פרוטוקול ועדת ביקורת 2 מיום 2.5.22

פרוטוקול ועדת הביקורת 2/2022

הישיבה התכנסה ב2/5/22

משתתפים

רונית לב – יו"ר ועדה הביקורת

מיכל נתנאל - חברת ועדת הביקורת

עו"ד אילנה תמם – יועמ"ש

דוד שרוני – מבקר

נושא הישיבה : דיון בדוח מבקר המדינה בנוגע להתקדמות הרכבת הקלה בגוש דן ודיון

בתגובת ראש העיר לדוח ביקורת מבקר העירייה לשנת 2021

1. חברי הועדה קיבלו סקירהמעו"ד אילנה תמם על תגובת העירייה לדוח הביקורת . בדו"ח

הביקורת הייתה התייחסות לכך שלא היה תיאום בין הרשויות המקומיות בתחומן או בסמוך

להן עוברים קווי הרכבת הקלה ולא נחתמו הסכמים עם הרשויות. העירייה העבירה את

התייחסותה למבקר המדינה וציינה כי העבודות לא מבוצעות בתיאום עימה ולא נחתם הסכם

עימה וציינה את החשיבות בחתימה על הסכם שיסדיר את מערכת היחסים עם העירייה ויצמצם

את הפגיעה בתושבים. העירייה ביקשה את התערבות מבקר המדינה.

ועדת הביקורת מבקשת להעביר לעיון את מסמך התגובה למבקר המדינה.

2. דיון בתגובת ראש העירייה לדוח הביקורת של מבקר העירייה לשנת 2021 :

א. חיובי מים – ועדת הביקורת מבקשת להמשיך בפעילות יזומה לצמצום הפחת , על אף

שהוא נמוך ביחס לערים אחרות . יש למפות את כל 128 מדי מים אשר לא נגבה עבורם

תשלום בגין צריכה משותפת ולהכין תוכנית להתקנת מדי מים ראשיים בקצה הבית המשותף

ולפני החיבור למצבור השעונים הפרטיים המחוברים לבתים.

נדרש לבצע סקר מונים . על מנת לנהל את צריכות והוצאות המים של העירייה בצורה נכונה

ואפקטיבית יש לוודא קודם כל שבסיס הנתונים של הארגון לגבי צרכני המים (כלל מוני

המים) ברחבי העיר הוא נכון, מלא ומעודכן.

ב. ביקורת צריכת חשמל – הוסבר בועדה כי במסגרת עבודות השיפוץ בעירייה הותקנו

ממשקי שליטה אלקטרונים המחוברים ל wifi ושמאפשרים בקרה ושליטה על צריכת

החשמל בחדרים מרחוק, וזאת במטרה לשלוט מהמוקד על כיבוי מערכות החשמל בעירייה

(תאורה ומיזוג) עם סיום יום העבודה. ועדת הביקורת ממליצה להכין תוכנית מוסדרת

תקציבית להתקנת מערכות חיסכון אלו במוסדות החינוך ובכלל במוסדות העירייה מוקדם

ככל שניתן ולחברן לשליטת המוקד העירוני.

פרוייקט שיפוץ בית הספר מורשת זבולון - העדר בקרה (בשטח בו מבוצעת

עבודת הבניה / השיקום/ השיפוץ) במהלך ביצוע העבודות ע"י מהנדסת העירייה או סגניתה,

או מי מטעמה היא בעיה אקוטית . מתוך הביקורת וביקורת אחרות בתחומים אלו עולה כי

העסקת מפקח חיצוני אינה ערובה לכך שהפרוייקט יבוצע כפי שתוכנן מלכתחילה , הן

תקציבית והן תכנונית וזאת לאור השינויים הנדרשים לאישור תוך כדי ביצוע שמנפחים את

עלות הפרוייקט אף בלמעלה מ 25% . ודת הביקורת סוברת כי נדרש פיקוח נוסף באשר

להתאמת חוזה הקבלן לביצוע השיפוץ / הקמת מבנה. בפרוייקטים , כגון שיפוץ מוסד חינוכי

, נדרש לבצע תיאום והתאמות לפני בהליך התכנון ותוך כדי ביצוע מול האגף ומנהל המוסד.

ועדת הביקורת מצביעה על שתי אפשרויותשעולות מתוך הממצאים , המסקנות וההמלצות

של דוח הביקורת . או שחסר בעל תפקיד בשדרת הפיקוד של אגף ההנדסה שמתוקף

תפקידו ידרש לצאת לשטח לעיתים תכופות ולוודא כי המפקח עושה עבודתו נאמנה בהתאם

ושהקבלן המבצע לא מעכב את העבודות ללא סיבה מהותית, שהשינויים הכרחיים, לוודא

תיאום מול האגפים הרלוונטיים לפרוייקט , לדרוש להקפיד על מילוי יומני העבודה , לדווח על

התקדמות העבודות לממונה, כולל הקפדה על תהליך בדיקת החשבונות והחומר נלווה ,

ניתוח מחיר לעבודות נוספות מצד מנהל הפרוייקט ו/ או לחילופין נדרש להגדיר מחדש את

תפקיד סגן מנהל אגף ההנדסה.

סיום פרוייקט בניה, תשתיות או שיפוץ ללא הקפדה על הגשת תוכנית as made אינו מצב

תקין .

ג. גנים ציבוריים תחזוקת מתקני שעשועים – ועדת הביקורת ממליצה לעדכן את

תיקי המתקנים תחת המוקד העירוני כדי שניתן יהיה להוציא דוחות תיקון / טיפול במתקנים

ממוחשבים ומעודכנים בהתאם לדרישה , אם כדרישה מתוקף תביעה או כדי לקבל התראות

בזמן על תקפות ביקורת בדיקת מתקנים בהתאם לדרישת מכון התקנים .

ד. מועצה דתית – ועדת הביקורת מבינה כי אין למעשה מחלקת הנהלת חשבונות הפועלת

מתוך המועצה הדתית והניירת הכספית כולה מועברת למיון , סיווג ורישום סדיר ללשכה

חיצונית המעניקה שירות זה למספר מועצות דתיות . רישום הכנסות מהפקדות והוצאות

בתוכנה ממוחשבת במשרדי המועצה הדתית כפי שהובהר לביקורת אינו מספיק ואינו מספק.

המצב כפי שהוא כשרישומי הפקדות אשראי לא מעודכנים לאותו החודש ונמצאים עשרות

רישומים רטרואקטיביים בשל מסמכים שמגיעים באיחור או מכל סיבה שהיא אינו תקין.

ויתרה מכך הבעיה עולה שוב ושוב מביקורת לביקורת ללא מענה ראוי. יש לפעול על פי

חוזר המנכ"ל המעודכן ולנהל כרטיסי חו"ז (חובה וזכות) נפרד עבור ספק עמו המועצה

הדתית מתנהלת , אם בהזמנת עבודה ואם בחוזה וזאת כדי להימנע מרישומים

רטרואקטיביים. יש לפתוח כרטיס הנהלת חשבונות יעודי לקופה הקטנה של המועצה. בנוגע

לקמחא דפסחא , ועדת הביקורת ממליצה על ביצוע התקשרות על פי נוהל רכש ולא

באמצעות וועדת תמיכות , מאחר ונדרשים תבחינים וגם קיימת דרישה להגשת מסמכי

בקשה בהתאם לנדרש בנוהל תמיכות.

רשם : דוד שרוני