מעקב אחר תיקון ליקויים בשנים 2017-18

מעקב אחר תיקון ליקויים – דוח מבקר העירייה בשנים 2017-2018

בתאריך ה-24.6.21 התכנסה הוועדה לתיקון ליקויים בראשות מנכ"ל העירייה (מר תמיר היזמי), היועצת המשפטית (עו"ד עידית יפת לוי), גזברית העירייה (גברת יהודית אמיר) ומבקר העירייה (מר איתי קורן) כדי לדון בליקויים שתוקנו ולהסדיר את הליקויים שטרם תוקנו. כמו כן, התקיימה ישיבה נוספת לתיקון ליקויים בתאריך ה-5.7.21 בראשות מנכ"ל העירייה (מר תמיר היזמי), מנהל אגף רישוי עסקים (מר ניסים גלעם) ומבקר העירייה (מר איתי קורן).

להלן רשימת הנושאים וההמלצות שעלו בדוחות הביקורת:

רכש

המלצות הביקורת:

הביקורת ממליצה לקבוע בתהליך רכש של העירייה ובמקרים מסוימים, טרם יציאה לנוהל הצעות מחיר, לערוך בדיקה אודות היקף העבודה הצפוי ולבדוק האם ההתקשרות לא מצריכה מכרז פומבי. – בוצע

הביקורת ממליצה להסמיך גורם אחראי על בדיקה האם התקשרות נעשית בהתאם לנהלים פנימיים, וכן האם היא לא חרגה מהסכום הראשוני או מהסכום המחייב התקשרות בדרך מכרז זוטא או פומבי. – בוצע

הביקורת ממליצה למנות מנהל רכש בעירייה בהתאם להגדרות משרד הפנים ובהתאם לחוק. מנהל רכש יהיה אחראי בין היתר על כל נושא הרכש ברשות והוא ירכז את כלל תהליכי הרכש ויתעדם במערכת ממוחשבת לצורך בקרה ומעקב. – בוצע

הביקורת ממליצה להכין ולהטמיע נהלים מוסדרים וכתובים אודות תהליך הרכש בעירייה, רצוי שהנוהל יתייחס בין היתר לנושאים הבאים:

גורם האחראי על קבלת הצעות מחיר. – בוצע

אחראי אפיון וכתיבת נוהל הצעות מחיר ואפיון הצורך. – בוצע

אופן ריכוז וניתוח הנתונים וכן תיעוד הפרוטוקולים של וועדת הרכש. – בוצע

הגדרת תהליך בשלבי ביצוע הרכש משלב הצורך במחלקות השונות ועד קבלת חשבונית לתשלום מספק. – בוצע

קביעת רף כמות הצעות מחיר נדרשות בהתאם לאומדן העבודה.- בוצע.

ממשק בין מחלקת הגבייה לבין מחלקת ההנדסה

המלצות הביקורת

יש ליצור נהלים כתובים ונהירים במחלקות ההנדסה והגבייה בעירייה בכל הקשור לחיוב ולגבייה לפי אגרות, לפי היטלי פיתוח והשבחה. רצוי שהנהלים יתייחסו בין היתר להגדרות ולאחריות הממונה על התפקיד, לתהליך העבודה, לקליטת נתונים מהוועדה המקומית, לחישוב חיוב היטלים והאגרות, לבקרות ומעקב אחר התהליך, לתיעוד הנתונים ולממשק העברת הנתונים בין מחלקת ההנדסה למחלקת הגבייה בעירייה. – בוצע

הביקורת ממליצה לבצע ממשק ממוחשב בין מחלקות הנדסה, גבייה וגזברות בכל הקשור לחיוב ולגביית היטלי פיתוח, השבחה ואגרות בנייה. רצוי שיושם דגש על סנכרון נתוני הנכסים, מספר משלמים, נתונים סטטוטוריים, נתוני חיוב ותשלומים, זאת על מנת למנוע טעויות בעתיד, אי סדרים ושמירה על שלמות ואימות הנתונים. – בוצע

הביקורת ממליצה לקיים נוהל בקרה לפיקוח על חריגות בנייה ברחבי העיר. – לא בוצע

יש ליצור נוהל ברור ולבצע בקרות נדרשות בין מחלקת ההנדסה למחלקת הגבייה בעירייה אודות היתרים שניתנים לתוספות בנייה בנכסים בעיר, וזאת על מנת למנוע בעתיד אי עדכון שטחי הארנונה במערכת הגבייה. – לא בוצע

עדיין קיימים ליקויים בממשק שהתרענו עליהם אך טרם קיבלנו פתרון:

יש לשים לב כי לאחר ביצוע שיוך לא ניתן עוד לעדכן תאריך תשלום (לא תמיד תושב משלם מיד את השובר ולעיתים יש צורך לעדכן את סכום התשלום, צמוד למדד). מידע זה הועבר לקומפלוט ול-EPR. טרם נמצא פתרון לבעיה זו.

טרם ניתן לבצע שיוך של היטלי ההשבחה. לאחר ביצוע תשלום אין עדכון של קבלה בצורה אוטומטית בקומפלוט ואנו לא יודעים אם תושב שילם שובר או לא. רק לאחר שנכנסים לכספים בצורה יזומה רואים. דבר זה גורם לאי התאמה בין דוחות כספים של גביה והנדסה.

רישוי עסקים

המלצות

יש לבחון כי פקידת המחלקה/רכזת רישוי תעבוד במשרה מלאה ברישוי עסקים ותקבל לווי מקצועי לכל התהליך. – בוצעו השתלמויות

יש לבחון הוספת תקן כוח אדם לצורך משרת "תברואן" המוגדרת בתקן לאור העובדה כי ישנם מספר לא מבוטל של בתי עסק בעיר בתחום המזון. איוש משרה זו הכרחי לצורך שמירה על ביטחון חיי התושבים בעיר. – לא בוצע. בשנת 2022 משרה זו תצא לפועל ותתוקצב. אגף כוח אדם החל בהליך להוצאת מכרז ופרסומו.

יש להגדיר שעות קבלת קהל במחלקה ולפרסמם בכל האמצעים. – בוצע.

יש להקפיד על קבלת קהל רק בזמנים שנקבעו. – בוצע.

מומלץ לשקול אמצעים להבטיח הפרדה בין שעות העבודה השוטפת ושעות קבלת קהל לדוג' נעילת דלת המחלקה כפי שקיים במחלקת ההנדסה בעיר. – בוצע.

מומלץ להגדיר שעות מענה טלפוני במחלקה. – בוצע.

יש להקפיד כי כל תיקי הרישוי יישמרו בארון נעול, בעיקר התיקים הנמצאים ב-open space. בוצע חלקית התיקים נסרקים למערכת , כמו כן במבנה החדש יינתן פתרון להמלצה זו

מומלץ כי תיקי הרישוי יתויקו וייסרקו למערכת . – בביצוע.

יש להגדיר בנוהל כתוב את ממשקי העבודה בין המחלקות ועדה לתכנון ובנייה, מחלקת רישוי עסקים ומחלקת גביה. בניית ממשקי עבודה ונהלים ברורים ישפרו את תהליכי העבודה בין מחלקות המועצה, יישובי המועצה ויסייעו להשגת בסיס נתונים אחיד ידוע של כל העסקים במרחב המועצה.

יש להגדיר בנוהל רשום בקרות שיש לבצע על מנת לוודא כי האגרות שנגבו נרשמו בקופת המועצה בשלימותן. הנוהל יכלול בין היתר את הבקרות, האחראי לביצוען, תדירות ותיעוד.

יש להקפיד כי הקבלות שהופקו עבור אגרות רישוי לעסקים מתויקות בתיקי הרישוי הידניים. – בוצע.

יש לשקול כי תקבולי אגרות רישוי עסקים בהנהלת חשבונות יירשמו עם הפניה לעסקים ספציפיים או לקבלה ידנית. – בוצע.

בעת החתימה על רישיון העסק יצורף לרישיון העתק הקבלה על התשלום. – בוצע.

יש לבצע פיקוח וטרינרי ותברואתי בעסקים.

יש להקצות לפקח ח.א ימים שבהם יבוצע פיקוח תברואתי בעסקים בהתאם לתוכנית עבודה.

הפיקוח תוקצב בתקציב 2021 בשנת 2022 יצא להלכה בפועל בקליטת התקנים

בית ציפורה

המלצות:

להתקין באופן מידי שעון נוכחות בבית ציפורה. – בוצע.

לחייב את כלל העובדים לחתום על חוזה העסקה. עובד שמסרב לחתום על חוזה העסקה הביקורת ממליצה לפעול מולו בהליכים משמעתיים ע"פ דין ועד הפסקת ההתקשרות עמו. – כלל העובדים חתמו מלבד עובדת אחת

לקזז לכלל העובדים את יתרות החובה של ימי החופש בשכר – בוצע.

לעדכן את העובדים בתחילת כל שנה על מספר ימי החופשה שהם זכאים להם על וימי החופשה שהם עתידים לקחת אם זה בחופשות מרוכזות ואם זה בחופשות פרטיות כל זאת על מנת להיערך בהתאם ולא להגיע ליתרות חובה של ימי חופשה. – בוצע.

להסדיר את סעיף הנסיעות לעובדים. – בוצע.

להסדיר נוהל קופה קטנה. – בוצע.

חניית נכים

הביקורת ממליצה להטמיע מערכת ממוחשבת לתמרור אשר תסייע לניהול מאגר הנתונים ולביצוע הקצאת החניות וכן תסייע בביצוע מעקב ופיקוח אחר חידוש חנייה, מיקום החניות באופן שהנתונים יתאימו למצב בשטח והמערכת תוכל לשמש ככלי בקרה. – בוצע חלקית , בתהליך מחשובי מול ה-GIS.