פרוטוקול הוועדה לענייני ביקורת
תאריך: 30/12/20
אסמכתא: 717248
פרוטוקול ישיבת הוועדה לענייני ביקורת - ישיבה מס' 2 נערך ביום: 30/12/20
שמות חברי הוועדה הנוכחים:
יוסי סדבון – יו"ר הוועדה
אורן כהן
ד"ר אסנת ספורטה
צביקה צרפתי
ממה שיינפיין
פליאה קטנר
שמות חברי הוועדה שלא נכחו:
ד"ר רפאל קובי
שמות מוזמנים שנכחו:
צחי בן אדרת – מנהל אגף הכנסות
דוד ציון תורג'מן - מבקר העירייה והממונה על תלונות הציבור
אייל מגיני - סגן מבקר העירייה
שרה יעקובוב - מבקרת בכירה
אריאלה ברנשטיין - מזכירת הוועדה.
סדר יום הועדה:
הצגת נושאי תכנית עבודת הביקורת לשנת 2021:
דוח ביצוע מכרזים ופטור ממכרז (הנחיית הוועדה לענייני ביקורת)
דוח ביקורת צריכת מים
דוח לבדיקת אופן טיפול העירייה בתקנות/צווים/חוזרי מנכ"ל משרד הפנים.
דוח לבדיקת אופן תיקון וטיפול פניות מוקד בשטח ועמידה בזמני התקן.
דוח ביקורת על נאותות זכאויות תשלום לגמלאי העירייה.
דוח ביקורת ניהול פרויקטים בחברה הכלכלית (טרם נקבע סופית).
דוח רו"ח חיצוני מטעם משרד הפנים – בשל משבר הקורונה עבודת הביקורת החלה בחודש אוגוסט 2020. עם קבלת הדוח והתייחסות הגזבר הוא יובא לישיבת הוועדה בשנת 2021.
התייחסות מהל אגף ההכנסות לעיקרי ממצאי דוח אישורים לטאבו בהתאם להנחיית הוועדה.
חוות דעת היועץ המשפטי עיריית כפר סבא בעניין העסקה וגיוס סגן מנהל מחלקת גנים ונוף מתוך דוח שנתי 43 שנת 2019.
פרוטוקול הוועדה מיום 12.08.2020.
עיקרי דברי המשתתפים:
התייחסות מנהל אגף ההכנסות לעיקרי ממצאי דוח אישורים לטאבו בהתאם להנחיית הוועדה:
יוסי:
בנוגע לדוח הנ"ל מדוע הופסק הפיילוט ?
אילו מערכות קיימות ?
וכיצד אפשר לתת שירות יותר טוב בנוגע לקבלת אישורים לטאבו ?
צחי:
אני קיבלתי את הדוח הזה בירושה, אני רק שנה בתפקיד.
עבדנו על הדוח הזה מאד מאד קשה, עברנו סעיף סעיף.
המערכת לא עבדה כראוי, לא הצליחו לתפעל אותה ולא ניתן מענה לשיפור
התהליכים.
כיום יש פלטפורמה אחרת לגמרי, הפלטפורמה הדיגיטאלית של חב' מ.ג.ע.ר
(MAST) הוחלפה בפלטפורמה של מערכת הכלל עירונית (א.ש. בינה) בשיתוף אגף
המחשוב.
נכון לעכשיו פלטפורמת MAST הינה לצורך "גיבוי" עד אשר תסתיים ההסבה
המחשובית ותיקון הליקויים.
כיום כל נושא המחשוב עבר לאגף המחשוב, אישור התשלומים מבוצע ע"י אגף
המחשוב.
כמו כן, קיים סעיף תקציבי ספציפי, והופסקו התשלומים באמצעות מסמך "נוהל
תשלום חריג.
יוסי:
אתה יכול להגיד היום שכל הליקויים תוקנו.
צחי:
מאה אחוז תוקנו, עברנו סעיף סעיף, היה ממש קשה אך לבסוף הכל תוקן.
דודו:
אני קיבלתי ממך את כל הרשימה של האקסל, אך עדיין אנו צריכים לשפר את מתן
התגובה בין מערכת האוטומציה למערכת העירונית.
יוסי:
תודה רבה לך צחי.
חוות דעת היועץ המשפטי עיריית כפר סבא בעניין העסקה וגיוס סגן מנהל מחלקת גנים ונוף, מתוך דוח 43 - לשנת 2019:
יוסי:
סעיפים 8 ו-9 הם המעניינים והחשובים פה.
אני מקווה שתקלות מהן אלו של בחירת עובד עירייה בכיר לא יחזרו על עצמם.
וכפי שכתב היועץ המשפטי זו הייתה טעות שנעשתה בתום לב, היה צורך בעובד
והשתמשו בעובד טוב, התחיל לעבוד כמ"מ בשנת - 2017 ונבחר לתפקיד בשנת
פברואר - 2019.
ומאז שנבחר לתפקיד הוא ממלא את תפקידו בצורה מקצועית.
אסנת:
אני חלוקת על דבריו של יוסי.
זו התנהגות חמורה, אני לא מקבלת את זה שזו טעות אנוש.
צריך לבדוק אם שפורסם המכרז היה רשום בו שהתפקיד מאוייש.
צביקה:
למה העובד פוטר ?
כי אני שמעתי כל מיני סיפורים למה הוא פוטר.
אני לא אעשה מזה עכשיו סיפור, אני מקווה שזה לא יקרה שוב.
אסנת:
בעצם העובד הועסק ע"י גורם חיצוני שנתן שירות לעירייה וכאשר פורסם המכרז הוא
לכאורה, היה בתפקיד כבר.
אורן:
אבל מה את מציעה לעשות עכשיו בפועל ?
יוסי:
אני לא יודע אם היום יש מקום לנקוט בצעדים משמעתיים.
נכון כל ההתנהלות לא הייתה בסדר, אך זה קרה כבר לפני מספר שנים.
היום הוא עובד עירייה.
אסנת:
מה גבול הסמכות שלנו ?
יוסי:
אני יכול לבדוק מבחינה משפטית מה היכולת והסמכויות שלנו.
צביקה:
אני חושב שהעובד לא צריך לסבול עכשיו, אני לא פוגע באנשים.
כשפרסמו את המכרז היו צריכים לכתוב שהמשרה מאויישת כי סתם אנשים בזבזו
את זמנם בהגשת מועמדותם.
צריך לבדוק למה קרתה התקרית הזו ומי כתב את המכרז ולא שם לב ולא ציין
במכרז כי המשרה מאויישת.
אסנת:
זה מזכיר לי חריגות שכר, שיש חריגות שכר העובד לא אשם.
צריך לעשות תחקיר מעמיק כיצד זה קרה ?
ואיך זה התרחש ?
צריך לבדוק תהליך משמעתי נגד זה שעמד מאחורי כתיבת המכרז הזה ?
מצפה לרדת לחקר הדברים ומבחינה משמעתית כיצד זה קרה ?
אם אנו ועדת ביקורת אנו צריכים לבדוק איך זה קרה ולמגער תופעה כזו שלא
תחזור.
אני חושבת שצריך לבטל את המכרז הזה ולבצע מכרז חדש, כי המכרז הזה היה לא
תקין.
אורן:
מבקש לבצע תחקיר מעמיק.
החלטה: נבחן מי נושא באחריות את הטעות הזו ומה ניתן לעשות בנושא הזה מבחינה
משפטית.
הצגת נושאי תכנית עבודת הביקורת לשנת 2021:
יוסי:
מקריא את הנושאים לשנה הבאה.
אסנת:
האם בדוח של ביצוע מכרזים ופטור ממכרז מדובר במכרזים של התקשרויות או של
כח אדם או גם וגם.
דוד:
אם יש מכרזים כאלה של כח אדם אז נבדוק כח מכרזים של כח אדם וגם של
התקשרויות.
יוסי:
בנושא של ניהול פרויקטים בחברה הכלכלית יש להציע פרויקטים שאתם רוצים
שנבדוק שם.
צביקה: נתקלתי לפחות ב-3 פרויקטים שאני שלא ידעתי עליהם כשהייתי ראש עיר ויש שם
כל כך הרבה בעיות שאני לא יודע מאיפה להתחיל.
אסנת:
יש ללכת על פרויקט שחם עכשיו וזה כל המערכות הסולאריות.
צביקה:
האם לחברה הכלכלית יש מבקר משלה.
דוד:
כן יש לה מבקר חיצוני.
אסנת:
אפשר לקחת נושא רוחבי ולבדוק אותו, מה הפעילות של החברה ומה המנדט שלה.
יוסי:
אנו בודקים מכרזים בעירייה בטוח שיש הרבה מכרזים של החברה הכלכלית.
כמו שבודקים את העירייה, אז נבדוק את המכרזים בחברה הכלכלית.
אסנת:
מציעה ללכת על פרויקט הסולארי, לבדוק מכרז, ביטוח וכו'.
יוסי:
מה דעתכם ?
החלטה: לבדוק את הפרויקט של החברה הסולארית
יוסי:
האם יש נושאים נוספים שאתם רוצים לעלות ?
אסנת:
מעניין אותי מכרזי כח אדם, אני יודעת שהדר לביא שאלה על המכרז של מנהלת גני
ילדים.
מבקשת שהמבקר שלנו יבדוק את זה.
יוסי:
הישיבה הבאה תתקיים ב- 17.03.21.
מאחל לכולם שנה אזרחית טובה.
**מצ"ב מצגת הישיבה.
חתימת יו"ר הועדה ________ רשם: אריאלה ברנשטיין – מזכירת הוועדה