פרוטוקול ועדת ביקורת מס' 4

12.6.18

לכבוד

חברי מליאת המועצה

מועצה אזורית גזר

ג.א.נ,

הנדון: סיכומים והמלצות וועדת הביקורת לדו"ח מבקרת המועצה מספר 7

וועדת הביקורת דנה בדו"ח המבקר ובהערות ראש המועצה עליו בהתאם לסעיף 145 בצו המועצות

המקומיות (מועצות אזוריות). הוועדה הביקורת התכנסה לשלוש ישיבות לדיון בדו"ח שבנדון.

בתאריך ,6.5.18 התכנסה הוועדה לאחר קבלת דו"ח הביקורת השנתי וקריאתו לדיון בביקורת

ובהמלצותיה של מבקרת המועצה.

דו"ח הביקורת הקיף השנה נושא רוחבי חוצה מחלקות בתחום התחבורה.

לאחר סקירת מבקרת המועצה את עיקרי הדו"ח ואת המעקב אחר תיקון הליקויים, וועדת

הביקורת ביקשה לזמן שתי מנהלות מחלקות לקבלת תשובתן ביחס לדו"ח הביקורת ולמעקב אחר

תיקון הליקויים.

לצורך כך זומנו שתי ישיבות של וועדת ביקורת בראשונה הוזמנו מנכ"ל המועצה, גזבר המועצה

מנהלת מחלקת הגבייה לצורך עדכון סטטוס מעקב אחר תיקון הליקויים.

לישיבה השנייה שהתקיימה בהמשך לישיבה בנושא ביקורת מעקב אחר תיקון הליקויים במחלקת

הגבייה זומנו בנוסף למנכ"ל המועצה והגזבר מנהלת מחלקת הרווחה ופקידת הזכאות במחלקה.

בתאריך 10.6.18 התקיימו שתי ישיבות עוקבות בהן דנו לבקשת חברי וועדת הביקורת בדוחו"ת

הביקורת:

.1 ישיבה בנושא מחלקת גבייה

במחלקת הגבייה נערכה בשנה שעברה ביקורת מקיפה בשיתוף שני יועצים, האחד בתחום הגבייה

והשני בתחום המחשוב בנוסף לביקורת מבקרת המועצה על מנת להקיף את כלל הפעולות במחלקה.

אותם מבקרים נשכרו בסיום הביקורת להטמיע את המלצות הביקורת במחלקת הגבייה.

מנהלת המחלקה וגזבר המועצה סקרו את סטטוס תיקון הליקויים מאז סיום הדו"ח. חלק קטן

מהליקויים תוקנו על אף שמופיעים כמתוקנים במלואם בדו"ח הסטטוס. חלק מהנושאים כדוגמת:

סיום ממשקים עם מחלקות אחרות, מעבר לזיהוי חד ערכי של משלמים, קורס אקסל לעובדות,

הכנסת תוכנת מעקב אחרי משימות עדיין בתהליך ולו"ז לביצוע של כל הנ"ל במהלך החודשיים

הקרובים.

המועצה שכרה שירותיו של מאמן אישי בתחום הניהול למנהלת המחלקה, הוועדה התרשמה כי

כל נושא ניהול צוות העובדות חלוקת העבודה, תכנון המטלות וכיו"ב עדיין לא תוקן. הוועדה

מבקשת לבצע מעקב שוטף ולקבל דיווח על התקדמות ותוצאות פעולות שננקטות לטיפול בנ"ל.

.2 ישיבה בנושא הסעות מחלקת רווחה

"המועצה שכרה שירותיו של מאמן אישי בתחום הניהול למנהלת המחלקה, הוועדה התרשמה כי כל נושא ניהול צוות העובדות חלוקת העבודה, תכנון המטלות וכיו""ב עדיין לא תוקן. הוועדה מבקשת לבצע מעקב שוטף ולקבל דיווח על התקדמות ותוצאות פעולות שננקטות לטיפול בנ""ל.""מנהלת המחלקה וגזבר המועצה סקרו את סטטוס תיקון הליקויים מאז סיום הדו""ח. חלק קטן מהליקויים תוקנו על אף שמופיעים כמתוקנים במלואם בדו""ח הסטטוס. חלק מהנושאים כדוגמת: סיום ממשקים עם מחלקות אחרות, מעבר לזיהוי חד ערכי של משלמים, קורס אקסל לעובדות, הכנסת תוכנת מעקב אחרי משימות עדיין בתהליך ולו""ז לביצוע של כל הנ""ל במהלך החודשיים הקרובים."במחלקת הגבייה נערכה בשנה שעברה ביקורת מקיפה בשיתוף שני יועצים, האחד בתחום הגבייה והשני בתחום המחשוב בנוסף לביקורת מבקרת המועצה על מנת להקיף את כלל הפעולות במחלקה. אותם מבקרים נשכרו בסיום הביקורת להטמיע את המלצות הביקורת במחלקת הגבייה.1 . ישיבה בנושא מחלקת גבייה"בתאריך 10.6.18 התקיימו שתי ישיבות עוקבות בהן דנו לבקשת חברי וועדת הביקורת בדוחו""ת הביקורת:""לישיבה השנייה שהתקיימה בהמשך לישיבה בנושא ביקורת מעקב אחר תיקון הליקויים במחלקת הגבייה זומנו בנוסף למנכ""ל המועצה והגזבר מנהלת מחלקת הרווחה ופקידת הזכאות במחלקה.""לצורך כך זומנו שתי ישיבות של וועדת ביקורת בראשונה הוזמנו מנכ""ל המועצה, גזבר המועצה מנהלת מחלקת הגבייה לצורך עדכון סטטוס מעקב אחר תיקון הליקויים.""לאחר סקירת מבקרת המועצה את עיקרי הדו""ח ואת המעקב אחר תיקון הליקויים, וועדת הביקורת ביקשה לזמן שתי מנהלות מחלקות לקבלת תשובתן ביחס לדו""ח הביקורת ולמעקב אחר תיקון הליקויים.""בתאריך ,6.5.18 התכנסה הוועדה לאחר קבלת דו""ח הביקורת השנתי וקריאתו לדיון בביקורת ובהמלצותיה של מבקרת המועצה. דו""ח הביקורת הקיף השנה נושא רוחבי חוצה מחלקות בתחום התחבורה.""וועדת הביקורת דנה בדו""ח המבקר ובהערות ראש המועצה עליו בהתאם לסעיף 145 בצו המועצות המקומיות (מועצות אזוריות). הוועדה הביקורת התכנסה לשלוש ישיבות לדיון בדו""ח שבנדון.""לכבוד חברי מליאת המועצה מועצה אזורית גזר ג.א.נ, הנדון: סיכומים והמלצות וועדת הביקורת לדו""ח מבקרת המועצה מספר 7"

כחלק מביקורת התחבורה שנערכה בשנה זו, הביקורת בדקה את דיווח הסעות מחלקת הרווחה.

בביקורת בהסעות רווחה התגלה חוסר כספי בשני סוגי דיווחים:

• חשבוניות שלא התקבלו ולא הועברו למשרד הרווחה לקבלת החזר כספי

• מיצוי נקודות זכות

מסיום הביקורת עדכן מנכ"ל המועצה כי ננקטו פעולות משמעותיות מול החברה למשק וכלכלה

שאיתה המועצה קשורה בהסכם, ומשרד הרווחה לקבלת הסכומים שבגינם לא התקבלו חשבוניות

מהמסיעים.

מנהלת המחלקה שוקדת על נוהל עבודה בכל הקשור לניהול דיווח מעקב ובקרה בנושא ההסעות

ובכלל בדיווחים מול משרד הרווחה לקבלת ההחזר המגיע למועצה. מנהלת המחלקה ציינה כי החל

משנת 2017 יש אפשרות לצפות במחשב בכל הדיווחים שהגישה המועצה ובצדם ההחזר שקיבלה

המועצה בגינם.

בעניין נקודות הזיכוי, תקציבן מחוז החריג את הסכום ומקבלים קבוע 15 נקודות. המחלקה תדווח

את מקסימום הנקודות ותקבל לפי מחיר ההסעה בפועל, הנמוך מביניהם.

לו"ז לביצוע נוהל המחלקה בעוד חודש.

סיכום והמלצות וועדת הביקורת

הועדה מציינת בחיוב את שיתוף הפעולה המקצועי והענייני של נבחרי ועובדי המועצה עם מבקרת

המועצה, שיתוף החשוב לעבודה משותפת לשיפור עבודת המועצה.

תודה מיוחדת למבקרת המועצה הגב' עמירה מוסקוביץ שהוציאה תחת ידה את דו"ח הביקורת

מספר .7

בברכה

תמיר ארז- יו"ר וחברי ועדת ביקורת

"תמיר ארז- יו""ר וחברי ועדת ביקורת"בברכה"תודה מיוחדת למבקרת המועצה הגב' עמירה מוסקוביץ שהוציאה תחת ידה את דו""ח הביקורת מספר .7""בעניין נקודות הזיכוי, תקציבן מחוז החריג את הסכום ומקבלים קבוע 15 נקודות. המחלקה תדווח את מקסימום הנקודות ותקבל לפי מחיר ההסעה בפועל, הנמוך מביניהם. לו""ז לביצוע נוהל המחלקה בעוד חודש. סיכום והמלצות וועדת הביקורת הועדה מציינת בחיוב את שיתוף הפעולה המקצועי והענייני של נבחרי ועובדי המועצה עם מבקרת המועצה, שיתוף החשוב לעבודה משותפת לשיפור עבודת המועצה."מנהלת המחלקה שוקדת על נוהל עבודה בכל הקשור לניהול דיווח מעקב ובקרה בנושא ההסעות ובכלל בדיווחים מול משרד הרווחה לקבלת ההחזר המגיע למועצה. מנהלת המחלקה ציינה כי החל משנת 2017 יש אפשרות לצפות במחשב בכל הדיווחים שהגישה המועצה ובצדם ההחזר שקיבלה המועצה בגינם."מסיום הביקורת עדכן מנכ""ל המועצה כי ננקטו פעולות משמעותיות מול החברה למשק וכלכלה שאיתה המועצה קשורה בהסכם, ומשרד הרווחה לקבלת הסכומים שבגינם לא התקבלו חשבוניות מהמסיעים."• מיצוי נקודות זכות • חשבוניות שלא התקבלו ולא הועברו למשרד הרווחה לקבלת החזר כספי כחלק מביקורת התחבורה שנערכה בשנה זו, הביקורת בדקה את דיווח הסעות מחלקת הרווחה. בביקורת בהסעות רווחה התגלה חוסר כספי בשני סוגי דיווחים: