פרוטוקול ועדת ביקורת מס' 12

בס"ד

20 אוקטובר 2020

ב' חשון תשפ"א

לכבוד:

גב' רותם ידלין- ראשת המועצה

חברי מליאת המועצה

מועצה אזורית גזר

מכובדי,

הנדון: סיכומים והמלצות וועדת הביקורת לדו"ח מבקרת המועצה מספר 9

וועדת הביקורת דנה בדו"ח המבקרת ובהערות ראשת המועצה עליו בהתאם לסעיף 145 ובצו

המועצות המקומיות (מועצות אזוריות).

וועדת הביקורת קיימה מספר ישיבות במהלך השנה וישיבות עם ראשת המועצה ומנהליה לדיון

בנושאי הביקורת השונים ובדיון בדו"ח הביקורת השנתי מס' .9

דו"ח שנתי מס' 9 עוסק בהתנהלות עבודת המועצה והוועדים המקומיים ומערכת יחסי הגומלין בין

שניהם.

להלן סיכומי הוועדה

נערכה ביקורת כללית בכל יישובי המועצה וביקורת נקודתית במספר יישובים להשלמת ממצאי

הביקורת שעל בסיסם הומלצו המלצות להנהלת המועצה ולוועדים.

כבר בקבלת טיוטות הביקורת המועצה ברב הוועדים החלו בתיקון הליקויים.

.1 הוועדה מבקשת להתייחס למספר נושאים מרכזיים בדו"ח הביקורת:

האצלת סמכויות

יש לקיים דיון מעמיק בנושא זה ועל הדרך הנכונה לביצוע התהליך על מנת להגיע לתוצאה מיטבית.

שליטה ופיקוח המועצה על הוועדים

הרבה מהליקויים שמופיעים בדו"ח נובעים מחוסר ידע וכלים של בעלי תפקידים בוועדים

המקומיים. המועצה ערכה הדרכות לפני כשנה ותערוך הדרכות נוספות ייעודיות בהתאם להמלצת

הביקורת במטרה לתת כלים לוועדים. על המועצה להמשיך להעמיד כלים מקצועיים לוועדים

המקומיים לאפשר להם התנהלות תקינה.

"הרבה מהליקויים שמופיעים בדו""ח נובעים מחוסר ידע וכלים של בעלי תפקידים בוועדים המקומיים. המועצה ערכה הדרכות לפני כשנה ותערוך הדרכות נוספות ייעודיות בהתאם להמלצת הביקורת במטרה לתת כלים לוועדים. על המועצה להמשיך להעמיד כלים מקצועיים לוועדים המקומיים לאפשר להם התנהלות תקינה."שליטה ופיקוח המועצה על הוועדיםיש לקיים דיון מעמיק בנושא זה ועל הדרך הנכונה לביצוע התהליך על מנת להגיע לתוצאה מיטבית.האצלת סמכויות".1 הוועדה מבקשת להתייחס למספר נושאים מרכזיים בדו""ח הביקורת:"נערכה ביקורת כללית בכל יישובי המועצה וביקורת נקודתית במספר יישובים להשלמת ממצאי הביקורת שעל בסיסם הומלצו המלצות להנהלת המועצה ולוועדים. כבר בקבלת טיוטות הביקורת המועצה ברב הוועדים החלו בתיקון הליקויים.להלן סיכומי הוועדה"דו""ח שנתי מס' 9 עוסק בהתנהלות עבודת המועצה והוועדים המקומיים ומערכת יחסי הגומלין בין שניהם.""וועדת הביקורת קיימה מספר ישיבות במהלך השנה וישיבות עם ראשת המועצה ומנהליה לדיון בנושאי הביקורת השונים ובדיון בדו""ח הביקורת השנתי מס' .9""וועדת הביקורת דנה בדו""ח המבקרת ובהערות ראשת המועצה עליו בהתאם לסעיף 145 ובצו המועצות המקומיות (מועצות אזוריות).""הנדון: סיכומים והמלצות וועדת הביקורת לדו""ח מבקרת המועצה מספר 9"מכובדי,מועצה אזורית גזרחברי מליאת המועצהלכבוד : גב' רותם ידלין- ראשת המועצה"20 אוקטובר 2020 ב' חשון תשפ""א""בס""ד"

ניהול כוח אדם בוועדים המקומיים

מהדו"ח עלה שהתנהלות הוועדים שנושא זה לוקה בחסר. ראשת המועצה בתשובתה לדו"ח כתבה

כי המועצה תפעל ליצור תשתית ברורה של הנחיה והדרכה לוועדים לדרך העסקת כוח אדם ותבהיר

מה החובות המנהליות החלות על הוועד המקומי.

ניהול כספי

במהלך הביקורת נבדקו הערכים ששיקפו ביצוע ההכנסות התקציביות שניתן ליחסן לסעיף מתן

שירותים מקומיים. בסה"כ ביצוע ההכנסות בסעיף זה ב- 2017 הסתכם בכלל הישובים ב-

28,209,778 ₪ שרשומים כהעברה לישובים בשנה זו.

מנגד ביצוע ההוצאות התקציביות שניתן ליחסן לסעיף זה, בסה"כ ביצוע ההוצאות במימד זה ב-

2017 הסתכם בכלל הישובים ב- 20,499,892 ₪.

יוצא איפוא שההוצאה לשירותים מקומיים המדווחת בתקציב 2019 (ביצוע )2017 נמוכה ביותר מ-

7 מ' ש"ח מההוצאה.

גזבר המועצה דיווח לוועדת הביקורת כי החל ביישום המלצות דו"ח הביקורת, הפער של 7 מיליון

₪ , נוצר בגלל בעיה רישומית של הדוחות השונים מול הדוחות ולכן המועצה תעביר לרו"ח

המבקרים הנחיות וניירות עבודה לסוף שנת הכספים, בנוסף , הנהח"ש במועצה תערוך התאמה

בין הדוחות המבוקרים לבין הרשום בטור ההשוואה בתקציב הישוב, דבר שימנע אי התאמות.

וועדת הביקורת ממליצה לאחר התייעצות עם ראשת המועצה והיועץ המשפטי כי לצורך איתור

הסיבה לפער המהווה %25 מסעיף שירותים מקומיים, נדרשת בדיקה מיוחדת וכי המועצה תמנה

מומחה חיצוני לבדוק ולהצביע על הסיבה לפער זה.

וועדת הביקורת ממליצה לאחר התייעצות עם ראשת המועצה והיועץ המשפטי כי לצורך איתור הסיבה לפער המהווה %25 מסעיף שירותים מקומיים, נדרשת בדיקה מיוחדת וכי המועצה תמנה מומחה חיצוני לבדוק ולהצביע על הסיבה לפער זה."גזבר המועצה דיווח לוועדת הביקורת כי החל ביישום המלצות דו""ח הביקורת, הפער של 7 מי ליון ₪ , נוצר בגלל בעיה רישומית של הדוחות השונים מול הדוחות ולכן המועצה תעביר לרו""ח המבקרים הנחיות וניירות עבודה לסוף שנת הכספים, בנוסף , הנהח""ש במועצה תערוך התאמה בין הדוחות המבוקרים לבין הרשום בטור ההשוואה בתקציב הישוב, דבר שימנע אי התאמות.""יוצא אי פוא שההוצאה לשירותים מקומיים המדווחת בתקציב 2019 (ביצוע )2017 נמוכה ביותר מ - 7 מ' ש""ח מההוצאה.""מנגד ביצוע ההוצאות התקציביות שניתן ליחסן לסעיף זה, בסה""כ ביצוע ההוצאות במימד זה ב - 2017 הסתכם בכלל הישובים ב- 20,499,892 ₪.""במהלך הביקורת נבדקו הערכים ששיקפו ביצוע ההכנסות התקציביות שניתן ליחסן לסעיף מתן שירותים מקומיים. בסה""כ ביצוע ההכנסות בסעיף זה ב- 2017 הסתכם בכלל הישובים ב - 28,209,778 ₪ שרשומים כהעברה לישובים בשנה זו."ניהול כספי"מהדו""ח עלה שהתנהלות הוועדים שנושא זה לוקה בחסר . ראשת המועצה בתשובתה לדו""ח כתבה כי המועצה תפעל ליצור תשתית ברורה של הנחיה והדרכה לוועדים לדרך העסקת כ וח אדם ותבהיר מה החובות המנהליות החלות על הוועד המקומי."ניהול כוח אדם בוועדים המקומיים

.2 מעקב אחר הליקויים בדוחות ביקורת משנים קודמות

וועדת הביקורת והנהלת המועצה רואים חשיבות רבה לניהול המעקב אחר תיקון הליקויים ועדת

הביקורת עמדה על כך שמעקב אחר הטיפול בליקויים צריך להיות באופן שיאפשר מעקב אחר

הסעיף בדו"ח בו נזכר הליקוי שכן הדיווח המילולי אינו מאפשר מעקב אפקטיבי.

סוכם כי היועץ המשפטי בהתייעצות עם מבקרת המועצה יוציא חוות דעת בנוגע לחובת המעקב

אחרי ליקויים והנהלת המועצה תפעל על-פי חוות הדעת שתינתן.

במעקב בדוח הביקורת על דו"ח מס ,8 ישנם נושאים כבדים שבצידם סכומי כסף גדולים. הנהלת

המועצה החליטה לא לקנוס כרגע את הקבלנים עם זאת לנהל מעקב ולהוציא התראות מיידיות

עם חריגה מהחוזה.

נמצא כי במהלך שנת 2019 לא הוגש אף תיק תביעה בנושא רישוי עסקים ע"י תובעת המועצה,

התשלום החודשי עבור השרות שולם מידי חודש בחודשו.

וועדת הביקורת ממליצה כי ייכתב נוהל מעקב אחר קיום הסכמים מול קבלנים ונותני שירותים

ע"י היועץ המשפטי.

לסיכום,

הועדה מציינת בחיוב את שיתוף הפעולה המקצועי והענייני של נבחרי הוועדים ואת עובדי המועצה

עם מבקרת המועצה עד כה, שיתוף החשוב לעבודה משותפת לשיפור עבודת המועצה. חשוב לנו

לציין שעבודת המבקרת היא שיפור השירות והביקורת הינה ביקורת בונה וכך יש להתייחס אליה.

אנו מודים לראשת המועצה, סגן ראשת המועצה ומנהלי המועצה על תשובותיהם לשאלות וועדת

הביקורת ועל הנכונות לפעול ליישום המלצות הוועדה.

תודה מיוחדת למבקרת הגב' עמירה מוסקוביץ שהוציאה תחת ידה את דו"ח הביקורת מספר .9

בברכה,

צביה אלבז- יו"ר ועדת ביקורת

יואל וינגרטן- חבר ועדה

יואל וינגרטן - חבר ועדה"צביה אלבז- יו""ר ועדת ביקורת"בברכה,"תודה מיוחדת למבקרת הגב' עמירה מוסקוביץ שהוציאה תחת ידה את דו""ח הביקורת מספר .9"אנו מודים לראשת המועצה, סגן ראשת המועצה ומנהלי המועצה על תשובותיהם לשאלות וועדת הביקורת ועל הנכונות לפעול ליישום המלצות הוועדה.הועדה מציינת בחיוב את שיתוף הפעולה המקצועי והענייני של נבחרי הוועדים ואת עובדי המועצה עם מבקרת המועצה עד כה, שיתוף החשוב לעבודה משותפת לשיפור עבודת המועצה. חשוב לנו לציין שעבודת המבקרת היא שיפור השירות והביקורת הינה ביקורת בונה וכך יש להתייחס אליה.לסיכום,"במעקב בדוח הביקורת על דו""ח מס ,8 ישנם נושאים כבדים שבצידם סכומי כסף גדולים. הנהלת המועצה החליטה לא לקנוס כרגע את הקבלנים עם זאת לנהל מעקב ולהוציא התראות מייד יות עם חריגה מהחוזה. נמצא כי במהלך שנת 2019 לא הוגש אף תיק תביעה בנושא רישוי עסקים ע""י תובעת המועצה, התשלום החודשי עבור השרות שולם מידי חודש בחודשו. וועדת הביקורת ממליצה כי ייכתב נוהל מעקב אחר קיום הסכמים מול קבלנים ונותני שירותים ע""י היועץ המשפטי.""וועדת הביקורת והנהלת המועצה רוא ים חשיבות רבה לניהול המעקב אחר תיקון הליקויים ועדת הביקורת עמדה על כך שמעקב אחר הטיפול בליקויים צריך להיות באופן שיאפשר מעקב אחר הסעיף בדו""ח בו נזכר הליקוי שכן הדיווח המילולי אינו מאפשר מעקב אפקטיבי. סוכם כי היועץ המשפטי בהתייעצות עם מבקרת המועצה יוציא חוות דעת בנוגע לחובת המעקב אחרי ליקויים והנהלת המועצה תפעל על-פי חוות הדעת שתינתן.".2 מעקב אחר הליקויים בדוחות ביקורת משנים קודמות