון
לתכנן מראש תוכנית שילוב לשעת חירום של תלמידי חוץ במוסדות החינוך המצויים
9 חינוך
בתחומה של הרשות.
)1 מתן מענה חינוכי (שמרטפיות) לילדי העובדים החיוניים של הרשות בכלל מחלקות
המועצה.
10 אוכלוסיה
)2 לבצע רישום ומיפוי של סך ילדי העובדים המרותקים בגילאי 3-12 אשר יצטרכו
שירותי שמרטפות בשעת חירום.
)1 יש לגבש רשימת צמ"ה עדכנית ולפעול לעגן אותה בהסכמים מול הקבלנים והספקים
אשר יספקו ציוד זה בשעת חירום.
הנדסה
11 )2 יש לנהל את נושא הצמ"ה על כל היבטיו תחת מכלול הנדסה ותשתיות.
ותשתיות
)3 יש לפעול להקים מערכת GIS עצמאית אשר תספק באופן בלתי תלוי שכבות מידע
מפורטות הנחוץ לשעת חירום.
)1 לערוך מיפוי של מנהלי המכלולים שלא עברו הכשרה מתאימה ולוודא כי יעברו
הכשרות מתאימות.
)2 לשקול להעביר את ניהול המכלול לעובד שהוא תושב היישוב, בעל זמינות גבוהה
12 כח אדם ויכולת לתפעל כח אדם.
)3 יש להוציא כתבי מינוי בהתאם אל מנהלי המכלולים.
)4 יש לעדכן את רשימת העובדים המרותקים לשעת חירום בקובץ כח אדם בחירום
המופיע במשרד העבודה.
)1 יש להכין תוכנית חלופית להמשכיות פעילות המוקד בשעת חירום.
)2 יש לדברר הודעות חירום, ביטחון ומסירת מידע בעוד ערוצי תקשורת רשמיים של
13 מידע לציבור
המועצה, לפחות .2
)3 יש לפעול לפרסם יותר מידע והנחיות בנושאי ביטחון, חוסן ושכר גם לעובדי המועצה.
)1 מומלץ לרכז את כל פעילות המתנדבים תחת רכזי התנדבות קבועים המכירים את
המתנדבים, כישוריהם ויכולתם לפעול בשעת חירום.
14 מתנדבים
)2 להקים מאגר רשימות תפוצה לשעת חירום על בסיס אזורים גיאוגרפיים לתושבים
אשר יבחרו ויסכימו להירשם למאגר כזה.
11