פרוטוקול צוות לתיקול ליקויים 10.7.23

פרוטוקול מט' 1 צוות לתיקון ליקויים 10/07/23

נופחים+

דרי שולה מנחס -- מנכיילית העירייה - יוייר הועדה

עוייד מאיר עובדיה -- יועמייש של העירייה - חבר

ענת לנקסנר -- ראש מינהל כספים - חברה

יפה רז - ממונה על תלונות הציבור - חברה

שירן גיון רודי-- מוּכירת הוועדה.

חטלים:

יוסי אבן צור - מבקר העירייה -- משקיף

לילך וקסמן רנח - מנכיילית היכל התרבות

מוזמנים:

תמי זוזל -- מנהלת רכש

נורית לדר -- מנהלת נכסים

דליה אסייג -- חשבת תקציביס

אילנה חנקובסקי - מנהלת הנהיית

על סדר היום:

1. דיון בדוח ממצאי מעקב מדוחות ביקורת קודמיס.

חברי הוועדה דנו בכל הסעיפים וההחלטות נרשמו בגוף הדוח.

7 יולי, 2023

כייח תמוז, תשפייג

התקיים דיון ונטסקרו הנושאים להלן ממצאי מעקב והחלטות שהתקבלו בהתאם - מצ'יב.

0 תצ(| ג'9

דרי שולה מנחס

מנכיילית העירייה ויוייר וועדה

העתקים :

מר משה קונינסקי -- ראש העיר

מר גיא דוד מרציאנו - יוייר וועדת ביקורת

₪

ג |

כ

כרמיאל

141

12

13

21

41

41

412

עיריית כרמיאל

דוח מצאי מעקב מדוחות קודמים

הליקוי

ערבויות העירייה מתוך דוח ביקורת 2008

יש ליצור קישור בין חוזה/הסכס/מכרו בתוקף, לערבות תקפה,

ולוודא שסכוס הערבות הינו בהתאמה לנדרש.

לדברי ענת - מודול חוזיס שוטף הוטמע, וכל הערבויות מנוהלות באופן ממוחשב.

החלטת ו. תיקון ליקויים 10/07/23:

ההליך הוטמע במערכת דליה הציגה מסמך לביקורת.

יש לדאוג למחשוב ניהול החוזיס, תוך קישור בין כל המערכות.

החלטת ו. תיקון ליקוייס 10/07/23:

ההליך הוטמע במערכת.

יש לשלב במערכת הממוחשבת אפשרות של חטימת תשלוט לטפק בהעדר ערבות תקפה.

החלטת ו. תיקון ליקוייט 10/07/23:

יש אפשרות של חסימת תשלוס לספק בהעדר ערבות קופה ההליך הוטמע במערכת.

ביצוע תשלומים מתוך דוח ביקורת 2009/10

הביקורת ממליצה על ביצוע בדיקות באמצעות כליס ממוחשבים, כמו: שימוש בדוח

שינוייס בכרטיסי ספקיס בחתכים שוניס ; הצלבות בין מספרי חשבונות בנק של ספקיס

ועובדיס ; מניעת האפשרות לפתוח כרטיס ספק כפול; דוח רציפות ציקים.

החלטת ו. תיקון ליקוייס 10/07/23:

סעיפים מניעת האפשרות לפתוח כרטיס טפק כפול ודוח רציפות ציקיס תוקנו.

לגבי שאר הסעיפים ייתכן ולא ניתן לבצע בדיקה באמצעות כלים ממוחשבים תיקבע פגישה

בין אלי מאוטומציה ואילנה מנהלת מתי הנהייח ומבקר העירייה

ניהול חשבונות בנקיס מתוך דוח ביקורת 2013

יש לערוך תזריס מוומניס

החלטת ו. תיקון ליקויים 10/07/23:

יש תזריס מזומנים יומי וחודשי ההליך הוטמע במערכת.

פרסום חוצות בתחומי הרשויות מתוך דוח ביקורת 2016

מועצת העיר לא דנה בנושא העברת סמכויות לעמותה. העירייה טרס יצאה במכרו לשילוט

ברחבי העיר. ועדיין לא הוכנה תוכנית אב לשילוט.

העירייה התקשרה עס יועץ בתתוס השללוט לגיבוש מדיניות כוללת בתחוס

החלטת ו. תיקון ליקוייס 10/07/23:

העמותה לא מייצרת פרסוס, התוציס של העמותה הסתלימו.

היעדר הסכמי התקשרות בין העיריות לתאגידים העירונייס

לא הוכן הסכס בכתב בין העירייה לעמותת הפסטיבל בנושא העברת הסמכויות

בתחוס הפרטוס.

החלטת ו. תיקון ליקוייס 10/07/23:

העמותה לא מייצרת פרסוס החוויס של העמותה הסתליימו כל הפרסוס בעירייה

תוקן/

לא תוקן/

תוקן חלקית/

תוקן

תוקן

תוקן

תוקן חלקית

תוקן

לא רלוונטי

לא רלוונטי

נך/

%

,.-%

כרמיאל

13

44

15

5.1

42

1

12

עיריית כרמיאל

הליקוי

המשך פרסום חוצות בתחומי הרשויות מתוך דוח ביקורת 2016

התקשרויות ללא מכרא עס קבלני פרסוס עדיין לא פורסס מכר בילבורדים.

העירייה יצאה במכר\א לפרסוס בבילבורד, המכרו עד למועד וה לא מומש בפועל.

החלטת ו. תיקון ליקויים 10/07/23: יש הטכס חתוס.

מחירון בגין פרסוס על עמודי תאורה לא הוכן מחירון עייי העמותה.

החלטת ו. תיקון ליקויים 10/07/23:

יש צוות היגוי בנושא של שילוט יצא קול קורא של יועצים, יש הצעה והעירייה עומדת

להתקשר איתס הס ייבנו מודל כלכלי מיטבי לפרסוס חוצות.

יש לסיים את תוכנית האסטרטגית לשילוט העירוני עד ל - 2/19 באחריות מיימ ראש העיר.

החלטת ו. תיקון ליקוייט 10/07/23:

יש צוות היגוי בנושא של שילוט יצא קול קורא של יועציס, יש הצעה והעירייה עומדת

להתקשר איתס הס ייבנו מודל כלכלי מיטבי לפרסוס חוצות.

ביקורת שילוט מתוך דוח ביקורת 2018

על העירייה לעמוד בהתתייבותה למבקר המדינה בנקיטת פעולות מסוימות בתחוס הטסדרת

השילוט.

א. גיבוש תוכנית כוללת לנושא הסדרת השללוט ברחבי העיר.

ב. התוכנית תובא לאישור מועצת עיר.

ג. במידה ונדרשת העברת סמכויות לתאגידים עירונייס יש לעגן ואת בהסכמיס בכתב

ושיקבלו את אישור המועצה.

החלטת ו. תיקון ליקויים 10/07/23:

סעיף אי בשלבי התקשרות עס יועציס לדברי היועמייש

סעיף בי אין צורך באישור מועצת עיר מנוהלעייי העירייה סעיף גי לא רלוונטי.

לדעת הביקורת, כל חוזה/הטכט שהעירייה מתקשרת על פיו, צריך להיות מלווה בתמצית

עיקרי ההטכס עליהם יש להקפיד בקיומו וכן בנספח חשבונאי, של היקף כספי, תנאי

תשלום, תקופת החוזה, היקף ערבויות, קיוס פוליסות ביטות וכדי.

החלטת ו. תיקון ליקויים מתאריך 10/07/23

ענת הציגה טופס טיוליס לוועדה הועבר למנכלייית הטופס לאישור.

היכל התרבות - הכנסות משכירות דוח ביקורת 2019 -

כגוף ציבורי (מוגדר חלייצ) ראוי שהדוחות הכספייס של חבי היכל התרבות יערכו בליוול

התקציב השנתי על סעיפיו השוניס.

כאמור, התקציב הינו בעצס ייהתוכנית העסקיתיי של ההיכל, בו מתוכננת מראש הפעילות

של ההיכל, ההכנסות וההוצאות באמצעות התקציב וביצועו בפועל ניתן למדוד את הסטיות

מהיעדים המתוכנניס ומאפשר להנהלה לעמוד על הסטיות מייהתוכניתיי וכך יוכלו

להתמקד בטעון תיקון בהפניית משאביס ממוקדת ויעילה יותר להשגת יעדי החיכל.

המלצת הביקורת הינה למרות שאין דרישה רגולטורית לכך , וזאת בשל היותח גוף ציבורי

ראוי שתאמצ אמות מידה ציבוריות בכלל , בכל תחומי פעילותה.

החלטות מוועדת צוות לתיקון ליקוייס מתאריך 10/07/23

מנכיילית היכל התרבות: 'יסעיף וה תוקן היא תציג לביקורת את המסמכים

מענה לליקוייס בנושא גה ייבחן בוועדה הבאה

ככלל על ייהנהלת על ההיכליי לחבר נהלים מסיפים בכל תחומי העשייה של החברה

ובפרט בנושא הביקורת , הכנסות מהשכרת ההיכל .

הנוהל חייב לפרט ולכלול את: האחראי על ההשכרה, תעריפי השכירות, הסכם/חוזה,

הנחות (קריטריוניס, אופן בקשת ההנחה וכד'), טפסים ישימים.

אופן קבלת התשלום, רישוס וכדי, אופן בקרת ההשכרה מסירת ההיכל וקבלתו.

תיעוד מהלך ההשכרה מתחילתו ועד סופו ואופן שמירתו.

החלטות מוועדת צוות לתיקון ליקוייס מתאריך 10/07/23

מנכיילית היכל התרבות: 'יסעיף וה תוקן היא תציג לביקורת את הנהלים כמפורטיי.

תוקן/

לא תוקן/

תוקן חלקית/

תוקן

תוקן

תוקן

תוקן

תוקן

לא תוקן

לא תוקן

8

₪ 2

כרמיוול

741

2

3

4

5

עיריית כרמיאל

ניהול נכטי המקרקעין ברשות דוח ביקורת 2019

יש לחבר נהליס שיקיפו את כל הטיפול בנכסי העירייה בשמירתס ובמקסום

שימושס וערכס הכלכלי.

הנהליס יכללו:

%

>* אופן רישוס/עדכון נכס בספר הנכסים.

%

* ניהול טפר הנכסיםס.

* הקצאת מקרקעין.

* בקרה ופיקות על נכסים.

* ניהול הנכסיס מושכריס (מכרז, חוצים, דרישות וגביית תשלומים וכדי).

החלטות מוועדת צוות לתיקון ליקוייס מתאריך 10/07/23

היועמייש יציג בוועדה הבאה תקנות ספר נכסיט.

יש לחדש את ניהול *ספר הנכסיט'י של הרשות ועדכונו, לפעול לרישוס איכותי

ושלס.

החלטות מוועדת צוות לתיקון ליקוייס מתאריך 10/07/23

עד שנת 2011 קייס רישוס מטודר של הנכטיס.

ישנה החלטה לבצע מיקור חוץ להסדרה ויייישור קויי של הנכסים, מנקודה זו ואילך

מנהלת מחלקת נכטיט אחראית על עדכון ורישוס נכסיט.

יש למנות לאלתר, ''רשם נכסיט'י כנדרש בתקנות.

החלטות מוועדת צוות לתיקון ליקוייס מתאריך 10/07/23

מחי נכסיס הועברה למינהל הכללי תחת מחלקה משפטיט בהמשך ימונה רשסם

בהתאס.

יש לנהל לכל נכס 'יתיק נכט פיזייי שיכיל את כל התיעוד הרלבנטי לנכס. כמו: שס

הנכס, מספרו, שימוש עיקרי בנכס, הבעלים, מגרש, ייעוד, נסח המקרקעין, תשריט

חלוקה ותשריט הפקעה, החוזים וכוי...

החלטות מוועדת צוות לתיקון ליקוייס מתאריך 25/12/22

נמצא בתהליך מנהלת נכסים הציגה תיק דוגמא לביקורת.

יש לפעול לשיפור איכות הניהול הממוחשב של נכסי הרשות, הרישוס

והניהול של הנכסים צריך להיעשות באמצעות תוכנה ייעודית למטרה זו.

התוכנה תבטיח את נאותות כל המידע הנצבר במערכת ואת שלמותו היא תאפשר את

המעקב והבקרה אחר כל הנכסים ותתריע באופן אוטומטי על נכסים שאינס בשימוש,

פקיעת תוקף חוזים, פיגור בהוצאת דרישות תשלומיס לשכייד ובגבייתס.

התלטות מוועדת צוות לתיקון ליקוייס מתאריך 10/07/23

מנהלת נכטיס תעשה בדיקה לגבי תכלול הנושאיס עס תוכנות בר טכנולוגיה

ועדכנית.

תוקן?

לא תוקן/

תוקן חלקית/

לא תוקן

לא תוקן

לא תוקן

תוקן

לא תוקן

6

עיריית כרמיאל

ניחול נכטי המקרקעין ברשות דוח ביקורת 2019

ניהול השכרת נכסים

%

%

%

%

%

%

.%

%

%

%

:%

%

%

%

%

%

/%

%

%

%

.%

0

לוודא חוזיס בתוקף, והארכתס במועד

קיוס ביטוחיס/ערבויות בתוקף ולוודא את הארכתם.

יש לקבל הערכות שמאי לגבי כל נכס שמושכר וכן לצאת במכרז במידת הצורך.

חווה לתקופה של עד 5 שניס

סעיף 188 לפקודה מחייב את אישור מועצה בהשכרה בטוות מ- 5 שניס עד 25

שנים.

בשכירות מעל ל-25 נדרש גס את אישור משרד הפנים.

התראת מינימוס 60 יוס קודס טיוס החוזה (חוזה שניתן להארכה).

התראת מינימוט 90 יוס קודט סיוס החוזה (לתוציס שלא ניתניס להארכה).

יש לעגן בנוהל--את אופן החידוש החוזה שיעשה 30 יוס לפני פקיעתו.

מומלא שחוזה השכירות יקבעו לתאריך קבוע.

כל החוזים חייביס לקבל את אישור היועמייש וגטס בהארכתס.

יש להקפיד על חתימה בכל עמוד של החווה בליווי תאריך.

במעמד החתימה לוודא - קיוס ערבויות/ביטוחים.

יש לעגן בנוהל-- ישיבה של הגזבר עס הממונה על השכרת הנכטיס (אחת

לתקופה/רבעון/חצי שנתי/שנתי) הגזבר יקבל דיווח על כל נכס שמושכר.

0 מי השוכר/שימוש.

תאריך החוזה.

דמי השכירות.

מצב הנכס.

אירועיס בנכס (אתזקה/ביקור הנכס).

מצב גבייה (איחוריס בעיות בגביה).

0 0 000

החלטות מוועדת צוות לתיקון ליקוייס מתאריך 10/07/23

תתקייס ישיבה עס מנהלת נכסיס וחשבת תקציבים ייקבע נוהל והוא יוצג לביקורת

תוקן/

לא תוקן/

תוקן חלקית/

תוקן חלקית