פרוטוקול ועדת ביקורת

9.6.20

תמצית פרוטוקול ועדת ביקורת- 9.6.20 – בעניין דוח ביקורת פנימית -2018 מערך מצלמות ומאגרי

מידע

נוכחים:

ועדת ביקורת:

אילאיל אמיר כסיף- יו"ר; נאווה קרופפלד, אלדד הלחמי

מבקר פנימי- עמרי גרופר

מוזמנים:

מנכ"ל המועצה- שלומי דוראני

יועמ"ש- אלון אשר

רכז ביטחון שוטף צבאי- ינון ברעד

תושב משקיף- חבר המועצה שימי אליאל

.1 דיון מקדמי-

שלומי- מבקש להבהיר את מעמדו של שימי אליאל בישיבה.

מובהר, גם בעזרת היועמ"ש כי כיון שהדיון אינו עוסק בשאלות שבעובדה אלא בדוח עצמו, ושימי, כראש

מועצה בתקופה המבוקרת אינו מהווה כיום נושא משרה בגוף המבוקר, הרי שהוא מהווה משקיף בלבד.

הוסכם על כל הנוכחים.

אילאיל- מבקשת להבהיר את מתווה הדיון:

א. פתיחה של מבקר הפנים שיציג את הדוח ואת תהליך העבודה על הדוח;

ב. דיון בשאלות עיקריות שעולות מתוך הדוח- .1 המערך הקונקרטי .2 סדרי העבודה בתהליך

המבוקר

ג. מעבר ספציפי על כל סעיפי המלצות המבקר והתייחסויות המועצה וראש המועצה.

מבקשת לוודא שכל הנוכחים קראו את הדוח ומכירים את פרטיו.

ינון - מבהיר שלא קרא את הדוח.

עמרי- המנכ"ל הודיע למבקר שהעביר לראש מחלקת הביטחון שאלות בנוגע לסעיפים הרלוונטיים

למחלקת הביטחון, המנכ"ל קיבל מינון תשובות שהוטמעו בדוח.

אלון- היועמ"ש טוען שהחלק הראשון של הדוח שנוגע למערך הקונקרטי של המצלמות לא הובא בפניו

ולא היה רלוונטי לו.

עומרי מציין שישב עם היועמש ושאל אותו שאלות.

אלון- מבקש להבהיר שקרא את הדוח ואין לו מה להגיב על הדוח ולהוסיף מעבר להתייחסויות המועצה

וראש המועצה.

חברי ועדת ביקורת -מבקשים להבהיר ליועמ"ש שנוכחותו נחוצה ונדרשת על מנת לקבל הבהרות

ותמונה מלאה לגבי הדוח.

חברי הוועדה מבהירים שבמקרה דנן, מטרת הדיון היא ללמוד ולהבין כיצד יהיה נכון לפעול במקרים

עתידיים ולהימנע מטעויות ומתקלות שהתרחשו במקרה דנן.

ועדת ביקורת- במסגרת זו עולה השאלה הנוגעת ל"צוות תיקון ליקויים" שעל פי חוק מבקר המדינה

הראשות מחויבת להקים בראשות מנכ"ל המועצה. תפקיד צוות תיקון ליקויים הוא להחליט בדבר אופן

תיקון הליקויים שעלו בביקורת ולדווח על תיקון הליקויים.

הפננו את תשומת לב המנכל לכך שיש חובה על פי חוק להקים צוות כזה.

המנכל – מקבל את ההמלצה והצוות יוקם בימים הקרובים.

עמרי – פתיחה והצגת הדוח: במסגרת ישיבות מנהלים עלתה סוגיית המצלמות וזכות העיון בחומרים

המצלומים ובעקבות זאת הודיע שמתחיל בביקורת על הנושא. בתחילה סבר כי מתעוררות שאלות

הנוגעות להתקשרויות בתהליך, ולכן נפגש עם הגזברית, עם מנכל המועצה הקודם (שמיל), אנשי לשכת

המנכ"ל, מחלקת הביטחון, בדגש על הרבש"ץ, עובדים במוקד הביטחון של היישוב וגורמים רלוונטיים

נוספים מקרב עובדי המועצה .

לצורך הביקורת המבקר עיין בפרוטוקולים של ועדות הביטחון וישיבות המועצה שבמסגרתן התקבלו

החלטות בעניין ובחן את המסמכים הרלוונטיים לתהליך התקנת המצלמות.

לאחר סקר ראשוני התברר שהליך ההתקשרות היה סטנדרטי ואינו מצדיק ביקורת, והנושא העיקרי

שעלה הוא נושא ההגנה על הפרטיות.

התברר שהסוגיה הנוגעת למצלמות אבטחה וכן למאגרי המידע כלל לא היתה מוכרת במועצה.

לצורך התהליך נשכר יועץ מקצועי חיצוני שליווה את המכרז ואת התהליך כולו. היועץ החיצוני אינו עובד

מועצה או נושא תפקיד בה ולכן לא תושאל.

ועדת ביקורת- האם ניתן לתשאל אותו? שאלה משפטית.

אלון- המטרה של הביקורת לבדוק תהליכים ברשות. האם ההליך ברשות היה תקין. בדכ הביקורת

הפנימית מסוגלת לקבל את כל המידע בתוך הרשות.

עמרי- ליועץ החיצוני אין חובה לשת"ף. מעבר לכך, מציין שסוגיית אבטחת המידע והגנת הפרטיות לא

היו בליבת ההתקשרות עם היועץ החיצוני. למיטב זכרונו, היתה בהתקשרות התייחסות כללית לגבי

נושא אבטחת המידע. להבנתו, היועץ שנשכר היה רלוונטי לסוגיות האבטחה ופחות לנושא הגנת

הפרטיות ואבטחת המידע לכן הוא לא תושאל.

עמרי מציין שלגבי הנושאים המשפטיים של הגנת הפרטיות ואבטחת המידע הוא פנה בשאלות ליועמ"ש.

תשובת היועמ"ש היתה שהוא לא נשאל שאלות בעניין הזה על ידי המועצה ולכן לא נדרש ולא הנחה את

המועצה בעניין.

ועדת ביקורת - המנכל מתבקש לבדוק האם זה אוזכר בהתקשרות.

הוועדה שואלת לגבי תפקיד היועמ"ש.

.1 האם היועמ"ש אמור לחכות שישאלו אותו שאלות

.2 האם כשנודע ליועמ"ש שעוסקים בסוגיה כלשהי שמעוררת שאלות משפטיות- בין אם זה במהלך

ישיבות מועצה, מכרזים הנוגעים בנושא וכיו"ב- הוא אמור להציף את השאלות מול הגורמים

הרלוונטיים, ובמקרה הצורך לטפל בהן.

מנכ"ל -שלומי חושב שהתשובה היא באמצע.

כמעט בכל מכרז יש הפניה ליועמ"ש לבחון את הסוגיות המשפטיות שעולות.

אלון - אין חובה על פי חוק שהיועמ"ש יעבור וייבחן כל מכרז של הרשות.

ועדת ביקורת- מפנה למבקר את השאלה איך להבנתו ומניסיונו הדרך הנכונה לפעול.

עמרי- יש דברים שהם גנריים, שכל רשות מקומית עושה ולכן ברור שהיועמ"ש מעורב בהם, כמו

למשל מכרזים. יש מקום להמליץ כי בתחומי פעילות שאינם בליבת הפעילות של מועצה מקומית, כגון

תחומים חדשים או נושאים נישתיים, טרם התחלת פעילות המעוצה יבוצע סקר משפטי מקדים, בכפוף

לשיקולי עלות.

אלון -כשהמכרז הזה נוסח הוא היה טכני לחלוטין. לא היתה מודעות לנושא, גם במועצה וגם אצל

היועמ"ש. נותן דוגמה של חגורות בטיחות בהסעות למוסדות חינוך. גם במכרזים אלו, שנוסחו על ידי

משרד החינוך, בתחילת הדרך לא היתה מודעות לכך.

ועדת ביקורת- מי היה אמור לערוך את תהליך קבלת ההחלטות בנוגע לתכלית המצלמות או תכנון

הפרטיות הנדרשים על פי ההנחיות? מחלקת הביטחון/ ועדת הביטחון של המועצה/ היועמ"ש?

עמרי- בהוראות הדין אין קביעה מפורשת של מי אמור לעשות זאת. ולכן כל גורם שהיה מבצע זאת, היה

יכול לעשות זאת ואז ניתן היה לבדוק אם הוא הגורם המתאים והאם יש לו את הכלים המתאימים לקבלת

ההחלטות וביצוע התהליכים.

ועדת ביקורת- להבנתנו האישית, המצלמות ביישוב הותקנו לצרכי אבטחה ומניעת פריצות. לכן נשאלת

שאלות לגבי מצלמות במוסדות חינוך- בשטחם ובקרבתם- וכן לגבי מערך המצלמות סביב מבנה

המועצה.

לגבי מוסדות החינוך:

שלומי - מבהיר שהמצלמות במוסדות החינוך נבדקו בהתאם להערות בדוח המבקר.

ועדת הביקורת- מעבר להערות של המבקר לגבי עצם התכלית של מצלמות בשטחי מוסדות החינוך,

בהן מתרכזים קטינים רבים, שטחי הצילום ושעות הצילום, יש חוזר מנכ"ל של משרד החינוך שמסדיר

את נושא המצלמות במוסדות חינוך.

עמרי- נערכו שיחות עם מנהלות בתי הספר לגבי המצלמות בשטח שלושה בתי ספר במועצה. בשני בתי

ספר בכוכב יאיר (קשת וחטיבת אילן רמון) המצלמות לא מתפקדות. בדקל כלל אין מצלמות. בנוף צורים,

יש מצלמות.

המנהלות אחראיות על המצלמות בבתי הספר . משרד החינוך הוציא רגולציה מאוד ספציפית, יותר

מחמירה מהחוק, אך למבקר אין סמכות לבקר את מנהלות בתי הספר.

ועדת ביקורת- האם מחלקת הביטחון היתה מעורבת בהתקנת המצלמות במוסדות החינוך?

ינון- סייענו למנהלות בחיבור לקבלן מצלמות, אבל לא נעשה בשיתוף מחלקת הביטחון.

שלומי- האחריות היא של מנהלת בית הספר אל מול הוראות משרד החינוך.

לגבי מבנה המועצה-

שלומי- המלצות המבקר לגבי מערך המצלמות במבנה המועצה יישומו ואז נבין מהי התכלית של

המצלמות הללו ונדאג להחיל עליהן את כל הכללים.

מעבר על המלצות הביקורת והתייחסות המועצה וראש המועצה:

פרק א'-

.1 ההמלצות לגבי ביצוע בדיעבד של הנחיות בנוגע להחלטה על הצבת המצלמות.

מנכ"ל המועצה- חוו"ד היועמ"ש עד ל.10.7.20 היישום בפועל, תתבצע בהתאם לחוו"ד, תוך

זמן סביר.

.2 ההמלצה לגבי ביצוע של ההנחיות לגבי מצלמות חדשות- התייחסות המנכל וראש המועצה

ציינה שההמלצה כבר בוצע במהלך .2019 ועדת ביקורת שאלה על ידי מי בוצעו ההנחיות והיכן

מתודעות.

מנכ"ל המועצה- יערוך בדיקה מחודשת בדחיפות האפשרית, בנוגע לתשובה שניתנה לגבי

מצלמות שהותקנו במהלך .2019 האם אכן ההנחיות בוצעו כפי שצוין בהתייחסות, ואם כן,

באיזה הליך, על ידי מי, והיכן הדברים מתועדים.

פרק ב

.3 תכנון לפרטיות- בדיעבד- מנכ"ל: חוו"ד תינתן עד ל-,10.7.20 היישום בפועל, תתבצע בהתאם

לחוו"ד, תוך זמן סביר.

.4 ההמלצה לגבי ביצוע תכנון לפרטיות לגבי מצלמות חדשות- התייחסות המנכל וראש המועצה

ציינה שההמלצה כבר בוצע במהלך .2019 ועדת ביקורת שאלה על ידי מי בוצעו ההנחיות והיכן

מתודעות.

מנכ"ל המועצה- יערוך בדיקה מחודשת בדחיפות האפשרית, בנוגע לתשובה שניתנה לגבי

מצלמות שהותקנו במהלך .2019 האם אכן ההנחיות בוצעו כפי שצוין בהתייחסות, ואם כן,

באיזה הליך, על ידי מי, והיכן הדברים מתועדים.

פרק ג

.5 יידוע הציבור על הצבת מצלמות האבטחה- לאור התייחסות המועצה הוועדה שלאה מה כבר

טופל ותוקן ומתי יטופלו הליקויים הנוספים. מנכ"ל המועצה- צריך לבדוק מה כבר בוצע. בכל

מקרה, תוך חודשיים, דהיינו ,10.8.20 יושלמו כלל התיקונים.

פרק ד'-

.6 שמירת הצילומים ומחיקתם- בהתאם להתייחסות המועצה לפיה ההמלצה מוקבלת וכי מתקיים

הליך תיקון בשיתוף עם היועמ"ש, הוועדה שאלה לגבי יישום ההמלצה והשלמת הנוהל. המנכ"ל

התחייב שעד ל-10.8.20 יושלם הליך קביעת המדיניות בנוהל.

פרק ה-

.7 הסדרת מתן זכות עיון- המלצת המבקר, עיגון הכללים בנוהל. בהתאם להתייחסות המועצה

ולפיה ההמלצה מוקבלת וכי מתקיים הליך תיקון בשיתוף עם היועמ"ש, הוועדה שאלה לגבי

יישום ההמלצה והשלמת הנוהל. המנכ"ל התחייב שעד ל-10.8.20 יושלם הליך קביעת הנוהל.

פרק ו' –

.8 אבטחת המידע- מנכ"ל המועצה אישרר שההמלצות הנוגעות להגדרת המורשים, הגבלת

הגישה, ביצוע ההדרכות בנוגע לטיפול במידע הרגיש לכל העובדה ולעובדים חדשים, וכן

החתמת כלל העובדים הנוגעים על מסמך סודיות שאושר על ידי היועמ"ש- כולן יושמו. בנוגע

להמלצת המבקר בנוגע להתקנת אמצעי ניטר המאפשרים בקרה על ניסיונות לגישה, מנכ"ל

המועצה - שיקולי העלות והתועלת ייבחנו ותתקבל החלטה בעניין בתוך חודשיים, עד .10.8.20

פרק ז'-

.9 הגבלת השימוש במידע- המלצת הביקורת לעיגון הנהלים באופן שיסדיר את הטיפול במקרים

הדורשים העברת מידע רגיש לגורמים חיצוניים- המנכ"ל הצהיר כי הליך היישום בשיתוף

היועמ"ש יושלם עד ל- .10.8.20

פרק ח'

.10 מאגרי מידע- ועדת הביקורת הזכירה כי בהתאם להתייחסויות, מנכ"ל המועצה מונה להיות

מנהל כל מאגרי המידע הקיימים במועצה.

לגבי כלל המלצות הביקורת בנוגע למיפוי מקורות המידע המצויים ברשות, החובות הנגזרים

מכך, טיוב המאגרים, רישומים וביצוע הדרכות ייעודיות בנוגע לחוק הגנת הפרטיות- המנכ"ל-

מצהיר כי ההמלצות מקובלות, ובתוך חודשיים יעדכן לגבי אופן יישום כלל ההלמצות, ומצבן.

פרק ט' –

.11 מערך המצלמות במבנה המועצה- מנכ"ל המועצה מצהיר כי כלל ההמלצות מקובלות. הסדרת

מערך המצלמות בהתאם להלמצות המפורטות תתבצע בתוך חודשיים; ההחלטה בנוגע לסוגיית

ההגבלה על תקופת שמירת הצילומים תתקבל ותיושם תוך חודשיים; ולגבי מיקום השרת ואופן

אבטחתו- השיקוליים יבחנו ותתקבל החלטה בתוך חודשיים.

פרק י'- היעדר עדכון של הגורמים הרלוונטיים במוצעה אודות כניסה לתוקף של הוראות דין, המוביל

למצב בו המועצה פועלת בניגוד לדין. הביקורת המליצה כי המועצה תפעל באופן מיידי ללמוד את

התקנות החדשות ולהגדיר את הגורם האמון על עדכון המועצה באשר לרגולציה חדשה החלה על

המועצה ועל הפצת המידע בקרב הגורמים הרלוונטיים. בהתייחסות ראש המועצה נאמר כי ההמלצה

תיושם.

ועדת ביקורת- הוועדה מודה מאוד לכל המשתתפים תרומתם לדיון, על שיתוף הפעולה ועל הנכונות

לפעול למען המינהל התקין במועצה המקומית כוכב יאיר- צור יגאל.