פרוטוקול 25.12.22 צוות לתיקון ליקויים
עיריית כרמיאל
פרוטוקול מט' 2 צוות לתיקון ליקויים 25/12/2022
נוכחים:
דרי שולה מנחס - מנכיילית העירייה - יוייר הועדה
עוייד מאיר עובדיה - יועמייש של העירייה - חבר
ענת לנקסנר - ראש מינהל כספיט - חברה
יפה רו - ממונה על תלונות הציבור - חברה
יוסי אבן צור-- מבקר העירייה - משקיף
שירן גיון רודי - מזכירת הוועדה.
מוזמנים:
לילך וקסמן רנה -- מנכיילית היכל התרבות
אלי שדה - ראש לשכה
נורית לדר - מנהלת נכסיס
אריאלה אסולין - רכזת תביעות וביטוחיס
על סדר היוט:
1. המשך דיון בדוח ממצאי מעקב מדוחות ביקורת קודמיס 2018-2019.
חברי הוועדה דנו בכל הטעיפים וההחלטות נרשמו בגוף הדוח.
6 דצמבר, 2022
בי טבת, תשפייג
התקיים דיון ונסקרו הנושאים להלן ממצאי מעקב והחלטות שהתקבלו בהתאט - מצ''/ב.
דרי שולה מנחס
מנכיילית העירייה ויוייר וועדה
העתקיט :
מר משה קונינסקי -- ראש העיר
מר גיא דוד מרציאנו - יוייר וועדת ביקורת
141
12
2.1
22
צוחות קוזדמים
הליקוי
ביקורת שילוט מתוך דוח ביקורת 2018
על העירייה לעמוד בהתחייבותה למבקר המדינה בנקיטת פעולות מסוימות בתחוס
הסדרת השילוט.
א. גיבוש תוכנית כוללת לנושא הסדרת השילוט ברחבי העיר.
ב. התוכנית תובא לאישור מועצת עיר.
ג. במידה ונדרשת העברת טמכויות לתאגידים עירונייס יש לעגן ואת בהסכמיס
בכתב ושיקבלו את אישור המועצה.
החלטת ו. תיקון ליקויים מתאריך 25/12/22
לא ניתן לביצוע בשל הסכמיס קיימיס עד לסוף שנת 2024
לדעת הביקורת, כל חוזה/הטכס שהעירייה מתקשרת על פיו, צריך להיות מלווה
בתמצית עיקרי ההטכט עליהט יש להקפיד בקיומו וכן בנספח חשבונאי, של היקף
כספי, תנאי תשלוס, תקופת החוזה, היקף ערבויות, קיוס פוליסות ביטות וכדי.
החלטת ו. תיקון ליקויים מתאריך 25/12/22
ענת הציגה טופס טיוליס לוועדה המנכלייית תבחן, תוסיף טעיפיט לפי הצורך
ותעביר לאישור המבקר לתיקון ליקוי ות.
היכל התרבות -- הכנטות משכירות דוח ביקורת 2019
כגוף ציבורי (מוגדר חלייצ) ראוי שהדוחות הכטפייס של חבי חיכל התרבות יערכו
בליווי התקציב השנתי על סעיפיו השונים.
כאמור, התקציב הינו בעצס ייהתוכנית העסקיתיי של ההיכל, בו מתוכננת מראש
הפעילות של ההיכל, ההכנסות וההוצאות באמצעות התקציב וביצועו בפועל ניתן
למדוד את הסטיות מהיעדיס המתוכנניס ומאפשר להנהלה לעמוד על הסטיות
מייהתוכניתיי וכך יוכלו להתמקד בטעון תיקון בהפניית משאביס ממוקדת ויעילה
יותר להשגת יעדי ההיכל.
המלצת הביקורת הינה למרות שאין דרישה רגולטורית לכך , וזאת בשל היותה גוף
ציבורי ראוי שתאמ אמות מידה ציבוריות בכלל , בכל תחומי פעילותה.
החלטות מוועדת צוות לתיקון ליקוייס מתאריך 25/12/22
מנכיילית היכל התרבות : ייסעיף וה תוקן היא תציג לביקורת את המסמכיטיי
ככלל על ייהנהלת על ההיכליי לחבר נהליס מקיפיס בכל תחומי העשייה של
החברה ובפרט בנושא הביקורת , הכנסות מהשכרת ההיכל .
הנוהל חייב לפרט ולכלול את :
האחראי על ההשכרה
תעריפי השכירות.
הסכט/חווה.
הנחות (קריטריוניס, אופן בקשת ההנחה וכדי).
טפסיס ישימים.
אופן קבלת התשלום, רישוס וכדי.
אופן בקרת ההשכרה מטירת ההיכל וקבלתו.
תיעוד מהלך ההשכרה מתחילתו ועד סופו ואופן שמירתו.
החלטות מוועית צוות לתיקון ליקוייס מתאריך 25/12/22
מנכיילית היכל התרבות : 'יטעיף וה תוקן היא תציג לביקורת את הנהלים כמפורטיי.
תוקן/
לא תוקן/
תוקן חלקית/
לא תוקן
לא תוקן
לא תוקן
לא תוקן
21
22
23
4
5
6
57
38
29
עיריית כרמיאל
ניהול נכסי המקרקעין ברשות דוח ביקורת 2019
יש לחבר נהליס שיקיפו את כל הטיפול בנכסי העירייה בשמירתס ובמקטוס
שימושס וערכט הכלכלי.
הנהליס יכללו:
% אופן רישוס/עדכון נכס בספר הנכסיס.
* ניהול ספר הנכסים.
* הקצאת מקרקעין.
* בקרה ופיקוח על נכסיס.
> ניהול הנכסיט מושכריס (מכרו, חוזים, דרישות וגביית תשלומים וכדי).
יתוקן לאחר תיקון טעיף 3.2
יש לחדש את ניהול ''ספר הנכטיט'י של הרשות ועדכונו, לפעול לרישוס איכותי
ושלם
החלטות מוועדת צוות לתיקון ליקויים מתאויך 25/12/22
עד שנת 2011 קייס רישוס מטודר של הנכסיס.
ישנה החלטה לבצע מיקור חוץ להסדרה ויייישור קויי של הנכטים, מנקודה זו ואילך
מנהלת מחלקת נכטיס אחראית על עדכון ורישוס נכסיס.
יש למנות לאלתר, ''רשט נכטים'י כנדרש בתקנות
החלטות מוועדת צוות לתיקון ליקויים מתאויך 25/12/22
תעשה חשיבה לאיוה מינהל לשייך את יירשס נכסיסיי והוא ימונה בהתאס.
יש לנהל לכל נכס ייתיק נכט פיזי'י שיכיל את כל התיעוד הרלבנטי לנכס. כמו: שט
הנכט, מספרו, שימוש עיקרי בנכס, הבעלים, מגרש, ייעוד, נסח המקרקעין, תשריט
חלוקה ותשריט הפקעה, החוציס וכני...
החלטות מוועדת צוות לתיקון ליקויים מתאריך 25/12/22
נמצא בתהליך, ישנט תיקיס מוכניס מנהלת נכסיס תציג לביקורת.
יש לפעול לשיפור איכות הניהול הממוחשב של נכטי חרשות, הרישוס
והניהול של הנכטיס צריך להיעשות באמצעות תוכנה ייעודית למטרה זו.
התוכנה תבטיח את נאותות כל המידע הנצבר במערכת ואת שלמותו היא תאפשר את
המעקב והבקרה אחר כל הנכטיט ותתריע באופן אוטומטי על נכטיס שאינס בשימוש,
פקיעת תוקף חוזים, פיגור בהוצאת דרישות תשלומיס לשכייד ובגבייתס.
החלטות מוועדת צוות לתיקון ליקוייס מתאריך 25/12/22
מנהלת נכטים תעשה בדיקה לגבי תכלול הנושאים עס תוכנות בר טכנולוגיה ועודכנית.
יש לעדכן את תוכנית אב לשטחי הציבור ברשות לניצולס. הקצאות הקרקע ייעשו
אך ורק עפייי ובהתאס לתוכנית אב מעודכנת
החלטות מוועדת צוות לתיקון ליקויים מתאריך 25/12/22
פרוגרמה קיימת, הוגשה לתקציב 2023 אך בשל קשייס בתקציב לא אושרה לשנה זו.
יש לגבש תבחיניס להקצאת קרקעות ברשות תבחיניס אלו צריכיס לקבל את אישור
המועצה ויש לפרסמט לציבור ולאפשר לכל דורש לעיין בחס.
החלטות מוועדת צוות לתיקון ליקויים מתאריך 27/12/21
קיימיס תבחיניס ואושרו מחדש בישיבת מועצת עיר 21.7.21 פורטס באתר העיריה
יש להשליס את הליך ההקצאות בנכסיס שהוקצו. על הרשות לקיים ייספר
הקצאותיי - בו ירשמו כל הנכטיס שהוקצו, הרישוס יכלול פירוט מתי הוחלט על
הקצאת הקרקע אט הוגשה בקשה להארכת ומן לפיתוח הקרקע ואס הוחלט על
בקשה זו.
החלטות מוועדת צוות לתיקון ליקויים מתאריך 25/12/22
נמצא בהטדרה יובא להחלטה בוועדת הקצאות מאחר ויש הקצאות משנת 2013
שמשרד הפנים לא נתן תשובה לגביהס.
יש לבצע ייסקר נכסיטיי לאיתור כל הנכסיס של הרשות. למפות אותם כדי לדעת את
יימלאייי נכסי המקרקעין שעומדיס לרשות הרשות
החלטות מוועדת צוות לתיקון ליקוייט מתאריך 25/12/22
מנהלת מחי נכטיט ערכה ריכוז כל הנכסיס של מבני הציבור של הרשות, באשר
לאיתור נכטיס אחריס מסיבות עלות תועלת בשלב גה ניתן לוותר.
תוקו/
לא תוקן/
תוקן חלקית/
לא תוקן
לא תוקן
לא תוקן
תוקן חלקית
לא תוקן
לא תוקן
תוקן
תוקן חלקית
תוקן
210
21
22
2.3
24
עיריית כרמיאל
הליקוי
המשך ניהול נכטי המקרקעין ברשות דוח ביקורת 2019
ישנס מקרקעין שגורמיס זריס השתלטו עליהס, (ראה סעיף 2.3.9 לעיל).
יש לפעול לאלתר ובנחישות להחזרת מקרקעין אלו לרשות העירייה/הציבור.
החלטות מוועדת צוות לתיקון ליקוייט מתאריך 25/12/22
לשכת הביקורת תפנה למנהל מח'י הביטחון לדיווח סטטוט המקלטיס ותדווח למנכיילית.
חלף היטל השבחה יש לבדוק באופן מחזורי , האס התשלומיס שהתקבלו הינט אכן כל
התשלומיט המגיעיס לרשות , וכן לעשות תחוית , מהו תזריס ההכנסות הצפוי מהמנהל .
יש לבצע בקרה וביקורת על תשלומים אלה, באופן מחזורי מידי תקופה.
החלטות מוועדת צוות לתיקון ליקויים מתאריך 25/12/22
תתקייס ישיבת עבודה עס הגוברית מהנדט וחשבת תקציביס בתחילת ינואר וייקבע
תרשים ורימה לנוהל עבודה רציף.
המעקב אחר גביית דמי שכירות צריך שיעשה באופן אוטומטי, תוך סנכרון הנתוניס
מהגבייה להנהלת החשבונות ולאחראי על המעקב בגזברות
לאחר הטבר שהתקבל מאריאלה בתאריך 25/12/22
אריאלה תבצע התאמה אחת לתקופה לרישומיס בהנהייח ותעביר ללשכת הביקורת
ערבויות
%
% יש להקפיד לקבל ערבויות הולמות ומתאימות לקיוס החוזה.
%
+ ערבות מתאימה תהיה בהתאס לחווייד יועמייש.
* לשאוף לקבל 12 שקיס מראש לדמי השכירות.
% לקבל שיק לביטחון (לחודש- 3 חודשים).
החלטות מוועדת צוות לתיקון ליקוייט מתאריך 25/12/22
באחריות הלועמייש לבדוק בהטכמיט הבאיס להוסיף עניין של שטר ביטחון
באחריות אריאלה לבדוק האס בחוזה טעיף התייחטות לערבות
ניחול השכרת נכטיט
% לוודא חוזים בתוקף, והארכתם במועד
+ קיוס ביטוחיס/ערבויות בתוקף ולוודא את הארכתט.
%
% יש לקבל הערכות שמאי לגבי כל נכס שמושכר וכן לצאת במכרז במידת הצורך.
%
* חוזה לתקופה של עד 5 שניס
סעיף 188 לפקודה מחייב את אישור מועצה בהשכרה בטוות מ- 5 עד 25 שנים.
בשכירות מעל ל-25 נדרש גס את אישור משרד הפניס.
%
* התראת מינימוס 60 יוס קודס טיוס החוזה (חוזה שניתן להארכה).
התראת מינימוס 90 יוס קודס סיוס החוגה (לחוזיס שלא ניתניס להארכה).
%
% יש לעגן בנוהל--את אופן החידוש החוזה שיעשה 30 יוס לפני פקיעתו.
%
% מומל שחוזה השכירות יקבעו לתאריך קבוע.
* כל החוציס חייביס לקבל את אישור היועמייש וגס בהארכתס.
> יש להקפיד על חתימה בכל עמוד של החוזה בליווי תאריך.
%
* במעמד החתימה לוודא - קיוס ערבויות/ביטוחיס.
* יש לעגן בנוחל-- ישיבה של הגזבר עס הממונה על השכרת הנכטים (אחתת
לתקופה/רבעון/חצי שנתי/שנתי) הגובר יקבל דיווח על כל נכס שמושכר.
0 מי השוכר/שימוש.
תאריך החוזה.
דמי השכירות.
מצב הנכס.
אירועיס בנכס (אחוקה/ביקור הנכט).
מצב גבייה (איחוריס בעיות בגביה).
החלטות מוועדת צוות לתיקון ליקויים מתאריך 25/12/22
ייקבע נוחל עייי מנהלת מחי נכסיס והיא תציג ללשכת המבקר את הנוהל.
0 0 0 0
תוקן/
לא תוקן/
תוקן חלקית/
תוקן חלקית
לא תוקן
לא תוקן
תוקן חלקית
תוקן חלקית
2.5
| עיריית כרמיאל
הליקוי
המשך ניהול נכטי המקרקעין ברשות דוח ביקורת 2019
יש לבצע ביקורת/פיקוח על כל הנכסיס המושכריס (בתמורה או שלא בתמורה)
כמתחייב בחוצר מנכייל.
תוך תיעוד מלא של עריכת הביקורת שתכלול: תאריך, איש קשר, סוג השימוש, מצב
פיוּי של הנכס, תוספת בנייה וכדי
החלטות מוועדת צוות לתיקון ליקוייס מתאריך 25/12/22
לפי המלצת היועמייש ייבקרה תעשה במקריס של הקצאות לעמותות לטובת הציבור
במקרה של תלונה בשימוש לא תקין או חורג או שהתקבל מידע ובאשר ל-20
הנכסיט המושכריט מנהלת מחי נכסיט תעשה בקרהיי.
תוקו/
לא תוקן/
תוקן חלקית/
תוקן