פרוטוקול הוועדה לענייני ביקורת

פרוטוקול ישיבת הוועדה לענייני ביקורת מס' ישיבה: 3/2024

נושא:

פרוטוקול ישיבת הוועדה לענייני ביקורת

מס' ישיבה: 3/2024

נערך ביום:

שלישי

תאריך ישיבה:

17/09/24

אסמכתא :

489193

נוהל ע"י:

עו"ד עדי לוי סקופ - יו"ר הוועדה

מיקום הישיבה:

אולם ישיבות

נרשם ע"י :

אריאלה ברנשטיין

שמות חברי הוועדה הנוכחים:

עו"ד עדי לוי סקופ - יו"ר הוועדה

לירית שפיר שמש - חברת הוועדה

בני כהן - חבר מועצה

ממה שיינפיין - חבר מועצה (השתתף ב- TEAM)

שלי סבר - חברת הוועדה

שמות חברי הוועדה

שלא נכחו:

ד"ר אסנת ספורטה - חברת הוועדה

יעל סער - חברת הוועדה

שמות מוזמנים

שנכחו:

יובל בודניצקי - מנכ"ל העירייה

דוד ציון תורג'מן - מבקר העירייה והממונה על תלונות הציבור

אייל מגיני - סגן מבקר העירייה

עפרי ארדיטי - מבקרת בכירה

אורי אוריאן - מקליט הנגשה

תפוצה:

חברי הוועדה, משתתפים, מבקר העירייה, רכז/ת ועדות העיריה, סגן מבקר העירייה, ראש העיר, מנכ"ל העירייה

סדר יום:

דברי פתיחה - יו"ר הוועדה לענייני ביקורת עו"ד עדי לוי סקופ.

דוחות מבקר העירייה - מעקב אחר תיקון ליקויים:

א. דוח השכרת נכסים - דוח מספר 42 לשנת 2018.

ב.

דוח נהלים - דוח מספר 45 לשנת 2021.

דוח מבקר המדינה לשנת 2022 - בנושא מניעת הונאות ומעילות (נדון בוועדה הקודמת).

עיון בנוהל מתנות.

יער קפלן - הקמת דק ביער קפלן (תרומה)

**

לישיבה זו הוזמן מנכ"ל העירייה לשם מתן התייחסות לסטאטוס דוחות ביקורת אחר תיקון ליקויים

דברי פתיחה - יו"ר הוועדה לענייני ביקורת, עו"ד עדי לוי סקופ:

עדי:

תודה רבה על ההמתנה ואורך הרוח, אנחנו בישיבה מספר 3.

פותחים באווירה טובה, עם האירועים האחרונים כולנו תפילה לשלום חיילנו בצפון, כל המפונים ומי שנשאר

שם וכמובן לחזרת כל החטופים, שהימים הקרובים יעברו בשלום, אמן.

כל הישיבה היום זה סוג של דבר חדשני, לייעד ישיבה שלמה למעקב סטטוס אחרי ליקויים ותיקונם.

אני מזכירה שאמרנו שניתן דגש גדול על תיקון ליקויים ולא נסתפק בביקורת, נעשה כל מה שאפשר כדי לתקן

את הליקויים, נמצא איתנו יובל המנכ"ל, תודה שאתה לוקח את זה ברצינות הראויה, גם נערכת לקראת,

עם כל ההכנות, מאוד מעריכים את המסירות שלך בנושא.

נדון בתיקון ליקויים בעניין השכרת נכסים, לאחר מכן בנושא חוזרי מנכ"ל וחוקי עזר, נדבר על דו"ח מבקר

המדינה בנושא של הונאות ומעילות, נדון בנוהל מתנות, שביקשתי שיציגו לחברי הוועדה, נסיים בנושא

יער קפלן, הקמת דק, נושא שהובא כתלונה למבקר. המבקר עשה את הבדיקות שלו, חשוב לנו לשמוע מה

היה האירוע ומה היו ההמלצות, תוך כדי שהמנכ"ל יציג את הליקויים.

המטרה היא משותפת, שהדברים יהיו יותר טובים שהרשות תעבוד בצורה טובה היותר.

בפתח הדברים אני רוצה להודות לכל הצוות של משרד המבקר. למבקר, דוד, ולצוות היקר שלנו, נערכתם

בצורה נפלאה, גם בהכנת המצגת, גם באיסוף החומרים. הכול מסודר, מעריכים מאוד, תודה רבה.

דוחות מבקר העירייה - מעקב אחר תיקון ליקויים:

א. דוח השכרת נכסים - דוח מספר 42 לשנת 2018.:

עדי:

אני אשמח דוד אם נעשה סקירה קצרה ממש בראשי פרקים על עיקרי הממצאים ולאחר מכן יובל,

ההתייחסות שלך לכל ממצא. אני אעבור על זה. אשמח לשמוע את המנכל.

אז אני רק אתן פתיח, נעשתה ביקורת בנושא השכרת מבנים לפני מספר שנים.

ב-2019, ואנחנו בחלוף 5 שנים רוצים לבדוק איך הדברים התקדמו.

יש פה המון כסף, שהרשות יכולה להרוויח בניהול נכון ולהיות בהפסד בניהול לא נכון, כך שיש לנו אינטרס

ליצור שוויון ומנהל תקין ורווחים ראויים לרשות.

הביקורת מצאה מספר ליקויים:

סקר נכסים בוצע לפני 20 שנה, אין פיקוח מלא על נכסי העירייה במובן של תיעודים, סיורים וביקורים,

מרבית חוזי השכירות חתומים בראשי תיבות, יש תיקי השכרה, בדקו/מצאו חוסרים של קבלות וסריקה

חסרה. התגלה שאין תשלום ריבית על שוכרים שמאחרים ולמרות גידול במספר הנכסים החיוב השוטף לא

עלה באותו היחס, דבר לא תקין. חלה ירידה של שליש בהכנסות של השכרת מזנונים, חברי וועדת מכרזים

יכולים להעיד שלא ניגשים למכרזים ואם ניגשים לא עומדים במחירים ולכן יש מזנונים שסגורים.

לא נגבה מתחנות מוניות תשלום על חניות, אין עדכון ריאלי לתעריף.

העירייה לא גובה אגרה מדוכני פיס על המדרכות, למעט ארנונה.

תעריף בגין שטחי התארגנות והתכנסות של 15.5 ש"ח למטר, יש לבחון חלק מהנכסים בדקו תיקים ולא

נמצאו ערבויות בטחון, כל ערבות שהיא שתוודא שהשוכר עומד במלוא ההתחייבויות.

יש שמאות שמתבצעת לנכסים, צריך לוודא שהשכירות לא בחסר.

תקלה של תשלום חשמל ממזנון תיכון רבין על 300 ₪ במקום 500 ₪.

חלק מהעמותות לא משלמות על שימוש במקלטים.

לפי המידע לא התקיים דיון מקיף בכל הנושא הזה, לאגד את כל הליקויים וכל הגורמים המעורבים בהנהלת

וניהול נכסים בעיר ולהתקדם משם.

יובל:

סקר נכסי העירייה, מדובר בהשקעה לא מבוטלת כספית, במיוחד לאחר הרבה שנים, נמצא את התקציב

לבצע את זה.

בשוטף אנחנו מבצעים מדידות באופן שוטף של כל הנכסים, זאת אומרת שלא יכול להיות מצב שיש נכסים

שאנחנו לא יודעים מה קורה להם מבחינת דמי השכירות וכו', יש פה הרבה נכסים שמושכרים לתקופה

ארוכה. הדוח לא מתייחס לנכסים שמנוהלים על ידי החכ"ל, לא תרבות הפנאי, ולא ספורט, אנחנו מתכוונים

להשלים את זה באיזה שהוא שלב.

עדי:

דווקא בנושא של נכסים בשנתיים האחרונות אנחנו בקפיצת מדרגה מבחינת שליטה ובקרה וכמו שאמרתי

אנחנו במגמה להשתפר כי זה מקור הכנסה קיים שרוצים למקסם.

יש לי שאלה, אני מבינה שעלות סקר כזה יכול להגיע ל-500-800 אלף.

למה לא כדאי להגדיר את ההוצאה הזו?

יובל:

כשנכנסתי לעבודה, לפני 3 שנים בדקנו, אלו היו הסכומים, חצי מיליון, ומה שאמר לי אז מנהל הנכסים יעקב

אוחיון שהיה אמון על הנישה הזו, על החלק הזה, שכרגע הנכסים הקיימים הוא ממקסם את הרווחים עליהם.

הוא לא מכיר נכסים אבודים, בסוף הסקר למצוא נכסים שנפלו בין הכיסאות, שלא מושכרים.

במבחן של עלות תועלת, זה לא היה בתיעדוף, אבל אני מסכים שאחרי תקופה חייבים לבצע סקר כזה. יכול

להיות שנבצע אותו ב-2-3 פעימות. אם יהיה קושי תקציבי לעשות בשנה אחת.

עדי:

אני הייתי שמחה שכוועדת ביקורת היינו ממליצים, אם אתה מציין שזו כזו הוצאה, לחלק את זה לשלוש שנים

ולייחד לחכ"ל ואחרי זה לספורט, כי אני בטוחה שזה חשוב לנכסים האלה.

דוד:

הסקר נכסים בא בעצם למפות את הנכס, גודלו ואופן הטיפול בו וכדומה, שתיים, לגלות עוד נכסים שאולי לא

ידענו עליהם, שמושכרים או משתמשים בהם אנשים שלא לפי סדרי מנהל תקינים, זה לבדוק כאמור מ-א' עד

ת' את סטאטוס הנכסים.

יובל:

אבל אין היום בספורט נכס שלא מדוד כמו שצריך, זה עושים בשוטף במדידות באגף נכסים. בודקים את זה

מדי שנה. ואנחנו מתאימים גם את השומה. אין מצב היום שיש נכסים שהם ללא תמורה או שומה לא ריאלית

מבחינת השמאי ומקפידים על זה. באמת, אם אני יכול לשים את האצבע זה לבדוק נכסים אבודים.

שתי המטרות של הסקר, כשהמטרה העיקרית מבוצעת, גביית דמי שכירות ראויים, בהתאם לתקנות.

עדי:

אני בכל זאת חושבת שצריך להגדיר יעד ב-3 שנים הקרובות

נעבור לנושא השני, שאין ביקורים מוסדרים בנכסי העירייה. מדובר על מקלטים ומזנונים.

גם פה אפשר להגדיר בכל מני אופנים, כל שנה בחידוש הנכס, נעשה ביקור מעבר לשוטף אם צריך.

אין כאלה שזה לכמה שנים?

יובל

גם אם זה כמה שנים זה תמיד מתחדש. אפשר להשכיר נכס לתקופה מקסימלית.

אבל זה מתחדש, וגם פה מגיעים ונמצאים. מגיעים גם במדידה נציגים.

סעיף שלוש אנחנו רואים שתוקן, אין טעם לעבור על זה. מה לגבי חוסרים של מסמכים, של סריקה. של

דברים, זה גם תוקן במרביתו.

מעניין אותי סעיף 5, למה אין גביית ריבית פיגורים? אני רואה שזה תוקן, אבל יש התייחסות שאין גבייה של

ריבית פיגורים.

מנהלת מח' נכסים הודיעה, יש את התשובה שלה, יש בעיה לגבות ריבית מאנשים, כמו בתי כנסת, או

ש-50% זה מקלט ו-50% עסק. או שיש שם איזה פעילות אחרת, שהם הולכים, קשה להם לגבות עם

האנשים האלה כספים, כשיש לחלק גדול מהם 50% הנחה.

מנהלת מח' נכסים אמרה שאפשר לסגור את הנכס, אבל חוב יכול להצטבר. צ'ק אחד לא נפרע ומצטבר חוב,

לא יעזור שתנעל את הנכס.

במידה ויש חוב אנחנו פועלים מיידית באמצעי אכיפה, עד כה לא מתייחסים לפיגור בגין תשלום שלא במועד.

כנגד אנחנו דואגים לגבות מראש. זה דברים שנעשו לפני 4-5 שנים.

עדי:

אשמח יובל אם זה ייבדק לגבי היכולת לגבות.

יובל:

כן, מה שתיארת לגבי המכרזים את צודקת, עוד גורם שהוריד את האטרקטיביות, זה שאנחנו בעיר,

יש החלטה שכל המזנונים ימכרו אך ורק אוכל בריא עם פיקוח ובקרה של דיאטנים, דבר שמוריד

אטרקטיביות. אין מה לעשות, ומנסים למצוא פתרונות כל הזמן וגם ערים לכוחות השוק, ראינו עכשיו במכרז

שלא היו מציעים במזנון בבר לב, בדקנו, ראינו שהשטח לטענת השוכרים הפוטנציאליים גדול מדי, אז

מקטינים אותו ומפרסמים שוב מכרז. צריך לזכור שבסוף יש פה דילמה בין אטרקטיביות של המזנון לבין זה

שהילדים באמת יקבלו אוכל מבוקר ובריא.

עדי:

מחלקת בריאות מעורבת בזה?

יובל:

איזו שאלה? שרון גורג'י על זה.

עדי:

יש כאן 51-46 מקומות חניה של מוניות, שלא נגבה מהם תשלום, מה הסיפור עם זה?

אני רואה שזה לא תוקן גם.

יובל:

הנושא של מוניות אחלק ל-2, יש את החניות עצמן ויש את הבודקה, יש שתי תחנות בכפר סבא אם אני לא

טועה.

דוד:

אף אחד לא יודע להגיד לנו כמה תחנות מוניות יש באמת, אומרים שישנן 2 תחנות ויש אומרים 5 תחנות.

מספר החניות שהוקצו עפ"י וועדת תנועה הינן 46 (ב-2019).

בצומת פה יש תחנה, ברוטשילד פינת ויצמן, מוניות כפר סבא. לדעתי יש בתע"ש, בבית חולים, בית משפט. .

עדי:

לפי דעתי זו צריכה להיות משימה לעכשיו.

שעד סוף השנה לפחות נדע סטטוס, מדובר פה בהרבה כסף.

יובל:

כדאי גם לבדוק את ההסכמים, הלשכה המשפטית בודקת גם מה קורה מסביב בארץ. זה שני מקרים, זה

אותו דבר כמו עם מפעל הפיס, זה גם אותו דבר, זה משהו היסטורי.

שלחו לי התייחסות.

ברמת גן גם לא גובים?

כן. זה משהו היסטורי, גם לא גובים, כל מני הסכמים, תחנות מוניות, אין בערים חדשות.

אנחנו מתבססים הכל משפטית.

על דוכנים כן גובים מהדוכן ארנונה, אבל לא דמי שימוש וזה נכס על מרחב ציבורי והוא לא פטור.

במהלך הזמן שהתחלנו לגבות ארנונה, קיבלנו הודעה, אבל לא קיבלנו דיווח על האגרה.

עדי:

זמן סביר אני חושבת שזה עד סוף השנה לקבל דיווח.

דוד:

קיבלתי התייחסות נוספת ממפעל הפיס, שיש רשויות שהתירו הצבת דוכנים כמו גם הצבת כיסאות

ושולחנות, אני מניח שהם גובים אגרה.

אנחנו גובים את הארנונה לדוכן, זה קיים ודווח.

יובל:

יש גם היטלים, אני מדבר על היטלי השבחה וכו', היתה פנייה של חבר מועצה לשעבר, מר גיא בן גל,

שהיה יו"ר וועדת ביקורת, שגם לה התקבלה תשובה שדוכן לא טעון אישור של רישוי עסקים, בעקבות פנייה

זו אישרנו תכנית שמתייחסת למפעל הפיס.

מפעל הפיס נותן מענקים לרשויות, אז בהסכם, היה ניסיון של מפעל הפיס להכניס בהסכם זכיינות שלו של

המענקים מול הרשויות שהוא יהיה רשאי לקזז מהמענק כל סכום שהעירייה תגבה מהם כארנונה או היטלי

פיתוח.

עדי:

בסדר. כרגע הגבייה היא ברמה של ארנונה.

או.קיי, אז בנוגע למוניות ולדוכני הפיס, נשמח לקבל עדכון שהנושא נבדק.

יובל:

סעיפים 12-14: הכול לגבי ערבויות ובטחונות, תוקן, מה שהיה שכירות בחסר גם תוקן, תשלום חשמל ממזנון

רבין תוקן. הערכת שמאי למקלטים.

עדי:

זה מענין אותי, יש לנו עכשיו עמותות שלא משלמות על שימוש במקלטים?

אלא אם זה ניתן בהקצאה. באישור מועצת העיר, נוהל הקצאות.

אתה יודע להגיד כמה יש לנו כאלה?

כתוב לי בדוח שהיה אז כ-3 כאלה, לא בטוח, פחות או יותר, אבל זה בהתאם לאישור שניתן בוועדת

הקצאות.

בנוגע לסעיף 14 אנחנו מבקשים מאוד שתקיים אצלך דיון עם כל המעורבים, האם זה אפשרי שזה יבוצע עד

נובמבר?

למרות שהסקר מפורק לכמה שנים.

אז תעשו 3 דיונים.

האם אתה חושב שסביר, שלפחות שהחלק הראשון של הסקר יהיה בשנה הבאה 2025?

יובל:

כן.

עדי:

החלטות: לקבל עדכון עד סוף השנה לגבי החניות ודוכני הפיס. המלצת ועדת ביקורת לקיים סקר

נכסים ע"פ 3 שנים.

ב. דוח נהלים - דוח מספר 45 לשנת 2021:

עדי:

הרשות המקומית מנוהלת רגולטורית על ידי חקיקה וחקיקת משנה, חוזרי מנכל, נהלי עזר ונהלי עבודה,

שמגיעים בעיקר ממשרד הפנים, כאן אנחנו רוצים לבדוק איך כל חוזרי המנכל האלה שמגיעים לרשות.

איך השתלשלות העניינים מהגעתם עד לביצועם, מי מטפל, מי מנגיש לעובדים, מי בודק איזה רפרנט מקבל

איזה נוהל ואיך הוא מעביר אותו לנוהל עירוני וגורם לכך שהוא יהיה מיושם בפועל ומי בודק שאכן יושמו

חוזרי מנכל.? נוהל למתן תרומות שמגיע ממשרד הפנים, האם הוא נשאר בתיבת דואר ואף אחד לא נוגע

בו? או שיש נוהל. היו מספר הערות, נשמח לשמוע.

יובל

אתייחס גם לחוזרי מנכל וגם לכל מה שקשור לקולות קוראים. איך שנכנסתי לפה, בעקבות מקום העבודה

הקודם שלי, יש מערכת חינמית שבעצם מרכזת ומנתרת את כל הקולות הקוראים והחוזרים למקום אחד,

דאגנו שהיא תותקן פה, היא מותקנת אצל אסנת בגזברות, מעבר לזה יחידת האסטרטגיה, בשנתיים

האחרונות, עוברת ומתקפת את כל הנהלים לעירייה, חלק ניכר מהנהלים מסתמכים ונשענים על חוזרי מנכל

והנחיות משרדים כאלה ואחרים

כל נוהל חייב להיות בראשיתו מבוסס על חוזר מנכל או חוקי עזר. משהו שאנחנו מחוייבים לפעול,

כי זה גובר גם על הנוהל.

נכון, אז יש לנו אחד בגזברות ואחד באסטרטגיה שמתקפים את זה. המחזוריות של תיקוף נהלים היא בערך

כל 5 שנים בהתאם לבדיקות מבקר העירייה, אלא אם צריך לעדכן או לעשות משהו חדש, כל עדכון

אמורים לתקף.

אני מדבר על נהלי העבודה בעירייה, הם נגזרת של חוזרי מנכל.

אם יש שינוי עדכון חייבים לקחת את זה ולעדכן. זה מעבר לתיקוף החמש שנתי.

בנוסף כל מחלקה רלוונטית חיה את הנהלים שעליהם ובהם היא מתמחה, אם זה חינוך, אם זה קיימות,

כל מה שקשור לאיכות הסביבה וכו'. ולכן גם הם, גם חוזרי מנכל וגם קולות קוראים ספציפיים מתעדכנים

ומקבלים אותם באופן יזום ובודקים אותם.

היום, להבדיל מפעם, חוזרי מנכל כבר לא נשלחים, יש אתר וצריך להיכנס אליו באופן יזום, לי יש תזכורת

להיכנס פעם בחודש, אני סורק, מסתכל, לראות אם אני רואה חידושים, מה שהתחדש.

עדי:

האם נוכל לקבל לשנת העבודה הבאה, כלומר, בשנת 2025 ממח' אסטרטגיה ושיציגו לנו בניית תרשים

זרימה מסודר?

יובל:

כן. אנחנו מקדישים חשיבות רבה מאוד לנהלים האלה, זה חלק מההצלחה של הרשות.

עדי:

החלטה: לקבל ולראות בניית תרשין זרימה מסודר בחודש דצמבר, שזה משובץ ומטופל ב-2025.

דוד:

בנושא של חוזרי המנכל, זה לב ליבו של הארגון לעבוד במסגרת מנהל תקין, בלי זה אין מנהל תקין,

כי כל אחד יעשה לפי מה שהוא יודע הכי טוב, אבל מרגע שיש לך חוזרי מנכל שהופכים לנהלים ונהלי עזר

מגדירים לכל אחד מי ואיך הוא עושה.

לדוגמא: משרד הפנים מוציא חוזר, לתל אביב ולכפר סבא, והמבנה הארגוני שונה בהם. בכפר סבא יחידה

כזו נמצאת בהנדסה, ובתל אביב באגף אחר. הנוהל אומר מי ומה ייעשה ואיך?

עדי:

אעיר לגבי חוקי העזר שכתוב בביקורת שהם ישנים אני יכולה להעיד שזה נכון.

אני לא שבעת רצון, צריך להעלות בפני מועצת העיר לעשות עבודה לחקיקת עזר. וצריך להציג את זה בפני

מועצת העיר.

יובל:

עובדים עכשיו למשל על חוק עזר לשילוט שהרבה שנים לא נגעו בו, וגם במסגרת מקסום משאבים של העיר.

כל סוגי השילוט מה שמוגדר בחוק עזר.

שטחי התארגנות לבנייה נניח, שינוי בנושא של קנסות, תמרור, וועדת תנועה, עסקים. כל העסקים פה, כל

הפרסומים שלהם, הכול מעדכנים.

יש לנו עדכון של גבייה של אגרה של פרסום, מדי פעם זה מתעדכן, אז צריך לתקן ולעדכן, יש שמאות

והנחיות. מעדכנים הכול, הגבייה בהתאם לגודל וסוג השילוט, יש כאלה גדולים בתחנת דלק ויש כאלו לפי

מטרים, לפי שלט יותר גדול מקבלים יותר הנחה.

יש שילוט שהוא שילוט חוצות בתעריף כזה, שלטים של סופרים זה תעריף אחר, מספרות תעריף שלישי,

יש דברים שמקובלים.

לירית:

אני חושבת שצריך לשים דגש גם בחוק העזר על נגישות.

דוד:

אני חושב שנושא של נגישות צריך לעבור דרך לירון, רכזת נגישות, ואם יש צורך יש לגבות ולכתוב את זה

בנוהל. כי חוק עזר, אתה מפרט אותו.

עדי:

אני מציעה שהנושא ייבחן בתהליך הזה לראות אם ניתן לחבר את זה ביחד.

האם נוכל לקבל רשימה של חקיקת עזר וסטטוס שלה? חקיקת עזר, נושא שנה, ואם היא מטופלת?

כמה חוקי עזר יש כבר בכפר סבא?

דוד:

בדרך כלל זה יוצא למיקור חוץ דרך היועץ המשפטי, להסדיר את חוקי העזר ולבסוף מביאים את

זה לאישור.

דוח מבקר המדינה לשנת 2022 - בנושא מניעת הונאות ומעילות (נדון בוועדה הקודמת):

עדי:

32% מהמעילות שנחשפו בארגוני ממשל בוצעו ברשויות מקומיות, 68% על ידי עובדים וכמעט חצי

מהדיווחים הגיעו מתוך הארגון, כך שיש חשיבות גדולה לדיווח כדי לאתר את המידע, בשני שליש מהרשויות

שנבדקו התגלתה מעילה אחת. רק שתי רשויות עשו סקר סיכונים ורק 8 רשויות גיבשו קוד אתי.

אנחנו גם עשינו בתקופת הביקורת סקר סיכונים.

הסקר לא שולב בתוכנית העבודה.

דוד:

אנו נעשה בשנה הבאה סקר סיכונים, השנה נמשיך להתבסס על הקודם.

השנה, נעשה את ההיערכות על בסיס הסקר שעשינו ב2020 - 2019, חמש שנים קדימה. שנה הבאה נעשה

סקר חדש, זה לוקח חצי שנה או יותר, נממש את זה בשנת 2026 וצפונה.

אני מחויב לבצע את הסקר לביקורת בהתאם לחוזר מנכל משרד הפנים.

יובל:

מזה כשנתיים מוטמע קוד אתי שאושר משפטית. הקוד האתי, עלה בפורטל.

מיטל מלשכת מנכל אחראית מעילות והנאות, יש גם תיבה במזכירות, שזה משהו היסטורי, אך זה על פי

הנוהל, התיבה נבדקת כל חודש.

נחשפנו היום לכך שהדור העכשווי דואג להעביר תלונות ברשתות או בצורה אחרת. התיבה היא מה שאנחנו

מחוייבים לפי הנוהל.

עיון בנוהל מתנות:

עדי:

אנחנו לבקשתנו רוצים לדון בנוהל מתנות, רוצים לראות נוהל של מתן חסויות, קבלת מתנות, איך זה מאורגן,

אני שמחה שזה אחד הנהלים שכן קיבל התייחסות ואם אפשר יהיה לסקור אותו בפני חברי הוועדה.

אם הדברים מתנהלים כמו שצריך, נשמח לקבל סקירה קצרה.

יש פה את חוזר המנכל המעודכן לשנת 2018, אנחנו מתקפים את כל מה שקשור אצלנו לנוהל מתנות.

יש שם תרשים אם אני לא טועה בסוף שמסביר את הכול.

אני רוצה להעיר לעניין הזה, תראו, זה ברגע שנוהל מגובה בתרשים זה פשוט נפלא. אם אפשר להעביר

בבקשה למשרד אסטרטגיה שהתרשים נהדר ואנחנו ממליצים בכל נוהל שאפשר לעשות את זה.

וזה רלוונטי, לעשות תרשים, כי במקום לשבת ולקרוא הכול, מסתכלים על זה וחצי דקה מבינים את כל

התורה.

מחמיאים לאגף ולכולכם מאוד ומבקשים שימשיכו לעשות תרשימים כאלה בכל נוהל שזה רלוונטי.

למשל נוהל קבלת חוזרי מנכל, תרשים כזה בטח מן הסתם יהיה יותר ארוך.

דוד:

כרגע יש נוהל מתנות שנמצא בשלבים אחרונים לפני תיקוף. הוא אושר על ידי המנכל וצריך להתפרסם

לעובדים. אציין כי יש מכתב גורף של מנכל העירייה הקודם שמנחה, שחל איסור מוחלט לקבל מתנות מכל

סוג מכל בעל עניין, ואם יש קבלה של מתנה מעבירים את זה לטיפול לוועדה. מדובר על מתנה קטנת

ערך וסבירה. עד 300 שקל ומשהו כזה.

יש מתנות בביקורים שנעשים פה במשלחות והם מביאים מתנה יקרת ערך ללשכת ראש העיר והוא צריך

לרשום אותה, להעביר לוועדה שהיא תחליט לאופן הטיפול ולרישומה בהתאם.

עדי:

החלטה: ועדת ביקורת מבקשת להעביר למשרד אסטרטגיה המלצה לבצע תרשים בכל נוהל.

יער קפלן - הקמת דק ביער קפלן (תרומה):

דוד:

ביער קפלן, בנו דק על ידי תורם פרטי, שבן משפחה שלו טבע בבריכה פרטית. הדק הזה נבנה

והתקבלה תלונה מהשכנים במקום, על הקמתו של הדק ביער קפלן שלא במסגרת תכנית העבודה.

באתר העירייה היתה תכנית ישנה של יער קפלן ובה אין שם דק, אז הם התלוננו.

בדקתי את התלונה ומצאתי שהם צודקים, בהיבט של הפרסום לתושבים, התוכנית באתר לא היתה מעודכנת

ומה שהיה מעודכן בתוכנית נוספת לא פורסם. לבדיקה הזמנתי את כל המתלוננים, וכל המעורבים

בעירייה. בסוף סיכמתי גם שבסמכות העירייה לבנות את הדק הזה, למרות תקלת הפרסום.

תשובתי היתה שנושא הדק יוסדר מול המועצה לאחר הקמת המועצה החדשה, כי היו בחירות.

אחרי שבדקתי, הצעתי למנכל כמה דברים:

להסדיר נוהל לגיוס מתן התרומות ולשלב אותו בספר העירייה החדש.

להקים וועדת תרומות כפי שאנחנו מחוייבים, בראשות מנכל, גזבר, יועץ משפטי ולמנות רפרנט קבוע,

ולכן יש שם תהליך מאוד מורכב. לאשר במועצה, להעביר דרך וועדת תרומות ולפרסם את זה באתר

העירייה, להסדיר רישום חשבונאי מול מחסן העירייה, שהכול יהיה רשום, כמו כן, המלצתי לקבוע קריטריונים

לפרסום ולעדכן את תוכניות העירייה של יער קפלן גם באתר השקיפות ולציין קיום דק, כתבתי את זה גם

לדני הרוש וגם למנכל.

עדי:

מה שטח הדק?

דוד:

50 מ"ר.

יובל:

אני רוצה להתייחס, בלי להיכנס לגופם של המתלוננים ואם הם צודקים, לנושא וועדת תרומות, שמופיע בחוזר

מנכל משרד הפנים מספר 42016, כתוב מי חברי הוועדה.

גם הבאנו מספר פעמים תרומות לעדכון מועצת העיר.

במקרה הזה מדובר במשפחת קמחי שהבן שלה נהרג באסון של מסיבת חברה, שהבריכה שם נפער בה

בולען והוא נשאב, זה היה בכרמי יוסף לפני יותר משנה. וקראו לבן כליל, הוא היה רוחני ועשה יוגה וכו',

והם רצו מקום להנציח אותו וחשבו שיער קפלן יהיה המקום.

נעשתה בחינה על ידי אדריכלית העיר והנדסאית הנוף בעיר בנושא.

גם בתוך התוכנית המקורית אפשר לראות שמדובר על רחבות, מרפסות וכו, שזה תואם מבחינת המהות

והשימוש לדק. לכן אני אומר שאני מתייחס לקונית, לא לגופם של המתלוננים.

וועדת תרומות התכנסה ואישרה באותה עת שלוש תרומות שגם הוצגו למועצה במסגרת לוחות הזמנים,

ב-15.4 הוצגה תרומה של ספרייה קהילתית, תרומה של סוס לפארק והתרומה של הדק.

כל זה היה אחרי התלונה.

חברי המועצה לא צריכים לאשר את זה, אנחנו מעדכנים אותם, מאחר והיו בחירות הם עודכנו לאחר

הבחירות, כאשר נבחרו חברי מועצה.

עדי:

בנוגע לסעיף 5 של המבקר, אני מבקשת להסדיר קריטריונים עבור וועדת הנצחה.

יובל:

יש נוהל ויש שתי וועדות, גם וועדת הנצחה וגם וועדת שמות. צריך שתיים, אסביר מדוע?

כי וועדת תרומות והנצחה, תרומות זה קשור להנצחה, אנשים שמנציחים הם תורמים.

עדי:

אז אני שואלת האם לא צריך לתעדף תרומות של תושבי העיר או פעלו למען העיר?

אלו בדיוק הקריטריונים שהוועדה צריכה לדון ולהחליט לפיהם ולהמליץ למועצת העיר.

הוועדה תבדוק על סמך קריטריונים ותמליץ. למועצת העיר וזו תאשר או לא.

הנוהל יובא לאישור מועצת העיר?

אני חושבת שכדאי שנביא את זה לאישור במועצת העיר, כי זה דבר רגיש מאוד וחשוב לכולם.

למשל במקרה של הדק, הם התלוננו על הדק בגלל הקירבה לבית שלהם.

דק יכול להיות גם הנגשה לאנשים עם מוגבלות

אך הדיון שלנו הוא לא על הדק, אלא על המלצות המבקר וכמה הן יושמו.

דוד:

את צודקת, זה נושא כל כך רגיש, חשוב שהקריטריונים יובאו למועצת העיר, אחרי טיפול הוועדה.

עדי:

החלטה: מאשרים פה אחד את כל מהלך הדיון כאן והעברתו למועצת העיר עם סיכומים והמלצות.

יש לי בקשה, קיבלתי 2-3 פניות מתושבים שביקשו להעלות דברים בפני וועדת ביקורת, הם חושבים שיש

דברים שלא טופלו, כדאי שנהיה קשובים ונעלה את הדברים בלי שם, ונוסיף אותם לדיונים שלנו בסוף, נצרף

את הפניה ונדון בה.

דוד:

תלונה ע"י תושב צריכה להישלח אלי, אני בודק ונותן תשובות. לא ראוי לעשות דיון על פעולות המבקר ועל

ההחלטות שלו. אם אני מחליט ובודק אירוע מסוים, צריך לקבל זאת, יש תהליך על פי חוק.

לדוגמא: אם המוקד לא היה בסדר, לא טיפל, זה עובר לפניות הציבור ואם הטיפול או התשובה לא מצאה חן,

זה עובר אלי, אז אני האחרון שנותן את התשובה. אם המתלונן רוצה מעבר לזה, אז הוא זכאי לפנות לסעד

משפטי כפי החוק מאפשר לו. אחרת כל אחד יתחיל לפנות לוועדה על כל מה שלא מוצא חן בעינו ובסוף

נהפוך להיות מוקד 106.

עדי:

אני מקבלת, אפנה את האנשים למבקר.

תודה רבה ובשורות טובות ושיהיה המשך שבוע רגוע.

______________________

עו"ד עדי לוי סקופ

יו"ר הוועדה

להלן החלטות שהועלו בוועדה לענייני ביקורת בתאריך ה- 17.09.24:

מס"ד

החלטות

1.

דיון בדוחות מבקר העירייה- מעקב אחר תיקון ליקויים:

דוח השכרת נכסים - דוח מספר 42 לשנת 2018:

לקבל עדכון עד סוף השנה לגבי החניות של תחנות המוניות ודוכני מפעל הפיס ולחלק את סקר הנכסים ל-3 שנים.

2.

דיון בדוחות מבקר העירייה - מעקב אחר תיקון ליקויים:

דוח נהלים - דוח מספר 45 לשנת 2021:

לקבל ולראות בניית תרשים זרימה מסודר בחודש דצמבר, שזה משובץ ומטופל ב-2025.

3.

עיון בנוהל מתנות:

ועדת ביקורת מבקשת להעביר למשרד אסטרטגיה המלצה לבצע תרשים בכל נוהל.

4.

נוהל תרומות: (יער קפלן – דק):

יש לעלות הקריטריונים למועצת העיר.

5.

מאשרים פה אחד את כל מהלך הדיון והעברתו למועצת העיר עם סיכומים והמלצות.