פרוטוקול ועדת ביקורת מס' 1

פרוטוקול ועדת ביקורת 1/2020 מיום 20.5.20, באמצעות שיחת זום

משתתפים:

ישראל איפרגן- יו"ר הועדה

אברהם וינטרוב- חבר ועדה

ישראל פרומר - חבר ועדה

נוכחים:

דליה קליימן – מבקרת המועצה

ישראל איפרגן- אני מתכבד לפתוח את הישיבה. על הפרק דיון בדוחות הביקורת לשנת 2019, אבקש

ממבקרת המועצה לסקור את הדוחות ואת הממצאים העולים מהם והמלצות הביקורת.

דליה קליימן- הדוח הראשון הוא על תחומי שכר וכח אדם, כשהמיקוד הוא בתיקי עובדים- בדיקה

אם אכן מנוהלים תיקי עובדים המכילים את כל המסמכים הנדרשים ממכרז, מסמכי השכלה

ותחילת עבודה, עבור לתיעוד מסלול הקידום, ובחירת קרן פנסיה והשתלמות.

עיקר הממצאים הוא שתיקי העובדים נוהלו בצורה מפוצלת, ולא במקום אחד מרוכז, חס רים

מסמכים בשיעור ניכר מתיקי העובדים. ההמלצה היא להשלים את התיקים, וזה בוצע כבר עם

איתור הליקוי, וגוייס מנהל משאבי אנוש, ורכזת משאבי אנוש האמונה על ריכוז כל המסמכים.

ישראל איפרגן - האם הכוונה יש עובדים שאין להם את ההשכלה הנדרשת, והם ממלאים את

התפקיד?

דליה קליימן- לא, כוונתי, שלא תמיד היו חוזי העסקה, או אישורים על החזקת רכב, או הודעה על

תנאי העסקה.

תחום שני הוא בדיקת שכר שבוצעה ע"י בוחנת שכר חיצונית, שבדקה את תלושי כל העובדים,

לבדוק אם יש חריגות שכר מחד, ואם משלמים את כל מה שמגיע לעובד מאידך.

עלו ארבעה מקרים בהם תוספות שכר שאמורות היו להתקזז מתוספות שכר בלתי ייחודיות, לא

קוזזו. הליקוי תוקן מיד עם איתורו.

אברהם וינטרוב- איך קורה דבר כזה?

דליה קליימן- חשבת השכר אמרה שזו תקלה בבית התוכנה, והיא פנתה לבדיקה ותיקון של התקלה

בנוסף, עלו כשלושים מקרים, בהם לא הופרשו סכומים לקרן השתלמות, למרות שהעובד כבר היה

זכאי. לא היה מנגנון מסודר לתזכורת תוספות שכר שהם תלויות זמן. גם ליקוי זה תוקן עם איתורו.

המלצת הביקורת היא להטמיע מנגנון תזכורת לתוספות תלויות זמן, והטמעת בדיקה חדש שנתית

קבועה של כל תלושי השכר ע"י חשבת שכר מחברת מכל ול, שאינה חשבת השכר הקבועה של

המועצה.

ברשותכם, אני רוצה לסקור את הטבלאות שבחלק הראשון של הדו"ח שמנתחות את השינויים

בעלויות השכר של המועצה לאורך השנים, לפי מחלקות.

רואים עליה משמעותית של עלויות השכר, מעבר לשיעור הגידול של האוכלוסייה בישוב, ובטבלה

של עלויות שכר לפי מחלקות ולפי שנים, רואים בצורה ברורה שהגידול נובע מעליית השכר במחלקת

החינוך, במקביל להפעלת מעון היום על ידי המועצה.

עלויות השכר של המעון, משתקפות גם בממוצע עלות שכר למשרה.

נתון חשבו נוסף, הוא מספר המשרות, וממוצע משרה לעובד, וממוצע עלות שכר למשרה.

יש ירידה שמוסברת בזה שכל מלווי ההסעות והסייעות, מקבלים שכר מהמועצה, ולא משולם להם

באמצעות תקנה 6א (ניתנה הרחבה על משמעות תורת התשלום הזו

תשלום בצורת שכר עובדה הוא האופציה החוקית והראויה היחידה, ויש לה משמעות תפעולית לא

מבוטלת, בהוספת עומס על מחלקת השכר ומצבת העובדים.

דליה קליימן- דוח על פעילות המוקד העירוני- כבר ערנו דיון על עיקר הממצאים העולים מניתוח

פניות התושבים למוקד.

הוספתי בדוח הזה ניתוח של פניות לפי חודשים, ורואים גידול מתמיד בפניות, שזה סמן של אמון

ביעילות הטיפול במוקד, ורואים פיקים, ביקושי שיא בחודשי הקיץ וזמני חופשות וחודשי חגים, או

חודשים בהם היו אירועים מיוחדים כמו בחירות, או פטירתו של ראש המועצה הקודם ז"ל.

עדיין לתחושתי, השימוש במוקד כמשאב אינו מיטבי, ויכול להיות מנוצל יותר טוב.

ישראל איפרגן- כדאי להמליץ להשתמש במוקד כדרך להשארת הודעות לעובדים שאינם נמצאים.

דליה קליימן- מציעה להמליץ ברוח זאת, שהמועצה תעשה חשיבה לראות איך ניתן להיעזר במוקד,

ואיך הביא את זה לידיעת התושבים באופן היעיל ביותר, וכמובן למדוד את התוצאות.

כדי להרחיב את התמונה, ביקשתי מהמוקד את נתוני השימוש בחודשים 3.20 ו-4.20 .

בחודש מרץ היו פי 2.5 פניות מאשר בחודש רגיל, ובחודש אפריל פי 1.5 .

ישראל פרומר- במרץ חלק מהפניות מוסבר בזה שביקשנו מאנשים בבידוד להירשם במוקד.

דליה קליימן: גם כנראה השימוש במוקד בחירום, הוא מוגבל בהיקפו בגלל האופי הישובי אצלנו,

ויש שימוש מסיבי בעוגני קבילה שהם עובדי המועצה וחברי מועצה, תושבי הישוב.

דוח בנושא תמיכות: ככל הזכור לי דנו בו ואישרנו אותו, אבל אביא את תמציתו שנית, ונאשרר

שנית.

נושא נוסף- אנחנו אמנם כמעט במחצית השנה, אבל בגלל עיכובי קורונה, לא נקבעה תוכנית עבודה

לשנת 2020. אשמח לשמוע אם יש לכם נושאים להעלות אני חושבת שצריך לבדוק את נושא מחלקת

ההנדסה ותפקוד הקשר עם ועדת הראל.

ישראל איפרגן- מציע לבדוק נושא תגמולי עובדים, כמו עובד מצטיין או צורת תגמול אחרת.

מבקש לבדוק את צורת הקשר המיטבית בין חברי מועצה האחראיים על תחום מסוים, ובין

העובדים הממונים על התחום המדובר. מבקש גם להמליץ למועצה לבחון את האפשרות להיעזר

בתוכנית הצוערים, בה מקבלים סיוע מקצועי משמעותי, כשעלותו משולמת ע"י משרד הפנים.