פרוטוקול הוועדה לענייני ביקורת

תאריך: 28.12.2021

אסמכתא: 717227

פרוטוקול ישיבת הוועדה לענייני ביקורת - מס' ישיבה 3 נערך ביום: 28/12/2021

הישיבה התקיימה ב-ZOOM

שמות חברי הוועדה הנוכחים:

יוסי סדבון – יו"ר הוועדה

ד"ר רפאל קובי

צביקה צרפתי

ממה שיינפיין

שמות חברי הוועדה שלא נכחו:

פליאה קטנר

ד"ר אסנת ספורטה

שמות מוזמנים שנכחו:

אודי להב - מנהל אגף חזות העיר

אביטל חדאד - מנהלת מח' רכש

מוטי סרודי - מנהל אגף מחשוב ומערכות מידע

אסף רבינוביץ - מנהל אבטחת מידע

דויד ציון תורג'מן – מבקר העירייה

אייל מגיני – סגן מבקר העירייה

סדר יום הוועדה:

דיווח מנהל אגף המחשוב מעקב תיקון ליקויים בעקבות דוח המבקר 2020.

דיווח ראש אגף חזות העיר מעקב אחר תיקון ליקויים (ניקיון) בעקבות דוח המבקר 2020.

דיווח מנהלת הרכש בדבר תיקון ליקויים בעקבות דוח המבקר 2020 ומכתבי לראש העיר.

עדכון מבקר העירייה - סטאטוס הטיפול בנושא מלב"י.

עדכון המבקר בדבר ביצוע תוכנית העבודה לשנת 2021 והערכות לשנת 2022.

לוח זמנים לישיבות הוועדה לשנת 2022.

עיקרי דברי המשתתפים:

עו"ד יוסי סדבון – יו"ר הוועדה:

ערב טוב לחברי הוועדה.

זוהי ישיבה אחרונה לשנת 2021.

בישיבה זו יוצגו בפנינו דיווחים על תיקון ליקויים לגבי הדוחות על רכש, ניקיון וסייבר.

דיווח מהמבקר על סניף עמותת מלב"י ועדכון על תוכנית העבודה לשנת 2022.

אבקש מאודי להב מנהל אגף חזות העיר לקבל דיווח על תיקון הליקויים לגבי הדוח ניקיון העיר.

אודי להב:

יצא מכרז ונבחרו זוכים.

המכרז יתחיל בחודש פברואר 2022.

כל הליקויים הוטמעו במכרז החדש. הוקם מרכז שליטה חדש. יהיו 3 קבלנים.

נכתבו נהלים חדשים.

תוקנו כל הליקויים בירידה לפרטים הקטנים בדוח המבקר.

נכתבה תוכנית ניכוש עשבים מקיפה.

כל המערכת תהיה בדיגיטציה מלאה וכך יתאפשר מעקב אחר כל העובדים והעבודות ברזולוציה מקיפה מאוד.

פיקוח שכר יבוצע ע"י משרד רו"ח חיצוני.

הפיקוח על העובדים יוכל לעקוב אחר עגלות הניקיון.

כל העובדים מגיעים בבוקר ונרשמים אצל המפקח מחברה חיצונית אחרת.

עו"ד יוסי סדבון – יו"ר הוועדה:

נעשתה עבודת הכנה ראויה לקראת התחלת מכרז חדש, בהצלחה.

אבקש ממוטי סרודי מנהל אגף מחשוב לקבל דיווח על תיקון הליקויים לגבי הדוח על סייבר.

מוטי סרודי:

תוכניות עבודה לסייבר ברשויות מקומיות זו תוכנית ל-5 שנים ואנחנו במקום גבוה.

אסף מנהל אבטחת מידע וסייבר של אשכול רשויות בשרון והוא מספר אחד בארץ.

כל הליקויים שאתם רואים במצגת טופלו.

הגדרת תפקידים – אסף משמש רק מנהל אבטחת מידע. גייסנו מנהל תמיכה עם ניסיון של 15 שנה.

ועדת היגוי – התכנסה.

הראנו להנהלה את החשיבות של הגנת סייבר.

כמעט 10% מהתקציב מופנה לאבטחת מידע.

כל הפירוט שמופיע במצגת טופל.

הרשות שלנו תקבל iso27001 ונהיה הראשונים בארץ מבין הרשויות המקומיות. זה ייקח עוד 3-4 חודשים ונקבל את התקן לאחר שנעבור את המבדקים שייערכו שבוע.

גייסנו עוד מספר בעלי תפקידים נוספים.

עו"ד יוסי סדבון – יו"ר הוועדה:

מעריכים את ההתייחסות לממצאי הדוח והטיפול המקיף בליקויים.

אבקש מאביטל מנהלת מחלקת רכש לקבל דיווח על תיקון הליקויים לגבי הדוח על רכש.

אביטל חדאד:

עבדנו על נוהל רכש חדש והוא חזר אלינו ב-26.12 מהיועמ"ש עם מס' הערות לתיקונים.

ועדת קניות תתכנס פיזית פעם בחודש.

הליך קבלת הצעות מחיר ייעשה לפני ויוצגו בפני הוועדה הצעות המחיר.

התייחסנו לכל הדברים העיקריים שעלו בדוח.

יו"ר הוועדה הוא סגן גזבר העירייה וחברה בוועדה גם מנהלת מח' תקציבים.

יש המלצה שנציג היועמ"ש יהיה בישיבות הוא בהחלט מוזמן להגיע לישיבות

אני מזמינה את חברי הוועדה לענייני ביקורת להגיע למחלקת הרכש ולראות

את עבודתנו.

עו"ד יוסי סדבון – יו"ר הוועדה:

אני סבור שהפיקוח של היועמ"ש יכול לתרום להתנהלות סדורה של הוועדה.

תודה על ההזמנה , ביקור במחלקת הרכש יתואם באמצעות משרד מבקר העירייה.

ממה שיינפיין: אני שואל האם הרכש הזה עולה לאתר העירוני ?

אביטל חדאד: לא ידוע לי שזה נדרש ולכן זה לא מפורסם.

עו"ד יוסי סדבון – יו"ר הוועדה:

אבקש ממבקר העירייה לקבל דיווח על ביצוע הביקורת בסניף כפר סבא של עמותת מלב"י.

דוד ציון תורג'מן - מבקר העירייה:

במהלך שנת 2021 נעשו מספר ניסיונות לביצוע ביקורת בעמותה אשר נדחו מסיבות שונות על ידי יו"ר הסניף המקומי של עמותת מלב"י.

ב-20 לנובמבר מסרתי דיווח לראש העיר ולמנכ"ל העירייה על אי ביצוע הביקורת.

לאחר מכן, בסוף חודש נובמבר 2021, יו"ר הסניף התקשר וביקש לקבוע מועד לביצוע הביקורת במהלך חודש ינואר 2022.

אציין שבעבר נתגלו ליקויים מהותיים רבים בסניף המקומי של עמותת מלב"י שבעטיין המועצה ביקשה לבצע מעקב תיקון ליקויים בטרם חידוש ההקצאה.

דוד ציון תורג'מן:

מדווח סטטוס תוכנית העבודה לשנת 2021 ומפרט את תוכנית העבודה העתידית לשנת 2022 (מצגת).

ממה שיינפיין:

אני מבקש להעלות את נושא שליחת מכתבים לנכים על ביטול לא מוצדק של

חניית הנכים שהוקצתה להם. מודה לדוד המבקר על שסייע לטפל בתלונות אלה.

עו"ד יוסי סדבון – יו"ר הוועדה: מודה למבקר ולצוותו.

מפרט את תאריכי הישיבות לשנת 2022 שבשלב זה יערכו בזום

09/03/22 – יום רביעי בשעה 19:00

15/06/22 - יום רביעי בשעה 19:00

14/09/22 - יום רביעי בשעה 19:00

14/12/22 - יום רביעי בשעה 19:00

חתימת יו"ר הועדה ________ רשם: אריאלה ברנשטיין – מזכירת הוועדה

תפוצה: משתתפים/סגן מבקר העירייה/רכזת הועדות