פרוטוקול הוועדה לענייני ביקורת

תאריך: 27/06/2022

אסמכתא: 717216

פרוטוקול ישיבת הוועדה לענייני ביקורת - מס' ישיבה 2 נערך ביום: 27/06/2022

הישיבה התקיימה ב-ZOOM

שמות חברי הוועדה הנוכחים:

יוסי סדבון – יו"ר הוועדה

ממה שיינפיין

ד"ר אסנת ספורטה

פליאה קטנר

צביקה צרפתי

מאיר מנדלוביץ

שמות חברי הוועדה שלא נכחו:

ד"ר רפאל קובי

שמות מוזמנים שנכחו:

דויד ציון תורג'מן – מבקר העירייה

אייל מגיני – סגן מבקר העירייה

סדר יום הועדה:

דיון בדוח מבקר העירייה, מספר 45, לשנת 2021.

דיווחים שוטפים:

א. בשנת 2021 החלה עבודת ביקורת בנושא פרויקט גגות סולאריים, שתימשך גם

בשנת 2022.

ב. עמותת מלב"י - טרם בוצעה ביקורת בעמותה.

ג. עמותת "אורים ותומים" - קבלת החלטת הוועדה לביצוע ביקורת בעמותה בהמשך

להחלטת המועצה.

ד. שונות.

עיקרי דברי המשתתפים:

דוד: נציין כי הממצאים במצגת הינם לצורך הדיון, ממצאי הדוח המלא הם המחייבים.

מערך צריכת מים:

דוד:

אין נוהל עבודה המסדיר את תהליך העבודה, הפיקוח והבקרה אחר צריכה וחיובי תשלומי מים.

העירייה נשאה ונושאת בעלויות צריכת מים של גופים חוץ רשותיים הממוקמים במבנים שהינם נכסי העירייה ולכן שילמה על חשבונה בין השנים 2018 - 2020 סך של 315,000 ₪.

למרות מגיפת הקורונה ועל אף הירידה בנוכחות ובשימוש במבנים, נמצאה עלייה משמעותית בצריכה וחיובי תשלום המים במספר מוסדות חינוך בין השנים 2018-2020.

נמצאו מספר צרכנים ללא מדי מים כך שכל חיוב חריג/או דליפה כתוצאה משימוש על ידם מושתים לתשלום על העירייה עצמה.

נמצא כי מרבית החיובים בהם נושאת העירייה עבור צריכת מים של החווה החקלאית מחושבים עפ"י תעריף "צריכת מים במוסדות", ולא לפי תעריף "גינון".

העירייה נושאת בתשלום צריכת המים של תיכון אורט שפירא.

המלצות הביקורת:

לפעול לתיקון הליקויים.

לכתוב "נוהל צריכת מים" לרבות הנחיות בקרה ומעקב, ומינוי ממונה אחראי בנושא.

להסדיר על הגופים החוץ - רשותיים את תשלומי צריכת המים עבור פעילותם כולל גביית תשלומי העבר.

לבחון את מקור העלייה בצריכה ובגובה החיובים ויש לפעול לתיקון ולהשבת כספים.

יש לפעול להתקנת מדי מים לכל צרכן ולחייב בתשלום רטרואקטיבי אם נדרש.

ויש לפעול להתקנת מוני מים נפרדים לשימוש צריכה ביתית ולגינון עירוני לצורך התייעלות וחיסכון.

יש לפעול מול תיכון אורט שפירא להסדרת תשלום צריכת המים לפי תעריפים לצריכה ביתית ולהשקיה.

הערות ראש העיר:

מקבלים את ממצאי הביקורת.

מנכ"ל העירייה מונה לראש צוות תיקון ליקויים לטיפול, מעקב ודיווח.

נבחרה חברה לביצוע סקר מונים אשר החלה את עבודתה.

גזבר העירייה דיווח כי החל ביישום תיקון הליקויים והשתת התשלומים על הגופים הרלוונטיים.

אסנת: כל בתי הספר צריכים לפצל להם את המונים לשניים: צריכה רגילה וצריכת גינון.

כמו כן, התשלומים הללו יכולים "להיתפס" כתמיכה עקיפה.

יוסי: ראש העיר הנחה לקבל את הכסף רטרואקטיבי ממפעל המים.

כמו כן, נצטרך לבצע ביקורת נוספת לבדיקת תיקון הליקויים.

דוד: נעשה ביקורת מעקב אחר תיקון ליקויים בשנת 2023 והלאה.

ניהול כספים עודפים:

דוד:

במצגת מופיע פירוט תיק ההשקעות בפיקדונות ובקרן נאמנות לשנים 2019-2021.

מהנתונים עולה כי התפלגות ההשקעות לא שונתה בין השנים 2020 ל-2021. התשואה שהושגה במהלך תקופה של שנה וחצי, מתחילת שנת 2020 עד מחצית שנת 2021, עמדה על כ- 1.56%.

עפ"י הדוח מי שאחראי מטעם העירייה על השקעות הכספים העודפים זוהי וועדת ההשקעות אשר באחריותה לפעול בכספי העודפים בהתאם לחוזר המנכ"ל ועל פי המלצות שניתנו בדוח מבקר המדינה האחרון.

לא נמצא דוח מעקב ו/או ניהול של דוח מקורות ושימושים כספי העודפים, על מנת שביום פקודה הכספים יוחזרו למקומות מהם נלקחו עם תוספות של התשואה שצברו בקופות.

לא נמצאו אסמכתאות לתיעוד ויישום החלטות ועדת השקעות בכספי העודפים ו/או ליידוע ועדת כספים.

לא נמצאו ראיות לקיום הכשרות לחברי ועדת ההשקעות.

תיק ההשקעות של כספי העודפים מנוהל בלא הבחנה בין עודפים לזמן ארוך ועודפים לזמן קצר.

לא הומצאו בפני הביקורת הוראות מכירה שנמסרו לבנק כחלק מהשקעות העירייה.

לא נמצא הסכם חתום עם הבנק בנוגע לגובה העמלות וכן תיעוד לאישור ההתקשרות של ראש העיר והגזבר.

המלצות הביקורת:

יש לערוך תחקור אחר מקורות ותנועות הכספים שהושקעו בקרנות פיקדונות כך שניתן יהיה להחזירם למקורות מהם הושקעו מלכתחילה.

מומלץ להקים מנגנון למעקב ובקרה אחר פעילות והחלטות ועדת השקעות בתוספת התשואה שנצברה בקופה וכן לדווח לוועדת כספים ואישור החלטות ועדת השקעות במועצת העיר בהתאם לחוזר מנכ"ל.

מומלץ לקיים הכשרות לחברי ועדת ההשקעות.

מומלץ כי תיק ההשקעות יבחין בין עודפים לזמן ארוך ולזמן קצר, ובהתאם תיקבע סוג ההשקעה.

נדרש לנהל דיון הנוגע לאופן ניהול כספי העודפים וקביעת רמת החשיפה הרצויה לסיכון.

מומלץ לערוך הסכם התקשרות עם הבנק הכולל התייחסות לפירוט העמלות וגובהן ולמורשי החתימה ולפעול בהתאם לחוזר המנכ"ל.

הערות ראש העיר:

מקבלים את ממצאי הביקורת.

מנכ"ל העירייה מונה לראש צוות תיקון הליקויים לטיפול, מעקב ודיווח כנדרש.

חברי הוועדה יוכשרו ואף יחל קורס הכשרה ייעודי, יצאו כתבי מינוי, עובד עירייה רושם את פרוטוקול הוועדה.

ממה: מי חברי ועדת השקעות ?

דוד: לזכרוני, הגזבר, הסגן שלו (כשלא היה גזבר בעירייה), יועץ העירייה , פירי

טיפול העירייה בחוזרי מנכ"ל, חוקי עזר ונהלי עבודה:

דוד:

אין גורם עירוני ייעודי האחראי על תכלול הטיפול בתהליך האיתור וההטמעה של חוזרי מנכ"ל במנגנוני הפעולה והעבודה העירוניים.

לא קיים מאגר עירוני פנימי של חוזרי מנכל הרלוונטיים לעבודת העירייה השוטפת.

חלק מחוקי העזר העירוניים אינם תואמים את רוח התקופה ובשל כך בלתי ניתנים לאכיפה. תהליך עדכונם והבאתם בפני מועצת העיר לאישור נמשך תקופה ארוכה.

תיקוף ועדכון של נהלי עבודה עירוניים התממש באופן חלקי בלבד.

נמצאו תהליכי עבודה עירוניים שוטפים שמבוצעים אך אינם מעוגנים בנוהל עבודה עירוני כתוב, מוסדר ומאושר.

לא קיים מנגנון בקרה אחר היכרות עם נהלי עבודה עירוניים וכן יישום שלהם.

המלצות הביקורת:

לקבוע גורם עירוני ייעודי לצורך הטיפול בחוזרי מנכל והסדרת העבודה והאחריות הנובעת מהם בין האגפים השונים הרלוונטיים.

להסדיר מאגר מידע עירוני זמין של חוזרי מנכל לצורך עבודתה השוטפת של העירייה.

יש לפעול לעדכון והשלמה של חוקי העזר ולהביאם לאישור בפני מליאת המועצה.

לפעול לעידוד מנהלי ועובדי העירייה להגיש הצעות ייעול שיתורגמו לנהלי עבודה.

להסתייע ככל הניתן במערכות מידע ככלי עזר ניהולי למעקב ובקרה אחר הטמעת נהלים בקרב העובדים.

הערות ראש העיר:

מקבלים את ממצאי הביקורת.

מנכל העירייה מונה לראש צוות תיקון ליקויים לטיפול, מעקב ודיווח כנדרש.

החלו בהכנת נוהל לטיפול ועבודה בחוזרי מנכל ובהקמת מאגר של חוזרי מנכל.

חוקי עזר - ההמלצה מקובלת ומבוצעת מעת לעת בעדכון/ביטול חוקי העזר על פי הנדרש במועצת העיר.

נהלי העבודה הקיימים מעודכנים ומתוקפים ע"י תכנון אסטרטגי בהתאם לבקשת הגורם האחראי.

ממה: אני ראיתי בזמנו על שולחנו של איתי צחר, ספר של נהלי עבודה.

דוד: נכון, קיים ספר נוהל עבודה חדש. כל חוזר מנכל שמגיע צריך להיות מטופל, גם

באמצעות כתיבת נוהל עבודה במידה ונדרש.

יוסי: צריך לבטל את חוקי העזר שלא קיימים כבר (ימי מנוחה, שעות עבודה וכדומה).

מכרזים ופטור ממכרזים:

דוד:

עד לשנת 2021 לא התנהל מעקב אחר הארכות מכרזים, ערבויות, סיום תוקף מכרזים והצורך בעריכת מכרז חדש וכדומה. החל משנת 2021 החל מעקב אחר הארכת מכרזים בלבד.

אין גורם עירוני מתכלל ואחראי על תהליך מכרז משלב הייזום ועד סיום מועד ההתקשרות בפועל.

נוהל העבודה העירוני בנושא מכרזים ועריכתם אינו כולל נדבכים משמעותיים והכרחיים.

נמצאו מספר ליקויים בהליך ההתקשרות בפטור ממכרז ובאמצעות ספק יחיד.

המלצות הביקורת:

מוצע לבחון את הגדרת הגורם העירוני שיהיה אמון על הטיפול בהליכי מכרז.

מוצע כי מח' רכש ומכרזים תהיה אמונה על הטיפול במכרזים בכל ההיבטים הנוגעים למכרזים עירוניים.

מוצע כי העירייה תערוך את נוהל המכרזים העירוני באופן בו יכלול פרקים נפרדים לכל אחד מסוגי המכרזים ויכלול פירוט בדבר הגורמים האמונים על כל אחד משלבי ההליך המכרזי ותעדכן את המידע המפורסם בו.

מוצע כי העירייה תפרסם על כוונתה להתקשר עם ספק יחיד בפטור ממכרז.

מוצע כי אם קיים ספק יחיד, תתקבל חוות דעת של גורם חיצוני מומחה אשר מאשר את היותו ספק יחיד.

העירייה תקפיד על נאותות התחשיבים עליהם מבוססות חוות הדעת המוגשות לוועדת המכרזים.

הערות ראש העיר:

מקבלים את ממצאי הביקורת.

מנכל העירייה מונה לראש צוות תיקון הליקויים לטיפול, מעקב ודיווח כנדרש.

מכרזי זוטא – רשימות הספקים והקבלנים אליהם נעשתה פניה במסגרת מכרזי זוטא מפורסמת באתר העירייה והובאה לידיעה במועצת העיר.

עלות ההשתתפות במכרז בד"כ נקבעת בהתאם להמלצת המרכז השלטון המקומי, אך זו בגדר המלצה וישנם מכרזים בהם הרכישה מתבצעת עפ"י תחשיב אחר או המלצת היועצים.

בפרוטוקול הוועדה נרשמים עיקרי הדברים בדיון על מנת שניתן יהיה להתחקות אחר שיקול דעת ועדת המכרזים.

דוד:

זהו דוח שהוועדה לענייני ביקורת ביקשה לבדוק. דוח זה הינו דוח המשך לדוח

מכרזים רכש וטובין משנה קודמת ויש שיפור ניכר שבא לידי ביטוי בדוח.

יוסי:

ראש העיר מקבל את הנושא הזה.

אסנת:

התייחסות ראש העיר לא מספקת לעומת הממצאים הקשים בדוח.

נוהל מכרזים עירוני - לא יכול להיות שמכרזים מתגלגלים.

הוועדה מבקשת לקבל בישיבתה הבאה את נוהל המכרזים העירוני שיגובש עד אז.

הוועדה מבקשת שמעתה ואילך יפורסם באופן פומבי כל מקרה בו לעירייה כוונה

להתקשר עם ספק יחיד, וזאת על מנת לאפשר הזדמנות שווה לספקים אחרים.

בכל מקרה בו תתכוון העירייה להתקשר עם ספק יחיד, תתקבל חוות דעת מומחה

על היותו ספק יחיד.

יוגדר בהקדם גורם מתכלל עירוני לטיפול במכרזים.

תחשיב שגוי - מה היה המכרז? מה החשיפה? מה הסטטוס? האם העירייה

בחשיפה ואם כן, מהי ?

יוסי:

יש נוהל בעירייה אך הוא לא נפרד בכל תחום.

דודו:

לא. כי העירייה טיפלה ועולה כי מי שערער בעצם זכה.

מאיר:

ספק מכרזים האם חויב לעלות לוועדת מכרזים.

אייל:

יש חוות דעת למה החליטו לקחת ספק יחיד.

מאיר:

רציתי לשתף כי אני משתתף בדיוני וועדת מכרזים והדיונים מאד מאורגנים ורציניים.

יש שם חברי מועצה שיושבים ומחליטים והוועדה מאד רצינית ומתנהלת יפה.

דוד:

מסכים כי יש שיפר גדול מדוח קודם.

ממה:

כחבר ועדת מכרזים לפי דעתי חשוב מאד לשלוח את כל הנושא הזה של הדוח לכל

חברי וועדת המכרזים.

יוסי:

לאחר הדיון במועצת העיר נשלח דוח זה לכל חברי וועדת מכרזים.

יוסי:

החלטה: מבקשים תוך חצי שנה לקבל נוהל מכרזים.

מעקב תיקון ליקויים: תהליכי רישוי בנייה לפי תמ"א 38:

דוד:

מתוך 9 ליקויים שהיו, 7 - תוקנו ו - 2 תוקנו חלקית.

יש לציין לטובה את פעילותה של העירייה/ראש העיר שמינה את מהנדסת הרשות, לתיקון הליקויים.

לפיכך הוקמה מנהלת תחום רישוי ופיקוח על הבנייה במנהל ההנדסה וכן הוקמה הרשות להתחדשות עירונית לצורך מתן מענה לממצאי הדוח.

הערות ראש העיר:

מקבלים את ממצאי הביקורת.

מהנדסה הרשות הונחתה לפעול לתיקון הליקויים, לאור כך הוקמה מנהלת תחום רישוי ופיקוח על הבנייה באגף הנדסה, שאחראית על רישוי תמ"א 38 תוך ליווי מקצועי מול התושבים והיזמים.

הוקמה הרשות להתחדשות עירונית המתכללת את כל מתחמי ההתחדשות בעיר, לרבות תכנון, שיתוף הציבור וכו'.

ממצאי ביקורת המעקב עולה כי רוב הליקויים טופלו והיתר בטיפול ובמעקב.

יוסי:

אני רוצה לציין לשבח שרוב הליקויים תוקנו. המהנדסת בזמן קצר טיפלה בכל

הליקויים. אני יוציא מכתב הערכה למהנדסת ואשלח לה ולכם העתק.

דיווחים:

יוסי:

בשנת 2021 החלה עבודת ביקורת בנושא "פרויקט גגות סולאריים", שתימשך גם

בשנת 2022.

הדוח לא הושלם לכן לא פורסם.

נדון עליו לקראת סוף השנה והוא יפורסם כדוח בודד.

לכן אני צריך הצבעה והסכמה של כול חברי הוועדה:

הצבעה:

יוסי – בעד

אסנת – בעד

פליאה – בעד

מאיר - בעד

ממה - בעד

צביקה - בעד

החלטה: הדוח יפורסם כדוח מיוחד בדצמבר 2022.

יוסי:

דוח מלב"י: הם קיבלו מלא הזדמנויות, אך הם לא עמדו בזה, מאחר והם בניגוד

להסכם, אני יוציא מכתב לראש העיר, זו אחריות שלו.

צביקה:

אם יש עמותה שמתנגדת, ראש העיר צריך לקחת את "המושכות" לידיים ולתת

החלטה. ולא להפיל את זה על מישהו אחר.

עמותת "אורים ותומים":

דוד:

קיבלנו תלונה לפני כשנה מ- 30 הורים (שילדיהם לומדים בבית ספר זה), שהתלוננו

בפני מנכל העירייה דאז.

אני הוצאתי תשובה והתייחסות למנכל העירייה ולגזבר, אך פעלתי במסגרת היותי

כממונה על תלונות הציבור, מאחר וזו היתה תלונה שהועברה אלי ממנכל העירייה

דאז.

יוסי:

אני מבקש לעשות הצבעה האם להעביר את הנושא כביקורת?

האם המבקר יכניס הנושא לתכנית עבודה?

צביקה:

גם פה ראש העיר צריך לקחת אחריות על זה, באם הוא יודע על כך ש-30 הורים

התלוננו.

הצבעה:

יוסי - בעד

אסנת - בעד

מאיר - בעד

ממה - בעד

פליאה - בעד

צביקה - נמנע - אני חושב שהחינוך הדתי בכפר סבא מאד חשוב ואפשר לעשות את

זה בדרך אחרת.

יוסי:

החלטת הוועדה: הדוח יועלה למועצה לאישור סיכומים וממצאי הוועדה לענייני

ביקורת.

תודה רבה לכולם.

חתימת יו"ר הועדה ________ רשם: אריאלה ברנשטיין – מזכירת הוועדה

תפוצה: משתתפים/סגן מבקר העירייה/רכזת הועדות