פרוטוקול הוועדה לענייני ביקורת
תאריך: 23/03/2025
אסמכתא: 721451
פרוטוקול ישיבת הוועדה לענייני ביקורת - מס' ישיבה 1 נערכה ביום: 18/03/25
שמות חברי הוועדה הנוכחים:
עדי לוי סקופ - יו"ר הוועדה
בני כהן - חבר הוועדה
לירית שפיר שמש - חברת הוועדה
שמות חברי הוועדה שלא נכחו:
יעל סער - חברת הוועדה
שלי סבר - חברת הוועדה
ממה שיינפיין - חבר הוועדה
שמות מוזמנים שנכחו:
דויד ציון תורג'מן - מבקר העירייה והממונה על תלונות הציבור
אביטל חדד - מנהלת מח' רכש ומכרזים
סדר יום הוועדה:
פתיחה - יו"ר הוועדה, עו"ד עדי לוי סקופ.
סקירת עבודת הביקורת לשנת 2024.
תכנית העבודה לשנת 2025.
מעקב אחר תיקון ליקויים - דוח ביקורת בנושא "מכרזים ופטור ממכרז", מתוך דוח המבקר לשנת 2021.
עדכון בנוגע לדוח ביקורת בנושא "מבנים מסוכנים".
עיקרי דברי המשתתפים:
דברי פתיחה - יו"ר הוועדה, עו"ד עדי לוי סקופ
עדי:
אנחנו נתחיל בישיבה. הוועדה הזאת מאוד חשובה.
קודם כל אגיד תודה רבה רבה לדוד, המבקר שלנו ולאריאלה היקרה, אתם לא מתארים לעצמכם
כמה עבודה מורכבת וקשה הם עושים וכמובן לאביטל היקרה שהבאנו אותך מחופשה. כל הכבוד
שאת כאן.
אני רוצה שנאסוף את כולנו כדי שיהיה לכם את מקסימום המידע. נדבר במסגרת ההחלטה שלנו
לחזור לביקורות של שנים עברו ולבדוק מה השתנה. נחזור היום לביקורת של שנת 2021 בנושא
מכרזים ופטור ממכרז ונשמע עד כמה העירייה השתפרה ותיקנה את הליקויים שהיו בביקורת.
ואני אסיים באירוע שמבחינתי הוא ציון נכשל לעירייה שלנו, אנחנו דנו לפני הוועדה הקודמת
בנושא "מבנים מסוכנים" (נדון זאת בסעיף 4 בהמשך), והחלטנו שכל הדיון שלנו זה עם תיקון
הליקויים והפרוטוקול יעבור לעיון מועצת העיר. הסיבה שעשינו את זה היא כי הרבה מאוד
מהליקויים בנושא מבנים מסוכנים לא תוקנו בכלל. חרף העובדה שאני הגשתי בקשה להכניס את
הנושא הזה לדיון במועצת העיר, קיבלתי הודעת סירוב בהתחלה כי זה לא עבר דרך הגורמים
הרלבנטיים ואחרי שחלף הזמן טען היועמ"ש שאין חובה שהנושא הזה ידון במועצת העיר אז הוא
לא ידון.
ואנו טוענים כי הנושא בסוף ידון במועצת העיר כך או כך וזה לא מקובל עלינו, אם החלטנו
שהנושא יעלה לדיון במועצת העיר הוא יעלה לדיון במועצת העיר.
סקירת עבודת הביקורת לשנת 2024
עדי:
דוח מבקר העירייה לשנת 2024 מורכב מהדוחות הבאים:
תפעול מצלמות תאבטחה, עמותת אורים ותומים, בטיחות במוסדות חינוך, תהליך ניהול וגריעת ציוד, זה נושא שעלה מאוד מאוד לכותרות בעיריות אחרות בתקופה הזאת, מתן רשות שימוש בשטח ציבורי לצרכי התארגנות אתר בנייה, רישוי בנייה ומעקב אחר תיקון ליקויים צריכת מים משנת 2021, נושא גדול ומשמעותי.
כפי שאתם רואים מסה אדירה של עבודת הביקורת, אנו כחברי הוועדה צריכים לתמוך בעבודות הביקורת, צריכים לברך עליה, לדרוש שיהיו עוד תקציבים למבקר ועוד כוח אדם.
לגבי אשתקד אתמקד בתלונות הציבור ,המבקר שלנו הוא גם נציב תלונות הציבור, הדוח הזה שקיבלנו עכשיו יוגש במאי לראש העיר עד ה-1.5, נדון בזה במסגרת דיון רגיל במועצה, לא צריך דיון שלא מן המניין. על המזלג בשנת 24 הוגשו 124 תלונות בהשוואה ל-120 בשנת 2023, יש עלייה במספר התלונות הנוגעות לפעילות אגף חזות העיר, זה בא לידי ביטוי בתלונות אלינו כחברי מועצה, הרבה תלונות בנושא הזה במקביל ירידה בתלונות הנוגעות לפעילות אגף ההכנסות, יכול להיות שזה מתממשק עם הביקורות שנעשו בנושא הכנסות.
דוח מבקר העירייה יוגש לראש העיר עד 1.4.25 ולחברי הוועדה, אנחנו נקבל, ראש העיר יתייחס ונקבל את הדוח עם ההתייחסות שלו כאשר אנחנו, אני מזכירה לכם, שלושה חודשים אחרי זה אנחנו כבר צריכים להעביר את זה לדיון במועצת העיר.
סקירת תכנית העבודה לשנת 2025
עדי:
לשנת 2025, אני מזכירה לכם שיש שני נושאים שביקשנו, השכרת מבנים לעמותות ספורט ואת כל
שנושא המידע והסייבר. והצבענו על זה כאן בוועדת הביקורת.
שני נושאים שהתבקשו על ידי ראש העיר, בסמכותו, עמותת אוורסט ודוח ביקורת רישוי בנייה
ונושאים נוספים שהמבקר בודק אותן, כל נושא הפיקוח והאכיפה ברשות החניה ואת חברת
ספיר, והמוזיאון שתחת חברת ספיר. בהמשך יהיה גם מעקב תיקון אחר ליקויים סביב נושא
צריכת המים ויש דוח סקר סיכונים פנימי לא להפצה.
להלן נושאים שבבדיקת מבקר המדינה בכפר סבא:
א.
דוח ביקורת בנושא אלימות בבתי הספר, חטיבות הביניים והתיכון,
ב.
דוח ביקורת בנושא טיפול באוכלוסייה מבוגרת ברשות-מדובר בכל הארץ.
ג.
דוח ביקורת בנושא הסמכת תובעים הנושא הזה עלה גם בנושא התביעה וגם יקבל
ביטוי בדוח מבקר המדינה.
פעילות שנעשתה לשם כך:
מונו רפרנטים מטעם העירייה
יצאו הנחיות והמלצות מבקר העירייה להיערכות,
כשמבקר המדינה עושה את העבודה כאן יש טירוף כי אתם מבינים שיש הרבה עבודה והנחיות וצריך לבדוק שהדברים מתקיימים ומתבצעים אז זה עוד אספקט משמעותי בעבודת הביקורת.
החלטה: בישיבה הבאה נגדיר את הנושאים לביקורת, שנצביע עליהם לשנת 2026.
עדכון בנוגע לדוח ביקורת "מבנים מסוכנים"
עדי:
אני קופצת לנושא האחרון לפני שניכנס עם אביטל לנושא המכרזים.
קיימנו דיון שלם בוועדה של שעה וחצי אם לא למעלה מכך בנושא תיקון הליקויים בביקורת
"מבנים מסוכנים", שעשה המבקר בשנת 2022. לישיבה זו הגיעו מהנדסת הרשות ומנהל מח'
הפיקוח על הבנייה. זה היה אירוע מבחינתנו כי לא שבענו רצון מתיקון הליקויים שכלל לא
בוצעו, אנחנו קיבלנו החלטה להעביר את זה לדיון במועצת העיר
וקיבלנו סירוב.
אבקש כאן את תמיכתכם בזה שנבקש להגיש בקשה לדון בנושא הזה, להעלות לדיון,
אנו לא יכולים לעשות עם זה שום דבר אם לא נעלה את זה בפניהם, נבקש כינוסה של ישיבת
מועצה שלא מן המניין, ונבקש שמועצת העיר תדון בפרוטוקול ובהמלצות ועדת הביקורת.
לירית: אני מסכימה כי הנושא הזה חשוב מאד. זה חיי אדם.
בני: אני גם מסכים בגלל הנושא החשוב.
החלטה: להגיש בקשה לדון במועצת העיר, בישיבה שלא מן המניין, בנושא תיקון לקויים
בדוח "מבנים מסוכנים" לשנת 2022, ולהגיש את כל המלצות הוועדה לענייני ביקורת
ופרוטוקול הוועדה.
מעקב אחר תיקון ליקויים - דוח ביקורת בנושא "מכרזים ופטור ממכרז", מתוך דוח מבקר העירייה לשנת 2021
עדי:
הנושא הבא פטור ממכרז, שהיה חלק מדוח המבקר לשנת 21, כמו שעשינו במבנים
מסוכנים רצינו לבדוק מה תוקן מאז. אביטל חדד שמרכזת את כל נושא המכרזים איתנו פה,
אסקור בפניכם פתיח מה זה אומר מכרזים ופטור ממכרז. לאחר מכן נסקור באמת בקצרה את
עיקרי הליקויים שהביקורת איתרה, ולאחר מכן אנחנו נשמח לשמוע את התייחסת גב' אביטל
חדד לכל הדברים שנעשו, אני גם חברת ועדת מכרזים ויודעת מגוף ראשון שחלק מהדברים תוקנו,
אבל אני גם חושבת שמאוד חשוב שתהיה לך במה להראות איזה דברים תוקנו ואיזה דברים
שופרו וכו'.
אתם יכולים לתאר לעצמכם שרשות מקומית מחויבת במכרזים, זה תלוי בסכום ובסוג
ההתקשרות, וזה נובע בעצם מסעיף 197 לפקודת העיריות שקובע שלקבלת טובין, שירותים,
רכישת, העברת מקרקעין וכדומה צריך לבצע הליכי מכרז. יש כל מיני סוגי מכרזים, מכרז זוטא,
מכרז פומבי או פטור ממכרז.
בדרך ההתקשרות אפשר לראות שפטור ממכרז זה למעשה עד סכום, לפי 2021, הסכומים
מעודכנים ואביטל תעדכן ,50 אלף שקל.
מכרז זוטא הוא מכרז קטן למעשה, והמשמעות היא שצריך לקבל הצעות מ-4 עד 6 ספקים, ומכרז
פומבי כולם צריכים להגיש הצעות וצריך לעמוד בכללים מסוימים גם בחקיקה וגם בפסיקה.
לירית:
האם אין הגבלת כמות המציעים?
עדי:
לא אין הגבלה.
אני רוצה לחזור על כמה ממצאים שעלו בביקורת. יש לנו כאן ממש מתוקצר, אני טיפה ארחיב
בהתאם לביקורת עצמה:
א.
עד לשנת 2021 לא התנהל מעקב אחר הארכות מכרזים, ערבויות, סיום תוקף מכרזים
והצורך בעריכת מכרז חדש. משנת 2021 החל מעקב אחר הארכת מכרזים בלבד.
ב.
אין גורם מתכלל אחראי לעריכת המכרז ממועד המכרז עד ההתקשרות בפועל, כשיש פה
שינוי.
ג.
הנוהל העירוני בנושא מכרזים ועריכתם לא כולל דברים משמעותיים והכרחיים לרבות
הכנות לשלב המכרז, גורמי
מכרזים, גורמי פיקוח שאחראים על כל שלבי המכרז ויש
נהלים שלא מעודכנים.
בביקורות קודמות הרבה פעמים ההערות מתייחסות להעדר בנהלים או ניסוח הנהלים
בצורה לא תקינה.
ד.
נמצאו מספר ליקויים בהליך התקשרות בפטור ממכרז באמצעות ספק יחיד, לרבות
/פרסום הכוונה להתקשרות מסוג זה והארכה.
ה.
במכרז אחד נבחר זוכה על בסיס תחשיב שגוי. ובאשר למכרזים פומביים אגיד כמה
נתונים אולי לאביטל יהיו נתונים אחרים, מספר המכרזים הפומביים הנערכים מדי שנה
על יד העירייה פחת משמעותית בשנים 2019 עד 2020, התפרסמו 15 מכרזים לעומת 46
ב-2018, ירידה של 60 אחוז, במשך שנתיים אלה כ-56% לא הסתיימו בבחירת זוכה, לא
הוגשו הצעות, אחד בוטל, אחד לא אושר, למשל במזנונים לא מגישים, יש מכרזים יותר
בעייתיים.
אלה הערות המרכזיות שלנו, אביטל, ספרי לנו קצת על העבודה ועל תיקון הליקויים.
אביטל:
אני מברכת על עבודתכם ואני חושבת שהביקורת מאוד חשובה, איני מפחדת מביקורת, מבחינתי
זה משהו שבונה. אני יכולה להגיד לכם שבשנים האחרונות נעשו כמה שינויים בנושא המכרזים:
יש לנו יועמ"ש חיצוני, עו"ד דוד רן-יה שגויס לעניין, יועמ"ש מעולה ורציני.
יש לנו עובדת עירייה בשם עו"ד ענת סמסונוב, שיושבת במחלקה המשפטית שגם היא
מתעסקת בהתקשרויות.
הוצאנו נוהל חדש וזאת עודכן בעקבות דוח הביקורת שהיה, תוכלו לראותו בפורטל
העירוני.
דבר שקידמתי אותו זה שהעברנו את כל הרשות לחוזים דיגיטליים, אין יותר מצב
שחוזה עובר ממשרד למשרד והחתימה ידנית, כל החתימות על החוזים הן דיגיטליות.
הפיילוט החל בנובמבר 2022 ולאחר שהסתיים הפיילוט הועבר למח' מחשוב.
כל החוזים היום במערכת ממוחשבת, זה אומר שכל חוזה חצי שנה בטרם פג תוקפו יוצא
דוח שהוא בדחיפה למנהלי המחלקות כך שהם יודעים שהחוזה שלהם עומד לפוג.
הבאתי לכם לעיין בנהלי עבודה ובנוהל מכרזים.
קצת על הנוהל, הנוהל נכתב ביולי 2023. אפשר לראות שבעצם לקחנו את כל העניין הזה
ברצינות וכבר בשנת 2023 בעצם הכנו נוהל חדש מאוד מפורט שלקח בחשבון בעצם חלק
גדול מאוד מכל הליקויים שהיו. יש פה התייחסות כמובן להגדרות של כל הדברים, יש את
הנושא של התייחסות לספר הספקים, יש פה הליך בקשה לביצוע, המכרז לפרטי פרטים,
איך מגישים, למי פונים?
יש את הנושא של ספק יחיד, מה התהליך של פרסום מכרז וכו'.
הבאתי גם כמה מסמכים שקשורים לנושא, נוהל מכרזים החדש, טופס הודעה בדבר כוונה
להתקשר עם ספק יחיד וטופס בקשה להתקשרות בפטור ממכרז עם ספק יחיד והכנו תרשים זרימה שאפשר להיכנס אליו ולראות, הקישור לא עובד משום מה, ביקשתי שידפיסו אותו. חשוב לי מאוד שתראו.
יש את המקוצר ויש את הארוך, זה אומר שכל אדם שלא מבין יכול לדעת מה התהליך.
בני כהן:
האם ספק יחיד מודע לכך שהוא יחיד? אני שואל, כי אני עובד ברכש בחברה גדולה למיזוג אוויר
ואני משתדל להעלים את המידע הזה מספקים שהם לא יחידים, חשוב שלא ידעו שהם יחידים.
אביטל:
המקרים שבהם אנו משתמשים בספק יחיד הם מקרים בודדים מאוד, רוב מכרזינו פומביים יש
לנו מעט מכרזי זוטא, ההבדל בין מכרז פומבי לזוטא שמכרז פומבי מתפרסם בעיתון וזוטא נשלח
למס' ספקים מצומצמים באופן ישיר. בפטור מספק יחיד אנחנו מוציאים הודעה בעיתונות שאנו
מעוניינים להתקשר בנושא כזה וכזה, יש ממש טופס שכתוב בו איך הם אמורים למלאו, ניגשים,
מפרסמים את זה בעיתון וכותבים אנו מתכוונים לרכוש רכב מסוג זה וזה, תגידו מי עושה את זה,
אנו יודעים על ספק אחד, מי שידוע שגם מספק מוזמן לפנות אלינו. לפני שאנו קובעים אותו
כספק יחיד אנו מוציאים הודעה לעיתונות ואומרים אנו מעוניינים להתקשר עם ספק זה וזה כי
אנו יודעים שהוא יחיד, ככל שאתם מספקים מוצר זה צרו איתנו קשר, במקרים שיש תגובות אנו
יוצאים למכרז פומבי, אם אין תגובות אנו יודעים שיש רק ספק יחיד.
לירית:
כלומר שהוא היחיד בתחום הזה שמוכן לעבוד עם עירייה.
אביטל:
איני מכירה כאלה שלא מוכנים לעבוד עם העירייה.
בני כהן:
עשיתי פעם עסקה של 4 מיליון ₪ עם ספק יחיד, באמת ספק יחיד, והוא הבין שהוא יחיד, ואני
מבין שהוא יחיד ואין ברירה, חייבים לסגור את העסקה, אז אמרתי לו אתה רוצה לסגור את
העסקה בוא נסגור על הנחת מחזור, זאת אומרת אני נותן לך את העדיפות לעבודה כדי שתהיה
מועדף על פני אחרים, לא מספר לו שהוא יחיד, הוא מבין את זה דרך אגב, ובסופו של דבר
הוצאתי ממנו בסוף שנה 3% הנחה.
אביטל:
יפה מאוד, גם כשיש ספק יחיד הוא לא לכל החיים, הוועדה מגדירה כמה זמן יש להתקשרות
איתו ואחריה צריך לחדש עוד פעם את הפניה, זה יכול להיות שנה או שנתיים כשבאותה תקופה
יתכן וקם ספק נוסף שנותן שירות זה.
לירית:
וזה מעלה לכם את הסיכוי שספק נוסף יכריח אתכם לעשות מכרז והוא יזכה במקום ההוא.
אביטל:
זה יכול להיות, כאן כתוב איך.
עדי:
מיהם הספקים היחידים שהתקשרנו איתם?
אביטל:
למשל עמותת אתגרים, היא נותנת מענה לאנשים עם מוגבלויות, יש לה פעילות מאוד ייחודית.
דוד:
דברים כאלה עוברים לנש"מ בשלטון המקומי שיש להם אפשרות להצטרף למכרז ואז היא עוקפת
את הדבר הזה בצורה חוקית. דבר נוסף שיש לנו לספק יחיד זה בנוגע לביטוחים שאנחנו לא
רוצים לבטל עיריות ויש לנו ספק אחד.
אביטל:
יכול להיות שלא יהיה ספק יחיד אלא הצעה יחידה, יש הבדל, עושים מכרז פומבי ומקבלים הצעה
יחידה. אם לא הייתה סוג של קנוניה אין סיבה לא לתת לו לזכות. אני זוכרת בעמותת אתגרים
לצורך העניין. זה מקרה שאני ממש זוכרת.
עדי:
בהבדל מהצעה יחידה, יתכן ויהיה מכרז פומבי ופשוט רק אחד יציע, ואז בודקים אם הייתה הטיה.
דוד:
בגגות סולאריים גם היה ספק יחיד, זה היה מעל 40,000,000 ₪ ולא להרבה אנשים היה סכום כזה, ורק לאחד היה ולקחו אותו.
עדי:
אז אביטל, מדברייך אני מבינה שכל הליקויים תוקנו?
אביטל:
השתדלנו מאוד.
בני:
צריך להימנע מספקים יחידים.
עדי:
אז למעשה אם עכשיו תהיה ביקורת כל הליקויים תוקנו?
אביטל:
כן.
עדי:
אנו מברכים על תיקון הליקויים אביטל, כל הכבוד, ואני מניחה באמת, יש ביקורות כל כמה זמן, לכשתתקיים ביקורת נוספת מעמיקה יותר אני מקווה שמרבית הדברים יהיו תקינים וכמובן תוך כדי תנועה תמיד שווה לחזור ולבדוק את הדברים ולראות שנעשים כמו שצריך. תודה רבה אביטל.
בזאת סיימנו את הוועדה, הוועדה הבאה ב- 15.07.25.
חתימת יו"ר הוועדה רשמה: אריאלה ברנשטיין - מזכירת הוועדה