פרוטוקול מליאה מס' 11072016

12/7/2016

פרוטוקולישיבת הוועדה לענייני ביקורת מיום 11/7/16

נוכחים: משה רז – יו"ר הוועדה, יהודה גטה – חבר ועדה

חסרים: רוני פלומין - חברת ועדה.

משתתפים נוספים: משה שטיגליץ – מבקר המועצה, רותם עמוס מנהלת מחלקת חינוך ונוער

משלים, מירב מגן מנהלת מדור צהרונים.

סדר היום דיון בדוחות 2015 בנושאים הבאים:

• צהרונים

• שפ"ח

• מיסיועדים מקומיים ואגרות שמירה.

דוח בנושא צהרונים

משה. ש – הצגת הדוח. נכון להיום מרבית הליקויים תוקנו. - בדיקת תיקון ליקויים נספח

לפרוטוקול.

משה רז – צריך לגבש נהלי עבודה ברורים בנושא.

רותם – הצהרונים עברו למחלקה שלי לפני 4 שנים. בצהרונים יש מספר בעיות לרבות בעיות כ"א

וזמני עבודה לא נוחים למטפלות. במסגרת השנים הכנסנו שינויים כגון: שכר ולרווחת העובדות,

שינויים וקריטריונים לדרוג השכר, נתנו תוספות כמו ביגוד. נבנו תכניות העשרה לילדים ורפורמה

בנושא ההזנה - האוכל שניתן לילדים לא מועבד.

מירב – צריך להיזהר מ מתן שירות עודף כגון פתיחת צהרונים ללא מספר ילדים מינ ימאלי כפי

שנקבע, אפשרות לרישום לימים ארוכים / ימים קצרים, צהרון חלקי ועוד. הנ"ל יכול לפגוע ביכולת

הניהול ולגרום להפסד כספי.

רותם - במחלקה תופסים את הצהרון כשירות חובה וכצורך קיים של התושבים. אנחנו באים מתוך

מקום שהצהרונים הם לא עניין זול ולכן מאפשרים גמישות ברישום. מרבית ההורים לא יכולים

להרשות לעצמם לא לשלוח את הילדים לצהרון.

המלצת ועדת ביקורת

1. הנהלת המועצה תגבש קריטריונים ברורים בהם תקבע רמת השירות תוך מתן דגש על

הנושאים הבאים: שירות, רווחיות, בעיות ניהוליות ובקרות.

2. יגובשו נהלי עבודה בנושא שיגדירו בין היתר

• ממשקי עבודה בין מחלקת גביה למדור צהרונים בנושא חובות עדכונים ודרכי פעולה

• הטיפול בחייבים והפסקת השתתפות הילד בצהרון בשל חובות

• דוחות בקרה בנושא שלימות הגבייה

3. יבוצעו בקרות שותפות אחר סייעות תוך איתור מקרים בהם סייעת אחת מחתימה לחברתה.

4. יוקצה תקציב ייעודי להנחות שיינתנו ע"פ תבחינים.

5. התבחינים להנחות יאושרו ע"י יועמ"ש המועצה

דוח בנושא שפ"ח

משה. ש הצגת הדוח. צריך להתפרסם מכרז למנהל שפ"ח. ממליץ כי הדוח יינתן למנהל החדש

שיכנס לתפקיד.

משה רז – יש לטפל בכל הקשור לתוכנה ייעודית שתרכז את פעילות השפ"ח.

המלצות ועדת ביקורת:

1. המשך ובדיקת תיקון ליקוייםויישום המלצות הדוח.

2. הנושאים הבאיםיבחנו ע"י הנהלת המועצה:

• ריכוז מעונות היום במחלקה אחת ולא ב- 2 כפי שקיים היום

• מתן שירותים בבית פליקס ע"י עובדי השפ"ח או לכל הפחות אי מתן אותו שירות הן

ע"י בית פליקס והן ע"י השפ"ח.

יש לקבל את התייחסות הנהלת המועצה בנושא.

3. יוקצה תקציב למחשוב השפ"ח בתוכנה ייעודית

דוח בנושא ארנונה ואגרת שמירה בועדים מקומיים

משה ש. הדוח עסק בעיקר בכל הקשור בחיוב וגביית תושבים במיסי הועד המקומי ואגרות שמירה.

לא נבדק אופן השימוש בכספי המיסים והאגרות .

עיקר הבעיות נובעות מכך שבסיס הנתונים של הועדים לא זהה לבסיס הנתונים במועצה על פיו הם

צריכים לגבות וכתוצאה לא ניתן להצליב בין הנתונים.

ועד מקומי ינוב – בביקורת נמצאו בעיות וליקויים רבים. חלק מהליקויים תוקנו בסיוע הביקורת .

משה רז – צריך להנחות את היישובים לעבוד על אותו בסיס נתונים של המועצה.

אין המלצות.

נספח

בדיקת תיקון עקרי הממצאים דוח צהרונים:

פרק ממצאים יושם / לא יושם/ הערות

רישום

לצהרונים

1. רוב הרישום לשנה"ל תשע"ו, מבוצעלאחר מועד ההרשמה (סוף חודש מרץ). נכון לתאריך 15/6/15 (כחודשיים

וחצי לאחר מועד ההרשמה), נרשמו לצהרונים פחות מ 50% מהילדים הרשומים לגנים. המשמעות: קיים קושי

בהיערכות לשנת הלימודים ונוצר לחץ עבודה במדור.

2. הרישום לצהרונים מתבצע בנפרד מהרישוםלגני הילדים. ע"פ מנהלת מדור צהרונים במועד הרישום לגנים טרם

נקבע תעריף לצהרונים.

3. לא ניתן להירשם לצהרונים באינטרנט לאחר סיום מועד ההרשמה. יצויין כי, רוב הילדים נרשמיםלאחר סיום

מועד ההרשמה. המשמעות: עבודה ידנית ע"י המדור שגורמת לעבודה מיותרת.

4. טפסי הרישום בהם פרטי הילדים הנרשמים ופרטי כרטיסי אשראי אינם מתויקים בארון נעול במדור צהרונים.

ממצא 1 – לא נבדק. ע"פ מנהלת המדור

השנה חל שיפור בנושא ונכון לחודש 7/2016

בוצע מרבית הרישום לשנה"ל תשע"ז.

ממצא 2 – תוקן. בעת רישום לגנים ההורים

נשאלים אם הם מעוניינים להירשם לצהרון.

ממצא 3 – לא תוקן

ממצא 4 – תוקן. טופסי הרישום ננעלים

בארון נעול.

דמי רישום 5. אין גביית דמי רישום במועד ההרשמה. בפועל דמי הרישום נגבים רק בעת התשלום הראשון לצהרון. במקרה של

ביטול השתתפות לפני תחילת השנה גורם ההורים לא משלמים דמי הרשמה.

6. נמצא כי 12% (50 מתוך 417) מהילדים המשתתפים בצהרון בשנה"ל תשע"ה לא חויבו בדמי הרשמה. נמצא

מקרים בהם הוחזרו דמי הרישום.

ממצא 5 - לא תוקן. ע"פ מנהלת המדור

גובים בחודש הראשון וכך נמנעים מלהחזיר

במקרים בהם לא נפתח צהרון.

ממצא 6 -לא נבדק יצויין כי החיוב מבוצע

ידנית. בפגישה עם נציגי מערכת EPRעלה

הנושא אך לא ניתן מענה מחשובי.

גבייה 7. לא קייםממשק ממוחשב בין מערכת סיפרת למערכת הגבייה לחיוב דמי השתתפות בצהרון. מערכת הגבייה

באמצעותה מחייבים וגובים דמי השתתפות, מוזנת באופן ידני על ידי מזכירת המדור / מנהלת הגבייה.

8. אין הפרדת תפקידים נאותה בתהליך התשלוםלימים ארוכים/קצרים. מזכירת המדור גובה את התשלום, מפיקה

קבלות (ידניות) מעבירה את הנתונים לגבייה. בנוסף מעדכנת את הסייעות על הילדים שנרשמו.

9. במסגרת הביקורת נמצאו הפרשים בין הילדים שהשתתפו בצהרון (בהתאם לנתוני מערכת סיפרת) לבין הילדים

שחויבו במערכת גבייה ונמצאו חריגים (החריגים מפורטים בדוח).

10. מחלקת גבייה אינה מעדכנת את מדור צהרונים על חובות של המשתתפים בצהרונים, הו"ק/תשלומים שחזרו

ממצא 7 – תוקן. אין מערכת ספרת עובדים

רק ב EPR.

ממצא 8 – תוקן חלקית-אין גבייה באמצעות

קבלות ידניות. המדור גובה רק תשלום

בכ.אשראי באמצעות האפליקציה.

ממצא 9 – לא נבדק

פרק ממצאים יושם / לא יושם/ הערות

11. נכון למועד הביקורת 27/6/15 סכום חובות למועצה בגין צהרונים עומד על 323,714 ₪ .

12. לא קיימים נהלים ברורים כיצד לפעול במקרים בהם קיים חוב בגין השתתפות בצהרונים.

ממצא 10 - תוקן חלקית. הגבייה מעדכנת.

לא נשלחים למדור דוחות חריגים.

ממצא 11 – לא נבדק

ממצא 12 – לא תוקן

הנחות 13. לא קיים תקציב ייעודי להנחות

14. נמצאו הפרשים בין ההנחות שניתנו בפועל לבין פרוטוקולים של ועדת ההנחות (פרוט בדוח

15. במקביל למתן הנחות המועצה מסייעת לנזקקים בסיוע חד פעמי– הסיוע הינו מתקציב הרווחה ומאושר ע"י

מנהלת מחלקת רווחה. סיוע כאמור אינו מאושר ע"י ועדת הנחות.

ממצא 13 – לא תוקן

ממצא 14 – לא נבדק

ממצא 15 – לא נבדק

זיכויים

החזרים

כספיים

16. בניגוד לנוהל הקובע כי'במקרה של שינוי באמצע החודש-לא יינתן החזר על החלק היחסי' נמצאו מקרים בהם

המשתתפים לא חויבו או קיבלו החזר כספי על חלק מחודש.

ממצא 16 – לא נבדק

בדיקת

נוכחות

17. בניגוד לנהלים, לא בכל הצהרונים מבצעים בדיקת נוכחות

18. דוחות הנוכחות לא מעברים למדור צהרונים במועצה

19. בדיקת הנוכחות הינה רשימה ידנית אותה ממלאה הסייעת. הבדיקה לא מתבצעת מול רשימת המשתתפים

הרשומים במדור (בהתאם לנתוני מערכת סיפרת). לאור האמור לא ניתן לאתר משתתפים נוספים שהצטרפו

לפעילות ולא נרשמו במועצה ולא ניתן לדעת על נעדרים.

20. דוחות הנוכחות לא נחתמים ע"י הסייעת בסיום כל חודש טרם העברתם למדור צהרונים

ממצא 17 – לא נבדק. יצויין כי מנהלת המדור

מסרה שיש שיפור ניכר בנושא.

ממצא 18 – לא נבדק

ממצא 19 – תוקן. הבדיקה מתבצעת מול

רשימת המשתתפים הרשומים במדור.

ממצא 20 – לא נבדק

פרק ממצאים יושם / לא יושם/ הערות

כח אדם

21. קיימת תחלופה רבה של סייעות במהלך השנה. מעיון בדוח המעקב בו מפורטות ההחלפות, נמצא כי 45 סייעות

מוחלפות בתדירות של כ- 160 החלפות בחודש (בממוצע

22. איתור המחליפות לכל סייעת שמבקשת מתבצע ע"י המדור, הנ"ל גוזל זמן רב ולעיתים מנהלת המדור נדרשת

להחליף את הסייעת.

23. דווח הנוכחות מבוצע באמצעות הטלפון של הגן ע"י הקשת מספר מזהה. הנ"ל מאפשר להחתים כרטיס נוכחות

ללא שהסייעת תהיה בצהרון (סייעת אחת מחתימה לחברתה). במהלך הביקורת בוצע שימוע לאחת הסייעות

שהחתימה נוכחות לסייעת שעובדת איתה בצהרון.

24. מעקב נוכחות של המחליפות מתבצע ע"י קובץ אקסל. הקובץ אינו מפורט מספיק ומקשה על הבקרה בנושא. כך

למשל: אין הקפדה כי במקרים בהם מחליפה החליפה 2 סייעות באותו יום (יום ארוך) ההחלפה תתועד כראוי.

25. לא קיימת בקרה המוודאת כי במקרים בהם בוצעה החלפה לסייעת, אותה סייעת שהוחלפה לא דווחה נוכחות

(באותו היום).

ממצא 21 –לא נבדק

ממצא 22 – לא נבדק

ממצא 23 – לא נבדק. יש לציין כי ע"פ

מנהלת המדור מבוצעות בקרות מדגמיות

אחר מקרים בהם סייעת אחת מחתימה

לחברתה.

ממצא 24 – תוקן חלקית. ע"פ מנהלת המדור

תוקן הקובץ. כמו כן קיימת שאיפה

שהמחליפות הקבועות יחתימו כרטיס כמו

הסייעות.

ממצא 25- לא תוקן.

מדריך

חינוכי /

יועצת

פדגוגית

26. המדור מקיים הדרכות בלבד. אין פיקוח על פעילות הצהרונים בהתאם לנוהל. הפיקוח מתקיים רק במקרה הצורך

27. מסקירת דוחות נוכחות של הסייעות בהשתלמויות המקצועיות, עולה כי ישנה נוכחות דלה -פחות ממחצית

הסייעות מגיעות לימי העיון.

28. אין הסכם/ הזמנת עבודה/ מסמך אחר המדגיר את אופן ההתקשרות, השירותים הניתנים והתעריפים בין

המפקחת למועצה. היקף ההתקשרות עם המפקחת (צהרונים ומעונות) עומד על 30,000 ₪ בשנה

ממצא 26 – לא תוקן

ממצא 27 – לא נבדק. ע"פ מנהלת המדור

עדיין יש נוכחות דלה.

ממצא 28 – תוקן

חוגי

העשרה

29. אישור החשבוניות של מפעילות החוגים מתבצע ע"י מנהלת המדור. לחשבון לא מצורף אישור של הסייעות לקיום

הפעילות בגן. יצויין כי מדובר בכ- 160 פעולות ומופעלות ע"י13 מפעילים שונים

ממצא 29 – תוקן

פרק ממצאים יושם / לא יושם/ הערות

הזנה -

התקשרות

עם ספק

המזון

30. ההתקשרות עם חברת מ.פ לא אושרה ע"י ועדת המכרזים ולא הובאה לידיעתה. בהתאם לפרוטוקול ועדת

המכרזים מיום 22/8/2011 אושרה ההתקשרות עם חברת ל.ט בלבד. ועדת המכרזים לא דרגה את ההצעות ולא

התייחסה ליתר ההצעות.

היה צורך להביא את ההחלטה להתקשרות עם חברת ל.ט לידיעת ועדת המכרזים לכל הפחות.

31. נכון לחודש 6/2015, כחצי שנה לאחר תום תקופת ההתקשרות כולל מיצוי אפשרות ההארכה, טרם פרסמה

המועצה מכרז חדש בנושא. בפועל, נוצר מצב בו חברת מ.פ מספקת למועצה ארוחות צהריים במוסדות החינוך גם

לאחר סיום תקופת ההתקשרות, ללא שנמצא תיעוד לאישור המשך הארכת ההתקשרות עמה.

ממצאים 30- 31 תוקנו. יצא מכרז באמצעות

משכ"ל.

הפעלת

צהרונים

ע"י

עמותת

הספורט

32. המועצה לא ערכה מכרז להפעלת הצהרונים ע"י העמותה

33. פעילות הצהרונים הועברה לניהול עמותת הספורט ללא שנחתם הסכם בין המועצה לעמותה להסדרת השירותים

ממצאים 32 - 33 – לא נבדק

רשם משה שטיגליץ - מבקר המועצה