פרוטוקול הוועדה לענייני ביקורת

תאריך: 05/07/2021

אסמכתא: 717223

פרוטוקול ישיבת הוועדה לענייני ביקורת - מס' ישיבה 2 נערך ביום: 05/07/2021

שמות חברי הוועדה הנוכחים:

יוסי סדבון – יו"ר הוועדה

ד"ר רפאל קובי

אורן כהן

ד"ר אסנת ספורטה

צביקה צרפתי

ממה שיינפיין – הצטרף בשעה 20:10

שמות חברי הוועדה שלא נכחו:

פליאה קטנר

שמות מוזמנים שנכחו:

דויד ציון תורג'מן – מבקר העירייה

אייל מגיני – סגן מבקר העירייה

סדר יום הועדה:

דיון בדוח מבקר העירייה לשנת 2020 (מצ"ב מצגת הדוח שהוצגה בישיבה).

נושאים שונים:

1. עדכון על פתיחת ביקורת מבקר המדינה:

- הטלת ארנונה גביה

- ביקורת הונאות ומעילות

- עדכון דוח המבקר וסטאטוס ליקויים בנושא: שיטפונות, ידון בישיבה בחודש דצמבר 2021.

- תקציב ותקנים מבקר עיריית כפר סבא.

- ישיבות הוועדה העתידיות: ביום שני ה- 13.09.21, ויום שני ה- 20.12.21.

עיקרי דברי המשתתפים:

דוד:

ערב טוב לכולם, מציין כי השנה הייתה שנת קורונה והיה יותר קושי למבקרים

ולמבוקרים בעריכת הביקורות.

סטאטוס עדכון טיפול הליקוי הינו כפי שנמסר ודווח למבקר העירייה.

המצגת מועלת לזום, ונפתח עם דוח סייבר:

- ממצאי הדוח והמבדק הטכנולוגי בעל מידע רגיש ועל כן הדוח יישאר חסוי.

- מבוא לדוח בלבד יועלה לאתר - עיון בדוח הפרטני מפנה ללשכת מבקר העירייה.

עיקרי הממצאים:

- תפקיד מנהל תשתיות ואבטחת מידע פוצל וכעת מר אסף רבינוביץ' משמש כממונה

על אבטחת מידע בלבד,

זאת בנוסף להיותו ממונה על אשכול רשויות אזורי בהיבט אבטחת מידע.

- ועדות היגוי לא מתכנסות בנושא מחשבים ואבטחת מידע - ונושא זה מטופל.

הוועדה התכנסה רק לפני 4 שנים.

- אין תקציב נפרד לאבטחת מידע וסייבר. צריך להיות לפחות 8% מתקציב המחשוב.

- חלק גדול מהמלצות סקר סיכונים שבוצע לאגף ב-2018, לא יושם ולא נמצא תיעוד

לעדכון של הנהלת העירייה בממצאי הסקר - ולכן יש צורך לטפל בזה.

- עובדים אינם עוברים הדרכות בנושא אבטחת מידע והגנת הפרטיות, כל אחד

שמגיע לעבודה צריך לקבל מחשב, (ושהוא עוזב את העבודה יש להחזירו) ולעבור

הדרכה כל תקופה מסוימת - מטופל.

- נמצאו מערכות הפעלה מיושנות שאינן נתמכות ע"י יצרן - יש לפעול להחלפתם/

לשדרג את הגרסאות על מנת שיעמדו באחריות יצרן ובכך להקטין את הסיכונים

לדליפות מידע זדוניות - מטופל.

- קיים חוסר רב בעדכוני אבטחה קריטיים - מטופל.

- ברשת הפנימית של הרשות נמצאו ממשקי ניהול אשר חשופים לגישה מכל מקום

בעולם, לכן אפשר לחדור ולעשות נזקים - מטופל.

- חיבור מדיה נתיקה לתחנות קצה אינו חסום ובכך רמת החשיפה לזליגת מידע

מוגברת, יש להגביל הכנסת רכיב חיצוני למחשבים רק באישור ובזמן מסוים -

מטופל.

- בתחנות קצה ומחשבים ניידים לא מותקן אנטי וירוס, למשל בזמן הקורונה,

שאנשים עבדו מהבית עם המחשבים שלהם, זה לא היה מוגן ומובטח בהתאם

למדיניות הארגון - מטופל.

- אתר העירייה אינו מוגן בחומת מגן מקצועית - טופל.

אציין כי בעיריית הוד השרון האקרים חדרו למערכות העירייה וגרמו לנזק רב, לטובת

העניין אגף מחשוב בעיריית כפר סבא סייע להשבת הסדר על כנו.

**אנשים נכנסים למערכות ומשביתים אותה.

בעבר המנכ"ל הקודם ביצע בדיקת חדירה במשך שנה ובשל העלויות מבדקי

החדירה הופסקו.

מרחב אבטחת המידע ושמירה על צנעת הפרט הוא בלתי מוגבל ועל כן נדרשת הכוונה על מה חשוב ומה חשוב פחות.

אסנת:

יש לבקש ממנכ"ל העירייה תכנית עבודה עם לוחות זמנים .

דוד:

אני ישבתי עם מנהל אבטחת מידע, יש לו תכנית עבודה אבל לא ברור מה הסטאטוס

שלה היום.

כמו כן, אין תקציב לסייבר ולאבטחת מידע.

אסנת:

יש לנו מנהל אבטחת מידע מצוין, אך יש לתת לו תקציב וכלים.

הערות ראש העיר:

- מקבלים את ממצאי הביקורת.

- מנכל העירייה מונה לראש צוות תיקון ליקויים.

- מדיניות אבטחת מידע אושרה על ידי הנהלת העירייה וכן הוסדר תפקידו של מנהל

אבטחת המידע שהכין תכנית עבודה לטיפול בממצאי הביקורת.

- מנהל אבטחת המידע החל בתהליך של הוצאת תקן איזו אבטחת מידע 27001

והודיע על פעילות להקמת ועדת היגוי אבטחת מידע אשר תרכז את כל הליך אישור

הנהלים.

- רוב הליקויים מדוח הביקורת - טופלו.

יוסי:

החלטה: דוח הביקורת מאושר . מנהל אגף מחשוב יוזמן לישיבת הוועדה בחודש

דצמבר 2021 לצורך מעקב תיקון ליקויים .

דוד:

כל 3 חודשים צריך להיות דיווח לוועדה על תיקון ליקויים - גברת רחלי רם מונתה

כמרכזת ע"י המנכ"ל הקודם.

צביקה:

כל רבעון מנהל מחלקה צריך לעדכן מה נעשה ומה טופל, כלומר כל 3 חודשים יש

לעדכן את הסטאטוס.

דוד: דוח התקשרות והפעלת קבלן לניקיון וטיאוט העיר:

עיקרי הממצאים:

- לעירייה אין נהלים המסדירים את אופן קביעת שיעורי הערבויות במכרזים.

- עבור הארכת ההתקשרות לשנת 2019 לא מילאו טופס הערכת קבלן ואילו בהארכת

ההסכם השנייה (לשנת 2020) בוצעה עם שינויים בתנאים הנוגדים את ההסכם המקורי.

- לא היה תיעוד של שעות עבודת עובדי הקבלן לצורך פיקוח ובקרה של מנהלי העבודה

האזוריים אשר משמשים גם בתפקידים נוספים - בטיפול במסגרת המכרז החדש.

- יומני הפיקוח של המפקחים החיצוניים הינם יומנים ידניים ולכן קיים חוסר בתיעוד -

בטיפול במסגרת המכרז החדש.

- מבדיקה מדגמית ביומני הפיקוח עבור אוגוסט 2019, נמצאו 2 מקרים בהם עובדי קבלן לא

היו לבושים בביגוד כמתחייב והעירייה לא הטילה קנסות וכן לא נרשמו הליקויים שנמצאו

במסגרת עבודות קבלן הניקיון - בטיפול במסגרת המכרז החדש.

- בסיורי הביקורת נמצא כי בחלק מהמקומות ישנה עשביה שלא מנקים. נמצאו מקרים בהם

לא הוחלפו שקיות אשפה בהתאם לצבע הקבוע בחוזה (כל כמה ימים יש צבע קבוע בכדי

שידעו שהחליפו את השקיות) - בטיפול במסגרת המכרז החדש.

אסנת: האם אנחנו עדיין בתוך כל ההתקשרות הזו?

דוד: לא, אנחנו במהלך למכרז חדש אשר מחלקת ניקיון העיר אמורה להכניס לשם את כל

הדברים והליקויים הנדרשים.

צביקה: זה עסק מורכב, כבד ולא פשוט, צריך לעשות רה ארגון, פיקוח יביא לבסוף חסכון.

לא יכול להיות שיש מפקח אחד על אזור, הוא לא יכול לעשות את העבודה.

אך צריך לחשוב מחוץ לקופסא שיתנו את הפתרון לניקיון העיר.

רפאל קובי: האם יש בשוק קבלנים ממוחשבים או לא ממוחשבים?

אסנת: כן, אפשר לדרוש במכרז שיהיה הכול ממוחשב.

דוד: הפיקוח היום נעשה על ידי מנהלי אזור וקבלני חוץ.

צביקה: צריך להוסיף מפקחים - עובדי עירייה. כיום הם אחראיים על שטח גדול מדי ולכן הם

לא עומדים בזה.

אסנת: ככל שהפיקוח יהיה IN HOUSE – - זה יהיה יותר יעיל מאשר לעשות פיקוח על ידי

קבלן חיצוני. האם היו סנקציות בכל הליקויים האלו?

יוסי: לא היו שום סנקציות.

אין שום כלי לטפל בזה.

יוסי: אני מקווה שהעירייה תתמודד עם מכרז חדש, הניקיון יהיה בכלים חדשים, ממוחשבים

ושיבחר קבלן חדש שיתקן את כל העניין הזה. נחכה במסגרת תיקון ליקויים ונראה מה

נעשה.

הערות ראש העיר:

- מקבלים את ממצאי הביקורת.

- מנכ"ל העירייה מונה לראש צוות תיקון ליקויים.

- בימים אלה מוביל ראש אגף חזות העיר מכרז חדש להפעלת קבלני ניקיון

וטאוט אשר כוללים שינויים מהותיים לניתוח וניטור טיב השירות.

יוסי: החלטה: מאשרים את הדוח. נזמן את ראש האגף לישיבה בחודש דצמבר 2021

לקבלת דיווח.

דוד: דוח רכש טובין בעסקאות הפטורות ממכרז:

עיקרי הממצאים:

- הבעיה העיקרית שמחלקת הרכש מתנהלת בהתאם לטיוטת נוהל רכש אשר לא עברה

אישור רשמי של הגורמים המוסמכים בעירייה, ולא נכללת במסגרת אוגדן הנהלים

הרשמי של העירייה.

- וועדת רכש אינה מתכנסת כלל ואינה מקיימת דיון פיזי, אלא פועלת באמצעות מדרג

אישורים מקוון כאשר החלטותיה מתועדות בפרוטוקולים אשר אף הם ערוכים במתכונת

שאינה תקינה.

- ועדת הרכש שאמונה על כל הרכישות של העירייה פועלת באופן המנוגד לחוק ולתקנות

בכך שדנה בדרישות הרכש, טרם קבלת הצעות המחיר ובלא שהיא דנה באישור הרכישה

עצמה.

נכון להיום יש לטפל בנוהל הרכש. עדיין לא קיבלתי דיווח כי הנוהל טופל/אושר.

לביקורת הוצגו מיילים שהגזבר הקודם אישר לרכש לעבוד לפי טיוטת נוהל שלא אושר.

נמסר כי הסדרת טיוטת הנוהל בטיפול מנהלת הרכש והגזבר.

אסנת: זה משהו מאד חמור, יש לטפל בזה באופן מידי.

יוסי: לישיבה הבאה ספטמבר 2021 נבקש את הנוהל החדש ונדון בו.

אסנת: נוהל הרכש יושב על , אני מרגישה לא בנוח לחכות חודשיים וחצי עד לישיבה הבאה.

דוד: הנוהל כאמור נמצא על שולחנו של הגזבר וזה היה צריך להסתיים.

אורן: מאחר ואני יו"ר וועדת המכרזים ודובר פה שהנושא יהיה מטופל באופן מיידי.

האם אני יכול לשבת ולדבר על כך עם מנהלת מח' הרכש, בכדי לעזור לה.

יוסי: כן בוודאי אתה יכול לשוחח עמה על כך, צריך לראות שמסיימים את הנוהל והוא יועלה

לאישור.

הערות ראש העיר:

- מקבלים את ממצאי הביקורת.

- מנכ"ל העירייה מונה לראש צוות תיקון ליקויים.

- טיוטת נוהל עבודה חדש נמצאת בהליך הסדרה אל מול הגזבר ואגף אסטרטגיה

תוך מתן דגש על התכנסות ועדת רכש.

יוסי: החלטה: מאשרים את הדוח .יעלה למעקב בישיבה בחודש דצמ' 2021 , במקביל

אשלח מכתב לראש העיר.

דוד: ביקורת תפעול מקוואות בתקופת התפרצות מגפת הקורונה:

עיקרי הממצאים:

זו ביקורת הד הוק חיצונית ומהירה שנעשתה תוך כדי התפרצות מגפת הקורונה ותוך כדי

הפעלתם של המקוואות בכפוף להנחיות משרד הבריאות.

נמצא כי המקוואות פעלו ללא רישיון עסק כמחויב - טופל במהלך הביקורת.

נמצא כי המקוואות לא הקפידו על בדיקות מעבדה מוכרות בתדירות חודשית - טופל.

נמצא כי ריכוז הכלור במים אינו מתועד ובזמנים כפי שנקבעו בתקנות - טופל.

לא נמצא תיעוד ביומני המקוואות על ריקון הבור - טופל.

נמצא כי ההנחיות לציבור כפי שפורסמו אודות המקוואות אינן מלאות ועדכניות - טופל.

נמצאו מקרים בהם חלק מהטובלות הוכנסו למקווה ללא תיאום מראש וללא הקפדה של 15 דקות בין הטובלות - טופל.

רפאל קובי: בתחילת המגיפה אמרו כל הזמן לחטא את המים ותוך כדי הכול הסתדר. וגם

העובדים של המקווה הלכו לקבל הוראות מהאנשים של המקווה.

אני מעריך שיש עדיין ליקויים אבל מצומצם.

דוד: אני רואה בחיוב את פעילות המועצה הדתית, שטיפלו בכול הליקויים במהלך הביקורת

והוציאו הרבה כספים על רכישת מכשור חדש וגם שלחו עובדים לקורסים.

זה דוח שטיפלו בממצאים מיידית ושיפרו את איכות השירות לתושבים תוך שמירה על

בריאות הציבור.

אסנת: מבקשת להוציא מכתב הערכה.

הערות ראש העיר:

- מקבלים את ממצאי הביקורת.

- המועצה הדתית פעלה מידית כבר במהלך הביקורת לטיפול מהיר בממצאי הביקורת.

- המועצה הדתית רכשה מכשירי מדידה דיגיטליים למדידת עכירות המים בכל המקוואות

בעיר.

- מנהל מחלקת מקוואות יצא לקורס דגימת מים אותו סיים בהצלחה וכיום הוא בעל תעודה

מוסמכת בתחום זה.

- בוצע כנס לבלניות ולעובדי שירות בו חודדו הנהלים וההנחיות לתברואה, היגיינה ופעילות

שוטפת נדרשת על פי כללים מחייבים.

- בכל מקוואות הנשים קיימת מערכת און-ליין לזימון תורים, לצמצום מספר השוהות בחללים

הסגורים בכדי לבודד וליצור הפרדה מירבית בין הנשים המגיעות למקוואות.

- המגבות בהן משתמשים במקוואות עוברות על ידי חברה חיצונית כביסה ועיקור לאחר כל

שימוש.

- המועצה הדתית פועלת לפרסום ועדכון דוברות העירייה ורשתות המדיה החברתיות לגבי

תיאום מול טובלות והסדרת שעות הפעילות בהתאם להנחיות משרד הבריאות.

יוסי: מאשרים את הדוח. אשלח מכתב הערכה לאלה שטיפלו בהצלחה בממצאי הדוח.

נושאים שונים:

יוסי: - עדכון על כך שמבקר המדינה נכנס לבדיקה ב-2 נושאים מרכזיים:

א. הטלת ארנונה גביה.

ב. ביקורת הונאות ומעילות.

- כמו כן, מבקר המדינה הוציא סטאטוס תיקון ליקויים בנושא שיטפונות, מה שבשנים

האחרונות אנו עדים לכך שיש פחות ופחות שיטפונות, אך בכל זאת מבקר המדינה מצא

כמה דברים ואנו נעקוב אחרי זה בישיבה לתיקון ליקויים - בחודש דצמבר.

תקציב מבקר העירייה קוצץ השנה מ- 190,000 ₪, ל- 150,000 ₪.

כמו כן חסר 2 תקנים:

1. מבקר/ת בכירה. 2. מבקר/ת זוטר/ה.

דוד: - בתחילה עצרו את המכרזים לגיוס עובדי ביקורת אך לאחר מכן נפתח המכרז למבקרת

בכירה (מכרז חיצוני) יש להשלים גיוס לעובד ביקורת נוסף בהתאם לתקנות משרד

הפנים.

- כפי שאתם יודעים מבקר העירייה משמש בכובעו השני, ממונה על תלונות הציבור.

בהמשך להנחיות בחוזר מנכ"ל משרד הפנים ישנה דרישה לעריכת סקר סיכונים כל 5 שנים–בשיתוף פעולה עם העירייה נעשה סקר סיכונים מקיף בעלות של - 50,000 ₪.

הוצאתי מכתב נגזרת מפורט לכל אגף ואגף בכדי לשלב את ממצאי הסקר בתוכנית העבודה השנתית של האגף ובכך לצמצם את הסיכונים.

בחברה הכלכלית ותאגיד הספורט גם עשו סקר סיכונים.

בחברה הכלכלית לא כללו בסקר הסיכונים את הממשקים עם חברת מגע"ר ואת מחלקת הפיקוח והאכיפה שהם תחת החכ"ל.

הדרישה להסדרת התקנים באה לצורך בקרה על עמותות וכל מיני גופים נתמכים

שחובה על פי חוק לבצע עליהם פיקוח מלא.

צביקה: התקציב צריך להישאר כמו שהוא, שלא יעלו אותו אבל ם שלא יורידו אותו. ביקורת

זה כלי עבודה.

אורן: רציתי להציע מה שכבר הצעתי לדודו, שעד שיבחרו עוד מבקרים/ות, אפשר להביא 3 מתנדבים מעל גיל 67 ומעלה, שבינתיים יעזרו לכם, זה לא במקום המבקרים/ות אלא בנוסף.

יוסי: ההצעה של אורן מקובלת יש לנסות לאתר מתנדבים שעבדו בביקורת בעברם.

יוסי: תאריכים לישיבות הבאות:

- יום שני ה- 13.09.21

- יום שני ה- 20.12.21

דוח מלב"י - לא טופל, המבקר יוציא מכתב סטאטוס טיפול , הנושא יעלה למועצת עיר לקבלת החלטה.

חתימת יו"ר הועדה ________ רשם: אריאלה ברנשטיין – מזכירת הוועדה

תפוצה: משתתפים/סגן מבקר העירייה/רכזת הועדות