פרוטוקול ועדת מליאה מס' 62

עיריית הרצליה המועצה השמונה עשרה

פ"כ מס' 62

מישיבת מועצה שלא מן המניין

שהתסיימה ביוס שלישי, ח' בטבת תשעי'יח, 26.12.17

פפשר | יריב )= - = = ) חבר מועצת העירייה

עולמי 7 77 7 | ורון 7 ]0-7 ] חבר מועצת העירייה "

ועקנין משה / חבר מועצת העירייה

- הב 9

צדיקוב

חבר מועצת העירייה

יסעור "7 77 | יהונתן : | חבר מועצת העיריה" 777

סטרוגו תוס - | חבר מועצת העירייה

אתגר איריס ‏ 7 | חברת מועצת העירייה

ג ה ניסימוב' טמנפש 777777

= מ

ה הי .

- 5

:םינמזומ‎

: סגן מנחל אגף ביטחון פיקוח וסדר ציבורי

- = | סגן מנחל אגף ביטחון פיקוח וסדר ציבורי

0

מנחל אגף שאיפייה

ברויטמן

ו"

שגיא' "

נצ הו

מבקר העירייה

מחנדט העירייה 7

מנהל מחלקת תחזוקה

מ'ימ דוברת העירייה

מנהלת מחלקת ועדות העירייה

| לשכת מבקר העירייה 7 7

--...

2

נדורו

ויינברג

עצמון

7

דף 2 מפרוטוקול מועצה מס' 62 שלא מן המניין - 26.12.17

סדר היום

דיון בדוייח מבקר העירייה לשנת 2016, ובהמלצות ועדת הביקורת - המשך לישיבת המבקר מיוס

לי

רה''ע, מר משה פדלון הודיע על העדרותו של מנכייל העירייה מפאת מחלה ואיחל לו רפואה שלמה.

א. דיון בדו''ח מבקר העירייה לשנת 2016, ובהמלצות ועדת הביקורת.

דוייח המבקר והמלצות ועדת הביקורת הועברו לעיון מוקדס לחברי המועצה.

המבקר, מר ירון הררי ציין כי הדוייח נדון במסגרת האגפיס המבוקרים וכן נערך דיון אצל ראש העיר

והמנכייל, חלק מהליקוייס תוקנו במהלך הביקורת. וועדת הביקורת דנה בדוייח הביקרת בשתי

ישיבות באופן יסודי. המבקר הודה למנהלי היחידות המבוקרות, ליוייר וועדת הביקורת ולחברי

הוועדה, למנכייל העירייה ולראש העירייה. ציין כי הדוייח יעבור לדיון בצוות לתיקון ליקוייס במטרה

להבטיח כי הליקויים יתוקנו.

עיקרי הממצאים וההמלצות בנושא - תשלומים לספקים - עיקרי הממצאים

וההמלצות.

מספור הסעיפים מקביל למספור בדוח המפורט.

41 בללי

ביצוע תשלוס לספסים מהווה את השער המרכזי דרכו עובריס כספי הרשות, ומכאן החשיבות

למערכות הבקרה, הפיקות והדיווח המובנות בתהליך אישור החשבונות ותשלוס הכספים.

הביקורת בוצעה באמצעות ביצוע דגימות בתהליך ההתקשרות ואישור תשלומים לספקים,

ובאמצעות ניתוח ותחקור נתוני הספקים, ההזמנות והתשלומיס.

ניתוח ותחקור הנתוניס בוצע באמצעות תוכנת הביקורת ].0., המאפשרת ניתוח ותחקור הנתוניס

של כלל האוכלוסייה הנבדקת, ואיתור חריגיס באמצעות קליטת נתוניס אשר יוצאו ממערכות המידע

של העיריה.

4 ניהול נתוני ספקים

1 רסע

פרק וה עוסק בתהליך הקמה וניהול של נתוני הספקים, החל מקיוס נהליס מנחיס ועד יישומס

בפועל.

2 סירת נהלים רלוונטיים

מבדיקת קיוס נחלים מנחים בנושא ניהול נתוני ספקים נמצא כי קיים נוהל ייתשלוס לספקים

ואחריסיי אשר מפרט, בין היתר, את תהליך פתיחת ספק במערכת ותהליך עדכון נתוני ספק.

ממצאיס

דף 3 מפרוטוקול מועצה מס' 62 שלא מן המניין - 26.12.17

- פתיחת ספק : הנוהל אינו מפרט את הבקרות הסיימות בתהליך, כגון סקירה דו-חודשית של

רשימת הספקיס החדשיס במערכת בידי מנהל המחלקה.

- ביצוע שינויים בספקים : נהוג לבצע הפרדה בין אופן ניהול נתוניס רגישיס של הספק, כגון

פרטי בנק ופרטים מזהים, לביןו ניחול נתוניס לא רגישים, כגון פרטי קשר. נמצא כי הנוהל

אינו מבחין בין הטיפול בנתוני ספק רגישיס לבין נתוניס לא רגישיס. הפרדה מסוג זה

תאפשר יישוס בקרות ממוקדות ויעילות רק על נתוניס אשר הוגדרו כנתוניס רגישים, ובכך

ליעל את תהליך הבקרה.

המלצות

* לעדכן את הנוהל בהתאס לתהליכיס הקיימיס בכל הקשור בפתיחת ספק חדש ובעדכון

פרטי ספק.

> לשקול יישוס בקרות ממוקדות על פרטי ספק רגישיס כגון מסי חשבון בנק וכדומה

באופן שינתב את הבקרות למוקדי הסיכון.

3 פתיחת כרטיס ספק

תהליך פתיחת כרטיס ספק כולל רשימת מסמכים נדרשים.

נמצא, כי החל משנת 2014, כל המסמכים הרלוונטיים לפתיחת הספק נסרקים למערכת בידי מנהלת

חשבונות במחלקת הנהלת החשבונות. כל המסמכים, לרבות מסמכיס שהתקבלו לפני 2014, נשמרים

פיוית בארכיב.

במסגרת הביקורת נדגמו 15 ספקים מהמערכת ונתבקשו המסמכיס הרלוונטיים עבור כל ספק על

מנת לוודא כי פרטי הספק הינס בהתאם לדרישות הנוהל.

נמצא כי לגבי חלק מהספקיס שנדגמו לא אותרו המסמכיס האמורים.

המלצות

> לוודא כי נתוני הספקיס מוזניס באופן תקין לכרטיס הספק, בין היתר עייי שמירת

תיעוד נאותה.

4 סיומן של בקרות תקופתיות בתהליך פתיחת ושינוי פרטי ספק.

בעת פתיחת ספק חדש במערכת, האחריות על המצאת המסמכים הרלוונטייס מוטלת על האגף

באמצעותו בוצעה ההתקשרות. בעת ביצוע שינוי בפרטי ספק קיים, האחריות מוטלת על מחלקת

הנהלת החשבונות.

ממצאיםס

- הפרדת תפסידים - נמצא כי עדכון נתוני הספק במערכת מבוצע בידי מנהלת חשבונות אחת

ונבדק בידי מנהלת חשבונות נוספת, באופן המקייס את עקרון הפרדת התפקידים כנדרש.

- דוח שינויי פרטי ספק - נמצא כי עד יולי 2015 אחת לחצי שנה הופק דוח מתוך המערכת אשר

מציג את הספקיס החדשיס שנפתחו במהלך התקופה שנבחרה ואת השינוייס שבוצעו

בספקיס הקיימיס. הדוח נסקר ונחתס בידי מנהל מחלקת הגזברות. יחד עס זאת, הדוח הנו

הדפסה פיזית המכילה רשומות רבות, באופן שאינו מאפשר לקורא הדוח לבצע ניתות

מעמיק.

המלצות

דף 4 מפרוטוקול מועצה מס' 62 שלא מן המניין - 26.12.17

= מומל על הגדלת תדירות הבקרה באופן שדוח יישינוי פרטי ספקיי יכיל לכל היותר 150

רשומות, ואת במטרה להגביר את אפקטיביות הבקרה. במידת הצורך, ניתן לשלב גורס

נוסף במחלקת הנהלת החשבונות שיבצע את הסקירה, במקוס מנהל המחלקה.

5 הרשאות לפתיחת ועדכון פרטי ספק, ובקרות אפליסטיביות בתחהליך

פתיחת

הפרדת

ספק חדש ועדכון פרטי ספק הינן פעולות רגישות במערכת ולכן קיים צורך בקיוס

תפקידיס נאותה ובקרות אפליקטיביות, במטרה למנוע טעויות אנוש וביצוע פעולות בידי מי

שאינו מורשה לכך. במסגרת הביקורת מופו ההרשאות לפתיחת ועדכון ספקים וכן מופו הבקרות

האפליקטיביות במערכת.

להלן תוצאות בדיקתנו:

הרשאות כתיבה לפתיחת ועדכון ספקיס קיימות לשתי מנהלות חשבונות בלבד. על פי

המדיניות הקיימת, כאשר אחת מהן מקימה או מעדכנת ספק, מנהלת החשבונות השנייה

בודקת את עבודתה.

המערכת מחייבת הקלדת פרטי חשבון בנק כאשר לספק עודכנה צורת תשלום מסוג 'מסייבי.

המערכת מחייבת מילוי תאריך ומספר עוסק מורשה.

בדיקה שערכנו העלתה כי המערכת אינה מאפשרת הזנה כפולה של מס מזהה של ספק,

מספר עוסק מורשה או מספר חברה. אולס, במסגרת תחקור הנתוניס המפורט בסעיף 8.2.2

נמצאו מספר ספקים בעלי מס מזהה (ע.מ, ח.פ) זהה. כרטיסי ספק כפולים נפתחיס לחברות

הכלכליות ולגופיס נוספים משיקולי נוחות. אולס ממצאנו מעלים כי לספקים נוספים

סיימים מספר כרטיסי ספק והבקרה לא נמצאה אפקטיבית.

6 עדכון נתוניס רגישיס בכרטיסי הספסים

מסקירת המדיניות המיושמת בפועל בכל הקשור לעדכון נתונים רגישים בכרטיסי הספקים עלו

הממצאים

המלצות

כדלהלן:

שינוי מספר מזהה של ספק תביא בהכרח לתהליך פתיחת ספק חדש.

בעת שינוי פרטי חשבון בנק, על הספק לחתוס מחדש על טופס רלוונטי ולהציג אסמכתא על

קיוס החשבון.

עדכון הפרטים מבוצע בידי מנהלת חשבונות אחת ונסקר בידי מנהלת חשבונות אחרת,

באופן שנשמר עקרון הפרדת התפקידיס.

קיימת בקרה תקופתית, סקירה של השינוייס המבוצעיס בנתוני הספקיס.

מסקירת הבקרות המפורטות בגוף הדוח ומדגימת אסמכתאות לשינוייס בפרטי חשבון

נמצא כי מתקייס תהליך תקין המקטין את הסיכון למינימוס האפשרי. יחד עם זּאת, נמצא

כי הנוהל אינו מכיל התייחסות לבקרות המיושמת הפועל.

ראה המלצות שנרשמו בסעיפים 4.3 ו-4.1.

דף 5 מפרוטוקול מועצה מס' 62 שלא מן המניין - 26.12.17

7 חסימה / סגירת חשבון ספק

במסגרת הביקורת נבדק אס קיימת מדיניות לסגירת ספקיס במערכת בעקבות אי-פעילות או החלטה

אחרת.

נמצא כי קיימת במערכת אפשרות לסגור ספק, אך השימוש באופציה זו מבוצע במקריס בודדים, כגון

רישוס כפול של ספק, או פתיחה של ספק עס נתוניס שגוייס.

כמו-כן נמצא כי המערכת אינה מאפשרת לסגור ספק עס תשלומיס בשנה האחרונה או הזמנה

פתוחה.

מסקירת הבקרות עולה כי לא קיימת סגירת ספקיס אוטומטית במקרה של אי פעילות ממושכת של

הספק.

המלצת

* אנו ממליציס כי ספקיס ללא תקופת פעילות ( כפי שתקבע עייי הגזברות ) ייסגרו עייי

המערכת באופן אוטומטית, ופתיחתס תהיה מותנית בתהליך פתיחת ספק מחדש.

5 טיפול בהסכמי התקשרות וביצוע הזמנות

1 רקע

נוהל ההזמנות מסדיר את תהליך הטיפול של מחלקות העירייה בהזמנת עבודה לרכישת שירותיס

שוניס ולהתקשרות עס ספק, קבלן, יועצ וכל נותן שירותים אחר בהיקף שאינו מחייב מכרו כמפורט

בגוף הדוח.

2 ביצוע הזמנות

במסגרת הביקורת נבדק יישוס הוראות הנוהל באגף תבייל ובגזברות.

- | נמצא כי קיימת הלימה בין המדיניות המיושמת בפועל באגף תבייל ובגזברות לבין המתואר

בנוהל.

- | במסגרת דגימה שערכנו נמצאו 2 הזמנות מאגף תבייל אשר היו ללא הצעות מחיר כנדרש

בנוהל.

- | נמצא כי פרט לאזכור פיזי (חתימות ומלל כתוב) על גבי טפסי ההזמנות, לא קיימת

אינדיקציה להצעות המחיר במערכת.

המלצות

> לבחון יישוס אפשרות למתן אינדיקציה במערכת לקיומן של הצעות מחיר תקינות

בהזמנה. אינדיקציה מסוג זה תאפשר הפקת דוחות ועריכת מעקב, בקרה וביקורת

אחר שיעור ההזמנות אשר אושרו ללא קבלת הצעות מחיר. במידה והאינדיקציה לא

תסומן בידי האגף, יהיה עליו לציין במלל חופשי מדוע לא נלקחו\התקבלו הצעות מחיר

כפי שנדרש בנוהל.

3 מעקב אחר חריגה מתקציב

קיימיס שני סוגי סעיפיס תקציבייס בעירייה:

תקציב רגיל - המיועד לפעולות השוטפת של הרשות.

דף 6 מפרוטוקול מועצה מס' 62 שלא מן המניין - 26.12.17

תקציב בלתי רגיל - (להלן - תבייר), מסגרת תקציבית למימון פרויקטים של עבודות פיתוח ותשתיות,

שיפוץ ובניה, המבוצעות במשך תקופה ארוכה.

ממצאיס

הנוהל מאפשר הזמנה בדיעבד, באישור מנכייל, דהיינו, לאחר שהתקבל השירות, באופן

שיכול לגרוס לחריגה מתקציב במקרה בו הסעיף התקציבי נוצל במלואו.

המערכת אינה חוסמת את האפשרות לחרוג מהתקציב, אך קיימות בדיקות ידניות הן מצד

האגפים, הן מצד המחלקה הכלכלית והן מצד הנהלת החשבונות אשר מוודאות כי לא

קיימת חריגה תקציבית.

המערכת אינה מאפשרת ישריון' של סעיף תקציבי מעבר ליתרה הקיימת בו.

קיימות בקרות ידניות (סקירה בעין) של ההזמנות המבוצעות בידי האגפיס השונים, במטרה

לוודא כי ההזמנה משויכת לסעיף התקציבי הנכון.

המערכת אינה מאפשרת לשנות סעיף תקציבי לאחר הפקת הוראת תשלוס.

אנו סבוריס כי הבקרה אחר חריגה מתקציב מנוהלת באופן נאות ובהלימה לנוהל הקייס.

.6

קליטת חשבוניות ספקים

1 רקע

בהתאם לנדרש בנוהל ייתשלומיס לספקים'י, באחריות האגפיס לקלוט את דרישות התשלוס מהספק

ולהעביר אותס ביחד עס המסמכיס הרלוונטייס לאישור הנהלת החשבונות.

2 קליטת חשבוניות

3

מבדיקה שבוצעה במערכת נמצא כי המערכת אינה מאפשרת לבצע תשלום לספק ללא אישור

תקף לניכוי במס במקור ו\או ללא אישור ניהול ספריס תקף, כנדרש.

מסקירה שערכנו אודות נאותות תהליך קליטת החשבוניות בעירייה נמצא כי קיימת הלימה

בין התהליך בפועל לבין דרישות הנוהל, וכי התהליך הקיים נאות, כמפורט בגוף הדות.

וידוא קיומן של בקרות אפליקטיביות נאותות בתהליך קליטת החשבונית

במסגרת הביקורת מופו ונבדקו הבקרות האפליקטיביות הבאות בתהליך קליטת החשבוניות.

נמצא כי המערכת מעניקה לכל חשבונית מספר ייחודי משלה ואינה מאפשרת חזרה על אותו

מספר.

נמצא כי בעת הקלדת קוד עיקול לספק, המערכת מציגה התראה ואינה מאפשרת ביצוע

תשלוס לאותו הספק.

נמצא כי המערכת אינה מאפשרת ביצוע תשלוס מעבר לסכוס שעודכן בהזמנה. במקריס

כאלו, על האגף לעדכן את סכוס ההזמנה המקורי ולפעול לקבלת אישוריס בהתאס לנוהל

ההזמנות.

המערכת מחייבת כי לכל החשבוניות יוקלדו ערכיס בשדות תאריך קליטה (יוס קליטת

הפקודה), תאריך רישוס הפקודה, מספר חשבונית.

המלצת

דף 7 מפרוטוקול מועצה מס' 62 שלא מן המניין - 26.12.17

נמצא כי הבקרות אשר הוגדרו מתקיימות באופן נאות, יחד עס ואת נמצאו מספרי חשבוניות

כפולות של אותו הספק כמפורט בסעיף 8.3.2.

= מומל כי תיושס בקרה אפליקטיבית שמטרתה לאתר ולמנוע כפילות במספר החשבונית של

4

ספק ספציפי.

וידוא קיוס בסרות ידניות נאותות בתהליך קליטת החשבוניות

במסגרת הביקורת נסקר תהליך קליטת החשבונות והעברתן לפקודת ציכוי מצד יחידות החשבות

והרכש באגף תבייל ומצד מחלקת הנהלת החשבונות.

בבדיקת הטיפול של שני גורמיס אלו נמצא כי:

מבוצעת סקירה בעין של האסמכתאות הרלוונטיות, לרבות מסמכי ההזמנה, במטרה לוודא

כי קיימת התאמה בין הסכומים המופיעים בהן לבין הסכוס שישולס בפועל.

מבוצעת סקירה של מסמכי ההזמנה במטרה לוודא קיומן של חתימות המורשיס

הרלוונטיים.

מצד מנהלת החשבונות האחראית על קליטת החשבוניות במחלקת הנהלת החשבונות נמצא כי :

7

מנהלת החשבונות מבצעת בנוסף גס סקירה של האסמכתאות הפיזיות מול פקודת הזיכוי

במערכת במטרה לוודא כי המערכת מכילה את אותס מספרי ספק וחשבונית.

מנהלת החשבונות מדפיסה את האסמכתאות וחותמת עליהן פיזית בתוס ביצוע הסקירות.

מבדיקה שערכנו לבחינת נאותות הבקרות הידניות בתהליך קליטת חשבוניות נמצא כי

הבקרות שהתקיימו היו נאותות.

ביצוע תשלום לספקים

1 רסע

ביצוע תשלוס באמצעות המסלקה הבנקאית (להלן - מסייב) היא שיטת התשלוס העיקרית בעירייה.

הוראת מסייב אחת יכולה להכיל מאות תשלומים שוניס ולכן קיימת רגישות רבה לגורמיס אשר

מורשיס לחתוס דיגיטלית במערכת בטרס שידור ההוראה (הקובצ).

2 חתימת מורשים לפני שידור תשלום מסייב

נמצא כי שידור קוב\ מסייב מתבצע בכל יוס רביעי, כפי שנרשם בנוהל. קייס חריג אחד של

תשלוס לבנק דקסיה, עבור פירעון מלוות, המבוצע בראשון לכל חודש, ללא קשר ליוס

בשבוע.

הפקת התשלוס למסייב מבוצעת בידי אחת משתי מנהלות חשבונות בהתאס לנתוני מועד

התשלוס הרשומים במערכת. מדגימה של 8 הוראות תשלום, נצפה כי כולן הופקו ביוס

חמישי בשבוע שלפני יוס רביעי, יוס התשלום.

המלצות

דף 8 מפרוטוקול מועצה מס' 62 שלא מן המניין - 26.12.17

נמצא כי גזבר העירייה, או חשב העירייה, וראש העיר הס היחידיס אשר מורשיס לאשר את

הקובצ, יחד עס ואת הנוהל הקייס אינו מגדיר את הגורמיס הנוספיס אשר אחד מהם צריך

לחתוס לאישור הוראות התשלוס.

לראש העיר אין מחליף לחתימה על הקוב> במקרה של נבצרות.

מומל\ כי הגורמיס אשר מורשיס לחתוס על הוראות התשלום יוגדרו בנוהל העבודה.

מומלא לקבוע גורס נוסף אשר יחתוס על הקוב\ במקוס ראש העיר במקרה של נבצרות.

3 חסימת האפשרות לבצע ריצת תשלוס כפולה

הוראת תשלוס באמצעות מסייב חינה קובצ במבנה קבוע אשר מועבר למערכת הסליקה באמצעות

ממשק. מערכת הסליקה מוּהה את מבנה הקוב ומקורו ופועלת לפי המידע שהוזן אליו בידי

המערכת.

במסגרת

המלצות

74

5

הביקורת נבדק כי אין אפשרות לביצוע הרצה כפולה של קוב\.

- | נמצא כי המערכת מזהה אוטומטית את פקודות הזיכוי שהועברו בעבר לקבצי מסייב

באמצעות עדכון סטטוס אוטומטי לתשלוס.

- | נמצא כי במקרה של החזר ממערכת הסליקה, ניתן לבטל את פקודת התשלוס והזיכוי

חוזר למערך התשלומים לפירעון.

- = ממצאינו מעלים כי לא מבוצעת סקירה מרוכזת של ביטול פקודות תשלוס.

= מומלץ כי ביטול פקודת תשלוס או שינוי סטטוס התשלוס תוגדר כפעולה רגישה

במערכת.

= מומל> כי ביטול פקודת תשלוס יחייב רישוס הסבר לסיבת הביטול במערכת.

= אחת לחודש תופק רשימת הביטולים ותסקר בידי החשב או מי שימונה לכך על ידו,

במטרה לוודא כי לא בוצעו תשלומים כפולים וכי כל הביטוליס בוצעו מסיבה המניחה

את הדעת.

בקרות סכום על התשלומים המועבריס במסייב

במסגרת הביקורת נבדק כי מתקיימת בקרה נאותה לווידוא תקינות הוראת התשלוס.

נמצא כי מנהלת החשבונות במחלקה מבצעת התאמות *ומיות מול חשבון הבנק ממנו

בוצע התשלום. בין היתר נבדק כי התשלוס שבוצע בפועל תואס לסכום ההוראה ואס

קיימיס החזריס ממערכת הסליקה.

במידה וקייס החזר (מצב שבו התשלום לא הועבר לספק מסיבות שונות, כגון חשבון בנק

מבוטל) מנהלת החשבונות פונה טלפונית לספק לצורך טיפול.

מבדיקה שערכנו לבחינת נאותות בקרות הסכוס ודוק על התשלומיס המועבריס במסייב

נמצא כי קיימות בקרות נאותות.

חסימת אפשרות לביצוע שינוייס בקובצ תשלומיס לאחר הפקתו מהמערכת

דף 9 מפרוטוקול מועצה מס' 62 שלא מן המניין - 26.12.17

הוראת תשלום, כאמור, מבוצעת באמצעות קובצ ייחודי המועבר באמצעות ממשק למרכו הסליקה

הבנקאי.

הקוב\ הנו בעל מבנה ייחודי והוא מכיל פרטיס רביס, לרבות חשבון הבנק אליו מבוצע

התשלוס וסכוס התשלום. למרות מורכבותו של הקוב\, ניתן לפענח אותו באמצעים פשוטיס ולבצע

בו שינוייס.

במסגרת הביקורת נבדק כי הגישה אל הקוב מוגבלת ונבדקו אמצעי הבקרה על השינויים בו.

נמצא כי הקובצ המופק באמצעות המערכת אינו נגיש לאיש מעובדי מחלקת הנהלת

החשבונות.

נמצא כי השינוי היחיד האפשרי הוא ביטול תשלוס, החל מתשלוס בודד עד הוראה

שלמה, באמצעות שליחת פקס למרכז הסליקה עד יוס לפני ביצוע התשלוס בפועל (יוס

שליש").

מבדיקה שערכנו נמצא כי קיימת בקרה נאותה לחסימת אפשרות לביצוע שינוייס בקוב\

תשלומים.

6 תשלוס בהמחאות

תשלוס בהמחאות מבוצע לקופות קטנות, מעיימ, ביטוח לאומי ומספר מועט של ספקים. לעיתיס

מדובר בתשלוס בסכוס מהותי.

8

במסגרת

נמצא כי לעירייה קיימיס פנקסי המחאות וכן קיימת אפשרות להדפסה עצמית של

המחאות.

נמצא כי על כל המחאה מחויביס לחתוס שני חותמים, אחד מהס הנו ראש העיר והשני

גזבר העירייה או החשב . בדיקת מדגס המחאות ששולמו העלתה כי על כולן קיימות 2

חתימות.

נמצא כי ביצוע תשלוס בהמחאה מנוהל ומבוקר כשאר התשלומיס במערכת וכי כל

הבקרות אשר מיושמות על תשלומיס אחרים מיושמות בין היתר גם על התשלומיםס

באמצעות המחאות.

מסקירה שערכה הביקורת נמצא כי הבקרות המיושמות בתהליך התשלוס באמצעות

המחאות הינן נאותות ומספקות.

ניתוח ותחקור נתונים

הביקורת בוצע ניתוח ותחקיר נתוני הספקים באמצעות תוכנת 1.0.2 שהינה

תוכנה ייעודית לניתוח נתוניס ממקורות שוניס.

הבדיקה נערכה על 100% מהנתוניס שנמשכו ממערכות המידע של העירייה. במטרה לאתר חריגיס

היכוליס להצביע על מגמות או כשליס. לצורך תחקור הנתוניס נותחו ונבדקו הקבציס כדלהלן:

קוב\ נתוני אב ספקים, אשר כלל 7,479 רשומות.

קוב נתוני הזמנות ספקיס בתהליך רכש, אשר כלל 25,271 הזמנות.

קובצ נתוני חשבוניות ספקיס בתהליך רכש, אשר כלל 36,408 חשבוניות.

קובצ נתוני פקודות יכוי של חשבוניות בתהליך רכש, אשר כלל 30,782 רשומות.

קוב נתוני פקודות תשלוס של חשבוניות בתהליך רכש, אשר כלל 16,296 רשומות.

דף 10 מפרוטוקול מועצה מס' 62 שלא מן המניין - 26.12.17

- | קוב נתוני אב עובדים, אשר כלל 2,803 עובדים.

מסגרת הבדיקה כללה הצלבת מידע ושליפת נתוניס שהוגדרו כחריגיס.

בשלב הראשון נשלפו הנתונים העוניס על הקריטריוניס שנקבעו. השלב השני כלל טיוב הנתוניס

באופן שמהנתונים הראשוניים נוכו נתונים שגוייס ונתוניס לא רלוונטייס לאופי הבדיקה. בשלב

השלישי הועברו הנתוניס לאגף הגזברות ולאגף משאבי אנוש לצורך בדיקה פרטנית של כל נתון

שהוגדר כ-ייחריגיי.

נדגיש כי חשיבות בדיקות אלו נובעות מבדיקת כל נתוני הספקים כפי שהוגדרו את בניגוד לבדיקות

המתבססות על מדגמים.

תוצאות המדגמיס, הסבר אגף הכספים והפעולות שננקטו מפורטיס בגוף הדוח.

המבקר, מר ירון הררי ציין כי הביקורת היתה טובה מאוד, רוב ההצעות לשיפור נתקבלו עייי הגּבר

ורובס יושמו.

(1030) מחליטים פ'/א לאשר המלצות המבקר הכלולות בדו''ח בנושא- תשלומיט לספקים.

עיקרי הממצאים וההמלצות בנושא - מימון הסעות תלמידים - עיקרי הממצאים

וההמלצות.

מימון הסעות תלמידים - עיקרי הממצאים וההמלצות

1 רקע

משרד החינוך (להלן: המשרד) משתתף בעלויות הסעות תלמידיס למוסדות חינוך, המאורגנות על ידי

העירייה. למשרד הנחיות המפרטות את המקריס בהס זכאית העירייה להחזר עבור הוצאות הסעה

ואת גובה ההחור. העירייה רשאית ואכן כך נוהגת להרחיב את מעגל התלמידיס המוסעיס לרווחתס

של ההוריס והתלמידים, בעלויות הסעות אלו שאינן עומדות בכלליס של משרד החינוך לצורך החזר,

נושאת העירייה. בשנת חלימודיס תשעייה הוסעו באופן מאורגן בעיר ומחוצה לח כ- 829 תלמידיס

מרביתס תלמידי החינוך המיוחד.

4 תקציב הסעות תלמידים

הוצאות הסעות תלמידים עלו מסכוס של כ 12.3 מיליון ₪ בשנת 2014 לתקציב של כ- 17.5 מיליון ₪

בשנת 2017 עליה של כ- 42% לפני השתתפות משרד החינוך. שיעור השתתפות המשרד בעלויות

ההסעה אמור להיות כ- 50%, בפועל שיעור חמימון עומד על כ- 30%. שיעור המימון הנמוך נובע

מהסיבות כדלהלן:

- | מדיניות הרשות להרחבת שרותי ההסעות לתלמידים שאינס זכאיס להחזר מהמשרד.

- = אי מיצוי ההכנסות המגיעות מהמשרד בגין הסעות תלמידיס הזכאיס להחזר.

דף 11 מפרוטוקול מועצה מס' 62 שלא מן המניין - 26.12.17

5 הסעות תלמידי החינוך הרגיל

2 התרי נסיעות לתלמידי החינוך הרגיל

תלמידים שמקום מגוריהס מרוחק מהמוסד החינוכי יותר מ- 2 קיימ עד כיתה די, ו- 3 קיימ לתלמידים

מכיתה ה', וכאיס להחור נסיעות מהמשרד על פי תעריף התחבורה הציבורית. העירייה מדווחת

למשרד החינוך על התלמידים הזכאים, משרד החינוך מעביר את החזר הנסיעות לעירייה והעירייה

באמצעות בתי הספר מעבירה לתלמידים את כספי ההחזר.

ממצאינו מעלים כי בשנת הלימודים תשעייה קיבלה העירייה ממשרד החינוך החזרי נסיעות עבור 307

תלמידים אולס מספר התלמידיס שקיבלו מהעירייה התזרי נסיעות הינו 105 בלבד. ל- 202 תלמידים

לא שילמה העירייה את החזר הנסיעות שהועבר ממשרד החינוך.

המלצות

> יש ליידע במידי את הורי התלמידים הוכאים להחזרי נסיעות, ולפעול יחד עס מוסדות

החינוך לתשלוס ההחזר להורי התלמידיס.

3 הסעות מאורגנות למוסדות החינוך הרגיל במימון העירייה

1 כללי

הזכאות להחזר נסיעות לתלמידי החינוך הרגיל מותנית בקריטריון המרחק. תלמידיס העומדים

בקריטריון זה מקבליס החזר נסיעות ממשרד החינוך על פי תעריף נסיעות בתחבורה ציבורית. החזרי

נסיעות למוסדות חינוך, מוכריס שאינס רשמיים מבוצעים באמצעות האגף לחינוך מוכר שאינו רשמי

ישירות למוסדות החינוך ולא באמצעות הרשויות המקומיות. תלמידי מוסדות על אזוריים וייחודיים

אינס זכאים להחזר, העירייה רשאית, אך אינה מחויבת להסיע תלמידים העומדים בקריטריון

המרחק כמו גס כאילו שאינס עומדיס בקריטריון זה בהסעות מאורגנות על חשבונה.

2 ארגון הסעות תלמידים למוסדות שאינס זכאיס להחזר

העירייה מארגנת קווי הסעות למוסדות חינוך שתלמידיהס אינס זכאיס להחזר ממשרד החינוך:

המדובר בהסעות למוסדות מוכרים שאינם רשמיים ולמוסדות חינוך ייחודי/על אזורי .

עלות ההסעות המאורגנות שהעירייה מימנה בשנהייל תשעייו, למוסדות מוכריס שאינס רשמייס

ולמוסדות על אזוריים מוערכים על ידינו בכ- 708 אלפי ₪ עבור הסעת 117 תלמידים.

3 הסעות תלמידים העומדים בקריטריוניס של משרד התינוך

משרד התינוך משתתף בעלויות הנסיעות על פי תעריפי התחבורה הציבורית לתלמידיס העומדיס

בקריטריון המרחק. למותר לציין כי השתתפות משרד התינוך אינה מכסה את עלויות ההסעה

המאורגנת. ממצאינו מעלים כי קווי ההסעות שמארגנת העירייה משמשיס גס תלמידים שאינם

עומדים בסריטריונים של משרד החינוך, עבור תלמידים אלה לא מקבלת העירייה החזר מהמשרד.

עלות ההסעות המאורגנות בשנהייל תשעייה למוסדות החינוך הרגיל הגיעה לכ-869 אלפי ₪ , בעוד

המשרד השתתף ב-111 אלפי ₪ , שיעור השתתפות של כ-12%.

שיעור ההשתתפות הנמוך נובע מהגורמיס כדלהלן:

דף 12 מפרוטוקול מועצה מס' 62 שלא מן המניין - 26.12.17

- | העירייה מסיעה 105 תלמידיס שאינס זכאיס להסעה על פי הקריטריוניס של משרד

החינוך. ההסעות המאורגנות בוצעו עבור 323 תלמידים, שרק 218 מתוכם, כ- 67%

זכאיס להשתתפות בעלויות ההסעה.

- | המשרד משתתף בעלות נמוכה לתלמיד, המתבססת על עלויות הנסיעה בתחבורה

ציבורית, בעוד העירייה מסיעה תלמידיס אלו בהסעה מאורגנת, יקרה ותר.

4 תיעוד החלטות עירוניות לארגון הסעות תלמידיס במימון הרשות

א. שנת הלימודים תשעייה

ממצאינו מעלים כי אין תיעוד להחלטות בתחילת שנת הלימודיס תשעייה בכל הקשור להסעות

מאורגנות במימון עירוני. חלק מההסעות מקורס בנוהג משניס קודמות וחלקם נוצרו כמענה לדרישות

מגורמיס שוניס. נראה כי תקציב ההסעות במימון עירוני אינו פרי תכנון מוקדס כמפורט בגוף הדוח.

ב. שנת הלימודים תשעייו

לקראת שנהייל תשעייו, בתאריך. 17.8.15, התכנסה ישיבה בנוכחות ראש העירייה בה נדונו קוול

ההסעה אולם בישיבה זו לא נדונו כל קווי ההסעות וחלק מההחלטות שהתקבלו לא יושמו, לא מצאנו

תיעוד לשינוי ההחלטות.

המלצות

> לגבש מדיניות עירונית ברורה בכל הקשור במימון הסעות תלמידים, תוך בחינת

העלויות הכרוכות בכך.

ההחלטות בדבר קווי ההסעה יתקבלו בתחילת השנה, יתועדו ויתבססו על הערכת

עלויות. כל שינוי בהחלטות יתועד בכתב.

4 קריטריונים שוויוניים, אחידיס ושסופים

2 יומס של קריטריוניס

ממצאינו מעלים כי אין קריטריוניס ברורים לאלו מוסדות יאורגנו הסעות על חשבון הרשות ואלו

תלמידים יאלצו לשאת בעלות נסיעתם בתחבורה ציבורית. מהתכתובות שתועדו באגף עולות שתי

הצדקות מקצועיות לארגון קווי ההסעות לתלמידי מוסדות אלו, להבדיל מתלמידי מוסדות אחריס

שאינס מוסעים. אולס לדעתנו, אין בהס כדי להצדיק העדפת התלמידים המקבליס את ההטבה,

הסעות מאורגנות לבתי הספר, לעומת תלמידי מוסדות אחרים, שאינס מקבליס אותה. להלן יפורטו

הסיבות לכך:

3 ההסעות לבתי ספר חרדיים (מוכר שאינו רשמי)

לביקורת נמסר כי העירייה מארגנת הסעות לתלמידי החינוך המוכר שאינו רשמי למוסדות בבני ברק

יימאחר ואין מסגרות לימוד כאלה בעיריי אולס בשנת תשעייה אורגנה הסעה במימון העירייה למוטד

חינוכי מוכר שאינו רשמי בכפר סבא ונידחו בקשות לארגון הסעות למוסדות חרדייס בתל אביב, פתח

תקווה ורמת גן. לפיכך, לא ברורה האבחנה בין התלמידים החרדיים המוסעים לבני ברק ולכפר סבא

לבין אלו שאינס מוסעיס לפתח תקווה , לרמת גן ולתל-אביב.

ראוי לצייץן בהקשר זה, כי הטענה לפיה בהעדר מוסדות חינוך חרדייס בעיר חייבת העירייה להסיע

תלמידיה למוסדות חרדיים מחוץ לעיר, נדחתה כבר בעתיימ (מרכז) 14364-01-16 גיבלי ני מועצה

מקומית אליכין, בח נקבע כי יהעותרים אינם חפצים כי ילדיחם ילמדו במוסדות החינוך הרשמיים

דף 13 מפרוטוקול מועצה מס' 62 שלא מן המניין - 26.12.17

ומבכרים על פניהם את מוסדות החינוך החרדיים (הפרטיים) ולכן שלחו את ילדיהם ללמוד בחדרה.

להחלטת זו יש /מחירי שעל ההורים לשאת כו.'י גם בחוות דעת שהגיש היועץ המשפטי לממשלה

בעתיימ 26575-12-09 מודגש ביהעירייה רשאית אך לא חייבת לממן הסעות למוסדות חינוך חרדיים

שאינס בתחומת וזאת כאמור על פי קריטריונים שוויוניים אחידיס ושקופים.

4 ההטעות לבתי הספר ממלכתיים דתיים

העירייה מארגנת הסעות לבתי הספר היסודיים הדתיים בעיר. מנהל אגף התינוך לשעבר הצדיק

מדיניות זו כדלחלן: י*בעיר שיש לת רק 2 בתי ספר ממלכתיים דתיים בעיר, העירייה מאפשרת

למעשת לציבור הדתי ללמוד בבית הספר שבו תס בוחרים זה שירות שהעירייה נותנת לתושביס'י.

נציין כי הסעות אלו משרתיס את כל התלמידים גס אלו שאינס עומדיס בקריטריון המרחק והמשרד

אנו משתתף בעלויות הסעתם.

5 הקסעות לבתי ספר ממלכתיים

העירייה מארגנת הסעות לתלמידי שכונת יד התשעה לבתי הספר איללנות, גורדון וברנר זאת

כתוצאה מסגירת בית ספר הרצל והפניית ילדי השכונה לבתי ספר בשכונות סמוכות.

המלצות

> לקבוע קריטריונים שוויונייס, אחידים ושקופיס בכל הקשור במימון הסעות מאורגנות

למוסדות לימוד בעיר ולמוסדות לימוד מחוץ לעיר.

= במסגרת זו יקבע באלו מקריס תשתתף העירייה בעלויות ההסעה בצורה של התזר

הוצאות נסיעה לתלמידים ובאילו מקריס תאורגן הסעה במימון העירייה.

5 השתתפות העירייה במימון הסעות המאורגנות על ידי רשתות חינוך ועמותות

1 כללי

במסגרת הביקורת נמצא כי בשנת 2015 העבירה העירייה כספים לבית ספר וולפסון ולמוסדות לימוד

של תנועת חבייד עבור ארגון הסעות.

2 העברת כספים למוסדות עבור הסעות שלא בהתאם לנוהל תמיכות

לעניין השתתפות הרשויות בהוצאות ההסעות למוסדות מוכריס שאינס רשמיים, פרסם היועצ

חמשפטי לממשלה במסגרת עתיימ (ת'יא) 26575-12-09 הרב יצחק גוטליב ני עירית אור יהודה, את

עמדתו כי יימקום שרשות מעבירה כספיס בגין הסעות למוסדות מוכרים הרי היא מחויבת לעשות כן

בשוויון בין לל המוסלות המוכריס שבתתומת ועל פי הנוהל פמתן תמיכות ש2 רשויות מקומיותי .

ממצאינו מעלים כי העירייה העבירה למוסדות חינוך מוכרים שאינס רשמיים כ- 280 אלפי ₪ בשנת

5 עבור ארגון הסעות שלא בהתאס לנוהל מתן תמיכות.

3 העברת דמי השתתפות למוסדות חבייד מעבר לסכוס שנסבע

התשלוסם למוסדות חבייד בגין הסעות הסתכס בשנת 2015 בסכוס הגבוה פי 3 מהסכוס שאושר עייי

ראש העיר. כמפורט בגוף הדוח, כאשר ראש העיר אישר בתאריך 16.9.14 תקציב של 33,000 ₪, אך

בפועל בשנת 2015 הועבר לחבייד סכוס של 232,000 ₪!

בנוסף לאמור יש לבחון האס מדובר בתמיכה כפולה.

4 העברת דמי השתתפות לביייס וולפסון ללא הנחיה בכתב בשנהייל תשעייה

דף 14 מפרוטוקול מועצה מס' 62 שלא מן המניין - 26.12.17

ממצאינו מעלים כי העברת 47 אלפי ₪ לבית ספר וולפסון בגין ארגון הסעות נעשתה ללא עיגון

ההנחיה או ההחלטה בכתוביס.

5 אי מילוי החלטות לעניין הסעות לוולפסון ולחבייד בשנה'יל תשעייר:

לקראת שנהייל תשעייו התכנסה ישיבה בהשתתפות ראש העירייה ומנכייל העירייה לצורך דיון

בהשתתפות העירייה בקווי ההסעה למוסדות שונים של החינוך התורני. לגבי ההסעות לביה"ס

וולפסון הוחלט כי: *הרשות. תשתתף בסכום זחה לסכום ההשתתפות של משרד החינוך שקל מול

שקל) עבור אותם תלמידים תזכאים לפי קריטריון המרחק של משרד החימץ'י. החלטה זו לא

מומשה, לביקורת לא הוצגו נתוני ההשתתפות של משרד החינוך בהסעות ילדי הרצליה לבית הספר

וולפסון.

6 תשלום החזרי נסיעות לתלמידות וולפסון, בנוסף להעברת תקציב השתתפות בהסעה לבית

ספר וולפסון

בנוסף לכספים שהועברו לבית ספר וולפסון כדמי השתתפות בהסעות, הועברו בשנת 2015 לתלמידות

ביייס וולפסון החזרי נסיעות.

המלצות

= :יש להימנע מהעברת כספים למוסדות שלא באמצעות נוהל תמיכות.

= למען הסדר הטוב והמנחל התקין יש לתעד כל החלטה או שינוי החלטה בכתב.

= יש לבדוק את חוקיות העברות ואת העברתס שלא דרך וועדת התמיכות ובדגש על

העברות שבוצעו לחבייד.

6 החזרי נסיעות לתלמידיס הלומדים מחוצ לעיר

נמצא כי העירייה משלמת החזרי נסיעות לתלמידיס הלומדיס בשני בתי ספר מחוץ לעיר.

- | לא קיבלנו הסבר מניח את הדעת באילו מקריס מממנת העירייה הסעות לתלמידיס

הלומדים מחוצ לעיר, באילו מקריס משתתפת העירייה בהחזרי נסיעות ובאילו מקריס

נושאיס הורי התלמידים בעלויות הנסיעה למוסדות חינוך מחוץ לעיר. נחזור ונדגיש כי

המשרד אינו משתתף בעלויות הסעת תלמידיס מחוצ לעיר.

- | לא נמצאו אסמכתאות בכתב לאישור תשלומים אלו.

המלצות

> לקבוע מדיניות ברורה בכל הקשור בהחזרי נסיעות לתלמידיס הלומדים מחוץ לעיר.

6 התרי נסיעות מהאגף לחינוך מוכר שאינו רשמי

כפי שצוין לעיל העירייה מארגנת הסעות למוסדות השייכים לרשת החינוך העצמאי, מעיין החינוך

התורני, ומוסדות על יסודייס לבנות בפיקוח חרדי. למוסדות אלו מועבריס כספי ההשתתפות

בהסעות של משרד החינוך באמצעות האגף התורני על אף שהסעות אלה מבוצעות בפועל על ידי

העירייה.

ממצאינו מעלים כי העירייה לא דרשה מהמוסדות את החזרי משרד החינוך בעלויות ההסעות. אין

להשליס עם מצב זה בו ארגון הסעות על ידי הרשות נהפך למקור הכנסה למוסדות או להורי

התלמידים שנהנו מהחזרי עלויות הנסיעות ממשרד התינוך ולא נשאו בהוצאות הנסיעה. אנו סבוריס

דף 15 מפרוטוקול מועצה מס' 62 שלא מן המניין - 26.12.17

כי יש לדרוש מהמוסדות או מההוריס המקבליס החזרי נסיעות ממשרד החינוך להשתתף בעלויות

ההסעה בגובה השתתפות משרד החינוך.

המלצות

> לדרוש מהמוסדות המשויכים לאגף התורני במשרד התינוך את החזרי הנסיעות

המועבריס להס ממשרד החינוך.

7 השתתפות הורי התלמידים בעלויות ההסעות למוסדות החינוך

לגבי מספר קווי הסעה התקבלו החלטות כי ההוריס ישתתפו בעלויות ההסעה. פרוט ההחלטות

מפורט בגוף הדוח.

מבדיקת הנתוניס עולה כי אין הקפדה על יישוס ההחלטות בדבר השתתפות הוריס בעלויות ההסעה.

המלצות

= למלא אחר החלטות הנהלת העיר בקשר לגביית דמי השתתפות מההוריס, במקריס בהס

שונו ההחלטות יש לתעד אישור זה בכתב.

6 הסעות תלמידי החינוך המיוחד

1 אי העברת תשלומים עבור שנה'ייל תשעייה תשעייו

ממערכת התשלומיס של משרד החינוך (מית'ייר) עולה, כי למועד הביקורת נובמבר 2016, טרס

התקבלו מרבית התשלומים עבור שנהייל תשעייה-תשעייו (ספטמבר 2014 - אוגוסט 2016) ממשרד

החינוך עבור הסעות תלמידי החינוך המיוחד. חוסר ההכנסות מוערך על ידינו בסכוס של כ-2.2

מיליון ₪ בגין כל אחת משנות הלימוד תשעייה, תשעייו. ובסהייכ חוסר הכנסות של למעלה מ-4

מיליון ₪ , המגיעים לעירייה בגיץ הסעות החינוך המיוחד שבוצעו מספטמבר 2014 עד למועד

הביקורת דצמבר 2016.

2 טיפול האגף בחוסר הכנסות

הטיפול בחוסר ההכנסות החל בספטמבר 2015, הפניה המתועדת האחרונה למשרד התינוך הינה

מאפרלל 2016, פרוט טיפול המחלקה בנושא זה מתואר בגוף הדוח.

המלצת

> לפעול באופן מידי מול משרד החינוך להעברת התשלומים המגיעים לעירייה מהמשרד

בגין הסעות תלמידיס.

3 בתינת דיווח מסלולי הסעות לתלמידי החינוך המיוחד

על מנת לקבל ממשרד החינוך החזרים עבור הסעות תלמידי החינוך המיוחד, על העירייה לדווח על

הסעות אלה באופן ממוכן באמצעות מערכת הסעותנט.

ממצאינו העלו מספר נסיעות שלא דווחו למשרד החינוך וכן נסיעות שדווחו חלקית. פרטי בדיקתנו

יחד עס הסברי מנהלת המחלקה מפורט בגוף הדוח.

דף 16 מפרוטוקול מועצה מס' 62 שלא מן המניין - 26.12.17

המלצת

> להקפיד על דווח כלל הסעות החינוך המיוחד במטרה למקסס את ההתזרים ממשרד החינוך.

ניהול מערך ההסעות באופן ממוכן, מהלך שהחל בתקופת הביקורת, יקל על ניהול המעקב

והבקרה אחר החזרי משרד התינוך.

המבקר, מר ירון הררי פירט המלצותיו. טען כי קיימיס הרבה מאוד תהליכים הממשיכים להתנהל

מכח האינרציה משניס עברו. הוסיף ואמר כי בכל שנה ושנה יש לכנס ועדה לדיון לקביעת כלללים או

קריטריוניס שיהיו שוויונייס וברוריס.

מר פישר תמך בדברי המבקר וציין כי קיים אי סדר גדול בנושא ויש לפעול על פי המלצות המבקר

ולקבוע קריטריוניס ברוריס בנושא. הדגיש ואמר כי המחלקה בראשותה של גבי פאני גואטה עושה

עבודה נפלאה ונותנת מענה וטיפול ככל יכולתח.

ס' ומ'ימ רה''ע, גב' מאיה כ הוסיפה כי נושא חיסעי תלמידיס ו עבודה קשה ומפרכת, ולמרות

הבקורת והדברים שנאמרו יש לשבת את גב' פאני גואטה ומחלקתה על עבודתס המורכבת.

לטענתו של מר פישר כי חבייד קבלו תמיכה כפולה בהיסעיס ללא הסבר או קריטריון, נענה עייי מר

צדיקוב כי תשלוס הנסיעות לחבייד הינו תשלוס רטרו, מדובר על תשלוס של שנתייס אתורה מאחר

ושנה אחת לא קיבלו - מכך הסכוס הגדול. עס ואת אמר כי יש לבצע סדר, ביקש כי בוועדה שתתכנס

בכל שנה לדיון בקריטריוניס יכללו גס חברי מועצה. ביקש להיות חלק מועדה ור .

מר ועקנין ביקש בהתייחסו לנושא התשלומיס לחבייד, אמר כי מדובר בארגון של מעל 100 משפחות,

ובכדי שלא כל משפחה בנפרד תגיע לעירייה לקבלת החזר הוחלט לרכז את התשלומיס להוריס, כך

שחסכוס שנראה מופרך הינו סכוס מרוכז המגיע למשפחות על פי חוק .

מר לונדון בהתייחסו לסעיף קודס ייתשלומיס לספקיסיי ביקש להודות לגזברות העירייה על עבודתה,

אמר כי נדיר שדוייח ביקורת מגלה כאלה ממצאים ועל כך הערכה רבה.

לנושא מימון הסעות לתלמידיס ציין כי בהחלט מסכיס לקביעת קריטריוניס אחידיס, הוסיף ואמר

כי הינו בעד שמשפחות הזקוקות לסיוע תקבלנה את הסיוע, יחד עם זאת יש לבחון נושא ההסעות

לחינוך החרדי מאחר והסכומים גבוחים. אמר ייאני תוהה האס תשלום עבור הסעות צריך להיות

מתקציב הרורבה של רהייעניי בנושא נוסף, ציין כי האגף התורני במשרד החינוך מעביר כסף ישירות

למוסדות החרדייס עבור הסעות, למרות שההסעות מבוצעות עייי העירייה וזו לא דרשה לקבל

ממוסדות החינוך את הכסף שקיבלו עבור הסעות ממשרד התינוך. נאמר לו כי הוגשה דרישה לקבל

כסף זה בחורה וכי הינו מקווה שאכן מתבצע מעקב חדוק לקבלת הכספים.

לשאלתו של מר קוממי מדוע תלמידים הלומדים באותו ביייס חלקס מקבליס התזרים וחלקם לא,

מדוע אין קריטריוניס! נענה עייי גב' טובה רפאל כי בנושא החזר נסיעות יש ועדה להתזר נסיעות על

רקע כלכלי עם קריטריונים ברורים שנבחניס עפייי המצב הכלכלי של המשפחות. כאשר המצב

הכלכלי עונה לקריטריוני הועדה, ועדה מחליטה על אחוז ההשתתפות בהסעות אותו היא מאשרת

לאותו תלמיד/ה .

רה'/ע מר פדלון ביקש לבדוק טענתו של מר קוממי בנושא.

גב' מאיה כץ ומר קוממי בקשו להיות לחבריס בועדה לקביעת קריטריוניס בנושא.

רת''ע, מר פדלון ביקש לסכם. אמר כי ניהול מערך ההיסעיס בעיריית הרצליה משימה כמעט ובלתי

אפשרית. גב' פאני גואטה, מנהלת המחלקה עושה עבודתה במקצועיות וברגישות ומקבלת בשיתוף

)1032(

דף 17 מפרוטוקול מועצה מס' 62 שלא מן המניין - 26.12.17

ההנהלה החלטות אמיצות וכואבות במיוחד בכל הקשור לחינוך המיוחד. ביקש להודות לגבי פאני

ולעובדי המחלקה.

מחליטים פ''/א לאשר המלצות המבקר הכלולות בדו''ח בנושא- מימון הטעות תלמידים.

עיקרי הממצאים וההמלצות בנושא - מחלקת תחזוקה - עיקרי הממצאים

וההמלצות.

מחלקת תחזוקה - עיקרי הממצאים וההמלצות

1. מחלקת התחזוקה באגף תבייל אמונה על מתן שירותי תחזוקה למוסדות העירונייס השוניס

ובכללס למוסדות החינוך שאינס בניהול עצמי.

שירותי התחזוקה כוללים :

תחזוקת שבר - טיפול בליקוייס ותקלות.

תחווקה מונעת -- ביצוע פעולות שוטפות למניעת ליקוייס ותלות.

שירותי התחזוקה ניתנים עייי מחלקות האגף השונות ובאמצעות קבלני משנה.

4 | נהלי עבודה

נוחל העבודה של מחלקת התחזוקה אינו מסדיר את כל תחומי פעילותה כמפורט בגוף הדוח.

המלצת

> לעגן את הטיפול בנושאיס הנוספים שבאחריות המחלקה במסגרת של נהלי עבודה

ולאשר את הנוהל המעודכן בתו תקן איוזו (50ו) כמקובל בעירייה.

5 מערכות המחשוב

1 | כללי

פעילות מחלקת התחזוקה מנוהלת בשלושה מערכות מחשוב כדלהן:

- | מערכת מרכז שליטה (משלייט) בה מרוכזות הפניות המתקבלות במחלקה לתיקון

תקלות ותיעוד הטיפול בהן.

- | מערכת האוטומציה באמצעותה מופקות הזמנות, מבוצעים תשלומיס ומתנהלת

מערכת הנהלת החשבונות.

- | מערכת עוצמה 10 באמצעותה מנוהלים צוותי האחזקה, ניהול סיוריס, ריכוז קריאות

לתקלות ועוד.

המערכות הנייל אינן מסוכרנות.

2 | העדר יכולת להמרת נתוניס ממערכת המשלייט לקוב\ אקסל

מערכת המשלייט אינה מאפשר המרה/הפקה של נתוני קריאות התחזוקה לקבצי אקסל לצורך בקרה

ופיקוח, כגון לצורך איתור מקריס של קריאות חוזרות שלא טופלו כנדרש, ניתוח הסיבות לאי

הטיפול בקריאה, איתור וריכוז קריאות פתוחות שטרס נסגרו, בחינת כמות הקריאות שהועברו

דף 18 מפרוטוקול מועצה מס' 62 שלא מן המניין - 26.12.17

לטיפולו של כל עובד ועוד. ניתוחיס כאמור מהוויס בקרה וכלי ניהול בסיסייס המאפשריס בחינת

רמת השירות הניתנת על ידי מחלקת התחזוקה וקיומו של טיפול נאות בקריאות המתקבלות

במוקד.

3 | היעדר ממשס ממוחשב בין מערכות המחשוב

לא סיים ממשק ממוחשב להעברת נתוניס ממערכת האוטומציה למערכת עוצמה 10. בהיעדר ממשק

ממוחשב, עובדי מחלקת התחזוקה נאלציס לבצע רישוס נוסף לוּה שנעשה במערכת האוטומציה לכל

הזמנות הרכש שהופקו לספקים ולכל חשבוניות הספקים שאושרו לתשלום. רישום נוסף כאמור,

גורס לעבודה כפולה של עובדי המחלקה אשר גוזלת זמן רב ומועדת לטעויות אנוש.

4 היעדר אישור ממוחשב של הזמנות וחשבוניות

מערכת עוצמה 10 מאפשרת ניהול ממוחשב של אישורי הזמנות הספקים והחשבוניות המוגשות

לתשלוס באמצעות חתימה ממוחשבת במערכת. בשל היעדר ממשק בין מערכת האוטומציה למערכת

עוצמה 10, לא קיימת אפשרות להעברת אישורים ממוחשבים בין המערכות וכל חתימות מורשי

החתימה נעשות באופן ידני על גבי חשבוניות הספקים.

המלצות

. לבחון שדרוג מערכת המשלייט באופן שהמערכת תאפשר הפקת דוחות

ממוחשביס לצורך בקרה ופיקות.

. לפעול לבניית ממשק להעברת מידע ממערכת האוטומציה למערכת עוצמה

0 באופן שיחסוך הקלדה כפולה של הזמנות העבודה.

₪ לשדרג את מערכת עוצמה 10 באופן שיתאפשר אישור הזמנות וחשבונות

ספקיס באמצעות חתימה ממוחשבת.

6 בקרה אחר התשלומים לספקי התחזוקת

היעדר יכולת בקרה אחר אישורי הביצוע בשל היעדר מחשוב - אישורי הביצוע הידנייס המעידים

על הצורך ברכישת שירותי הספקיס לתיקון התקלות וביצוען בפועל, אינס מצורפיס לחשבוניות

המאושרות לתשלוס ואף לא קיים קישור בין חשבוניות הספקים שאושרו לתשלום לאישורי הביצוע.

מערכת מחשוב נאותה הייתה מאפשרת תיעוד ממחושב של טופסי אישורי הביצוע ושיוך ממוחשב

שלהן לחשבוניות הספקייס המאושרות לתשלום. היעדר מערכת מחשוב כאמור, אינה מאפשרת קיום

בקרה נאותה אחר חשבונות הספקים שהוגשו לתשלום.

המלצת

> לבחון את האפשרות למחשוב 'אישור הביצועיי המעידים על נוכחות עובד העיריה

בשטח על הצורך בהזמנת העבודה ועל ביצועה, ושיוכן באופן ממוחשב לחשבונות

המוגשות על ידי הספק לתשלוסם.

7 תחזוקה מונעת

1 תוכנית עבודת

התחזּוקה המונעת מבוססת על תוכניות עבודה יומיות המנוהלות במערכת עוצמה 10.

דף 19 מפרוטוקול מועצה מס' 62 שלא מן המניין - 26.12.17

במסגרת תוכניות הסיור צוותי התחזוקה מבקריס בממוצע מידי חודש וחצי במוסדות החינוך.

בנוסף מבוצעים הכנות מוסדות החינוך לפתיחת שנת הלימודים והכנה לקראת עונת הגשמיס

הכוללת ניכוי תעלות ומרזביס בגגות המבנים. סיורי התחזוקה כולליס אחראי מתקני חצר, מנעולן,

איש תחזוקה ושרברב.

תוכניות העבודה מופצות למוסדות החינוך מידי רבעון.

אנו סבורים כי מיסוד מערך תחזוקה מונעת מקטין את כמות התקלות, מאפשר גילוליס של תקלות

בשלב מוקדס, מקטין את העומס על הצוותיס האמוניס על הטיפול בתקלות שבר ובסופו של יוס

מביא לחסכון כספי ולמתן שירות טוב יותר למשתמשיס במוסדות החינוך.

2 טפסי דיווח ידניים

הבקרה על עבודת הצוותים, עבודה יזומה וטיפול בקריאות מוקד, מתבססת על אישורי ביצוע ידנייס

למעלה מ-3000 טפסים בשנה. בשל הכמות הגדולה של הניירת, העובדה שהטפסים אינס ממוספרים

וחיעדר מערכת מחשוב המסייעת בתיעוד עבודת הצוותים, לא ניתן לבצע בקרה אפקטיבית אחר

עבודת צוותי התחזוקה כמפורט בגוף הדוח.

3 תיעוד פרטי העובדיס המטפלים בתקלות על גבי ייאישור ביצוע עבודה"

מבדיקת אישורי הביצוע עולה, כי עובדי התחזוקה אינם מצייניס את שמם על גבי טופס ייאישור

ביצוע עבודהיי. בשל האמור, לא ניתן לבצע מעקב ובקרה אחר ביצוע הביקוריס במוסדות בהתאס

לתוכנית הסיורים ולא ניתן לזהות את פרטי העובד אשר ביצע את הסיור וטיפל בתקלות.

המלצות

> לבחון את האפשרות לבצע תיעוד ממוחשב של עבודת צוותי המחלקה באופן שיאפשר

בקרה ופיקוח על מערך התחזוקה המונעת.

= בהעדר מערכת מחשוב לבחון מעבר לדוחות ביצוע חודשייס בטופס מובנה שייתר את

דוחות הביצוע לכל פעולה, יחסוך בניירת ובעבודת אדמיניסטרציה ויאפשר קבלת

תמונת מצב כללית על עבודות התחזוקה שבוצעו.

8 מלאי מחלקת אחזקת

מחלקת האחוקה משתמשת בחומרים מתכלים כגון מברשות וכלי עבודה, וכן בציוד וחומריס כגון

מנעולים, ידיות, שמנים, ברגיס, אביזרי אינסטלציה וכדומה.

השימוש במלאי המחלקה מצוין בטפסי הדווח, אולם כפי שצוין לעיל בהרחבה, הטפסים הידנייס

אעם ממוחשבים ואינס מאפשריס מעקב אחר המלאי בשימוש המחלקה.

יחד עם זאת, ההיקף הכספי של מלאי זה הכולל כאמור גס חומריס מתכלים אינו מהותי.

9 | תתזוקת שבר

41| בללי

חלק חשוב מתפקידי המחלקה הינו לתת מענה לתקלות שבר. במחלקה תהליך סדור של הזמנת

עבודה, אישור ביצוע עבודה ותשלוס לקבלן המבצע. ההתקשרות עם קבלני הביצוע הינס באמצעות

משכייל או בהתקשרות ישירה באמצעות מכרז.

במסגרת הביקורת נבחנו הזמנות עבודה לחברת מלגם עבור תיקון תקלות ביוב ואינסטלציה בבית

ספר מפתן ארז, ובמקלט בגן רקפת, ונבחן הליך בחירת הקבלן להתקנת מרוב בגן יקינטון.

להלן נציין את עיקרי הליקויים המפורטים בפרק ל, 10, ו-11 וההמלצות המתייחסות אליהן.

דף 20 מפרוטוקול מועצה מס' 62 שלא מן המניין - 26.12.17

בשל האמור, לא ניתן לקבל מידע לגבי הסכומים ששולמו מדי שנה למשכייל עבור כל ספק.

2 תיעוד קריאת מוקד לתיסון התקלה

בשל היעדר רישוס ממוחשב לעבודת צוותי התחזוקה וקיומס של טפסים ידנייס רבים, לא אותרו

קריאות המוקד שהתריעו על קיומס של תקלות.

3 אי מציאת תיעוד לבדיקת קיומה של תקלה בשטת

בכל המקרים שנדגמו לא ניתן לאתר את טופס אישור עבודה, המעיד על נוכחות עובד תחזוקה בשטח

שבחן ואישר קיומה של תקלה המחייבת שימוש בשירותי ספק חיצוני.

4 היעדר חתימה ואישור יומני העבודה של הספסים

יומני העבודה של הספקים המעידים על קיומה של תקלה והטיפול בה, אינס מאושריס בחתימת

עובד מחלקת התחזוקה או עובד המוסד החינוכי (מנהל, אב בית וכו). היעדר חתימה כאמור, אינו

מאפשר קיוס בקרה המוודאת כי הספק טיפל בתקלה.

5 הצמנת רכש בדיעבד

נמצא כי הופקה הזמנת רכש בדיעבד לאחר ביצוע העבודה, כמפורט בגוף הדוח.

6 העדר בקרה על עבודת הספק

נמצא כי מנגנוני הבקרה האמוריס להבטיח כי הספק ביצע את עבודתו כראוי בין השאר באמצעות

בדיקת עובד מחלקת התחזוקה ואישור מנהל המוסד החינוכי אינס מספקיס כמפורט בגוף הדוח.

7 שימוש בהצמנות ידניות

נמצא כי נעשה שימוש בחזמנות ידניות. הזמנות ידניות יכולות לגרוס להזמנת עבודה ללא כיסוי

תקציבי.

8 עיכוב רב בשליחת חשבונות התיוב לעיריית

חשבונות הספק הוגשו לתשלוס 3 חודשיס לאחר מועד ביצוע העבודות באופן המקשה על בחינת

נאותות החשבונות ביחס לעבודות שנעשו.

9 הליך קבלת הצעות מחיר

בבחירת הקבלן להתקנת המרדב בגן יקינטון נמצאו מספר ליקויים, כמפורט בגוף הדוח.

המלצות

= המלצתנו שהובאה לעיל לפעול לצמצוס הניירת ולמחשוב פעילות מחלקת האחזקה

תתרוס להידוק מערך הבקרה על פעילות הקבלנים התיצונייס.

= מלבד במקריס חריגים שסיבתס תתועד, מומל\ לשלוח עובד מחלקת התחזוקה

לבדיקת התקלות טרס הזמנת ביצוע העבודות תוך תיעוד הסיבות אשר הצריכו את

הקריאה לספק.

> להקפיד על מילוי הזמנות רכש ואישורס טרס מסירת העבודה לספק.

> לקבוע בקרות ולעגנם בנהלי העבודה, במטרה לוודא כי העבודות הכלולות ביומני

העבודה של הספקיס בוצעו בפועל, בקרות כגון אישור יומני העבודה עייי איש המוסד

החינוכי, שליחת עובד תחזוקה לבדיקת עבודות הספק, וכדומה.

> בעת פניה לספקים לצורך קבלת הצעות מחיר, יש לקבוע מפרט רכש אחיד לפיו כל

הספקים יגישו את הצעתס הכספית.

דף 21 מפרוטוקול מועצה מס' 62 שלא מן המניין - 26.12.17

= יש לחימנע עד כמה שניתן משימוש בהזמנות רכש ידניות.

2. | תחזוקת בינוי

1 כללי

במסגרת הביקורת נבחנה הזמנת עבודה על סך 39 אלפי ₪ לביצוע עבודות בינוי במוסדות חינוך

עפייי כתב כמויות. להלן עיקרי ממצאינו:

3 חיוב בגיץ שרות שונה מה שהתקבל בפועל

בדיקתנו העלתה כי הקבלן חייב שעות שרברב מקצועי ושעות שרברב עוזר, עבור עבודות בגגות מבני

הציבור, ולא עבור שירותי אינסטלציה. לדברי הנדסאי המחלקה - הדבר נובע מהעדר תעריף

לשירותי איטוס.

4 אישור כמויות גלובאליות לספקיס ללא מדידה

הכמויות המאושרות בחשבונות הבינייס על ידי הנדסאי מחלקת התחזוקה הינן כמויות גלובאליות,

מבלי שנעשית מדידה של הכמויות בפועל.

בחשבוניות הבינייס חויבו כמויות שלא הופיעו בחשבון הסופי.

5 תיעדר תיעוד וניהול ממוחשב לכמויות המאושרות לספ

הכמויות המאושרות על ידי הנדסאי מחלקת התחזוקה לקבלן מתועדות בטפסים ידניים, מבלי

שנעשה שימוש במערכת ממוחשבת לתיעוד. בשל היעדר מערכת ממוחשבת, לא ניתן להפיק דוחות

בקרה לאיתור עבודות דומות שנעשו באותו הגן, איתור חיוביס כפולים של הקבלן עבור אותה

העבודה ועוד.

6 תיעוד מאוחר של הכמויות המאושרות לספק

הכמויות המאושרות על ידי הנדסאי מחלקת התחזוקה לקבלן בכל עבודה אינס נכתבים במועד מתן

אישור העבודה לקבלן אלא מספר ימים/שבועות לאחר מכן, בעת קבלת החשבון לתשלוס.

אי תיעוד הכמויות שאושרו לקבלן בסמוך למועד אישור העבודות אינו מאפשר להנדסאי המחלקה

לבצע בקרה נאותה אחר חיובי הכמויות על ידי הספק.

7 היעדר בקרה אחר נוכחות הנדסאי מחלקת התחווקה בשטת

הנדסאי מחלקת התחזוקה אינו מדווח על נוכחותו בשטח ולא ממלא טופסי אישור עבודה המעידים

על נוכחותו בשטח, הליקויים שאיתר והעבודות שמסר לספק.

8 הפקת הזמנה בדיעבד

הקבלן ביצע את העבודות לפני אישור חזמנת הרכש על ידי חשבות העירייה. ביצוע רכש ללא הזמנת

רכש מאושרת וחתומה אינה תקינה.

9 שימוש בהזמנה ידנית ללא גיבוי שריון תקציבי

לספק הופקה חזמנה ידנית ללא שריון תקציבי במערכת הממוחשבת. שימוש בהזמנות ידניות עלול

לגרוס להזמנת עבודה ללא כיסוי תקציבי.

המלצות

= לאשר לספקים תשלוס בהתאם לעבודה המבוצעת בלבד, במקרה בו לא קיים טעיף

מתאיס בכתב הכמויות, יש לבצע הליך מכרזי לרכישת השירות הנדרש.

דף 22 מפרוטוקול מועצה מס' 62 שלא מן המניין - 26.12.17

> לאשר את חשבונות הספקים לתשלוס בהתאס לכמויות שבוצעו בפועל תוך קיוס

מדידות ובקרות אחר עבודת הספק (ללא אישורי כמויות גלובאליות). במקרה בו אין

אפשרות לבצע מדידות, יש לאשר מקדמות ולבצע מדידות בתשלוס החשבון הסופי.

> לבחון את האפשרות להטמעת מערכת מחשוב אשר תאפשר תיעוד ממוחשב של

הכמויות שאושרו לספקיס ואישור חשבונות הספקים.

> לתעד את הכמויות שסוכמו עס הספקיס במועד אישור העבודה תוך צמצוס פער

הזמניס שבין הזאמנות העבודה ותעודת.

> לחהימנע משימוש בהזמנות רכש ידניות.

> להקפיד על הזמנת עבודה מאושרת בטרס ביצוע העבודה.

מבקר העירייה, מר הררי ציין כי מנהל אגף תבייל, מר שמואל עקרב קיבל את ההערות וכבר פועל

ליישומס.

מר לונדון אמר כי ייאגף תבייל נותן שירותי תחזוקה למוסדות חינוך שלא נמצאים במסגרת ניהול

עצמי ובו בּמן מטפל גס במוסדות חינוך הנמצאים במסגרת הניהול העצמי, כגון תחזוקת מתקני

חצר , איטוס גגות, מערכות מיזוג אוויר וטיפול בליקוייסם המחייביס טיפול דחוף, קיימיס מקריס

שמנהלי מוסדות חינוך לא מטפליס בתחזוקה השוטפת וכאשר ההזנחה גורמת שייווצר מקרה

חירוס פוניס לאגף תבייל. אני פונה להנהלת העירייה לבדוק האס הניהול העצמי בתחוס התקציבי

ממלא את המטרות שהוצבו לו, והאם לאור הניסיון שהצטבר האס אין מקוס להעביר את כל עבודת

התחזוקה, בכל מוסדות החינוך, למחלקת התחזוקה. בשולי הדברים אני אוסיף שאני מצפה ממנהל

מוסד חינוכי, איש חינוך, אינני בטוח שמי שקיבל הכשרה לעסוק בחינוך, יש את הכישוריס ואת

הזמן להיות יוס ולהפוך את המוסד החינוכי שבניהולו למעין עסק כלכלי. י

נענה עייי רה''ע, מר משה פדלון כי אכן יש ניהול עצמי בבתי ספר, אבל מרבית העבודה ובמיוחד זו

הקשורה לבטיחות וביטחון מנוהלת עייי העירייה באפס תקלות. כגון בדיקת מתקני המשחקים

וקבלת תקן, אחריות על מערכות הכיבוי, המיזוג, ביקורות לקונסטרוקציה, ראדון ועוד. הכל

מתבצע הלכה למעשה. לבית הספר נשאר להיות אחראי על האסתטיקה בבית הספר. הוסיף ואמר

כי חינו מתכוון כן להקים צוות עירוני שיערוך ביקורת בנושא.

הודה למנהל האגף, למר בוריס נדורז ולכל צוות העובדיס במחלקה.

(1032) מחליטים פ'/א לאשר המלצות המבקר הכלולות בדו''ח בנושא- מחלקת תחזוקה.

דף 23 מפרוטוקול מועצה מס' 62 שלא מן המניין - 26.12.17

עיקרי הממצאיס וההמלצות בנושא - שיפוצי קיצ במוסדות חינוך אגף תבל -

עיקרי הממצאים וההמלצות.

1 מבוא

הנהלת העירייה יחד עם אגף החינוך קובעיס מידי שנה את תכנית השיפוציס וההקמה של מוסדות

חינוך ברחבי העיר. אגף תבייל מבצע את עבודות השיפו> או ההקמה שהועברו לאחריותו באמצעות

משכייל. יצוין כי חלק מעבודות השיפוצ, כגון עבודות פיתוח ואינסטלציה נעשיס באמצעות קבלניס

שנבחרו בהליך מכרצי שניחלה העירייה.

בשנת 2014 הוקמו עייי אגף תבייל 14 גני ילדים. בשנת 2015 בוצעו עבודות שיפוץ והקמת חדרים

ממוגניס ב-4 גני ילדיס והקמת חדריס ממוגניס ללא שיפו ב-7 גני ילדים נוספים.

4 נחלים

נוחל העבודה של מחלקת התחזוקה אינו מסדיר את כל תחומי פעילות המחלקה בכל הקשור

בשיפוצי קיצ במוסדות החינוך כמפורט בגוף הדוח.

המלצת

> לעגן את כל פעילויות המחלקה במסגרת של נהלי העבודה ולאשר את הנוהליים

מעודכניס בתו תקן איזו (ספ!) כמקובל בעירייה.

5 | היעדר כח אדם מקצועי מספק

למרות ריבוי עבודות בינוי ותחזוקה הכוללות אלמנטיס הנדסאים, מחלקת התחזוקה כוללת למועד

הביקורת מהנדס אחד (מנהל המחלקה) והנדסאי נוסף בלבד. יצוין, כי היקף הפרויקטים המנוהלים

על ידי מחלקת התחזוקה גדל לאורך השניס ומוערך כיום בכ - 60 מיליון שייח בשנה.

המלצת

= לנוכח היקף עבודות הבינוי לשקול לעבות את כוח האדס המקצועי, במהנדס או

הנדסאי.

6. התקשורת בין העירייה לקבלני משב'יל

1 כללי

בחירת הקבלניס נעשתה באמצעות חברת משכייל, ההתקשרות הינה מול הקבלניס בהתאם לתנאיס

שנקבעו במכרז שניהלה משכייל. העירייה רוכשת ממשכייל שרותי ניהול, התשלוס לקבלנים מועבר

למשכייל המנכה את דמי הניהול ומעבירה את התמורה לקבלנים.

2 אי סיומו של חוזה להסדרת התקשרות העירייה עס משכייל

לא קיים חוזה בין העירייה למשכייל המסדיר את תחומי אחריות משכייל בפרויקטיס המנוחלים על

ידס עבור אגף תבייל, לרבות שירותי הניהול, אחריות משכייל לליקוייס כשליס בביצוע הפרויקט, ואי

עמידה בלוחות זמניס ועוד.

דף 24 מפרוטוקול מועצה מס' 62 שלא מן המניין - 26.12.17

3 בסקרה אחר התקורה המשולמת למשכייל

הצעות הספקיס המועברות לעירייה על ידי משכייל כוללות את הצעות הקבלניס יחד עס תקורת

משכייל, ללא הפרדה בין הצעת הקבלן לתקורה.

משכייל לא מעבירים לעירייה את ההצעות החתומות על ידי הקבלניס ולא מעבירים מידע בדבר

הסכומיס ששולמו על ידס בפועל לקבלנים.

אי הפרדה בין התמורה לקבלניס לתקורת משכייל אינו מאפשר בקרה אחר שיעור התקורה למשכייל

במיוחד לנוכח השינוי בשיעור התקורה.

4 חונה מפורט בין העירייה לסבלנים

חוזה ההתקשרות בין העירייה לקבלנים, אינס מסדיריס את כל תנאי ההתקשרות המקובלים בעת

חתימת הסכמים עס קבלני ביצוע (ערבויות, בטחונות, מנגנון קנסות במקרה של הפרה/אי עמידה

בתנאי הסכם ועוד).

החוזה קובע כי כללי ההתקשרות שנקבעו במכרזי משכייל יחולו על התקשרות העירייה עס הקבלניס

אך החוזיס שנחתמו בין משכייל לקבלנים אינס בידי העירייה.

המלצות

> להסדיר את תנאי ההתקשרות בין העירייה למשכייל בחוזה מפורט.

> לקבל ולתעד את ההצעות החתומות של הספקים, כפי שהוגשו למשכייל וכן את חוזי

ההתשרות בין משכייל לקבלנים.

7 בחירת קבלני הביצוע לפרויקטים

2 רכישת שירותי ניחול ממשכייל בנוסף להעסקת מפקת

מעבר לקבלת שירותי ניהול ממשכייל, העירייה מינתה לפרויקטים מפקח. בבדיקת תחומי האחריות

של המפקח ומשכייל נמצאו משימות חופפות כמפורט בגוף הדוח.

יצוין, כי מעבר לחשש לרכישת שירותי ניהול כפולים, עולה החשש כי תחומי ניהול שלא ברור מיהו

הגורס המבצע, לא ינוהלו כלל.

3 חתימת גורס יחיד על פרוטוקול פתיחת המעטפות במשכייפ

פרוטוקול פתיחת המעטפות המועבר לעירייה ממשכייל בהליך המכרזי בו נבחר אחד הקבלנים,

נחתם על ידי גורס יחיד במשכייל, ללא חתימה של גורס נוסף מטעמס. חתימה של גורם יחיד, מונעת

קיומה של בקרה נאותה בהליך המכרזי.

המלצות

= להגדיר בהסכס שיחתם עס משכייל את שירותי הניהול הנרכשים ותחומי האחריות כך

ששירותיהס לא יחפפו לשירותים הנרכשים על ידי העירייה ממפקחי הפרויקטים.

> לוודא כי פרוטוקולי פתיחת המעטפות נחתמים על ידי 2 גורמיס שוניס, תוך מתן

עדיפות לנוכחות גורס מטעס העירייה בעת פתיחת המעטפות.

דף 25 מפרוטוקול מועצה מס' 62 שלא מן המניין - 26.12.17

8 תקצוב עבודות השיפוץ

2 חריגה מתקציב הפרויסט

בביקורת נמצא כי בפרויקט שנעשה על ידי העירייה עס הקבלן גיל סאבו, חרגה העירייה מהיקף

החוזה עס הקבלן בכ- 17.2%, חריגה של חצי מיליון ₪. כיוון שהעירייה אישרה תבייר בסכוס גבוה

בכ- 14% מהנדרש (כמיליון ₪), לא היה צורך בהגדלת התבייר. מבדיקה מדגמית של 4 פרויקטים

להקמת גני ילדים שנעשו על ידי אגף תבייל בשנת 2014 נמצא כי גס בפרויקטיס אלו נמצאו חריגות

שבין 3% לכ- 18% כמפורט בגוף הדוח.

קיומן של חריגות מהתקציביס בשלושה מארבעת הפרויקטים שנדגמו, מצביעות על הערכה חסרה

של כתבי הכמויות הנערכים על ידי העירייה.

3 רישוס הוצאות בתבייר הלא מתאים

מניתוח סעיפי התבייריס עולה כי העירייה כללה תשלומיס עבור אגרות/יועציס בתבייר שפתחה

לצורך מימון בניית חדרי המיגון.

המלצות

> לבחון את את הסיבות לחריגות מתקציבי הפרויקטיס כחלק מהליך הפקת לקחיס.

>= להקפיד על סיווג נכון של ההוצאות לתבייריס.

9 צווי התחלת עבודה התרי בניה ולוחות זמנים

2 הוצאת צו תחילת עבודה טרס קבלת היתרי הבנית

ממצאינו מעלים כי צווי תחילת עבודה לביצוע עבודות השיפוצ הוצאו לפני שהיתרי הבניה לביצוע

הפרויקטיס התקבלו. נדגיש כי צו תחילת העבודה לא כלל הגבלה לגבי העבודה המותרת לקבלן

לביצוע או הערה בדבר אי קיומו של היתר בניה. הוצאת צו תחילת עבודה ותחילת ביצוע העבודות,

טרס קבלת היתר בניה, שהשגתו עלולה להימשך זמן רב, חושפת את העירייה לביצוע עבירות בניה.

3 ביצוע עבודות ללא היתרי בנית

בחינת חשבונות הקבלניס מעלה כי העירייה החלה בביצוע העבודות להקמת חדרי המיגון לפני מועד

קבלת היתרי הבניה כמחויב בחוק כמפורט בגוף הדוח.

4 אי הוצאת צו תחילת עבודה שלב בי לפרויסט

הפרויקטים חולקו לשני שלבים שלב א כלל שיפוץ 2 גני ילדיס ושלב בי כלל הקמת ממדים בגניס

נוספיס. צו תחילת הביצוע של שלב בי יצא לקבלן רק ביוס 26.8, | לאחר מועד סיוס העבודות.

מהאמור עולה, כי העירייה לא הוציאה לקבלניס צו תחילת עבודה לביצוע שלב בי של העבודות

הקמת חדרי המיגון ב- 3 גני ילדים, טרס תחילת העבודות.

5 אי עמידת הקבלן בלוחות הזמנים

עפייי לוחות הזמנים על הקבלן לסייס את עבודתו ביוס 23.8.2015 מועד המותיר לעירייה כשבוע

לטפל בליקויים שיתגלו. הגנים נמסרו לעירייה ביוס 3.9.2015 (יוס פתיחת שנהייל). לדברי מנהל

מחלקת התחזוקה, החריגה מלוחות הזמניס נוצרה בשל הרחבת היקף העבודות.

6 אי סיוס תיקון הליקויים בגניס טרס פתיחת שנה"ל

דף 26 מפרוטוקול מועצה מס' 62 שלא מן המניין - 26.12.17

בשל מסירת הפרויקט באיחור, לא נמסרו לקבלן הערות לגבי הבעיות הקיימות בגניס רקפת

ונרקיסיס ההערות נמסרו לקבלן ביוס 7.10.2015. בשאר הגניס בהס נערך פרוטוקול מסירה לא

תוקנו הליקויים טרס פתיחת שנת הלימודים. לדברי מנהל מחלקת התחזוקה, בתוס שנת הבדק של

הפרויקט יערכו סיוריס נוספיס לבדיקת תקינות הגניס ותיקון הליקוייס.

המלצות

= להקפיד על הוצאת צווי עבודה והתרי בניה כנדרש, יש להנחות את המפקחים לוודא כי לא

מבוצעות עבודות הטעונות היתר לפני קבלת התרי בניה.

> במקריס בהס מוציאים צווי תחילת עבודה לפני קבלת היתר בניה יש להגביל את צווי תחילת

העבודה רק לעבודות שאינן צריכות היתר.

> יש לוודא כי הקבלן עומד בלוחות הזמניס שנקבעו לפרויקט ולבחון את האפשרות להטלת

סנקציות על הקבלן במקרה של אי עמידה בלוחות הזמניס.

0. הליך הבחירה ואישור העסקת המפקח

מהנתונים המפורטים בגוף הדוח עולה כי המפקח הגיש את הצעתו ביוס 12.1.2015, והחל בעבודתו

בסמוך למועד זה. הסדרת העסקת המפקח נעשתה לאחר שהתחיל בעבודתו כדלהלן:

- | הצעות מחיר מ- 2 מפקחיס נוספיס התקבלו 3 חודשיס לאחר תחילת עבודת המפקת

(27.4.2015).

- | אישור ועדת היועצים התקבל כ- 4.5 חודשיס לאחר תחילת עבודת המפקח (4.6.2015).

- | החוזה המסדיר את עבודת המפקח נחתם כ- 5 חודשים לאחר תחילת עבודת המפקת

(18.6.2015).

מהאמור עולה, כי אגף תבייל הפעיל את המפקח במשך כ- 5 חודשים, ללא קבלת אישור ועדת יועציס

מבלי שנחתס עס המפקח חוזה המסדיר את תחומי אחריותו וללא הליך בחירה ראוי.

המלצה

= להקפיד על קיומו של הליך בחירה נאות למפקחים. כמו כן, יש לחימנע מהפעלת

מפקחיס בפרויקטים טרס קבלת אישור ועדת היועציס, הוצאת הזמנת עבודה וחתימה

על החוזה.

1 בדיקת חשבונות הקבלנים

1141 בללי

חשבונות הקבלניס מוגשיס מדי חודש בהתאס לקצב התקדמות העבודה, בסיוס הפרויקט מגיש

הקבלן חשבון סופי. המפקח מאשר בחתימתו את חשבונות הקבלן שהינס על בסיט כתבי הכמויות

שבוצעו בתקופת החשבון.

2 אי בדיקת חשבונות הבינייס המוגשיס לתשלום

המפקח אישר את חשבונות הביניים בפרק ומן קצר ממועד קבלת החשבון, לעיתיס ביוס קבלת

החשבון מבלי שביצע אף תיקון לכמויות שחויבו על ידי הקבלן בחשבון הבינייס ומכאן מסקנתנו כי

דף 27 מפרוטוקול מועצה מס' 62 שלא מן המניין - 26.12.17

חשבונות הבינייס מאושריס ללא בדיקת כמויות. התנהלות זו יכול שתגרוס לתשלומים עודפים, שכן

במקרה בו יאשר המפקח תשלוסם מעבר למגיע לקבלן, יהיה קושי בביטול התשלוס העודף אס זה

יתגלה רק בעת אישור החשבון הסופי.

3 תשלוס בחשבונות הבינייס עבור כמויות שלא סופסו בפועל

ממצאינו המפורטיס בגוף הדוח מעלים כי העירייה שילמה בחשבונות הביניים עבור כמויות שלא

אושרו בחשבונות הסופייס ומכאן חיזוק למסקנתנו כי חשבונות הבינייס לא נבדקים על ידי המפקח.

במקרה של מחלוקת עס הקבלן אישור חשבונות הבינייס יכול להתפרש כאישור הכמויות שבוצעו,

אנו סבוריס שיש מקוס לשקול תשלוס מקדמות במקוס אישור חשבונות בינייס ללא בדיקה ראויה.

4 היעדר תיעוד למועד קבלת חשבונות הקבלן ומועד אישור החשבונות על ידי משכייל

בחלק מהחשבונות שנבדקו לא נמצא תיעוד למועד קבלת החשבונות מהקבלניס ולמועד אישור

החשבונות על ידי משכייל. היעדר תיעוד כאמור אינו מאפשר לבחון את משך הזמן שלקח למפקח

ולמשכייל לאשר את חשבונות הקבלניס.

5 עיכוב רב בבדיקת החשבונות הסופייס של הקבלנים ואי תשלוס במועד

החשבון הסופי של אחד הקבלניס אושר כ- 4 חודשיס לאחר הגשתו באופן שאינו מאפשר לעירייה

לעמוד במחויבות החוזית של תשלוס החשבון הסופי, תוך 60 יוס ממועד הגשתו.

המלצות

> במקרה בו המפקח אינו יכול לאשר את הכמויות בחשבונות הביניים יש לשקול תשלום

מקדמות לקבלנים.

> להקפיד על תיעוד מועד קבלת החשבונות מהקבלניס ולבצע בקרות אחר אישור/דחיית

החשבונות במועדיס שסוכמו עס הקבלניס.

2; יישוס הערות בדוחות המפקח

במהלך עבודת הקבלניס מפקח הפרויקט מבצע סיורים ומוציא דוחות פיקות הכולליס הערות

לקבלנים ודרישה לתיקון ליקויס, נדגיש כי ליקויים אלו נמצאו תוך כדי עבודת הקבלן. במסגרת

הביקורת ביצענו סיוריס במטרה לוודא כי הליקוייס שנכללו בדוחות המפקח תוקנו. נדגיש כי

אחריות שנת הבדק מיועדת לליקוים שנתגלו ממועד המסירה, ליקויים שנתגלו תוך כדי עבודה יש

לתקנס מידית עוד טרס המסירה. ממצאינו המפורטים בגוף הדות מעליס כי למועד הסיור כ-5

חודשיס לאחר מסירת הגנים לעירייה, קיימיס ליקויס שהופיעו בדוחות המפקח ועדין לא תוקנו.

נראה כי עקב לוחות הזמניס הקצריס אין הקפדה על מסירת הגניס לאחר תיקון הליקוייס.

המלצת

= לפעול לתיקון הליקוייס תוך כדי העבודה ובסמוך ככל האפשר לסיומה, ניתן לעשות

זאת חופשות ספטמבר ולא לחכות לסיוס שנת הבדק.

דף 28 מפרוטוקול מועצה מס' 62 שלא מן המניין - 26.12.17

מר לונדון ביקש להתייחס ייהתשלוס לקבלניס מועבר למשכייל המנכה את דמי ניהול ומעבירה את

התמורה לקבלנים, היקף העבודות הינו כ-60 מיליון שקל בשנה, משכייל גובה 6.5% עבור שירותי

ניחול. אני פונה לעירייה לבחון את האפשרות להיעזר בשירותי המשכייל. כחבר בוועדת מכרוים

שמעתי לא פעס מספקים ומקבלניס כי התעריפים של משכייל הינס מנופחיס ומותירים להס רווחיס

שוליים. קבלנים מעונייניס לעבוד עס עיריית הרצליה בגלל האיתנות הפיננסית ומוסר תשלומים

שיכול להוות מופת לגופיס אחריס.

לדעתי, הניסיון הרב שיש לעירייה והיקף הרב של העבודות, מצדיקיס לבדוק, אני אומר שוב,

לבדוק, הקמה של מחלקת מכרוים וייעוץ משפטי ראוי, עס איש ניסיון עשיר בתחוס הלוגיסטיקה,

מחלקה כזּו אמורה לתת שירות מקצועי ברמה גבוהה לכל המכרזים שהעירייה נוקקת להם. אם

היקף הפרויקטיס הינו 60 מיליון שקל בשנה והעמלה למשכייל היא 6.5%, אנחנו יכולים להעסיק

בסכוס זה 16 עובדיס בעלות שכר של כ-20,000 שקל לחודש. י

במענה למר לונדון, ציין רה'/ע, מר פדלון כי עבודות רבות מועברות לחברה הכלכלית .בשנת 2013

היקף עבודתה של החברה הכלכלית היה 40 מיליון והיוס הוא למעלה מ-300 מיליון שקלים. הוסיף

כי לאחרונה התקבל החזר של כחצי מיליון שקלים ממשכייל, כך שה לא 6.5% זה יורד. בכל מקוס

שניתן לעשות באמצעים של העירייה הדבר נעשה.

מאיה כץ הוסיפה כי לכל מכרז בעירייה לוחות זמניס משלו, ואם על כל עבודה יצטרכו לצאת למכרוּ

תהליכי העבודה בעירייה יהיו מאוד קשים, לכן העבודה מול משכייל מקצרת הרבה מאוד

בירוקרטיה שבגינה יש לשלס עמלה מסוימת, אבל היא גורמת ללוחות הזמניס לעמוד כפי שהם.

רתע ציין כי עוד בשנת 2005 בהיותו ראש אגף תבייל, יחד עס השותפים בעירייה, הוצע לעירייה

לבנות תוכנית לשיפוצי הקיצ בבתי ספר, לקחת בית ספר ולבנות אותו מחדש מהמסד ועד הטפחות

ולהתאימו למציאות המשתנה, והתנאי היה שהדבר יעשה ללא תוספת כוח אדס. הדבר נעשה עס

תוכנית חומש מאוד מובנית ומסודרת לחמש שנים. הסתיימה התוכנית נבנתה תוכנית חומש שנייה

לחמש שניס נוספות. היוס כמעט הוקפו כל בתי הספר.

(1033) מחליטים פ''א לאשר המלצות המבקר הכלולות בדו''ח בנושא- לשיפוצי קיץ במוסדות חינוך.

ב. מעקב אחר תיקון ליקויים

המבקר, מר ירון הררי אמר כי המעקב מבוצע באמצעות שאלונים, המופציס ליחידות המבוקרות

והן אלה שממלאות האם תיקנו הליקוי או הצעדים שהס נקטו כדי למלא את החלטות המועצה.

דף 29 מפרוטוקול מועצה מס' 62 שלא מן המניין - 26.12.17

החומר הוגש לוועדה לתיקון ליקויים בראשות המנכייל שהנפיקה פרוטוקול ומכתביס ליחידות

לתיקון חליקויים.

מבקש להודות לראש העירייה על התמיכתו בביקורת והכרתו בחשיבותה של הביקורת .

מר לונדון ביקש לציין שתי נקודות ייהסעיף הראשון ניקיון החוף, עד כמה שידוע לי, ואס אני טועה,

ויונתן וודאי יתקן אותי, חלק משטח החופים מנוקה על ידי החברה לפיתוח התיירות ורוב החופיס

מנוקים על ידי העירייה. הנושא עלה לדיון כבר לפני זמן רב ודומני שהגיעה העת לקבל החלטה מי

אחראי על ניקיון החופים. הערה שנייה, בנושא השירות הפסיכולוגי החינוכי, שהוא במסגרת דוייח

תיקון ליקויים, לנוכח הממצאים החמוריס בדוייח הקודס של המבקר, ביקשתי בוועדת הביקורת לא

להסתפק בתגובה שקיבלנו, אלא לבצע ביקורת נוספת ולא להסתפק במילוי שאלונים, כדי לוודא

שהליקוייס החמוריס תוקנו. למיטב הבנתי, בקשתי התקבלה ותבוצע ביקורת נוספת בשירות

הפסיכולוגי החינוכייי.

רה'ייע סיכס והודה למר יריב פישר, יושב ראש וועדת הביקורת ולחברי הוועדה, על הדיוניס

הרציניים, העניינייס וההמלצות שהובאו בפני המועצה לאישור והבטיח כי ההמלצות ייושמו הלכה

למעשה. הודה לירון הררי, מבקר העירייה, על עבודה מקצועית, איכותית ומצוינת, לעוזריו שי קציר

ומירה שר שלום, הודה למנכייל העירייה שסייע לביקורת העירונית, למנהליס ועובדים בעירייה

שסייעו בעבודת המבקר ששיתפו פעולה וממשיכים את עבודתס למען תושבי העיר הרצליה.

ג. = דוח ביקורת מפורט של משרד הפנים לשנת 2016

למועצה הועבר דוייח בקורת מפורט לשנת 6 שנערך עבור משרד הפניס עייי משרד רוייח

שטראוס לזר ושות'.

רתע הוסיף כי הדוייח חיובי ביותר. הודה לצוות הגזברות וממיימ מקוס הגזבר. שב והודה

למבקר העירייה ולצוותו.

הישיבה ננעלתה

ראש העירייה:

רשמה: רינה ואבי- ע. מנהל אגף