פרוטוקול ועדת ביקורת מס' 4

פרוטוקול ישיבת ועדת ביקורת 2023/4

שהתקיימהבחדר הישיבות במועצה ביום שני ו' טבת 18 בדצמבר 2023

נוכחים

אברהם וינטרוב- חבר וועדה

צבי רענן- חבר וועדה

ישראל פרומר-חבר ועדה

משתתפים:

אבי רוטנברג – מנכ"ל המועצה

שמואל רוטנברג – גזבר המועצה

גב' דליה קליימן - מבקרת המועצה ב zoom

אברהם ויטרוב– מתכבד לפתוח את ועדת ביקורת 4/2023

דליה קליימן- הנושא העיקרי שנדון בו היום הוא הזיכרון הארגוני. נכון להיום יש הרבה דברים

שצריך לעשות בקבועי זמן, לדוגמא:

• עדכונים של חוקי עזר. לחוקי עזר יש תוקף של 5 שנים. אחרי 5 שנים צריך להתאים את

החישוב, צריך לאשר אותו לשרי הממשלה השונים – יש איזהו תהליך. והיה ואנחנו לא

עושים את זה בזמן, חוק העזר הוא לא בתוקף ולא ניתן לגבות אגרות והיטלים. אי אפשר

להיזכר ביום האחרון, כי אם נזכרים ביום האחרון צריך לבקש אורכה.

• דוגמא שניה – כל מכרז שיש לנו מצורפים מסמכים. הרבה פעמים זה מסמכים שיש להם

תוקף, למשל ערבות בנקאית לשנה שצריך להאריך אותה. אם חדשנו בזמן – יש לנו ערבות

בנקאית בתוקף. אם לא חדשנו – הערבות פגה ואין לנו שום ערבות.

גם דוחות שאמורים לפרסם, לדוגמא דוחות לתושב שאמורים לפרסם עד תאריך מסוים, דוחות

לחופש המידע שצריך לפרסם עד לתאריך מסוים, דברים שהם קבועי זמן וצריך לעשות אותם בזמן

מסוים, אחרת יש כל מיני נזקים. כיום לכל אחד יש איזו שהיא מערכת של אזכורים כאלו. אבל אם

האחראי לא נמצא, או שלא ראו את התזכורת, או שמישהו אחר ראה – התזכורת לא עוזרת, וזו לא

מערכת שמתאימה לרשות מקומית. אנחנו צריכים שתהיה אחריות למנגנון שמאפשר לוודא

שהדברים נעשו. לכן צריך לקבוע איזו שהיא מערכת שמזכירה לנו מה לעשות.

כרגע, כל אחד מתייק בדרך שנוחה לו – ברשת, או בתיקיה של השם שלו, וזה בעיתי מכמה סיבות:

1. רק מי שתייק יודע איפה המסמך מתויק, ומישהו עלול בטעות למחוק אותו

2. לפעמים מחפשים מסמך ישן, למשל בהנדסה, ולא יודעים איפה הוא נמצא, ואז אם זוכרים

יש את המסמך ואם לא מתחילים לפשפש במייל ובתיקיות במחשב.

צריך משהו אחיד, שנדע כל מסמך איפה הוא נמצא – בהנדסה, בגזברות וכו'. צריך לייעל את

הדברים וככל שניתן למנוע טעויות ולמנוע את המצב שהכל מונח על הכתפיים של עובד אחד שאם

הוא פתאום לא יכול אז לא ידעו שצריך להאריך תוקף של מסמך כלשהו.

בתוכנות שיש היום במועצה יש תזכורות שקופצות, אבל אם מישהו העובד לא נמצא אז לא יודעים

במה מדובר. יש הרי דברים שהם כל חודש או כל שנה, למשל ועדות חובה שצריך לקבוע עד סוף

שנה ואז בודקים ידנית איזה ישיבות היו וכמה עוד צריך לעשות. בעצם זה משהו שצריך לבדוק כל

סוף רבעון, להגדיר את הדברים שבסוף לא נתקע.

לגבי הדרכים לעשות את זה – יש המלצה אחת לגבי מערכת שאני חושבת שתוכל לתת לנו מענה. לא

בטוח שזה הפתרון היחיד או הפתרון האידיאלי, אבל אם לא ננסה ונבדוק לא נדע. אם לא תתאים

ננסה פתרון אחר. אבל אי אפשר להשאיר את המצב ככה, זה נושא שחוצה ארגון בחשיבות שלו.

המערכת נקראת Monday, היא מאוד פופולארית והיא מסתנכרנת עםoutlook אבל אנחנו צריכים

התגייסות של כולם כדי שנוכל להטמיע את זה, צריך שכולם ישתפו פעולה. צריך לחשוב איך בדיוק

מפעילים את המערכת הזו כדי שזה לא יהפוך לעול במקום לכלי.

בנוסף, יש לנו את הדוח על בקרות אבטחת מידע שזה תחום שמחוייב חוקית, וצריך לערוך בו בקרות

תמידים כסדרם, מבחינת עמידה במסגרת החוקית לגבי מאגרי מידע, שימוש נכון בחומרה, תוכנה

וחיבורים מרחוק. הומלץ על מינוי ממונה אבטחת מידע שמונה במיקור חוץ. מתגלו פערים, וממונה

אבטחת המידע יערוך סקר במהלך שנת 2024 לפי התוכנית שצורפה לדו"ח

ברשותכם, אלו הממצאים וההמלצות ואני אשלח את הנוסח הסופי במהלך השבוע.

________________ _________________

צבי רענן אברהם וינטרוב

חבר ועדה חבר ועדה