פרוטוקול הוועדה לענייני ביקורת

תאריך: 12/09/2022

אסמכתא: 717220

פרוטוקול ישיבת הוועדה לענייני ביקורת - מס' ישיבה 3 נערך ביום: 12/09/2022

הישיבה התקיימה ב-ZOOM

שמות חברי הוועדה הנוכחים:

יוסי סדבון – יו"ר הוועדה

ממה שיינפיין

פליאה קטנר

שמות חברי הוועדה שלא נכחו:

ד"ר רפאל קובי

ד"ר אסנת ספורטה

צביקה צרפתי

מאיר מנדלוביץ

שמות מוזמנים שנכחו:

דויד ציון תורג'מן – מבקר העירייה

אייל מגיני – סגן מבקר העירייה

סדר יום הועדה:

דיווח על ביצוע סקר סיכונים לתוכנית עבודת ביקורת מבקר העירייה.

דיווח על דוח מבקר המדינה בנושא מניעת מעילות והונאות.

דיווח על קבלת דוח מבקר המדינה לשנת 2022 על רשויות מקומיות.

דוח גגות סולאריים – סטטוס.

מלב"י – בוצעה פנייה להתערבות ראש העיר והמנכ"ל.

הצגת דוח מבקר העירייה 2021 למועצת העיר יבוצע בחודש נובמבר 2022 לצורך אישור סיכומים והצעות הוועדה.

עיקרי דברי המשתתפים:

יוסי: אני פותח את הישיבה כשיש 3 משתתפים וזה מהווה קוורום תקין.

על סדר היום של הישיבה הנושאים הבאים:

דיווח של מבקר העירייה על ביצוע סקר סיכונים.

דיווח של מבקר העירייה על דוח מבקר המדינה בנושא מניעת מעילות והונאות.

דיווח של מבקר העירייה על קבלת דוח מבקר המדינה על הביקורת ברשויות המקומיות לשנת 2022.

דיווח של מבקר העירייה לגבי סטטוס דוח גגות סולאריים.

מלב"י – דיווח שנעשתה פנייה להתערבות ראש העיר והמנכ"ל.

עדכון שדוח מבקר העירייה 2021 יוצג בישיבה של חודש נובמבר 2022 של מועצת העיר לאישור סיכומים והצעות הוועדה.

הנושא הראשון הוא דיווח על ביצוע סקר סיכונים לתוכנית עבודת מבקר העירייה:

דוד: חוזר מנכ"ל משרד הפנים קובע כי מבקר העירייה יבצע סקר סיכונים כל 5 שנים לביצוע תוכנית עבודה ביקורת שנתית. בשנת 2021 בוצע סקר סיכונים גם ביחידות העירייה.

הסקר הוא פנימי וחסוי בגלל הסיכונים המפורטים בו והוא לא דוח ביקורת.

נגזרות סקר זה הופצו לכלל יחידות העירייה הרלוונטיות וממצאיו משמשים את יחידות העירייה בעת הכנת תכנית העבודה השנתית.

העירייה נדרשת להבטיח ניהול זהיר ותקין של הסיכונים וליישם עקרונות וכללים ברורים למיפוי, זיהוי, מדידה, בקרות, ניהול של הסיכונים, מעקב ובקרה שוטפים אחר החשיפות לסיכונים השונים.

לחברי הוועדה צורף ב-ZOOM תקציר סקר הסיכונים לעיון והתייחסות.

להלן, מספר נתונים כלליים:

416 סיכונים בדירוג נמוך;

207 סיכונים בדירוג בינוני;

23 סיכונים בדירוג גבוה.

מהגרף של מיפוי הסיכונים לפי סוג הפעילות ניתן לראות כי המינהל הכספי ומינהל התפעול מהווים יחדיו כ-38%, בחלוקה שווה, מסך הסיכונים של העירייה.

כאמור, נגזרות שהועברו ליחידות משמשות עפ"י הנחיית מנכ"ל את המנהלים בהכנת תוכנית עבודה שנתית.

יוסי: אני מעלה את ההחלטה הבאה להצבעה:

הוועדה מקבלת את ממצאי הסקר וממליצה למועצת העיר לאשר את סיכומיה והמלצותיה כפי שהועברו ליחידות העירייה לשם פעילותן בהכנת תוכניות עבודה שנתיות.

תוצאות ההצבעה:

יוסי – בעד

ממה – בעד

פליאה – בעד

החלטה:

הוועדה מקבלת את ממצאי הסקר וממליצה למועצת העיר לאשר את סיכומיה והמלצותיה כפי שהועברו ליחידות העירייה לשם פעילותן בהכנת תוכניות עבודה שנתיות.

הנושא השני הוא דיווח על דוח מבקר המדינה בנושא מניעת מעילות והונאות:

דוד: מבקר המדינה ביצע ביקורת בנושא זה ב-21 רשויות ביניהן כפר סבא.

העירייה מינתה צוות לתיקון הליקויים בראשות מנכ"ל.

הצוות מטפל ב-11 ממצאים כפי שעולים מדוח הביקורת.

להלן עיקרי הממצאים:

סקר סיכונים ומינוי גורם אחראי – טופל;

נהלים והדרכות וקו חם – להשלים/לכתוב נהלים נדרשים – בטיפול;

רוטציה בין בעלי תפקידים – לפי תשובת העירייה ההמלצה של מבקר המדינה לא ישימה;

קוד אתי – בוצע קוד אתי חדש ומקיף שנמצא בתהליכי אישור;

נדרש מענה לממצאי דוח זה למבקר המדינה עד 17/10/22 – נמצא בטיפול/אישור מנכ"ל העירייה.

יוסי: אני מעלה את ההחלטה הבאה להצבעה:

הוועדה מקבלת את ממצאי דוח מבקר המדינה בנושא מניעת מעילות והונאות.

מנכ"ל העירייה מתבקש להעביר לוועדה את התייחסות העירייה כפי שהועברה למבקר המדינה.

תוצאות ההצבעה:

יוסי – בעד

ממה – בעד

פליאה – בעד

החלטה:

הוועדה מקבלת את ממצאי דוח מבקר המדינה בנושא מניעת מעילות והונאות.

מנכ"ל העירייה מתבקש להעביר לוועדה את התייחסות העירייה כפי שהועברה למבקר המדינה.

הנושא הבא הוא דיווח על קבלת דוח מבקר המדינה לשנת 2022 על רשויות מקומיות:

דוד: מבקר המדינה ביצע בנוסף לנושא של דוח על מניעת מעילות והונאות, שדנו בו לעיל, ביקורות בנושאים נוספים אחרים ברשויות מקומיות אחרות שעיריית כפר סבא לא הייתה מבוקרת.

על אף זאת, העירייה נדרשת לעבור על הממצאים ולתקן, אם נדרש.

לפיכך, נגזרות הדוח הועברו לידיעה וטיפול יחידות עירייה שונות.

מצורפים לעינכם במצגת נושאי הביקורת.

יוסי: נושא זה אינו מצריך החלטה. הוא הובא לידיעה.

הנושא הבא הוא דיווח על סטטוס דוח גגות סולאריים:

דוד:

טיוטת דוח גגות סולאריים על מכרז 7/22 הסתיימה.

התקיימה פגישת עבודה עם היועץ המשפטי של החברה הכלכלית וכרגע אנחנו בשלב של קבלת התייחסויות ממנו.

עם קבלת התייחסויותיו וסיום כתיבת טיוטת הדוח הוא יועבר להתייחסות בעלי תפקידים גם אלה שפרשו ושביקשו לעיין בטיוטת הדוח בטרם הפצתו.

ממה: מה נבדק ?

דוד: נבדק אופן ביצוע מכרז. נבדקו ממשקי עבודה בין החברה הכלכלית לעירייה מצב שדורש בדיקה וטיפול.

יוסי: בגלל שהדוח עוד לא גמור נמתין ונדון עליו לאחר שיוגש.

הנושא הבא מלב"י – בוצעה פנייה להתערבות ראש העיר והמנכ"ל:

יוסי: אני פניתי אישית לראש העיר כי צריך למצוא פתרון לעניין מלב"י.

מלב"י בהחלט עוזר למשפחות נזקקות אבל זה חייב לעבוד ולפעול עפ"י חוק.

במועצת העיר קיבלו החלטות, מטפלים בזה כבר שנים. יש פה עניינים פוליטיים.

יוסי: אני מעלה את ההחלטה הבאה להצבעה:

מבקש שנקיים מעקב.

תוצאות ההצבעה:

יוסי – בעד

ממה – בעד

פליאה – בעד

החלטה:

הוועדה תקיים מעקב בעניין מלב"י.

הנושא הבא הצגת דוח מבקר העירייה 2021 למועצת העיר יבוצע בחודש נובמבר 2022 לצורך אישור סיכומים והצעות הוועדה.

יוסי: אני מודיע שאציג את הדוח בישיבה של מועצת העיר בחודש נובמבר 2022.

יוסי: יש למישהו שאלות נוספות ?

אנחנו הגענו לסוף הדיון.

צר לי שהרבה חברים לא השתתפו בישיבה.

חתימת יו"ר הועדה ________ רשם: אריאלה ברנשטיין – מזכירת הוועדה

תפוצה: משתתפים/סגן מבקר העירייה/רכזת הועדות