פרוטוקול ועדת ביקורת מס' 0

וועדת ביקורת 6.7.2021

נוכחים : איציק בראון, צבי ימין, אלברט טייב, אורית בז'רנו שפירא.

הוועדה דנה בשני דוחות ביקורת שיפורסמו בדוח של שנת 2020:

1 דוח ביקורת- מחלקת קידום וריש

וי עסקים.

2 דוח ביקורת - תחזוקת חצרות גני הילדים.

1. עיקרי הממצאים דוח ביקורת מחלקת קידום ורישוי עסקים

ממצאים

עיקריס

יתר עיקר הממצאים שהעלתה הביקורת:

מסי |

המלצה | מסי סעיף

תהליכי עבודה שוטפים במחלקה

1 העדר תוכנית עבודה שנתית, סדורה

הכוללת מטרות, יעדים ומשימות.

תג הזיהוי של המפקח אינו מפרט

את סמכויותיו בתחוס רישוי עסקיס

ואינו מעיד על תפקידו, כנדרש בחוק.

מקריס רביס מאוד של מסמכים

חסריס בתיקי רישוי עסקיסם

לקבוע תוכנית עבודה שנתית

למחלקת רישוי עסקיס, שתהיה

מתואמת עס הנהלת העיר ותוך

קביעת יעדיס מדידיס לצורך

שמירה על הוראות החוק מחד

ומתן שרות איכותי לתושביס

ולבעלי העסקיס מאידך

להסדיר את הסמכת הפקח

בהתאס לקבוע בחוק.

)3

)17

ניהול המידע במערכת הממוחשבת

חלק גדול מנתוני המערכת

הממוחשבת איננו מעודכן ו/או לא

קייס ו/או שגוי

לפקח אין גישה למערכת

הממוחשבת של רישוי עסקים, לא

הוגדרה הרשאת גישה, התוכנה אינה

מעודכנת אצלו במשרד והוא לא

חשוף למידע הקיים.

לטייב ולעדכן את המידע הקיים

במערכת הממוחשבת.

5

להתקין את מודל רישוי עסקים

בתחנת העבודה של פקת רישוי

עסקים, כמו כן מומלץ לקבוע את

רמת ההרשאה המתאימה לפקח

(צפייה במידע ו/או עדכון מידע)

הדרושה לצורך עבודתו.

5

מנגנוני עבודה עם גופים שונים בעירייה

6 אין נהלי עבודה המסדיריס את לקבוע נוהל עבודה כתוב המפרט מל

הממשקים שבין המחלקה את תדירות המפגשים ואת אופן

המשפטית, התובעת העירונית העברת המידע בין המחלקות.

ומחלקת רישוי עסקיס שיתוף פעולה בין המחלקות עשוי

לשפר באופן מהותי את איכות

הטיפול שניתן לתושביס ולבעלי

העסקים

7 לא נקבע מנגנון מסודר, מתועד של לקבוע מנגנון הפעלה מסודר מכ

אופן ההפעלה של פקח רישוי המוסכס בין מחלקת רישוי

עסקים. עסקיס לבין מחלקת הפיקוח

לצורך הפעלה יעלה ואפקטיבית

של פקח רישוי עסקים

תהליכי בקרה ופיקוח

8 אין במחלקה תוכנית עבודה כתובה | לקבוע תוכנית עבודה כתובה 2

וסדורה לאיתור וטיפול בעסקיס ויזומה לאיתור עסקיס הפועלים

הפועלים ללא רישיון ברחבי העיר ללא רישיון עסק

כנדרש בחוק

9 אין במחלקה נוהל מסודר הדורש לקבוע מנגנון דיווח שבועי / חודשי | 2(3)

מפקח רישוי עסקיס לבצע דיווח / תקופתי שעל פקח רישוי עסקים

בסוף כל משמרת ו/או בסוף כל לדווח למנהלת המחלקה. כמו כן

חודש נדרש לקבוע מדיניות של דיוות

מידי על אירועיס חריגיס שנתגלו

במהלך עבודתו של הפקת

וועדת הביקורת מקבלת את המלצות דוח הביקורת ומבקשת לקיים דיון בממצאי

הדוח והמלצותיו יחד עם מנכייל העירייה+ מנהלת רישוי עסקים+ יועמייש לעירייה.

לדיון זה מבקשיס חברי וועדת ביקורת להמציא :

רשימת העסקים להם יש רישיון עסק, רשימת העסקיס בתהליך לקבלת רישוי עסק

וסטטוס התהליך, רשימת העסקים ללא היתכנות להוצאת רישיון והסייבה לכך.

הוועדה רואה בחומרה את הממצאים ויש בחלקם כדי להוות סיכון ממשי לציבור.

2. עיקרי הממצאים דוח ביקורת תחזוקת חצרות גני הילדים-

א. העירייה אינה מתחזקת בצורה מיטבית את חצרות גני הילדים

ב. בכל גני הילדים שנדגמו נמצא, כי מתקני המשחקים, ארגזי החול והגדרות אינם עומדים

בתקני משרד החינוך והם מוזנחים וחושפים את הילדים לסיכוני בטיחות.

ג. נמצאו גני ילדים בהם הוצבו צמיגים בחצר הגן באופן המנוגד להוראות משרד החינוך, דבר

המקים סיכוני בטיחות.

ד. ארגזי החול בחצרות גני הילדים אינם מלאים ואינם מתוחזקים כנדרש בהוראות משרד

החינוך, דבר היוצר סיכונים וחושף את הילדים לסכנת הידבקות ממזיקים.

ה. נמצאו גני ילדים שמשטחי ההליכה והדשא סינטטי לא מתוחזקים כראוי, וחלקם מוטה באופן

המגדיל את סיכוי הילדים ליפול.

ו. | נמצאו ליקוי בגדרות הגן, כולל שלבים שבורים וגדר חלודה, דבר המקים סיכון בטיחותי.

ז. | רטיבות בקירות/איטום גגות - במספר גנים התגלו ליקויי תחזוקה, רטיבות וטחב בקירות

ובעיות איטום בגג המבנה.

ח. ישנם גנים בהם חסרות רשתות צל זאת בניגוד למתחייב מחוזר מנכל.

ט. ישנם גנים בהם רשתות הצל המותקנות בחצרות אינן תקינות ו/או לא עומדות בתקן.

י. צינור כיבוי אש - צינור כיבוי אש המשמש להשקיה. ברוב גני הילדים צינורות כיבוי אש היו

על פרוסים בחצרות גני הילדים ומשמשים להשקיה.

יא. סורגים על חלונות הגן - ברוב גני הילדים שנבדקו נמצא כי הסורגים מלאי חלודה. בנוסף

במספר גנים סככה/פרגולה ומתקנים נוספים נמצאו עם חלודה.

יב. נמצא, כי במרבית מגני ילדים בחצרות ישנו חול רב אשר אינו מטופל. צוותי גני הילדים

מדווחים כי ישנם מקרים רבים של צואת חתולים.

יג. גינון - קבלני הגינון אינה מתחזקים את חצרות גני הילדים כנדרש בחוזה.

יד. הביקורת מצאה, כי חוזה התקשרות לאחזקה ושדרוג מתקני משחק וכושר במוסדות חינוך

ושטחי ציבור- אינו בתוקף.

טו. ערבות הביצוע של קבלן אחזקה ושדרוג מתקני המשחק פג.

טז. לא נמצא בעירייה נספח ביטוח בתוקף, לכל תקופת ההתקשרות עם קבלן האחזקה.

1. יש לתקן לאלתר את כל הליקויים.

2. יש לקבוע נוהל וסדרי בקרה על מנת להבטיח שאגף תפעול מפקח כראוי על הקבלנים.

3. יש להסדיר את חבויות הקבלן לעירייה, ולהביא לכך שהעירייה קשורה עם קבלן רק

בחוזה עם ערבות ביצוע תקפה.

הוועדה רואה בחומרה את ממצאי דוח הביקורת.

לאור הביקורת שנערכה בתחום. הוועדה מבקשת לאמץ את המלצות הביקורת.

בנוסף, מבקשת הוועדה ממנכ"ל העירייה לקיים פגישה יחד עם מנכ"ל

העירייה+מנהל אגף שפ"ע+ מנהל גני הילדים גלי שוורץ