פרוטוקול מליאה מס' 0

12/11/17

פרוטוקול ישיבת הוועדה לענייני ביקורת מיום 9/11/17 אישור דוח מבקר משרד הפנים 2016

נוכחים: משה רז – יו"ר הוועדה, רוני פלומין - חברת ועדה, משה שטיגליץ – מבקר המועצה.

חסרים: יהודה גטה – חבר ועדה,

דוח משרד הפנים 2015

הועדה דנה בעיקרי הממצאים ובטבלת מעקב תיקון הליקויים שעלו בדוח מבקר משרד הפנים לשנת 2016.

בהתאם להוראות החוק ועדת הביקורת ממליצה למליאת המועצה לאשר את דוח הביקורת בכפוף להסתייגויות ולהמלצות המצורפות.

להלן ריכוז הממצאים, התייחסות גזבר המועצה שנשלחה למליאה, פרוט ההשלמות והברורים שהתבקשו ע"י ועדת ביקורת, התייחסות גזבר המועצה לבירורים והמלצות ועדת ביקורת:

פרק ב' – הממצאים העיקריים שהועלו בביקורת השנה

ביצוע התקציב הרגיל

מליאת המועצה לא התכנסה לאשר בשנת 2016 את פרוטוקל הועדה המקצועית לתשלום תמיכות. תגובת המועצה: אישור מליאת המועצה לכלל תקציב המועצה שכולל בין היתר את תשלום התמיכות , הינו בבחינת אישור המלצת הועדה המקצועית. התייחסות הביקורת : על פי הנוהל יש לאשר באופן פרטני את המלצות הועדה המקצועית . [131-16] . ראה פרק ד.4 עמוד 25

התייחסות גזבר המועצה: בישיבת המליאה מס 57 מיום 13.2.17 אושרו פרוטוקול וועדת תמיכות.

השלמות – יש לבדוק שמתקיים כבר בתקציב 2018 ע"פ הנחיות משרד הפנים.

התייחסות גזבר המועצה אישור התבחינים לשנת 2018 מונח על שולחן המליאה הקרובה (6/11/17) , לאחר האישור יפורסם באתר המועצה ובעיתון מקומי דבר התמיכות, כמו גם אישור פוטוקול וועדת תמיכות לשנת 2017. תשלום התמיכות לעמותות מתבצע בכל מקרה 1/12 לאורך השנה.

המלצת ועדת ביקורת: ועדת ביקורת מקבלת את התייחסות הגזבר.

היועץ המשפטי של המועצה לא נתן חוות דעת בכתב על התבחינים לתמיכה לשנת 2016 . הועדה המקצועית ומליאת המועצה לא התכנסו לאשר את התבחינים לשנת 2016. [132-16]. ראה פרק ד.4 עמוד 22

התייחסות גזבר המועצה: בישיבת המליאה הנ"ל אושרו התבחינים שאושרו בוועדה המקצועית ואשר נבחנו טרם לכך על ידי היועמ"ש.

השלמות יש לקבל חוו"ד של היועמ"ש בכתב ויש לבדוק שמתקיים כבר בתקציב 2018.

התייחסות גזבר המועצה התבחינים לשנת 2018 כמו אלו שקדמו לה עברו בחינה ושינויים על ידי היועמ"ש כך שלמעט חוו"ד דעת בכתב הוא מעורב לחלוטין בתהליך.

המלצת ועדת ביקורת: ועדת ביקורת ממליצה לקבל חוו"ד בכתב כפי שדורש המבקר.

המועצה לא פרסמה הודעה בעיתונות הכתובה על הגשת בקשות תמיכה אלא רק באתר האינטרנט של המועצה, וזאת בניגוד להוראות סעיף 9.1 לנוהל תמיכות. [133-16]. ראה פרק ד.4 עמוד 22.

המועצה לא העמידה לעיון הציבור ולא פירסמה באתר האינטרנט שלה , את המידע על התמיכות כנדרש בסעיף 19.3 לנוהל תמיכות.[134-16]. ראה פרק ד.4 עמוד 25.

התייחסות גזבר המועצה: המועצה נוהגת לפרסם את דבר התמיכות באתר המועצה כמו גם את הפרוטוקולים של ועדת התמיכות, ראוי לציין כי בשל ההיקף המצומצם של התמיכות הניתנות ועצם היות המועצה, מועצה אזורית היה נראה לנו כי הדבר מספק. לקראת שנת 2018 יעשה פרסום בעיתון המועצה.

השלמות – יש לבדוק שמתקיים כבר בתקציב 2018.

התייחסות גזבר המועצה ראה סעיף 1.

המלצת ועדת ביקורת: ועדת ביקורת מקבלת את התייחסות הגזבר.

המועצה אישרה מתן תמיכות טרם אישור תקציבה השנתי בשיעור העולה על 50% מהסכום שאושר בשנה קודמת בניגוד לאמור בסעיף 4.3(ב) בנוהל מתן תמיכות, בסך 240 אלף ש''ח . כמו כן שילמה המועצה את כספי התמיכות בסך 547 אלף ₪ באמצעות צ'קים לפקודת העמותות , כאשר על הצקים מוטבע ''למוטב בלבד''. האמור הוא בניגוד לסעיף 16.2 לנוהל תמיכות הקובע כי התמיכה תועבר רק לחשבון הבנק של מוסד הציבור ובמישרין. [136-16]. ראה פרק ד.4 עמודים 23-24.

התייחסות גזבר המועצה: התמיכות הכספיות הישירות בשנת 2016 היו בהיקף נמוך מזה של 2015. יחד עם זאת המועצה אינה נוהגת לשלם את התמיכה מראש אלא 1/12 לכל חודש פעילות. המועצה אינה מבצעת העברות בנקאיות למעט לעובדיה בגין שכר. לדעת גזבר המועצה בצ'ק למוטב בלבד לעמותות מוכרות באופן שאינו נתין להסבה יש משום פיקוח יותר נאות על כספי הציבור.

השלמות – יש לקבל הסבר מהגזבר לגבי ההפרשים בין מבקר משרד הפנים לבין טענת הגזבר.

לבדוק האם צ'ק מקובל ברשויות אחרות?

התייחסות גזבר המועצה לאחר ישיבת המליאה יערך פרסום כנדרש.

נמשיך לשלם התמיכות בצקים בלתי סחירים הנמסרים מידי חודש לנציגי העמותות המוכרים לנו.

המלצת ועדת ביקורת: ועדת ביקורת מקבלת את התייחסות הגזבר.

ביצוע תקציבי הפיתוח

המכרזים שפורסמו והחוזים שנחתמו, והעבודות שבוצעו בתב''ר 1321 עבודות בינוי ושיקום מבני חינוך , בחלק משנת 2016, נעשו ללא קיום תקציב מתאים בזמן. תגובת המועצה : מדובר בעבודות שנועדו לאפשר פתיחה בטיחותית של שנת הלימודים החדשה במועד. בשל כך הוקדמו חלק מהעבודות ולאחר שהענין הובא לאישור חברי המליאה. יתר על כן במהלך ביצוע הפרויקט התגלו נושאים שהצריכו טיפול מיידי, ולכן המועצה לא חיכתה עד לקבלת האישור התקציבי .[130-16] . ראה פרק ד.2 עמוד 19

התייחסות גזבר המועצה: ההחלטה הינה על סמך אישור מליאת המועצה בהיעדר קרן פיתוח מספקת טרם החלטה על ההגדלה, כידוע שנת הלימודים נפתחת כל שנה ב 1.9 ולא ניתן לפתוח בטרם מתקבל אישור בטיחות מוסדות החינוך.

השלמות – יש לקבל התייחסות לגבי תכנון הפרוייקט ומה היו התוספות ומדוע לא צפו אותם קודם.

התייחסות גזבר המועצה: לא מדובר בתוספות בלתי מתוכננות מכתחילה היה ידוע כי בדק הבית יהיה כפול ממה שנפתח בתחילה בתבר אלא שאל הייתה קרן מספקת והיה ידוע שהקרן תיוצר במהלך חודשי הקיץ.

המלצת ועדת ביקורת: יש לפעול על פי נוהל תב"רים שאושר.

חייבים

עקב הסבה לא סדירה של נתוני מערך הגביה לתוכנה אחרת בשנת 2011 , נוצרו יתרות זכות לא אמיתיות שגרמו להצגת יתרות החייבים בארנונה בשנים 2011-2015 בחסר בסך של כ- 4 מליון ש''ח . [137-16]. ראה פרק ד.6.1 עמוד 31

התייחסות גזבר המועצה: מועצה פועלת לתיקון הקבצים במהלך 2017 ואולי שארית קטנה ל2018.

המלצת ועדת ביקורת: ועדת ביקורת מקבלת את התייחסות הגזבר.

ניהול נכסים ובטיחות

תקציב הג''א לשנים 2016-2017 אינו חתום על ידי הממונה על המחוז ומפקד מחוז הג''א. [135-16]. ראה פרק ד.6.2 עמוד 36

התייחסות גזבר המועצה: נושא תקציב הג"א הינו נושא שמתנהל בעצלתיים בפיקוד העורף , המועצה אינה מעכבת חתימה על הטפסים וככל שיש עיכוב הוא נובע מהתנהלות מאוחרת של פיקוד העורף.

השלמות – יש לבחון מול הגזבר האם העביר את התקציב להג"א בזמן?

התייחסות גזבר המועצה: למיטב זכרוני לא היה עיכוב באישור תקציב ההג"א על ידי המועצה מרגע הגעתו, אם היה עיכוב הוא באישור הממונה. (נדמה לי שמאחר ואנו רשות איתנה לא נדרש אישור הממונה לאחר חתימת הרשות.

המלצת ועדת ביקורת: החל משנת 2018 גזבר המועצה ישמור אסמכתאות לשליחת התקציב לאישור הג"א ויציגם למבקר.

מנגנוני בקרה וביקורת פנימית

מליאת המועצה אישרה את דוחות הביקורת של משרד הפנים לשנת 2015 עוד לפני הדיון בדוחות אלה בועדת הביקורת. [129-16]. ראה פרק ד.6.4 עמוד 38

התייחסות גזבר המועצה: מליאת המועצה הינה הגוף שמעל לוועדת הביקורת , יחד עם זאת הממצאים הועברו לוועדת הביקורת כולל התייחסות גזבר המועצה ביחס לממצאים טרם החלטת המליאה. מבקר הרשות פועל אף הוא בשיתוף פעולה עם גורמי המועצה השונים לשיפור מנגנוני הבקרה הפנימית והמועצה מתקדמת כל הזמן לטיוב פעילותיה גם בתחום זה.

המלצת ועדת ביקורת: הדוח יוצג במליאה לפי ראות עינו של הגזבר. אישור הדוח במליאה יבוצע רק לאחר אישור ועדת ביקורת.

פרק ג' מעקב אחר תיקון ליקויים-

להלן הטבלה שהוצגה בדו"ח הביקורת החיצונית והתייחסות הביקורת הפנימית (הטבלה מתייחסת רק לליקויים אשר לפי דו"ח הביקורת החיצוני לא תוקנו/תוקנו חלקית):

הליקוי

תוקן /לא תוקן /תוקן חלקית

התייחסות הגזבר

השלמות

התייחסות גזבר המועצה

המלצת ועדת ביקורת

ביצוע תקציבי הפיתוח

המועצה ביצעה 15 תקציבים בלתי רגילים תוך חריגה ממסגרת תקציבית מאושרת בסך של 2,461 אלפי ש''ח .

לא תוקן

מדובר בגירעונות זמניים הטופלים באופן סדיר מול מליאת המועצה ותקציבי משרדי הממשלה המתאימים.

ממה נובעת החריגה? האם הגרעונות נסגרו?

הגרעונות הזמניים כמו גם הסופיים מועברים באון קבוע לידיעת המליאה לסגירה תוך שימוש בקרן הפיתוח הגרעונות הקיימים הינם גרעונות כמעט שוטפים וגם הם יטופלו.

יש לפעול על פי נוהל תב"רים שאושר.

לא נמצאו מסמכי פרסום המכרז בתב''ר 1207 העוסק בהקמת גן ילדים

לא תוקן

אכן הפרסום לא אותר אבל מזכירות המועצה טוענת בעקשנות כי המכרז פורסם, במכרז השתתפו מציעים חיצוניים אשר אינם מרשימת הספקים המוכרת של המועצה ולכן אל סביר כי המידע הגיע עקב פרסום.

ועדת ביקורת מקבלת את התייחסות הגזבר.

חייבים

נמצאו 8 עובדי מועצה חייבים עם יתרות חוב מהותיות , בסכום כולל של 766 אלפי ש''ח.

לא תוקן

המועצה פועלת לאכיפת תשלום החובות על ידי עובדיה אולם מדובר בעובדים בעלי קשיים כלכליים ואחרים ככל האדם ועדיין כנגד כולם ללא יוצא מן הכלל ננקטות פעולות אכיפה בכפוף לחוקי הגנת השכר.

לקבל פרוט לגבי ההליכים

ניתן לקבל ממחלקת הגביה את שמות העובדים וההליכים הננקטים לתשלום חובם , אין שוני בטיפול בחוב עובד לעומת חוב תושב.

ועדת ביקורת מקבלת את התייחסות הגזבר.

מנגנוני בקרה וביקורת פנימית

כל הועדים המקומיים טרם הגישו דוחות כספיים מבוקרים לשנת 2016.

לא תוקן

נכון ליום עריכת מסמך זה הוגשו כל הדוחות הכספיים לשנת 2016 על ידי הוועדים המקומיים ללא יוצא מן הכלל.

יש לעדכן את ההנחיות לועדים

ועדת ביקורת מקבלת את התייחסות הגזבר.

שמונה ועדים מקומיים לא מינו ועדת בקורת .

לא תוקן

בעיה קיימת עקב אי הענות מצד התושבים להירתם לנושא חשוב זה.

ועדת ההשקעות וועדת איכות הסביבה לא התכנסו כלל בשנת 2016.

לא תוקן

וועדת השקעות התכנסה במסגרת וועדת כספים וקיבלה דיווח על ניהול כפי הפיתוח והחלטות המאשרות את מדיניות שמירת הכספים על ידי גזבר המועצה. פקדונות שיקליים בלבד. וועדת איכות הסביבה לא כונסה על ידי היו"ר.

מדוע לא יצא פרוטוקול לועדה?

הישיבה התקיימה בחלק הראשון של שנת 2017 בהשתתפות סגן ראש המועצה, פרוטוקול נרשם על ידי יור הוועדה אולם טרם הועבר לידינו.

לכל ישיבות ועדות המועצה יצא פרוטוקול שיאושר ע"י המליאה.

יש לגבש נוהל בנושא.

שנים עשר ועדים מקומיים הגישו דוחות כספיים מבוקרים לשנת 2015 שלא על פי המתכונת האחידה לפי דרישת משרד הפנים .

לא תוקן

הוועדים נדרשו להכין דוחות כספיים על פי המתכונת הנדרשת אולם מרביתם לא עשו כן.

לקבל רשימת הועדים שלא הגישו דוכ"ס לפי מתכונת משרד הפנים. (לדעתי הרוב מגישים כן לפי הנחיות משרד הנים)

ניתן לקבל את הרשימה ממבקר משרד הפנים. כל הוועדים הגישו דוחות כספיים מבוקרים.

ועדת ביקורת מקבלת את התייחסות הגזבר.

כל הועדים המקומיים לא הגישו במועד את תקציב 2016 לאישור המועצה.

לא תוקן

נכון ליום עריכת מסמך זה הוגשו ואושרו כל תקציבי הוועדים לשנת 2017.

ועדת ביקורת מקבלת את התייחסות הגזבר.

ניהול נכסים ובטיחות

כל התאגידים הקשורים למועצה טרם הגישו דוחות כספיים מבוקרים לשנת 2016..

לא תוקן

נכון ליום עריכת מסמך זה הוגשו כל הדוחות הכספיים המבוקרים של התאגידים הקשורים לשנת 2016.

מתי הגישו?

כל תאגיד הגיש במועד אחר. רצ"ב הדוחות. (משום מה נעלם לי דוח החברה למי לב השרון , יישלח אלי שוב)

ועדת ביקורת מקבלת את התייחסות הגזבר.