פרוטוקול ועדת ביקורת מס' 0

2..2.2.22

פרוטוקול ועדת ביקורת

נוכחים: גלית ברגר- יו"ר , אפי חג'ג, רעם שאול, מירב לביא

סדר יום:

1. תוכנית ביקורת 2.22-22 ומתודת גיבושה

2. סקר סיכונים במיקור חוץ+ תקציב למיקור חוץלשנה נוכחית ושנים קודמות

2. סדרי עבודה שוטפים בין המבקרת לחברי הועדה

4. סטטוס כללישל דוח לשירותי דת + פנסיורים (דוחות של המבקר הקודם).

מהלך הדיון:

1. הוצגה ת"ע לשנת 2.22-2.22 ומתודת גיבושה - מתוכה יבחרו ע"י המבקר ת 2 נושאי

ביקורת בשים לב לנושא שירד במהלך הדיון – "מנהל משאבי אנוש - נוכחות היעדרויות

וחופשות", זאת נוכח בדיקת הנושא ע"י המבקר הקודם- רו"ח משה שטיגליץ, במסגרת דוח

שכר משנת 2.12.

2. המבקרת הציגה את הצורך לביצוע סקר סיכונים לטובת גיבוש ת"ע מושכלת/מבוססת

סיכונים, זאת כחלק מהנחיות המקצועיות והנחיות משרד הפנים ואת התקציב הדרוש לביצוע

כמו גם את אופן הביצוע.

2. חברי הועדה העלו בקשותנוספות לבדיקת המבקרת (במסגרת 2 הדוחות שיבוקרו בשנים

הנ"ל) ובכלל זה:

א. מחלקת גביה (ארנונה) בהיבטים שונים: איכות השירות, טעויות סיווג, מיומנות מספקת

מצד הנציגים ושליטה בנתונים, ריבוי פניות וכיו"ב.

ב. התנהלות משפטית של המועצה בתביעות (משך תהליכים, איכות היועצים המשפטיים

והליך בחירתם, הפסדים בתביעות, היערכות לא מספקת בתהליכים משפטיים וכו.

ג. סקר נכסים שהחל בעין ורד - ריבוי השגות , אופן הטיפול בהשגות הללו במועצה אל מול

התושבים ונאותות תהליך הטיפול, חוק פרגלות ומידת השקיפות מול התושבים בנושא.

ד. איכות השירות לתושבים - שקיפות מידע, תיבות הצעות ופניות בכל מחלקה.

ה. ועדים- הומלץ לבדוק בסבב זה את עזריאל ותנובות, ככל שהמבקרת תבדוק.

ו. חינוך לגיל הרך (התווסף לאחר הישיבה בעקבות בקשה של חבר הועדה ).

4. סדרי עבודה שוטפים- נדונו האופציות למועד הדיון בדוחות - ריכוז דוחות/פרטני.

5. שירותי דת- המדובר בדוח סופי של המבקר הקודם- רו"ח משה שטיגליץ. המבקרת עדכנה,

כי סגן ראש המועצה וראש המועצה ישלימו את התייחסותם בתגובה שתצורף לדוח. לאחר

קבלת התייחסותם, הנושא יעלה לדיון בועדת הביקורת ובמליאת המועצה .

2. פנסיונרים- המבקרת ציינה שמנכ"לית המועצה עדכנה שהמועצה מינתה בודק חיצוני

מוסמך, נוכח רגישות הנושא ושממצאי הבדיקה פתוחים בפניה . המבקרת תבצע בדיקה כי

בוצעו העדכונים בהתאם לבדיקת הגורם המוסמך , ככל שידרש עדכון, תעדכן את חברי

הועדה.

סיכום

1. תתבצע עבודה במקביל (סקר סיכונים במיקור חוץ ולצד עבודת ביקורת לפי ת"ע עדסוף

2.22. )

2. לאורהדיון ומגוון הנושאים שהועלו ע"י החברים לבדיקה ובשים לב לשנה הראשונה

לפעילותה של המבקרת ומשאביה, המבקרת תעדכן את חברי הועדה בנושאי הביקורת

שנבחרו על ידה.

2. סקר סיכונים יבוצע במיקור חוץ וחברי הועדה ידאגו לוודא קיומו של תקציב מידי שנה

4. סדרי עבודה- יתנהל דיון נפרד בכל דוח עם קבלת תגובת ראש המועצה.

5. שירותי דת - מאחר וחברי הועדה קיבלו דוח סופי בזמנו מצד המבקר הקודם לרבות

תמצית ממצאים, מבוקש שלאחר קבלת ההתייחסויות מסגן ראש וראש המועצה, יתקיים

דיון עוד בשנת 2.22 בועדת הביקורת ובמליאת המועצה

יו"ר הועדה

____________________

קטגוריהנושא ראשיתת נושאדגשי ביקורת עיקריים בלבד

גנים ציבוריים ומתקני כושר /גני ילדיםמתקנים בגנים ציבוריים לרבות מתקני כושר/ )יבדק מדגמית - גנים 35(בטיחות גני ילדיםקיום תוכנית בטיחות שנתית וביצועה הלכה למעשה

תיקון ליקויים שעלו בסקרי בטיחות, שלמות ועדכניות תיקי בטיחות

מכון התקנים וכו, א"כב, ל"חוזרי מנכ, עמידה בנהלים

ב"פיקוח ובקרה וכיו, מבדקים, קיומן של הדרכות תקופתיות

ניהל תבריםניהול תבריםחריגות ואישורם, שינויים בתברים , מעקב תקציבי שוטף אחר קבלת מקורות המימון וההוצאות

ב"הפעלה לפני אישור וכיו, לוז מתוכנן מול ביצוע

ספקיםתשלומים לספקים

, בחינת נאותות תהליך תשלום לספקים מפתיחת כרטיס דרך הפקת הזמנה וכלה בתשלום ובכלל זה

הפרדת תפקידים, הרשאות, תיעוד, בקרות

מיפוי אמצעי התשלום הנהוגים ואבטחה פיזית למניעת תשלומים לא מורשים

זכויות חתימה על הוראות תשלום ויישומן הלכה למעשה

עמידה בתנאי תשלום לספקים

)מדגמית(תאימות תשלום להוראות הסכם כרטיסי ספק , לא פעילים/לספקים לא מורשים, קיומן של בקרות מונעות ומגלות לתשלומים כפולים

כפולים

ספקיםניהול חוזים)ערבויות וכו, ביטוחים, תמורה, תוקף(קיומם של חוזי התקשרות עם ספקים ויועצים ושלמותם

י המורשים"חתימה על חוזים ע

תוקף והארכת הסכמים

תהליכי טיפול בחריגות מהסכמים

מינהל משאבי אנושחופשות, היעדרויות, דיווחי נוכחותהסכמים וישומם הלכה למעשה, בחינת נהלים

חופשות וכו, היעדרויות, תיקונים ידניים, דיווחי נוכחות

כלי בקרה

גופים נתמכים 2014 תיקון ליקויים- עמותת דורותמעקב תיקון ליקויים

2020 -עמותת ספורט לב השרוןמעקב תיקון ליקויים

עמותת בית חייםביקורת עומק- התנהלות עמותת בית חייםהחלטת מליאה

לבחירה- עזריאל/ משמרת

לבחירה- נורדיה/תנובות/ניצני עוז

ועדים מקומיים

מועצה

גופים נתמכים