פרוטוקול ועדת התקשרויות 8/16 מס' 14

1

פרוטוקול ישיבת ועדה להתקשרויות לפי הוראות חוזר מנבייל משרד

הפנים 8/2016

שנערכה בחדר ישיבות מנכייל העירייה ביוס 2.9.2019

חברי הוועדה הנוכתים :

רן היילפרן, מנכייל;

אבידע שדה, יועמייש;

בני ויני, גובר;

משתתפים נוספים:

חזי קינן, מנהל חוציס ומכרזים ;

אישור התקשרות עם יועצ כלכלי למינהל בספים

בני מעדכן:

הוועדה אישרה לבקשת מינהל כספיס לבצע את ההליך שבנדון. אוכיר, כי מדובר על יועץ כלכלי

שמטרתו לבצע בדיקות כלכליות שונות, כולל בדיקה ובקרה על תהליכים כלכליים, ביקורות עומק

וכוי.

מסמכי ההתמחרות שבנדון נשלחו ל-6 חברות ייעוץ רלוונטיות וביוס 8.8.2019, במועד האחרון

להגשת המסמכים, נמצאו בתיבת המכרגים 2 מעטפות של יועציס אליהס נשלחה הפניה וכן מעטפת

האומדן. הצעות המתיר נרשמו והחומר הועבר לבדיקת מנהל מחלקת חוזיס מכרצים.

כל ההצעות נמצאו תקינות ועומדות בתנאי הסף ולכן, ובהתאס לקבוע במסמכי ההליך, הוזמנו כל

משתתפי ההליך להתרשמות לצורך קביעת ניקוד האיכות בפני צוות בראשות גובר העירייה.

מתוך ההתרשמות של שני הספקים ניכר כי הינם בעלי ניסיון עשיר בייעוץ בקרה כלכלית וכל ספק

מתמחה בתחומיס שוניס הרלוונטיים לעירייה, הוצגו דוגמאות לעבודות מול רשויות וגופיס

מוניציפאליים בחיקפיס גדוליס.

בהתאם, גס ניקוד הניסיון של שתי החברות - שקלול האיכות - שחיה חלק מההצעה היה דומה

ביותר וכן הצעות המחיר שלהס היו כמעט והות למעשה.

הצעת המחיר של משרד 3200 יו האפט הינה בסך של 179 ₪ לשעת עבודה וניקוד האיכות

המשוקלל שלהם הינו 49 נקודות מתוך 50 ואילו הצעת המחיר של משרד בן דוד, שלוי, קופ הינה

בסך של 180 ₪ לשעה וניקוד האיכות המשוקלל שלהס הינו 47 נקודות מתוך 50.

לאור האמור ובעיקר עקב העובדה שלכל ספק יתרון יחסי בתחומים אחרים, אנו ממליצים לאשר

התקשרות עט שני הספקים אשר הגישו הצעת מחיר ולחלק את העבודה ביניהס בהתאס לתתומים.

פרוטוקול ישיבת הוועדה שמאשרת את היציאה להליך, מיום 20.5.2019, מצ'/ב כנספח אי;

רשימת המשרדיס המאושרת על ידי גזבר העיר מיום 1.4.2019, מצ'/ב כנספח ב';

הפניה למשרדים מיום 22.7.2019, מצ'/ב כנספת ג';

מסמך א' למסמבי הפניה, מצ''ב כנספח די

פרוטוקול פתיחת המעטפות מיום 8.8.2019, מצ''ב כנספח ה';

סיכום בדיקת ההצעות מיום 19.8.2019, מצ'/ב כנספח \';

טבלת השוואת ההצעות מיום 19.8.2019, מצ'/ב כנספח %';

אבידע:

ברגע שה לא הוגדר במסמכי המכרצ יש כמובן בעייתיות לחלק את העבודה בין 2 המשרדים.

במי:

אני סבור שגה נותן יתרון לעירייה ואני חושב שניתן להגיע איתס להבנות ולהחליט ואת בהסכמה

מול המשרדים עצמם.

אבידע:

במקרה כוה אם המשרדיס אכן מאשרים בכתב את הסכמתס לחלוקת העבודה וה מצמצס את

הבעיה בעניין.

בני:

באחריותי לפנות למשרד זיו האפט ולקבל את הסכמתס בכתב לכך שהעירייה תבחר זוכה נוסף

בהליך ושהעבודה תפוצל בין שני הזוכיס.

החלטת הוועדת

1. הוועדה מאשרת התקשרות עם משדד זיו האפט, אשר הצעתו דורגה כהצעה הטובה ביותר בליך.

2. בכפוף לקבלת הסכמת משוד זיו האפט בכתב לכך שהעבודה תפוצל לשני אוכים, מאשרת

הוועדה להתקשר גם עם משרד בן דוד, שלוי קופ לביצוע העבודה. בבל שלא תתקבל הסבמה כזו,

יהיה רק זוכה אחד בהליך - משרד זיו האפט.

חיום, 2.9.2019;

00

רן ה*ילפרן, מגבייל אב 1, יועמ/ש

רשם: חזי קינן

פרוטוקול ישיבת ועדה להתקשרויות לפי הוראות חוזר מנכ''ל משרד הפנים 8/2016

שנערכה בחדר ישיבות מנכייל העירייה ביום 20.5.2019

חברי הוועדה הנוכחים:

רן היילפרן, מנכייל;

ירון סולברג, יועמייש;

בני זיני, גובר;

משתתפים נוספים:

מוטי פרוינד, מבקר העירייה;

סרגייו וולינסקי, מהנדס העיר - לעניין נושא מס' 2, בחירת <ועצ שיתוף ציבור מצטרף כחבר בוועדה;

יואב רוביסה, אדריכל העיר;

חזי קינן, מנהל חוזיס ומכרזים;

בקשה ליציאה להליך התקשרות למתן שירותי ייעוץ בלכלי לעירייה לפי הוראות חוזר מנבי'ל

1206

גזבר:

לעירייה קיימות התקשרויות רבות במגוון תחומיס בהיקפים גבוהים ולכן עלה הצורך בהעסקת

יועץ כלכלי לבקרת פעילויות אלו. היועץ ינתח את הליכי העבודה וביצועם בפועל וכל ואת לצורך

התייעלות כספית ותפעולית.

מדובר בתחוס מובהק בו נדרשים יחסי אמון מיוחדים, היות שהיועץ - משרד רוייח מתאים ובעל

ניסיון - עתיד להיהשף לדבריס רגישים ולעבוד באופן ישיר מול גגבר העירייה.

לכן מבוקש לבצע את ההליך לפי נוהל 8/2016 ולפנות ליועצים מתוך המאגר. כן מבוקש לקיים הליך

עס פרמטריס משולביס של מחיר - 50% ואיכות - 50%.

היקף ההתקשרות המוערך היו בסך של כ-300 אלשייח בשנה, לא כולל מעיימ וזאת על בסיס ההנחה

של כ-120 שעות עבודה בחודש.

מבוקש להתקשר עם עד ל-2 יועצים, ביניהס תחולק העבודה וזאת לתקופה של שנה עס אפשרות

להאריכה ב-4 תקופות נוספות של שנה.

אני מגיש לוועדה את המסמכים הבאים:

מכתב הפנייה לאישור ההתקשרות בחתימתי, מיום 1.4.2049, מצ'יב כנספח א!;

למכתב מצורפת רשימת המשרדיס אליהס מומלצ לפנות מתוך המאגר, מפרט השירותים של היועצ

ואופן הגשת הצעת המחיר, כולל הפרמטריס לבתירה.

מבוקש לאשר את ההליך בהתאם למכתב ולנספתיו כאמור.

מנכייל:

מדוע אתס ממליצים על המשרדיס האלה מתוך המאגר?

גזבר:

מדובר במשרדיס שנרשמו במאגר מתחוס ייעוצ כלבלי.

מנכייל:

מציע להכניס משרדים נוספים מתוך המאגר. לי יש ניסיון טוב בעבודה מול משרד א. חפצ ואני מציע

לבחון משרדים נוספיס בהתאם לניסיון העבר.

לועמייש :

מהנימוקים שהעלה הגזבר ובהתאס לסעיף 6.3 לחוזר המנכייל, סבורני שמדובר בעבודה שאכן

דורשת הן ידע ומומחיות מיוחדים והן יחסי אמון מיוחדים.

אני מבקש בתום שנת עבודה, כי יוגש לוועדה דיווח לגבי הפעולות שביצע המשרד שעימו תתקשר

העירייה על מנת לבחון שאכן העבודות הללו סוגן ואופיין פטור ממכרז.

החלטת הוועדה

1. מהנימוקים שהעלה הגזבר ועפ''י חוות דעת היועמייש, הוועדה סבורה שמוצדק וסביר

בנסיבות העניין לבצע את ההתקשרות בפטור ממכרז הוועדה השתכנעה שמדובר בתחום ייעו+

מקצועי ומיוחד שהגזבר נזקק לו ולפי דבריו גם נדרשים יחטי אמון מיוחדים. העובדה

שנעשית פניה ל-6 נותני שירות מהווה יישום ראוי של עיקרון השיוויון והתחרות.

2. מאושר לקיים את ההליך לפי פניית הגזבר בשינוייס שלהלן:

ג יש לפנות למשרד נוסף מתוך המאגר, כך שיהיו לפחות 6 משרדים.

פ. יש לעדכן את ניסוח הסעיפים בבחינת האיכות לגבי שנות הניטיון.

6 יש להוריד את סעיף הראיון האישי ל-10%. משקולת נוספת של 15% תהיה לפי

החלטת הגזבר בהתאם למדדים.

4. יש לעדכן את המדדים של גודל הרשויות ולבטל את הקטגוריה של רשויות עד 20,000

איש.

מתן שירותי ייעוץ לשיתוף ציבור לעירייה - אישור תוצאות הליך התמחרות לפי נוהל חוזר מנכי'ל

1206

חזי מעדכן :

בישיבת הוועדה מיוס 26.3.2019 אושר לצאת להתמחרות לפי נוהל חוזר מנכייל 8/2016 לקבלת

השירותים שבנדון ולפנות ל-3 משרדים הרשומים בתתום במאגר ולפיכך, פנינו ביוס 11.4.2019

למשרדים בהתאם.

ביום 13.5.2019, במועד פתיחת תיבת ההצעות, נמצאו בתיבה 2 הצעות ואומדן העירייה להליך.

ההצעות הן של חברת רן וולף תכנון אורבני וניהול פרוייקטים בעיימ, אשר נקבה ב-12% הנחה

ממחירון העירייה לשעת עבודה בסך 217 ₪, בתוספת מעיימ ושל חברת אורבניקס בעיימ, אר נקבה

ב-21% הנחה ממחירון העירייה. אומדן העירייה עמד על 10% הנחה.

המסמכים נשלחו לבדיקת מסמכים ולבדיקה מקצועית ונמצא, כי שני המציעים צרפו את כל

המסמכיט ועמדו בכל תנאי הסף של ההליך.

מבוקש אפוא לאשר את ההליך, לאשר את חברת אורבניקס כווכה בהליך ולאשר לפנות לחברת רן

וולף בבקשה להשוות הצעתה ובמידה ותסכים, לבתור בה כזאוכה נוספת.

אישור הוועדה ליציאה להליך, מיום 26.3.19, מוגש ומסומן 18

הפנייה למשרדים מתוך המאגר, מיום 11.4.19, בולל מסמכי הפנייה, מוגשים ומטומנים ב?

פרוטוקול פתיחת המעטפות מיום 13.5.19, מוגש ומסומן ג

אומדן העירייה להליך, מוגש ומסומן ד';

חוות דעת אדריכל העירייה, מיום 19.5.19, מוגשת ומסומנת ה';

לואב:

אבהיר כי לא מדובר על עבודה של פרוייקט אחד, אלא לפי הצורך ולכן לפני כל עבודה נאשר בדיוק

את ההיקפים והשעות הנדרשות.

הפער מהאומדן איננו מהווה בעיה, מדובר סה'יכ בסכומים דומיס בהיקפי העבודה בכללותם.

החלטת הוועדה

הוועדה תשוב ותדון בנושא בשבוע הבא.

התקשרות עם חברת שרן מהנדסים עבור מתן *יעוצ למבקר העיריית

חוי מעדכן:

בישיבת הוועדה מיוס 7.5.2019 עדכן המבקר בדבר הצורך בהמשך עבודת היועץ זאב רוזן מתברת

שרן מהנדסיס במתן שירותי ייעוץ עבור משרד המבקר. בהיקף ההתקשרות לפי התוזה הקיים נותרו

כ-20,000 ₪, אך הוועדה בהחלטתה מסרה, כי המבקר יביא בפניה את ההיקף הנדרש הנוסף, מעבר

לאותם 20 אלשייח, על מנת להשלים את העבודה בה התחלל היועץ והוועדה תאשר את אותו היקף

נדרש כאמור.

ביום 12.5.19 פנו אליי מלשכת המבקר ועדכנו כי נדרשת תוספת של 45,000 ₪ לעבודת היועצ מעבר

לאותס 20 אלשייח שנותרו ולכן מבוקש לאשר בהתאם להחלטת הוועדה מיוס 7.5.2019 כאמור.

החלטת הוועדה

בהתאם להחלטתנו מיוס 7.5.2019 אנו מאשרים את בקשת המבקר להיקף התקשרות נוסף עם

שרן מהנדטים - זאב רוזן לצורך מתן שירותי ייעוץ למשרד המבקר בהיקף של 45,000 ₪

נוספים, מעבר להיקף ההתקשרות הנוכחי, בו נותרו עוד כ-20,000 ₪ נכון להיוס.

היוס, 20.5.2019 ;

רן היילפרן, מנבייל

רשם: חזי קינן

8 טלפון : 09-7759550 7 ,

9 5 הוד השרוןןפ]

05 4 עיר קהילה י פקס' : 09-7759535

ל 0 עיר קהילה ירוקה ה

מינהל הכספים

19

לכבוד

חברי הועדה לפי תוזר מנכייל 3/16

שלום רב,

הנדון: התקשרות חדשף למתן שירווני ייעוצ כלכלי לצורך בקרה וניתוח פעילויות תשבונאיות

לעירייה כזיימות התקשרויות רבות במגוון תחומיס בחיקפים גבוחים ולכן עלה הצורך בהעטקת :עו

כלכלי לבקרת פעילויות אלו, חיועץ ינתח את חליכל העבודה וביצועס בפועל כל זאת לצורך התייעלות

כספית ותפעוללת.

היועץ יעסוק בין חיתר בנושאים:

בקרת על הסכמיס והתקשרויות עס ספקים, קבלנים ונותני שירות.

בדיקה מדגמית אם השירות תמשולס התקבל בפועל כפי שנדרש בחטכם.

בדיקת עמידת ספקים בהתחייבויות תוזיות והתחשבנות בהתאס לתשבוניות/קבלות וההסכם התקשרות.

ליווי מחלקות העירייה, תוך אפיון בקרות מפתח על תהליכים, :ישוס והטעמה.

הגדרת מדדיט לשיפור ביצועים ומתן כלים לחתי:עלות.

בקרח על יישוס חוראות רגולציה שונות.

ניתוח תחליכי עבודת לצורך התייעלות כספית ותפעולית.

בדיקות כלכליות בתחומי פעילות הרשות בהתאס לחנחיות הגזבר.

₪ 9 ₪ 5 חר 5 9% ₪

על ח?ועץ לחלות מקצועי, בעל ידע, השכלת וניסיון בתחוס הניל עם רשויות מקזמיות.

שירות זה של רויית לועצ דורש יחסי אמון מיותדים.

הערכת של כ- 120 שעות חודשיות, כאשר הלקף השעות תמרבי לא יעלח על 200 שעות בחודש,

הערכת תמורה שנתית של כ-300,000 ₪ לא כולל מעיימ. (בכפוף למסגרת התקציב)

ההתקשרות תהא לתקופה של שנה עס אפשרות חארכה של 4 תקופות בנות 12 חודשים, וואת במגבלת

התקציב העירוני.

הרשות תחא רשאית לבחור עד 2 ספקים למתן השירות.

אבקש את אישור הועדה לצורך הליך לפי נוחל תוזר מנכייל משרד הפנים.

מצייב:

נספח אי- רשימת משרדי רוייח

נספת בי- מפרט שירותי חיוע\

נספח ג'- אופן הגשת הצעת מחיר

1

גזבר מזעירייה

רצה 0

(ט

1 | ו טוח הסח 85ת-ס.שוו | 1

מכ היכגיט הישרא

ו / 6 פקס' : 09-7759535

4 9% 400% עיר ל ה \

ו % דרך רמתיים 39, הוד השרון

מינהל הכספים

נספח א'- רשימת משרדים

1. גו נו גו בעיימ

2 תכמ ייעוי מוניציפאלי בעיימ

3 בן דוד שלוי קופ ושותי

4. ליאון אורליצקי ושותי

5. יו האפט ייעוץ וניהול בעיימ

/

%

| ו הסוא | 7 | 0

מכון הניט ה-שראף.

-/

ו

0 7 טלפון : 09-7759550

6 0 - + הוד השרון 9 2

ב 6% % עיר קהילה ירוקה

/ 6 % דרך רמתיים 39, הוד השרון

7

מינהל הכספים

נספח ב'- מפרט השירותים

שירותי ייעוצ, בקרה וניתות פעילויות כלכליות וחשבונאיות :

1. בקרה על הסכמים והתקשרויות עס ספקים, קבלניס ונותני שירות.

2 בדיקה מדגמית אס השירות המשולס התקבל בפועל כפי שנדרש בהסכם.

בדיקת עמידת ספקים בהתחייבויות חוזיות והתתשבנות בהתאס לחשבוניות/קבלות וההסכם התקשרות.

4. ליווי מתלקות העירייה, תוך איפיון בקרות מפתח על תהליכים, יישוס והטעמה.

5. הגדרת מדדים לשיפור ביצועיס ומתן כלים להתייעלות.

6. בקרה על יישוס הוראות רגולציה שונות.

7. ניתוח תהליכי עבודה לצורך התייעלות כספית ותפעולית.

8 בדיקות כלכליות בתתומי פעילות הרשות בהתאס להנתיות הגזבר

ו 68) | הו חס ו8ח85ו-0 סו חר | 75 | 0

מכון המקמם הישראף.

ל 6 4 טלפון : 09-7759550

5 .= חוד השרו \ 9 פקס' : 09-7759535

6 5 8% עיר קהילה ירוקה דרך רמתיים 39, הוד השרון

מינהל הכספים

נספת ג'- אופן הגשת הצעת מחיר

אופן שקלול הצעות מהלר:

1. הערכת הצעת המחיר תבוצע על בסיס הערכה משולבת של הרכיב הכספי ושל הרכיב האיכותי ובהתאם

לפרמטריס הבאים:

אמות מידת משקל הערות

באחוזים

תעריף שעת עבודה 1% ממוצע 120 שעות חודשיות

ניסיון התברה במתן שירותי = | 25%

7

יעוץ בקרת כלכלית 1. נמסיון במתן שירותי ייעוץ עבור 2 עד 4 שנים (כולל) -

וחשבונאית 5 נקי

1. ניסיון במגור הציבורי וממשלתל:

2, ניסיון במתן שירותי ייעוץ של 5 עד 7 שניס | (כולל) -

7 נק'

3. ניסלון במתן שירותי ייעוץ של מעל 7 שנים ‎ -‏ 10 נק

2 היקף עבודה ברשויות מקומיות :

1.. ניסיון במתן שירותי ייעוץ עבור 3 עד 5 רשויות מקומיות

(כולל) - 5 נקי

2. ניסיון במתן שירותי ייעוץ עבור 5 עד 7 רשויות מקומיות

(כולל) - 7 נקי

3, ניסיון במתן שירותי ייעו עבור מעל 7 רשויות מקומיות -

0 נקי

1 3. ניסיון ברשויות מקומיות:

1. ניסיון במתן שירותי ייעוץ עבור רשויות מקומיות בהן

עד 20,000 תושבים- 2 נקי

2. נמסיון במתן שירותי ייעוץ עבור רשויות מקומיות בהן |

עד 60,000 תושבים- 3 נקי

3. ניסיון במתן שירותי ייעוץ עבור רשויות מקומיות בהן

מעל 100,000 תושבים- 10 נקי

ו בסעיף זה ניתן לצבור עד 30 נקודות סיה"'ב

/ | רת הסופת -סה שא | | |

מכ חחמנים ה רגי

08 4 הוד השרו | 1 טלפון : 09-7759550

:17 פקס' : 08-7759535

% עיר קהילה ירוקה

| % דרך רמתיים 39, הוד השרון

מינהל הכספים

5

= . |

ראיון אישי אשר במסגרתו | 25% בראיון יבתנו, בין היתר, קוייח, ניסיון והתאמת הרפרנט שיוקצה |

| העובד המיועד לבצע את לעירייה, התאמת ניסיון המציע לדרישות העבודת הספציפית,

השירות נדרש להציג קורות יכולת עמידת המציע בלוחות חזמנים הדרושיס, המלצות, קשרי

חיים ואת ניסיונו ופעילותיו עבודה, ניסיון עבודה קודם בתחוס בקרה כלכלית ותשבונאית

ברשויות חמקומיות

ברשויות מקומיות

2 ייב 10% -

2. הכפיפות במהלך העבודה תהיה לגוּבר העירייה ו/או למי מטעמו.

3 היועץ ימציא בסוף כל חודש דוייח שעות המפרט את עבודתו באותו החודש.

4. היקף שעות עבודה לא יעלה על 200 שעות חודשיות.

5. העירייה אינה מתתייבת על הזמנת כמות שעות כל שהלא.

6. מובתר כי השירות *ינתן בהתאם לתקציב העירייה.

/ 1 7 7 0

/ | וו הט טסה -ססת שוש [ | |

הכון הניס ה שרשל"

>-

.

7-ה

דבורה אלמגור

ה - תווחה

דבורה אלמגור :מאת

יום שני 22 יולי 2019 14:31 :נשלח

הליך שירותי ייעוץ, בקרה וניתוח פעילויות כלכליות - 8-16 - להפצה :נושא

הליך שירותי ייעחי, בקרה וניתוח פעילויות כלכליות - 8-16 - להפצה./0ם :קבצים מצורפים

שלום וברכה,

מצ"ב מסמכי ההליך שבנדון,

נא לאשר קבלת המייל.

בברכה,

דבורה אלמגור

מחלקת חוזים ומכרזים

עיריית הוד השרון.

- הוד השרוו

% % עיר קהילה ירוקה ‏ %

222.09

טופס רישום ומעקב חלוקת מעטפות - הצעות מחיר

אגף/מחלקה : גזברות

נושא/כותרת ההליך: הליך לקבלת הצעות מחיר למתן שירותי *יעוץ, בקרה וניתוח פעילויות כלכליות לעיריית הוד

השרון לפי הוראות חוזר מנכ''ל משרד הפנים 8/2016

שס המנהל האחראי על ההליך : גוברות. שס החשב המלווה :קארין.

מועד אחרון להחזרת מעטפות: בתאריך 5.8.19 בשעה 13:00.

הבהרות- בתאריך 28.7.19 בשעה 13:00.

מט' שם המציע טלפון פקט כתובת דוא''ל הגיש/לא

הגיש

1. | גונוגו בעיימ 055( 1

ות

2 חכמ ליעוצ מוניציפאלי 4"( 110

בעיימ 69

3 בן דוד שלוי קופ ושות'! 7-5 0/0

0-5 ץש

4. ליאון אורליצקי ושותי 5 "0"

5. זיו האפט ייעו וניהול 7[ ]1-1

בעיימ 9

6. אורבניקס 6

1

בצמרת הארצית כזכאות לבגרות וכדגווס לצהיל |

המוקד העירוני לשירותך

1 | ות הזתה -0 סה. אא | ₪2 | )ד

על איכ,

0 ₪

0

ר.א

. שר

עשר

ו

2

מכון התקנים הישראלי

עיריית הוד כ ה שרון

הליך לקבלת הצעות מחיר למתן שירותי ייעוץ, בקרה וניתוח פעילויות

כלכליות לעיריית הוד השרון לפי הוראות חוזר מנכ'יל משרד הפנים

206

תוכן ענייניס ורשימת המסמכים

מסמכים מצורפים להליך והכלולים בפנייה זו:

עמי

מסמך אי - תנאי ההליך והוראות כלליות למשתתפים 2

מסמך בי - הצעת המציע 7

מסמך גי - הנחיות ותנאי פוליסת ביטות 9

מסמך די - חוזה 4

מסמך חי - שאלון לאיתור חשש לניגוד עניינים מצורף

כל המסמבים דלעיל מהווים יחד את מסמכי ההליך בין שהם מצורפים ובין שאינם מצורפים.

1. בללי

מסמך אי

תנאים והוראות כלליות למשתתפים

1. עיריית הוד השרון מזמינה אתכס בואת להגיש הצעותיכס בהליך למתן שירותי ייעוץ, בקרה

וניתוח פעילויות כלכליות לעיריית הוד השרון לפי הוראות חוזר מנכ''ל משרד הפנים 8/2016

2. (להלן: ''השירותים''י), והכל כמפורט להלן:

2. מסמבי ההליך

1. המסמכים המפורטים מטה, מהווים חלק בלתי נפרד ממסמכי ההליך ותנאיו:

1 תנאי ההליך והוראות כלליות - מסמך אי.

2 הצעת המציע - מסמך בי.

3 הנתיות ותנאי פוליסת ביטות - מסמך גי.

4. תווה - מסמך די.

5. ששאלון לאיתור חשש לניגוד עניינים - מסמך חי.

3. הגדרת העבודות / השירותים המבוקשים

1. בקרה על הסכמים והתקשרויות עס ספקים, קבלניס ונותני שירות.

2. בדיקה מדגמית אס השירות המשולם התקבל בפועל כפי שנדרש בהסכם.

3. בדיקת עמידת ספקים בהתחייבויות חוזיות והתחשבנות בהתאט לתשבוניות/קבלות

וההסכם התקשרות.

4. ליווי מחלקות העירייה, תוך איפיון בקרות מפתח על תהליכים, יישוס והטעמה.

5. הגדרת מדדים לשיפור ביצועים ומתן כליס להתייעלות.

6. בקרה על יישוס הוראות רגולציה שונות.

7. ניתות תהליכי עבודה לצורך התייעלות כספית ותפעולית.

8. בדיקות כלכליות בתחומי פעילות הרשות בהתאס להנחיות הגזבר.

9 כללי

1. מתן השלירותיס יהיה בהיקף של כ-250 שעות בחודש.

2. אופן מתן השירותים בנוגע לשעות העבודה יקבע בתאוס עם הזוכה בהליך זה.

3 מתן השירותים ייעשה הן ממשרדי הזוכה בהליך והן ממשרדי העירייה, כאשר

לעירייה בלבד האפשרות לבחור האס מתן השירותים יהיה ממשרדי הזוכה ו/או

ממשרדי העירייה והיא תעדכן את הגוכה בהליך מעת לעת בהחלטתה כאמור, אשר

תתקבל לפי שיקוליה וצרכיה בלבד, והווכה בהליך יידרש לפעול בהתאס להנחיות

העירייה בעניין זה.

4 השירותים יוענקו לעירייה על ידי רוייח קבוע, שיוגדר כרפרנט מטעם הזוכה בהליך

עבור עיריית הוד השרון. לעירייה תהיה הסמכות לאשר ולבחור את רוהיית שיעניק

לה את השלרותים מטעס המציע, וכן הסמכות להורות למציע להחליפו במידה

ויימצא לא מתאים, והכל לפי שיקוליה וצרכיה בלבד, והזוכה בהליך מתתייב לעשות

זאת ללא דיחוי ולהחליפו ברוייח אחר מטעמו, המתאים לדרישות ולצרכי העירייה

ואשר יאושר על ידה.

4. אישורים והמלצות

.5

.6

1

.2

3

4

.5

6

על המציע לצרף פרופיל משרד מלא ומעודכן הכולל פירוט ניסיונו במתן שירותי ייעוץ ובקרה

כלכלית בכלל, בדגש על שירות עבור המגור הציבורי ובפרט עבור רשויות מקומיות, כולל

פירוט הגופיס/רשויות להס העניק שירות, תיאור העבודות ומועד ביצוען וכן פרטי איש הקשר

באותו הגוף/רשות (מס' טלפון וכתובת דואייל).

על המציע לצרף העתק קורות חיים מלאיס ומפורטיס של הרפרנט המוצע על ידו לליווי

העירייה, אשר עתיד ליתן את השירותיס לעירייה מטעמו. על הרפרנט המוצע להיות מועסק

ישירות על ידי המציע וכן להיות בעל ניסיון של 3 שנים לפחות במתן שירותי ייעוצ ובקרת

בלכלית בעצמו.

על המציע לצרף המלצות מרשויות להן העניק את השירותים.

על המציע לצרף להצעתו אישור בר תוקף בדבר היותו עוסק מורשה.

על המציע לצרף אישור מפקיד השומה או מרואה חשבון בדבר ניהול ספרים כחוק, וכן אישור

לפי חוק עיסקאות גופיס ציבורייס (אכיפת ניהול תשבונות) התשלייו-1976.

מציע שהוא חברה בעיימ, יצרף להצעתו תעודת התאגדות של החברה אצל רשס התברות וכן

אישור עוייד או רוייח בדבר המוסמכיס לתייב בחתימתם את החברה בצירוף דוגמאות

חתימתם.

העיריה רשאית שלא לדון בהצעה שלא צורפו אליה האישורים הרשומים לעיל או אחד מהס.

הצהרות המציע

.1

2

3

4

.5

הגשת הצעתו של המציע והשתתפותו בהליך וה כמוה כאישור וכהצהרה שכל הפרטיס

המפורטים בו ובמסמכי החוזה ידועים ונהיריס לו, כי יש לו את כל הידיעות, הכישוריס

והסגולות המקצועיות והאחרות וכי הוא מסוגל מכל בתינה שהיא לבצע את העבודות נשוא

ההליך - הכל כמפורט במסמכי החוזה. המציע יחתום על כל מסמכי ההליך.

הגשת הצעתו של המציע והשתתפותו בהליך כמוה כהצהרה ואישור.

כל טענה בדבר טעות או אי הבנה בקשר לפרט כלשהו מפרטי ההליך או אי הכרת התנאים

באתר - לא תתקבל לאתר הגשת הצעת המציע.

למציע ידוע, כי העירייה אינה חייבת להזמין את ביצוע כל העבודות נשוא ההליך זו, והיא

רשאית להזמין רק את ביצוען של חלק מהעבודות בהתאס לתקציבה המאושר. במידה ויוומן

ביצוען של חלק מן העבודות נשוא הליך וה כאמור, אין ולא תהיה לי כל טענה כנגד העירייה

בגין כך.

המציע מתתייב, כי בעת מתן השירותים לעירייה לא יפעל מתוך ניגוד עניינים, וימנע מכל

תפקיד או עיסוק אחר היוצר או עלול ליצור מצב של ניגוד עניינים בין עבודתו עבור העירייה

לבין יתר עיסוקיו.

אופן הגשת ההצעות על ידי המציע

.1

2

על המציע להגיש הצעתו באופן שכל מסמכי ההליך והמצורפים לו חתומים על ידו כדין.

המציע ייתן הצעתו הכספית על גבי מסמך בי - 'יהצעת המציעיי בלבד.

3. אופן שקלול הצעת מחיר

1 הערכת הצעת המחיר תבוצע על בסיס הערכה משולבת של הרכיב הכספי ושל הרכיב

האיכותי, בהתאס לפרמטריס הבאיס :

אמות מידת

תעריף לשעת עבודה

ניסיון | התברה

שירותי | ייעוצ

כלכלית

במתן

ובקרה

משקל

באחוזים

0%

2%

אופן הניקוד והערות

לצורך שקלול והשוואת ההצעות בלבד, יחושב התעריף

לשעת עבודה לפי 120 שעות.

ניסיון במתן השירותים למגזר הציבורי:

ניסיון במתן שירותי ייעוצ ובקרה כלכלית של שנתיים

ועד ל-4 שניס (כולל) - 5 נקי

ניסיון במתן שירותי ייעוץ ובקרה כלכלית של מעל ל-4

שניס ועד ל-7 שנים (כולל) - 7 נקי

ניסיון במתן שירותי ייעוץ ובקרה כלכלית של מעל ל-7

שנים - 10 נקי

היקף עבודה מול רשויות מסומיות:

ניסיון במתן שירותי ייעוץ ובקרה כלכלית עבור 2 עד 4

(כולל) רשויות מקומיות - 5 נק/

ניסיון במתן שירותי ייעוץ ובקרה כלכלית עבור מעל ל-

4 ועד ל-7 (כולל) רשויות מקומיות - 7 נק/י

ניסיון במתן שירותי ייעוץ ובקרה כלכלית עבור מעל ל-

7 רשויות מקומיות - 10 נקי

גודל הרשויות המקומיות להן ניתנו השירותים*:

ניסיון במתן שירותי ייעוץ ובקרה כלכלית עבור לפתות

רשות מקומית אחת בה עד ל-60,000 תושבים (כולל) -

5 נל'ן

או

ניסיון במתן שירותי ייעוץ ובקרה כלכלית עבור לפתחות

רשות מקומית אחת בה מעל ל-60,000 תושבים ועד ל-

0 תושביס (כולל)- 7 נק;

27

ניסיון| הרפרנט המיועד

ללוות באופן אישי את

העירייה מטעס המציע

ראיון והתרשמות אישית

מהמציע

סית'יב

10%

1%

100%

שינוייס הסתייגויות ותיקונים

או

ניסיון במתן שירותי ייעוץ ובקרה כלכלית עבור לפתחות

רשות מקומית אחת בה מעל ל-100,000 תושבים -

0 נק,

*בסעיף זה **נתן ניקוד עבור תת קטגוריה אחת בלבד על פי

הניקוד הגבוה ביותר לו יהיה זכאי המציע.

ניסיון במתן שירותי ייעוצ ובקרה כלכלית של שלוש

שניס ועד ל-6 שניס (כולל) - 5 נקי

ניסיון במתן שירותי ייעוץ ובקרה כלכלית של מעל ל-6

שנים ועד ל-10 שנים (כולל) - 7 נקי

ניסיון במתן שירותי ייעוץ ובקרה כלכלית של מעל ל-10

שנים - 10 נק/

בראיון יבחנו, בין החיתר התאמת נמסיון המציע

לדרישות העבודה הספציפית, יכולת עמידת המציע

בלוחות הזמניס הדרושיס, המלצות, קשרי עבודה, אופי

הניסיון הקודט בתחוס וכוי

1. אסור למציע למחוק או לתקן או לשנות את מסמכי ההליך והעירייה תהא רשאית לראות בכל

שינוי, מתיקה או תיקון משוס הסתייגות המציע מתנאי ההליך ולהביא לפסילת ההצעה והכל

בכפוף לשיקול הועדה המוסמכת של העירייה ולהחלטותיה.

הבהרת מסמבי החוזת

1. ימצא המשתתף במסמכי ההליך סתירות, שגיאות, אי התאמות, או שיהיה לו ספק כלשהו

בקשר למובן המדויק של כל סעיף או פרט, יהיה רשאל לפנות לעירייה, באמצעות עוייד חזי

קינן, מנהל חוצים ומכרזיס בדואייל: [1 נתטג 85000 100-1ש26 גס 11/, ולהעביר עד ליוס

9 בשעה: 13:00, שאלות הבהרה בכתב, בפורמט פתוח בלבד (מסמך 6 זס/\ ), עם

אישור מסירה, ובמבנה שלהלן בלבד:

מסייד המסמך או הנספח אליו| פרק וסעיף רלוונטיים| נוסח השאלה

מתייחסת השאלה

במייל יש לציין את פרטי איש קשר מטעם המציע, כולל כתובת דואר אלקטרוני ומספר

טלפון. יש לוודא קבלת השאלות בטלפון מס' 09-7759548/9.

9

2. יודגש, כי העירייה לא תענה לשאלות הבהרה, אלא אם נשלחו לנציגי העירייה המצוינים לעיל

בלבד וכמפורט לעיל בלבד. כן יודגש, כי העירייה איננה מתחייבת לענות על כל השאלות

שיוגשו.

3. ככל שיהיו שינויים בהליך תופץ הודעה לכל משתתפי ההליך והיא תהווה חלק בלתי נפרד

ממסמכי ההליך.

4. כל הסבר, פרשנות או תשובה שניתנו בעל-פה, אין ולא יהיה להס כל תוקף שהוא. רק תשובות

בכתב - תחייבנה את העירייה.

5. העירייה רשאית, בכל עת, עד למועד האחרון להגשת הצעות בהליך, לתכניס -שינוייס

ותיקוניס במסמכי ההליך, ביוומתה או בתשובה לשאלות המשתתפים. השינויים והתיקוניס

כאמור יהוו חלק בלתי נפרד מתנאי ההליך, יבאו בכתב לידיעת כל רוכשי מסמכי ההליך

בדואר רשוס, בדואייל או בפקסימיליה לפי הפרטיס שנמסרו על-ידי רוכשי מסמכי ההליך,

והמציע יחתוס עליהם וייצרף אותס להצעתו.

מסמכי ההליך - רכוש העירייה

1. מסמכי ההליך הינס רכושה של העירייה וקניינה הבלעדי, והם נמסריס למציעיס בהשאלה

למטרת הגשת הצעות לעירייה, כאמור בהליך זה, ולא לשוס מטרה אחרת. מקבל מסמכי

ההליך לא יעתיק אותם ולא ישתמש בהס אלא למטרת הגשת הצעתו, ויחזירס לעירייה לא

יאוחר מאשר המועד האתרון להגשת ההצעות.

החלטות העירייה

1. העירייה רשאית, ללא כל נימוק נוסף, לפסול כל הצעה שתהיה גבוהה או נמוכה מאומדן

ההליך, אשר יוכן על ידי העירייה טרס המועד האחרון להגשת ההצעות.

2. אין העירייה מתחייבת לקבל את ההצעה הצולה ביותר או הצעה כלשהיא.

3. העירייה תהא רשאית למסור לביצוע את כל העבודה נשוא ההליך/החוזה או חלק הימנה -

הכל לפי ראות עיניה.

4. הופחת היקף העבודה לא ישונו מחירי ההצעה לפרטיהס בגלל השינוי.

5. העירייה תהא רשאית להתחשב ביכולתו של המציע ובכושרו ובניסיונו לבצע את העבודות

בטיב מעולה ובמועדיס המפורטים בהליך.

6. לוועדה המוסמכת בעירייה שמורה הוכות, על פי שיקול דעתה, לחקור ולדרוש ממשתתף כל

מידע ו/או מסמך ו/או אישור להוכחת כשירותו, ניסיונו ו/או מומחיותו והמציע יהיח חייב

למסור לוועדה את מלוא המידע ו/או המסמכים להנחת דעתה.

7. הוועדה המוסמכת בעירייה רשאית לאפשר למציע להשליס מסמכים ואישורים שעל המציע

היה לצרף להצעתו ולא צורפו להצעה ובלבד שאישורים אלה היו נכוניס ובתוקף במועד הגשת

ההצעה ושלא נרשס במפורש בתנאי ההליך, כי אי צירופם יגרוס לפסילת ההצעה.

8. אין העירייה מתחייבת לקבל את ההצעה הצולה ביותר או הצעה כלשתי.

9 העירייה תהא רשאית למסור לביצוע את כל העבודה נשוא ההליך או חלק הימנה - הכל לפי

ראות עיניה.

1. חובת הזוכה בהליך

1. צכה המציע בהליך (לעיל ולהלן - 'יהזוכהיי), הרי שבתוך שבעה (7) ימיס ממועד קבלתו את

הודעת העירייה בדבר זכייתו יהא עליו להמציא לעירייה, את המסמכיס הבאים :

2. אישור על קיוס ביטוחיס חתוס עייי חברת ביטות.

3 לא למלא הזוכה אחר התנאיס המפורטיס לעיל, כולס או חלקס ובמועד הנקוב לעיל, תהא

העלרייה רשאית לבטל את זכייתו בהליך.

2. הגשת הצעות, מועדים

1 המציע להגיש את הצעתו בתוך מעטפה. ההצעה תכלול את כל מסמכי ההליך כשהס

חתומים כדין על ידי מי שמוסמך לחתוס עליהס מטעם המציע.

2.את מסמכי ההליך וצרופותיו, יש להגיש במקור במסירה אישית בלבד, במעטפה הנושאת

את פרטי ושם ההליך, כשהיא סגורה וללא כל סימני זיהוי או רישום נוסף, לקבל אישור

נציג/ת העירייה על מועד ושעת מסירה ולהפקידה בנוכחות נציג/ת העירייה, בתיבת

המכרזים, שבמשרדי מחלקת חוזים ומכרזים שברחוב יהושע בן גמלא 28 הוד השרון, וזאת

לא יאוחר מיום 5.8.2019 בשעה 13:00.

מעטפה ו/או מסמכים שיימסרו לאחר המועד והשעה הנקובים לעיל, לא יתקבלו.

בברכה,

בני זינל,

גזבר עיריית הוד השרון

מו

עיריית הוד השרון

/ ה /

> הוד השרות

ב % קהיה ו₪₪6 פוורכ 5 >

פתיחת מעטפות - צוות התקשרויות

שיבת צוות תַקטרויות שחתקיימה ב של כ הוץ !?התאר | ף |

*" אל ;(רה \נית כאנזת = כפית

בנושא

משתתפים:

ל ה4' 7

חבר ‏ ]'([ה - 60%

חכ ג 3 ב בו //

נוכחים:

\ ש 7 )

פתיחת תיבת הצעות:

פנינו ל- | 41 ספקים ומתוך התיבה הוצאו . 9 מעטפות ן אומדן - 266 שא + , =

מס שם המציע סכוס ההצעה ערבות הערות

0 2 (לא בולל מע''מ) (סכום + תוקף)

ב שב" אל ,

ופ גא 134

. [ לור שו" 9 | 430 טא

שת ר\ח 11

וו 2-0

ונקש שש

המוקקשוקש נש

| / / ₪ ]|

ר | [גכ 2 3 4 0 א | ( גי ןג שיבג .

חברים : 6 5

+אנה | שסירא ה >רו] ק פכרון

תאריך. | 1 9

הליך בחירת יועץ לבקרת פעולות כלכליות - סיכום בחינת האיכות ובחירת הזוכה

19

1. מסמכי ההתמחרות שבנדון נשלחו ל-6 חברות *עוץ רלוונטיות וביוס 8/8/19, במועד האחרון להגשת המסמכים,

נמצאו בתיבת המכרצים 2 מעטפות של יועצים אליהס נשלחה הפניה וכן מעטפת האומדן. הצעות המחיר נרשמו

והחומר הועבר לבדיקת מנהל מתלקת חוזים מכרזים.

פרוטוקול פתיחתת המעטפות מיום 8/8/19 מצ'/ב בנספח אי

2. כל ההצעות נמצאו תקינות ועומדות בתנאי הסף ולכן, ובהתאם לקבוע במסמכי ההליך, הוזמנו כל משתתפי ההליך

להתרשמות לצורך קביעת ניקוד האיכות בפני צוות בראשות גזבר העירייה.

3 ולהלן סיכוס פגישות ההתרשמות עס כל אחד מהמציעים, שנערכו ביום 19.8.2019 כולל הניקוד שניתן לכל אחד מהם :

1. משרד רוייח בן דוד שלוי קופ

משרד בן דוד שלוי קופ הינו חלק מרשת בינלאומית \/1.2, ומעסיק כ-50 כלכלנים ומעל 100 רואי חשבון.

הגיעו מטעס החברה רו'יח רעות שילה הרפרטנית אשר תעמוד מול העירייה ו-2 נציגים מחצוות.

למשרד רוייח בן דוד שלוי קופ ניסיון עשיר בתתום הבקרה וניתוחים כלכליים במשרדים ממשלתלים וגופים

מוניציפאליים, עוסקיס בעיקר בבקרת תמיכות הן בפן החשבונאי והן בפן החוצי. כמו כן, בביקורות על עיריות

מטעם משרדל ממשלה. המשרד עובד מול רשויות מקומיות גדולות כגון: ירושלים, תל אביב, ראשון לציון ועוד.

גיסיון החברה במתן שירותי ייעוץ למגוּר הציבורי: מעל 7 שנים

היקף עבודה מול רשויות מקומיות: מעל 7 רשויות

גודל הרשולות: מעל 100 אלף תושבים

ניסיון הרפרנט: מעל 10 שנים

ראיון והתרשמות אישית עד 15 נקודות: 12 נקודות

2. חברת זיו האפט בעיימ

משרד זיו חאפט חינו חלק מפירמת 131200 המעטיק מעל 1500 עובדים בארף.

הגיע מטעם החברה רויית אילן אנגיל, דירקטור ומנהל קבוצת הבקרה במגזר ביקורת פנימית וניהול סיכונים ב-

0ם. התברה מעמידה צוות מקצועי בעל התמחות ייחודית בייעוץ, בקרה וניתוח פעילויתו כלכליות אשר

בראשו עומד אילן, הרפרנט מול העירייה.

המשרד מתמחה בשירותי בקרת הסכמים, התחשבנות עם ספקים, *יעוץ ואפיון בקרות מפתח על חליכים, סיוע

לארגונים באיתור חריגות והחורת כספים עודפים ששולמו. כמו כן, בחינת תהליכים ומתן כליס להתייעלות.

למשרד ניסיון רב בגופים גדוליס ובעבודה מול רשויות מקומיות גדולות כגון: תל אביב, הרצליה, רמת גן, חיפה,

אשדוד ועוד.

> ניסיון התברה במתן שירותי ייעוץ למגור הציבורי: מעל 7 שנים

היקף עבודה מול רשויות מקומיות: מעל 7 רשויות

.6

199

= גודל הרשויות: מעל 100 אלף תושבים

= ניסיון,הרפרנט: מעל 10 שנים

= ראיון והתרשמות אישית עד 15 נקודות: 14 נקודות

מתוך ההתרשמות של שני הספקים ניכר כי הינס בעלי ניסיון עשיר בייעוץ בקרה כלכלית וכל ספק מתמחה בתתומים

שונים הרלוונטיים לעירליה, הוצגו דוגמאות לעבודות מול רשויות וגופים מוניציפאליים בתיקפים גדולים.

לאור סעיף מספר 4 אנו ממליציס לפנות לועדה לצורך אישור התקשרות עם שני הספקים אשר הגישו הצעת מחיר

ולחלק את העבודה ביניהס בתאם לתתומיס.

משקלול בל הפרמטרים למתן ניקוד, כפי שנקבעו במסמכי ההליך, לרבות ניקוד ההתרשמות המפורט לעול, עולה כי

הטפקים כמעט זהים בדירוג איכותם ובהצעת המחיר שלהם.

טבלת טיכום שקלול ניקוד ההצעות כולל פירוט, מצ'/ב כנספח בי

ב זיני

גזבר

עביית הו

השרון

22006

ויוי

00

0%

גי

ו

יי

1

01

6

09(

גוס נוטא

ד ₪5

1

0

06

1

הו

06

0071

ווזיון

ליי

009

ו

ל

ל

ואוו

ינר

]7

01

יה

095

נוטא

60 אט וו

1

009

ונוט ו

ל

0

06

059

ו

01

ו

יי

601 608101 טועוושו 6 )םד ,ןהו וושה וט !ואט

6

וא ווסה. ושי -6 טוזוס

]ו -7 00

סט ]₪0 -] טס

ו

יאווהוט טס

6 1 וס

א ונ

=. ---

וש סח