פרוטוקול מליאת המועצה מס' 13

מנ:כשרות איון

-

ל

<ן 6

מועצה מקומית מבשרת- ציון

210% 455087 צפא זס זזסאט 00 064 מזזד

> מזכירות המועצה

ישיבת מליאת מועצה שלא מן המניין 13/14

מתאריך 7/7/14

משתתפים:

מר יורס שמעון | - ראש המועצה

מר חנן רפיעי - מיימ וסגן ראש המועצה

עוייד אריאל דיין - סגן ראש המועצה

רוייח בועז כהן - סגן ראש המועצה

מר גדעון מאיר | - חבר המועצה

מר דורון תשתית - חבר המועצה

עוייד נעמי ברזני ‏ - חברת המועצה

מר רוני שטייניצ - חבר המועצה

מר אריה שמסם - חבר המועצה

מר יגאל ברזני - חבר המועצה

גב' יעל ארן - חברת מועצה

חסרים:

גבי חדווה אלתנני - חברת המועצה

עוייד מוטי תויזה - חבר המועצה

מר רונו אברהס | - חבר המועצה

מר אבי חיים - חבר המועצה

נכחו:

מר דוד שרביט - מזכיר המועצה

מר ניר גולן | - גזבר המועצה

עוייד אילנית גוחהר - מבקרת המועצה

עוייד עמיחי ויינברגר - היועצ המשפטי

טלפון: 02/5348502/3 02/5348588 ת.ד. 3556 מבשרת ציון 90805 1

פקס: 02/5348588 ,60.11 1-210.0א 56 פזצג פ

'יעל הר גבוה עלי לך מבשרת ציון/ (ישעיהו מ' ט')

מזב:שרר ציון

%

6 5

מועצה מקומית מבשרת- ציון

210% 4550257 עשתו עס מזסאט 00 004 פד

מזכירות המועצה

4 יולי 2014

החלטת מליאת מועצה שלא מן המניין מס' 13/14

מתאריך 7/7/14

על סדור היום :

דיון מיוחד בסיכומיס והצעות הוועדה לענייני ביקורת, בפרוטוקול מסי

4 מתאריך 27/5/14 ואישורס.

החלטת

א. מאשרים את המלצות ועדת ביקורת מס' 2/14 מתאריך 27/5/14,

כולל הערות חברי המועצה.

ב. יש לקסחת מומתיס שיבדקו את ההכנסות ממשרדי הממשלת.

ג. מנחיס את הצוות לתיקון ליקויים לפעול ליישום המלצות ועדת

ביקורת

אושר פה אחד.

בהצבעה על דוח מס' 2/13 התקשרות עם קבלנים וספקים ללא מכרו

בנושא שיפוץ חצר בביה"ס צלילי נועס, מאושרת המלצת המבקרת ולא

ההחלטה שהתקבלה בועדת הביקורת.

אושר ברוב קולות

נגד - יגאל ברזני

דוד שרביט יורסם שמעון

מוכיר המועצה ראש המועצה

טלפון: 02/5348502/3 02/5348588 ת.ד. 3556 מבשרת ציון 90805 1

פקס: 02/5348588 ,06.11 .א 210-זא 6 פמזצג כ

**יעל הר גבוה עלי לך מבשרת ציון'י (ישעיהו מ' ט')

א. גוהר:

א. גוחר:

מבשרת ציון

מועצח מקומית מבשרת - ציון

אסו 2 ווח 25/שוא |וסאע 0ס6 10641 פחד

:| מבקרת המועצה

| וממונה על תלונות הציבור

פרוטוקול מס' 02/14 -- החלטת מליאת מועצה שלא מן המניין מס' 13/14

1. דוח ביקורת מס' 3/13: התפקשרות עם חברת ו.ר.ד חשבונאות וניהול בע''מ

ממצא: לא נערך מכרו/תהליך התמחנת טרס ההתקשרות התוזית עם החברה. לדברי הגזבר, לא נערך מכרו

טרס ההתקשרות עם החברה, לאור העובדה כי התברה מתמתה בתחומה.

המלצה: המועצה תערוך מכרו/תהליך התמחות, בהתאס להוראות צו המועצות המקומיות \/או תקנות

חובת המכרזים ובהתאט לסכומי ההתקשרות המחייבים ביצוע מכרז והמתעדכנים מעת לעת בהתאם

לעליית המדד בחוזרי מנכייל/ באתר משרד הפנים.

התלטה: המועצה תערוך מכרז/תהליך תתמחות, בהתאם להוראות צו המועצות המקומיות ו/או

תקנות חובת המכרזיט ובתתאם לסכומי ההתקשרות במחייבים ביצוע מכרז והמתעדכנים מעת לעת

בהתאט לעליית המדד בחוזרי מנכ''ל באתר משרד הפנים.

אחריות ביצוע: מזכיר המועצה+ גזבר

לוש לבוצוע: מללרר

ממצא: הסכס ההתקשרות אשר נחתם עס החברה, במסגרתו שכייט מבוסס הצלחה ומשולס מתקציביס

המגיעיס למועצה ממשרד התינוך למימון פעולות תינוך ורווחה, עומד בסתירה לאמור בחוזר מנכייל משרד

הפנים מס/ 6/03.

המלצת : המועצה לא תתקשר בחוזים עם יועציס תיצונייס בהס שכייט מבוסט הצלחה על מנת שאלה יפעלו

להעבור"ת תקציבים המגיעים לרשות. לגבי יתר החוזים, מומלץ כי המועצה תימנע מלהתקשר בחוזים בהם

שכייט מבוסס הצלחה, מבלי שנבחנה הכדאיות הכלכלית הטמונה בהצעות חלופיות ומבלי שבוצעה הערכת

אומדן מראש לגובהו. בכל מקרה, התקשרות כאמור, תתבצע בשיעור שכייט סביר ולאחר קבלת הטכמת

ראש הרשות בכתב.

החלטת : המועצה לא תתקשר בחוזים עם יועצים חיצוניים בהם שכ'יט מבוסס הצלחה על מנת שאלת

יפעלו להעברת תקציבים המגיעים. לרשות. לגבי יתר החוזים, מומל כי המועצה תימנע מלהתקשר

בחוזים בהם שכ''ט מבוסט הצלחה, מבלי שנבחנה הכדאיות הכלכלית הטמונה בהצעות חלופיות

ומבלי שבוצעה הערכת אומדן מראש לגובהו. בכל מקרה, התקשרות כאמור, תתבצע בשיעור שמייט

סביר ולאחר קבלת הסכמת ראש הרשות בכתב.

אחריות ביצוע: גזבר המועצה +ועמייש

אישור פרוטוקול ועדת ביקורת מס' 2/14 מיום 27/5/2014 - ישיבת מליאת מועצה שלא מן המניין 13/14 עמוד 1 מתוך 14

א. גוחר:

א. גוחר:

א. גוחר:

ממצא: נמצא כי שני הסכמי ההתקשרות עס החברה, נחתמו על ידי המועצה בטרס ניתנה הסכמת החשב

המלווה בכתב ובנמגוד לאמור בפקודת המועצות המקומיות/פקודת העיריות (נוסח חדש).

המלצה: המועצה לא תתקשר בהתתייבות כספית ללא אישור מראש של החשב המלווה ובכתב כאמור

בפקודת העיריות. לשס הבטחת התקשרות כאמור בחוק, ראש המועצה יחתום על חוזה ההתקשרות רק

לאחר חתימתו של החשב ומועד חתימתו יהא המועד אשר יצוין בכותרת ההסכס כמועד חתימתו על ידיל

הרשוו.

החלטת: המועצה לא תתקשר בהתחייבות כספית ללא אישור מראש של החשב המלווה ובכתב

כאמור בפקודת העיריות. לשם הבטחת התקשרות כאמור בחוק, ראש המועצה יחתום על חוזה

ההתקשרות רק לאחר חתימתו של החשב ומועד חתימתו יהא המועד אשר יצוין בכותרת ההסכם

במועד חתימתו על ידי הרשות.

אחריות ביצוע: גזבר המועצת +יועמייש

ממצא: היועץ המשפטי אישר בתתימתו את הסכמי ההתקשרות עם החברה. יחד עם זאת, נמצא כי לא

ניתנה חוויד משפטית בכתב לעסקה טרם ההתקשרות עס החברה ובניגוד לאמור בחוק הרשויות

המקומיות (ייעוץ משפטי), תשלייו 1975.

המלצה: המועצה לא תתקשר בהסכס ללא קבלת תווייד משפטית טרס ההתקשרות, כאמור בסעיף 7 בי

לחוק הרשויות המקומיות (ייעו\ משפטי), תשלייו-1975. '

החלטה: המועצה לא תתקשר בהסכט ללא קבלת חוו''ד משפטית טרם ההתקשרות, כאמור בסעיף

לב' לחוק הרשויות המקומיות (ייעוץ משפטי), תשלייו-1975.

אחריות ביצוע: גזבר המועצה

ממְצַא : שכייט בהסכס ההתקשרות עם החברה, לא נסמך על מקור תקציבי שהוקצה מראש, וזאת בניגוד

לאמור בפקודת המועצות המקומיות (נוסת חדש).

כמו כן, בהטכמי ההתקשרות, לא צוינו ההוראות הנדרשות על פי סעיף 27 לחוק יסודות התקציב,

התשמייה-1985.

המלצה: המועצה תציין בחוזה התקשרות במסגרתו התמורה עולה על הסכום הקבוע בחוק יסודות

התקציב, כי: /נתקיימו בו כל התנאים וניתנו לגביו כל האישודים הדרושים לפי כל דין וכי ההוצאת

הכספית לביצועו מתוקצבת, בציון שעיף ההקצבת/. יצוין, כי במקרים בהס שכייט הקבוע בתוזה עולה על

סך של 460,000 ₪ ולא צוין כפי האמור לעיל, חל סעיף 27(ב) לחוק לפיו: *חוזה של תאגיד או של רשות

מקומית שהתמורת הכרוכת בו עולה על 460,000 שקפים חדשיס ולא נתקיימו בו כל התנאים או לא ניתנו

לגביו כל האישודים הלרושים לפי כל לין, או שההוצאה הכספית לביצועו לא תוקצבת - בטע/.

0%

אישור פרוטוקול ועדת ביקורת מס' 2/14 מיום 27/5/2014 - ישיבת מליאת מועצה שלא מן המניין 13/14 עמוד 2 מתוך 14

א. גוהר:

החלטה: המועצה תציין בתוזה התקשרות במסגרתו התמורה עולה על הסכום הקבוע בחוק יסודות |

התקציב, בי: ,נתקיימו בו כל התנאים וניתנו לגביו כל תאישורים הדרושים לפי כל דין וכי ההוצאה |

הכספית לביצועו מתוקצבת, בציון סעיף ההקצכק?. יצוין, כי במקרים בהם שבייט הקבוע בחוזת

עולה על סך של 460,000 ₪ ולא צוין כפי האמור לעיל, חל סעיף 27(ב) לחוק לפיו: /חוזה של תאגיד

או של רשות מקומית שהתמורת הכרוכת בו עולה על 460,000 שקלים חדשים ולא נתקיימו בו כל

התנאים או לא ניתנו לגביו כל האישורים הדרושים לפי כל דין, או שתהוצאה הכספית לביצועו לא

תוקצבה - בטלי,

אחריות ביצוע: גזבר המועצה

צו ו

ממצא: נמצא כי הסכם ההתקשרות מיוםס 15.10.2012, אינו כולל פירוט עבודת החברה ואו

מעגן משפטית את כל חובותיהי של התברה באופו שיש בו כדי להגן על המועצה במידה של

הפרה כגון: תוסר בהטלת חובת: אחריות ושיפוי כלפי צד גי, פירוט עבודת החברה, אי הסדרת

יחסי העבודה בין החברה למועצה באופן שיפקיע יחסי עובד מעביד, אי הסדרת חובות

החברה כלפי עובדיה ועוד (פירוט בגוף הדות). :

המלצה: המועצה תתקשר בהסכמים עם גורמיס שלישיים, על פי נוסת ערוך כדין על ידי היועצ המשפטי

של המועצה. הסכס כאמור, יקיף את כל הזכויות והחובות של הצדדים ויכלול סעיף סיוס התקשרות טרס

מועד פקיעתו. .

התלטה: המועצה תתקשר בהסכמים עט גורמים שלישיים, על פי נוטח ערוך כדין על ידי היועצ

המשפטי של המועצה. הסכם כאמור, יקיף את כל הזכויות והחובות של הצדדים ויכלול סעיף סיום

התקשרות טרם פקיעתו.

אחריות ביצוע: גזבר המועצת

ממצא: הסכם ההתקשרות מיוס 16.10.2013, נחתם ערב קיומן של בתירות לרשות ונכנס לתוקפו רק ביום

3.ָ כאמור בחוק הרשויות'המקומיות (בחירת ראש הרשות וסגניו וכהונתס), ראוי היה כי תידחה

ההתקשרות עד לכניסת כהונתו של ראש המועצה החדש וזאת לאור חוטר הדתיפות, לשון החוק ולאור

הלכה שנקבעה בבימייש העליון. עס זאת, הביקורת סבורה כי בבחינת שיקולי עלות-תועלת, נכון להותירו

על כנו.

המלצה: בשקילת עלות מול תועלת, הביקורת ממליצה להותיר את הטכם ההתקשרות עם התברה על כנר:

בשל הליקוייס הרבים אשר נתגלעו בהתנהלות הדיווחים על ידי מתלקת החינוך. ברם, לנוכת העובדה כי

ההסכס נחתם טופית רק ביוס 27.10.2013 ולאתר קיוס הטבב הראשון של הבחירות, ראש הרשות רשאל

לפנות אל שר הפניס בבקשה לביטולו, במידה וימצא לנכון לעשות כן.

אישור פרוטוקול ועדת ביקורת מס' 2/14 מיום 27/5/2014 - ישיבת מליאת מועצה שלא מן המניין 13/14 עמוד 3 מתוך 14

א. גוהר:

החלטת : בשקילת עלות מול תועלת, הביקורת ממליצה להותיר את הסכם ההתקשרות עם החברה

על כנו, בשל הליקויים הרבים אשר נתגלעו בהתנהלות הדיוותים על ידי מחלקת החינוך. ברם, לנוכת

העובדה כי ההטכם נחתס סופית רק ביוט 27.10.2013 ולאחר קיום הסבב הראשון של הבחירות,

ראש הרשות רשאי לפנות אל שר הפנים בבקשה לביטולו, במידה וימצא לנכון לעשות כן.

אחריות לביצוע: גזבר המועצת = ="

|):

ממצא: נמצא כי סך של 198,464 אשר שולס לידי החברה בהמתאה ביום 24.11.2013, טרם שויך לסעיף

תקציבי מתאים. :

המלצה: מחלקת הנהלת חשבונות, תפעל לאיפוס תשבון החברה במועצה ושיוך תשלום שכייט האחרון ;

ששולם לה, לסעיף תקציבי מתאים.

החלטה: מחלקת הנהלת חשבונות, תפעל לאיפוס חשבון החברה במועצה ושיוך תשלום שכייט

האחרון ששולם לה, לסעיף תקציבי מתאים. ן

ממצא: נמצא, כי לא מתקיימת בקרה נאותה אחר עבודת מחלקת התינוך, הן אחר מערך הדיווחים

ותקינותו, והן אתר קבלת הכספים מאת משרד החינוך.

המלצה: גובר המועצה, יבנה מערך בקרה חודשי סדור אחר הכטפים המגיעים למועצה מאת משרד

החינוך, באופן שיאפשר לו לאתר כספים שטרס נתקבלו מבעוד מועד. כתגובה להמלצה זו, מסר הגובר כל

הבקרה מתבצעת בשוטף על ידי התְבָרה. :

מנהל מחלקת החינוך, יגיש לגזבר ולמוכיר, אחת לתודש, דיוות על פעילות מחלקתו בתחום הדיוותיס

והכספים שהתקבלו ממשרד החינוך בעטיים וכן את פירוט הליקויים והצעדים שננקטו תיקונס.

החלטה: גזבר המועצה, יבנה מערך בקרה חודשי סדור אחר הכספים המגיעים למועצה מאת משרד

החינוך, באופן שיאפשר לו לאתר כספיט שטרם התקבלו מבעוד מועד. כתגובה להמלצה זו, מסר

הגזבר כי הבקרה מתבצעת בשוטף על ידי החברה. מנהל מחלקת התינוך, יגיש לגזבר ולמזכיר, אחת

לחודש, דיווח על פעילות מחלקתו בתחום הדיווחים והכטפים שהתקבלו ממשדד החינוך בעטיים וכן

את פירוט הליקויים והצעדים שננקטו תיקונס.

אחריות ביצוע: גזבר המועצת

אישור פרוטוקול ועדת ביקורת מס' 2/14 מיום 27/5/2014 - ישיבת מליאת מועצה שלא מן המניין 13/14 עמוד 4 מתוך 14

א. גוחר:

א. גוהר:

א. גוחר:

ממצא: תהליך העבודה במחלקת החינוך, אינו מעוגן בנחלי עבודה מוסדרים ואינו מוטמע הלכה למעשה

בקרב עובדי המחלקה.

המלצה: המועצה תדאג למערך הדרכה והטמעת תהליך הדיוות למשרדים ממשלתיים לעובדים הנוגעיס

בדבר, על ידי גורס מקצועי מתאיט, \

התלטה : מנהל מחלקת החינוך בשיתוף עם הגזבר ועם הגב' רינה וויסלר, יפעלו לכתיבת נוהל כמו כן,

המועצה תדאג למערך הדרכה והטמעת תהליך הדיוות למשרדים ממשלתיים לעובדים הנוגעים בדבר, .

על ידי גורם מקצועי מתאים.

אחריות ביצוע: גזבר המועצה, יועמ'יש, מנהל מחלקת חינוך

2 דוח ביקורת מס' 2/13 : התקשרות עם קבלנים וספקים ללא מכרז

ממצא: מזה מעל לשלוש שנים ועד לביצוע הביקורת דנן, לא אויש תפקיד מנהל מחלקת רכש ואספקה

במועצה, לא נתקבל אישור נחיצות משרה, לא פורטם מכרז מתאים והמחלקה מאוישת בעובדת אחת

בלבד המועסקת בהיקף משרה חלקי (סעיף 8.1 בדויית).

המלצה: המועצה תמשיך לפעול למינוי מנהל רכש ואספקה כנדרש בצו המועצות המקומיות.

החלטה: המועצה תמשיך לפעול למינוי מנהל רכש ואספקה כנדרש בצו המועצות המקומיות.

אחריות ביצוע: גזבר המועצה

ממצא: המועצה אינה מכינה תחצית/תכנון צריכה תקופתי כנדרש בצו המועצות המקומיות (סעיף 8.2

לחלן).

המלצה: מיד עס בחירתו, מנהל רכש בשיתוף עס מנהלי המחלקות הרלבנטיות ובתיאום עם הגזבר, יכין

תחזית ו/או תכנית צריכה רבעונית כנקוב בצו המועצות המקומיות.

החלטה: מיד עם בחירתו, מנהל רכש בשיתוף עס מנהלי המחלקות הרלבנטיות ובתיאוס עם הגזבר,

יכין תחזית ו/או תכנית צריכה רבעונית כנקוב בצו המועצות המקומיות.

אחריות ביצוע: גזבר המועצה

112

אישור פרוטוקול ועדת ביקורת מס' 2/14 מיום 27/5/2014 - ישיבת מליאת מועצה שלא מן המניין 13/14 עמוד 5 מתוך 14

א. גוחר:

א. גוהר:

ממצא: לא מתבצעת בקרה על מחות ההזמנות לאספקת שירותים/רכישת טובין והיקפןו בשנת כספים

אחת (סעיף 8.2 בדות).

המלצה: מחלקת רכש תבצע מעקב אחר ביצוע רכישות טובין/אספקת שירותים למחלקות השונות

בהתאם לתחזית הרבעונית אשר חוכנה עבורם. רכישות טובין ו/או אספקת שירותים, יאושרו כל עוד ה

מצוייט במסגרת התוכנית הרבעונית ובמגבלת התקציב המאושר של המחלקה. חריגות מהתוכנית, ידונו

באופן פרטני ויאושרו רק על ידי הגורמיס המוסמכים לכך ובראשותם גזבר המועצה.

החלטה: מחלקת רכש תבצע מעקב אחר ביצוע רכישות טובין/אספקת שירותים למחלקות השונות

בהתאם לתחזית הרבעונית אשר הוכנה עבורם. רכישות טובין ו/או אספקת שירותים, יאושרו כל עוד

הם מצויים במסגרת התוכנית הובעונית ובמגבלת התקציב המאושר של המחלקה. חריגות

מהתוכנית, ידונו באופן פרטני ויאושרו רק על ידי הגורמים המוסמכים לכך ובראשותם גזבר

המועצה. |

אחריות ביצוע: גזבר המועצת

ממצא: נמצאה התקשרות עס קבלן אחד לשיפוץ מספר גנים בו ומנית, אשר בחירתו בוצעה בהליך.

התמחרות אחד, תוך פיצול מספר העבודות באופן שסכומן הכולל תייב עריכת מכרצ (סעיף 8.3 בדות).

המלצה: תהליך רכישת טובין/אספקת שירותים, יתבצע בהתאם לאמור בצו המועצות המקומיות ובנוהל

המועצה, כאשר מחלקת הרכש וגובר המועצה, יקפידו למלא אחר הוראותיו כלשונן, בעיקר ככול הנוגע

לגובה הסכוס המקטימאלי, הפטור ממכרז.

החלטה: תהליך רכישת טובין/אָספקת שירותים, יתבצע בהתאם לאמור בצו המועצות המקומיות

ובנוהל המועצה, כאשר מחלקת הרכש וגזבר המועצה, יקפידו למלא אחר הוראותיו כלשונן, בעיקר

ככול הנוגע לגובה הסכום המקסימאלי, הפטור ממכרז.

אחריות ביצוע: גזבר המועצה, ולועמי"ש

לג 12

אישור פרוטוקול ועדת ביקורת מס' 2/14 מיום 27/5/2014 - ישיבת מליאת מועצה שלא מן המניין 13/14 עמוד 6 מתוך 14

א. גוחר:

א. גוהר:

ממצא: נמצאו מקריס בהם נמסרו עבודות קבלניות ישירות ממחלקות המועצה ומבלי שנערך הליף

התמתרות כדין על ידי מחלקת רכש ואספקה ומבלי שהעבודה ו/או סכומה אושרו על ידה (סעיף 8.3 בדות)..

המלצה: מנכייל המועצה והגזבר, ידאגו לרענון תהליכי העבודה בנושא רכש והתקשרויות עם טפקים

חיצונייס בקרב מנהלי המחלקות ועובדי המועצה, באופן שיחול איסור למסור עבודות לספק חיצוני, מבלי

שהלה יעבור-תהליך של מכרז/הצעות:מחיר כדין. במהלך הרענון, יובחר כי במקריס מעין אלו, לא ישולם

שכר עבור העבודה אשר בוצעה על ידי הספק ללא אישור המועצה מראש וכנדרש.

לא תתקבלנה ולא תשולמנה חשבוניות בגין עבודות אשר בוצעו ללא תהליך קבלת הצעות מחיר/מכרצ לפי

הצורך.

ראש המועצה בשיתוף עם מזכיר המועצה, יבררו עס מנהל מחלקת החינוך את הטיבות אשר בעטיין בוצעו

שתי עבודות אשר הוזמנו על ידי המחלקה מבלי שעברו תהליך של הצעות מתיר כדין ומבלי שנתקבל בגינן

אישור מראש ובכתב מאת הגורמים המוסמכים במועצה, ביניהס החשב המלווה, וישקלו את צעדיהסי:

בהתאס. |

החלטת : מנכייל המועצה והגזבר, ידאגו לרענון תהליכי העבודה בנושא רכש והתקשרויות עס

ספקים חיצוניים בקרב מנהלי המחלקות ועובדי המועצה, באופן שיחול איסור למסור עבודות

לספק חיצוני, מבלי שהלה יעבור תהליך של מכרז/הצעות מחיר כדין. במהלך הרענון, יובהר כי

במקריס מעין אלו, לא ישולם שכר עבור העבודה אשר בוצעה על ידי הספק ללא אישור המועצה

מראש וכנדרש.

לא תתקבלנה ולא תשולמנה חשבוניות בגין עבודות אשר בוצעו ללא תהליך קבלת הצעות

מחיר/מכרז לפי הצורך.

ראש המועצה בשיתוף עם מזכיר המועצה, יבררו עם מנהל מחלקת התינוך את הסיבות אשר |

בעטיין בוצעו שתי עבודות אשר הוזמנו על ידי המחלקה מבלי שעברו תהליך של הצעות מחיר כדין

ומבלי שנתקבל בגינן אישור מראש ובכתב מאת הגורמים המוסמכים במועצה, ביניהם החשב

המלווה, וישקלו את צעדיהס בהתאם.

אחריות לביצוע:ראש המועצה, מזכיר המועצה ומנהל מתלקת חינוך ותנ''ס

ממצא: הצעות מחיר מאת טפקים, בסכוס העולה על 5,000 ₪, אינן מוגשות בהכרת במעטפות סגורות

כנדרש בנוהל הרכש (סעיף 8.3 בדות).

המלצה: ברכישות של עד 5,000 ₪, לא יתבצע הליך של הצעות מחיר.

החלטה: ברכישות של עד 5,000 ₪, לא יתבצע הליך של הצעות מחיר.

אחריות ביצוע: גזבר המועצה, ויועמייש.

לול לב ם תוצאת נוהל רכש ועד ליום 31.8.2014

א. גוהר:

א. גוהר:

א. גוהר:

ממצא: נמצאו מטפר מקריס בהם לא בוצעה חפניה למצער לשלושה ספקיט לקבלת הצעות מחיר כנדרש

בנוהל הרכש (סעיף 8.3 בדות).

המלצה: ברכישות המתבצעות באמצעות הליך של הצעות מחיר, יש להקפיד על פנייה לשלושח ספקים לכל

הפחות כאמור בנוהל הרכש.

תחלטה: ברכישות המתבצעות באמצעות הליך של הצעות מחיר, יש להקפיד על פנייה לשלושת

ספקים לכל הפחות כאמור בנוהל הרכש.

אחריות ביצוע: גזבר המועצה.

ממצאן: הפניות לקבלת הצעות מחיר אינן מנוסתות באופן אחיד ועקבי (סעיף 8.4 בדויית).

המלצה : מומל כי תונהג אחידות באופן הפנייה לקבלת הצעות מחיר, בין אם מדובר באספקת טובין ובין

אס בביצוע עבודות קבלניות. בכל מקרה, *ונהג טופס אתיד אשר יערך בשיתוף עס היועצ המשפטי של

המועצה.

החלטה: מומלצ כי תונהג אחידות באופן הפנייה לקבלת הצעות מחיר, בין אם מזזיובר באספקת

טובין ובין אם בביצוע עבודות קבלניות. בכל מקרה, *ונהג טופט אחיד אשר יערך בשיתוף עם היוע |

המשפטי של המועצה.

אחריות ביצוע: גזבר המועצה.

ממצא: התקשרות עס ספק מתבצעת עוד בטרס נפתת עבורו כרטיט בהנהלת חשבונות ומבלי שהלה

נתבקש להציג אישורי ניהול ספרים וניכוי מס במקור כחוק (סעיף 8.4 בדויית).

המלצה: הפנייה לקבלת הצעות מחיר, תופנה אך ורק לנותן שירות אשר מופיע ברשימה מובנית וסגורה

של טפסים/קבלניס ואשר תנוהל על ידי הרכש. הרשימה תכלול את הספקים/קבלנים אשר נבחנו חיטב

טרם נכללו ברשימה ולאחר שהציגו אסמכתאות מתאימות על ניהול ספרים כדין.

החלטה: הפנייה לקבלת הצעות מחיר, תופנה אך ורק לנותן שירות אשר מופיע ברשימה מובנית |

וסגורה של ספקים/קבלניס ואשר תנוהל על ידי הרכש. הרשימה תכלול את הספקים/קבלנים אשר ,

נבחנו היטב טרס נכללו ברשימה ולאחר שהציגו אסמכתאות מתאימות על ניהול ספרים כדין.

אחריות ביצוע: גזבר המועצה.

0

אישור פרוטוקול ועדת ביקורת מס* 24 מיום 4 - ישיבת מליאת מועצה שלא מן המניין 13/14 עמוד 8 מתוך 14

א.גוהר:

א. גוהר:

א. גוהר:

.

ממצא: נמצא כי בהליך התקשרות באמצעות הצעות מחיר, לא נחתם חוזה התקשרות מוסדר בין

המועצה לספק/קבלן בנוסת מותאס לאופי ההתקשרות ומהותה (סעיף 8.4 בדות).

המלצם: המועצה תחתוס עט הקבלן על הסכם מסגרת למתן שירותים בתחוס הבניה, תוך הקפדה על

קבלתו ובדיקתו של ביטוח אחריות מקצועית וצד גי וכן ערבות בנקאית/ביצוע לפי הצורך.

החלטת : המועצה תחתוט עם הקבלן על הסכם מסגרת למתן שירותים בתתום הבניה, תוך הקפדה על

קבלתו ובדיקתו של ביטוח אחריות מקצועית וצד ג' וכן ערבות בנקאית/ביצוע לפי הצורך.

אחריות ביצוע: גזבר המועצה.

ממצא: המועצה אינה מנהלת רשימת ספקים/קבלנים מובנית וכנדרש בצו המועצות המקומיות (סעיף 8.5

בדויית).

המלצה: נדרש לנהל רשימת קבלנים וספקים מוסדרת, אשר תנוהל ברכש ותעודכן מעת לעת. הרשימה

תכלול חלוקה לענפי עיסוק, וכן היקפים כספיים לכל קבלן/ספק. רשימה כאמור, תנוהל על ידי יוייר ועדת

המכרזיט במועצה, תהא פתוחה לעיון הציבור ותומצא אחת לשנה למועצה ולמבקרה. הרשימה תורכב אך.

ורק מקבלניס אשר מורשיס לעסוק בתחוס מומחיותס בהתאס לנקוב ברישיונס ו/או בפנקט הקבלנים.

החלטה: נדרש לנהל רשימת קבלנים וספקים מוסדרת, אשר תנוהל ברכש ותעודכן מעת לעת.

הרשימה תכלול חלוקה לענפי עיסוק, וכן היקפים כספיים לכל קבלן/ספק. רשימה כאמור, תנוהל

על ידי יו'יר ועדת המכרזים במועצה, תהא פתוחה לעיון הציבור ותומצא אחת לשנה למועצת

ולמבקרה. הרשימה תורכב אך ורק מקבלנים אשר מורשים לעטוק בתחוםט מומחיותם בהתאם לנקוב

ברישיונם ו/או בפנקט הקבלניס.

אחריות ביצוע: גזבר המועצה

ממצא: לא נקבעו אמות מידה לאופן חפנייה לספקים/נותני שירותיס בהתאס למומחיותם (סעיף 8.5

בדויית).

המלצה: ייקבעו אמות מידה אשר על פיהן יופנו בקשות לקבלת הצעות מחיר תוך שימת דגש לסיווגם

המקצועי על פי נקוב ברישיונס/רישומס בפנקט הקבלנים. בקשות לקבלת הצעות מחיר *ופנו

לקבלנים/ספקיט מתוך הרשימה בלבד ובהתאס לתתוס מומחיותם כאמור.

אישור פרוטוקול ועדת ביקורת מס' 2/14 מיום 27/5/2014 - ישיבת מליאת מועצה שלא מן המניין 13/14 עמוד 9 מתוך 14

א. גוהר:

א. גוהר:

החלטה : ייקבעו אמות מידה אשר על פיהן יופנו בקשות לקבלת הצעות מחיר תוך שימת דגש לסיווגם

המקצועי על פי נקוב ברישיונט/רישומס בפנקס הקבלנים. בקשות לקבלת הצעות מחיר *ופנו

לקבלנים/ספקים מתוך הרשימת בלבד ובהתאם לתחוס מומתיותם באמור.

אחריות ביצוע:גזבר המועצה.

ממצא: נמצאו מספר קבלניס אשר ביצעו עבודות עבור המועצה כפי דרישתה ואשר אינס רשומיס

בפנקט הקבלנים (סעיף 8.5 בדויית).

המלצה : נדרש לנהל רשימת קבלנים וספקים מוסדרת, אשר תנוהל ברכש ותעודכן מעת לעת. הרשימה

תכלול חלוקה לענפי עיסוק, וכן היקפים כטפיים לכל קבלן/ספק. רשימה כאמור, תנוהל על ידי יוייר ועדת

המכרוים במועצה, תהא פתוחה לעיון הציבור ותומצא אחת לשנה למועצה ולמבקרה. חרשימה תורכב אך

ורק מקבלנים אשר מורשיס לעסוק בתחום מומתיותט בהתאם לנקוב ברישיונס ו/או בפנקס הקבלנים.

החלטהת: נדרש לנהל רשימת קבלנים וספקים מוסדרת, אשר תנוהל ברכש ותעודכן מעת לעת.

הרשימה תכלול חלוקה לענפי עיסוק, וכן היקפים בספיים לכל קבלן/ספק. רשימה באמור, תנוחל

על ידי יו'יר ועדת המכרזים במועצה, תהא פתותה לעיון הציבור ותומצא אחת לשנה למועצה

ולמבקרה. הרשימה תורכב אך ולק מקבלניט אשר מורשים לעסוק בתחוס מומתיותט בהתאם לנקוב

ברישיונס ו/או בפנקס הקבלנים.

אחריות ביצוע: גזבר המועצה.

1

ממצא: נמצאו מספר ליקוייס מהותייס בתהליך הזמנת עבודות שיפוץ בבית הטפר צלילי נועס (סעיף 8.7

בדויית).

אישור פרוטוקול ועדת ביקורת מס' 2/14 מיום 27/5/2014 - ישיבת מליאת מועצה שלא מן המניין 13/14 עמוד 10 מתוך 14

א. גוהר:

המלצה: ראש המועצה, בשיתוף עם הגובר, מזכיר ומנהל מחלקת התינוך, יומנו את מנהלת בית הספר

צלילי נועם, לקבלת הבהרות בנוגע למקרה אשר אירע כמפורט בסעיף 8.7 להלן וישקלו את צעדיהם

בהתאם. לאור הממצאים המהותייס שנמצאו בעניין, המועצה תשקול האס יבוצע התשלוס לקבלן על ידה

ואס לאו ולאחר קבלת אישורו של ראש המועצה. בכל מקרה, סכום התשלום לא יעלה על 40,500 ₪,

מחלקת הנדסה לא תפנה בדרישה לרכש לעריכת מכרז/התמחרות לביצוע עבודות קבלניות/אטפקת טובין,

מבלי שבדקה את נחיצות העבודה והאס אכן נדרש לבצעה בפועל. מחלקת רכש ואטפקה לא תקבל/תטפל

בבקשה כאמור מבלי שקיבלה אישור בכתב מאת מחלקת הנדסה כי אכן נדרש לבצע את עבודה בפועל. כל

את למען הישנות מקרים כגון וּה, של דרישה לביצוע עבודה שבוצעה וה מכבר. כמו כן המועצה לא

תתקשר בהתתייבות כספית טרס קבלת אישור לפתיחת תבייר מאת משרד הפניס כנדרש.

החלטה:ראש המועצה, בשיתוף עם הגזבר, מזכיר ומנהל מחלקת החינוך, יזמנו את מנהלת בית

הספר צלילי נועם, לקבלת הבהרות בנוגע למקרה אשר אירע כמפורט בסעיף 8.7 להלן וישקלו את

צעדיהס בהתאם. לאור הממצאים המהותיים שנמצאו בעניין, המועצה תשקול האם :בוצע התשלום

לקבלן על ידה ואם לאו ולאחר קבלת אישורו של ראש המועצה. בכל מקרה, סכוס התשלום לא יעלה

על 45,500 ₪. מחלקת הנדסה לא תפנה בדרישה לרכש לעריכת מכרז/התמחות לביצוע עבודות

קבלניות/אטפקת טובין, מבלי שבדקה את נחיצות העבודה והאם אכן נדרש לבצעה בפועל. מחלקת

רכש ואספקה לא תקבל/תטפל בבקשה כאמור מבלי שקיבלה אישור בכתב מאת מחלקת הנדסת כי

אכן נדרש לבצע את העבודה בפועל, כל זאת למען הישנות מקרים כגון זה, של דרישה לביצוע עבודה

שבוצעה זה מכבר. כמו כן המועצה לא תתקשר בהתחייבות כספית טרס קבלת אישור לפתיחת תב,ר

מאת משרד הפנים כנדרש.

אחריות לביצוע: ראש המועצה וגזבר.

יצוע: 31.9.2014

ממצא: הליך התקשרות עס ספק/קבלן מתבצע ללא דרישת סף להמצאת ביטות אחריות מקצועית וצד מ =

ובמידת הצורך ללא אישורי משטרה עבור קבלן המועסקיס במוסדות מסוימיט (סעיף 8.4 להלן).

המלצה: המועצה תחתום עס הקבלן על הסכס מסגרת למתן שירותיס בתחום הבניה, תוך הקפדה על

קבלתו ובדיקתו של ביטות אחריות מקצועית וצד גי וכן ערבות בנקאית/ ביצוע לפי הצורך.

החלטה: המועצה תחתוט עם הקבלן על הסכט מסגרת למתן שירותים בתחום הבניה, תוך הקפדה

על קבלתו ובדיקתו של ביטוח אחריות מקצועית וצד ג' וכן ערבות בנקאית/ ביצוע לפי הצורך.

אחריות לביצוע: גזבר המועצה

אישור פרוטוקול ועדת ביקורת מס' 2/14 מיום 64 - ישיבת מליאת מועצה שלא מן המניין 13/14 עמוד 11 מתוך 14

א. גוהר:

א. גוהר:

ממצא: נמצאו מסי ליקויים בהליך התקשרות עס הקבלן אור-לי-עד (סעיף 8.6).

המלצה: לאור הממצאים המפורטים בסעיף 8.6 להלן, המועצה תשקול את המשך ההתקשרות עם הקבלן

ייאור-לי-עדיי, מהותה והיקפה. כמו כן, המועצה תחתוט עם הקבלן על הסכס מסגרת למתן שירותים

בתחוס הבניה, תוך הקפדה על קבלתו ובדיקתו של ביטות אחריות מקצועית וצד גי וכן ערבות

בנקאית/ביצוע לפי הצורך.

החלטה: לאור הממצאיס המפולטיט בסעיף 8.6 להלן, המועצה תשקול את המשך ההתקשרות עם

הקבלן ''אור-לי-עד'', מהותה וליקפה. כמו כן, המועצה תחתוס עם הקבלן על הסכם מסגרת למתן

שירותיס בתחום הבניה, תוך הקפדת על קבלתו ובדיקתו של ביטוח אחריות מקצועית וצד ג' וכן

ערבות בנקאית/ביצוע לפי הצורך,

אחריות לביצוע: גזבר המועצה

3. דוח ביקורת מס' 1/14: בדיקת הזמנת עבודה מספק על ידי יחידת הנוער

ממצא: העבודה הנדרשת במפורט ;בהזמנת העבודה אינה מנוסחת כדין והיא נחזית להיות עבודה אשרי

בוצעה וה מכבר. 0

המלצה: יחידת הנוער, תגיש בקשה להזמנת עבודה חדשה ועדכנית בה תפורט העבודה על פי מפרט

מסודר.

החלטה: יחידת הנוער, תגיש בקשה להזמנת עבודה חדשה ועדכנית בה תפורט העבודה על פי מפרט

מסודר.

אחריות ביצוע: הרכש.

ממצא: נמצא כי הספק הינו קרוב משפתה מדרגה ראשונה ושנייה של שתיים מועבדות המועצה, אשר

אחת מהן הינה מיימ מנהלת יחידת הנוער.

לאור האמור לעיל ולשם מניעת ניגוד אינטרטים, נדרש לבצע תהליך של הצעות מחיר במעטפות טגורות,

אשר ינוחל על ידי הרכש ומטעמו בצרוף מפרט מוסדר שתעביר יחידת הנוער.

המלצה: מזכירות המועצה בשיתוף עס חיועמייש, תדאג לכתיבת נוהל שעניינו: התנהלות עס ספקים

בעלי ויקה לעובדי המועצה ואשר בלול הוראות מפורשות למניעת ניגוד עניינים ואיסור מפורש על עובדי

המועצה להיות מעורביס במישרין עס ספקים בעלי קירבה משפחתית. הנוהל יופץ בקרב עובדי המועצה

ויוטמע באמצעות מנהלי המחלקות יבהתאט.

אישור פרוטוקול ועדת ביקורת מס' 2/14 מיום 27/5/2014 - ישיבת מליאת מועצה שלא מן המניין 13/14 עמוד 12 מתוך 14

החלטת .מזכירות המועצה בשיתוף עם היועמייש, תדאג לכתיבת נוהל שעניינו: התנהלות עם

ספקים בעלי זיקה לעובדי המועצה ואשר יכלול הוראות מפורשות למניעת ניגוד עניינים ואיסור

מפורש על עובדי המועצת להיות מעורבים במישרין עם ספקים בעלי קירבה משפחתית. הנוהל יופ

בקרב עובדי המועצה ויוטמע באמצעות מנהלי המחלקות בהתאם.

אחריות ביצוע: גזבר המועצה

4. דוח ביקורת מס' 2/14: בדיקת תשלומים עם קבלן הגינון עירן סנגלובי\

א. גוהר: ממצא: הפחתת הקנסות של קבלן הגינון, בוצעה על פי שיקול דעתו של מנהל מחלקת התפעול דאז, אשר,

עזב וה מכבר את עבודתו במועצה בּיום 31.12.2012.

כמו כן, נמצא כי במועצה לא, קיים נוחל כתוב בדבר הסמכויות המוקנות למנהלי מחלקות

במחיקת/הפחתת קנסות הנזקפות לחוָבת ספק המועצה על פי הסכס התקשרות עימו.

המלצה: מוכירות המועצה בשיתוף עס היועמייש, יפעלו לכתיבת נוהל מתאים, בדבר הסמכויות המוקנות

למנהלי מחלקות, בכל הנוגע למחיקה/הפחתה של קנסות הנזקפים לחובת ספק/ נותן שירותים למועצה,

על פי הסכם כדין. |

במידה ומנהל התפעול ימצא לנכון לבצע מחיקה/הפחתה של הקנסות הנזקפיס לחובת קבלן הגינון וזאת

שלא בהתאם להמלצת מנהל מדור הגינון, ובכפוף לסמכויות אשר יוקנו לו על פי נוחל המועצה, יתעד הלה

בכתב את הסיבות שבגינן הופחת טכוס הקנט תוך ביסוסן באסמכתאות מתאימות.

החלטה : מזכירות המועצה בשיתוף עם היועמייש, יפעלו לכתיבת נוהל מתאים, בדבר הסמכויות

המוקנות למנהלי מחלקות, בכל הנוגע למחיקה/הפחתה של קנסות הנזקפים לחובת ספק/ נותן :

שירותים למועצה, על פי הסכם כדין.

במידה ומנחל התפעול ימצא לנפון לבצע מחיקה/הפחתה של הקנסות הנטקפים לחובת קבלן הגינון |

וזאת שלא בהתאם להמלצת מנהל מדור הגינון, ובכפוף לסמכויות אשר יוקנו לו על פי נוהל המועצה,

יתעד הלה בכתב את הסיבות שבגינן הופחת סכוט הקנס תוך ביטוסן באסמכתאות מתאימות.

אחריות ביצוע: מזכיר המועצה +יועמייש

אישור פרוטוקול ועדת ביקורת מס' 2/14 מיום 27/5/2014 - ישיבת מליאת מועצה שלא מן המניין 13/14 עמוד 13 מתוך 14

א. גוהר:

ממצא: הביקורת סקרה את רישוס פירוט הקנסות כפי שנוחל על ידי מנחל מדור הגינון, ומצאה כי הלה

ניהל רישוס יומי של כל עבודת קבלן הגינון, לרבות הליקויים שהתגלו במהלך עבודתו. עס ואת, הקנסות

שהושטו על קבלן הגינון בוצעו.

המלצה: מנהל מדור הגינון ינחל רישוס יומי אודות עבודת קבלן הגינון כפי הנחוג עד כח ויחתיס את

הקבלן בתוס כל יום (אפשרי באמצעות הפקס), כל ואת לשם מניעת אי הבנות מיותרות בנוגע לקנסות

הנוקפות לחובתו מאי קיוס התתייבויותיו על פי הסכם.

החלטה: מנהל מדור הגינון ינהל רישוס יומי אודות עבודת קבלן הגינון כפי הנהוג עד כה ויחתים את

הקבלן בתוס כל יוס (אפשרי באמצעות הפקס), כל זאת לשם מניעת אי הבנות מיותרות בנוגע

לקנסות הנזקפות לחובתו מאי קלום התחייבויותיו על פי הסכם.

אחריות לביצוע: מזכיר המועצה+ יועמייש

אישור פרוטוקול ועדת ביקורת מס' 2/14 מיום 27/5/2014 - ישיבת מליאת מועצה שלא מן המניין 13/14 עמוד 14 מתוך 14