פרוטוקול ועדת ביקורת מס' 21

פרוטוקול הועדה לענייני ביקורת מיום 21.5.19

נוכחים: יגאל מעודד, יוסי וייסנשטרן, ישעיהו דובדבני, ליאת רותם.

דיון בדו"ח ביקורת בנושא רכש:

המבקרת הציגה את הדו"ח הביקורת והעלתה את הכשלים העיקריים שנמצאו במהלך הביקורת.

מומלץ למנהלת הרכש ללמוד את הנושא וצורת הפעלתו ממועצות שכנות.

יש לחזק את מעמד מנהל הרכש במועצה. לבנות נהלים, להטמיע אותם בעובדים, לנהל תכנון צריכה ולהחליט על בקרות מתאימות.

יש להקים וועדת רכש ולקבוע מדיניות רכש במועצה. את הרכבה, סמכויותיה ותדירות ישיבותיה.

מומלץ להקפיד על הפרדת תפקידים בין הרכש לגזברות.

יש להקפיד על קבלת מספר הצעות מחיר עבור כל התקשרות לפי הנהלים.

מומלץ לייעל התקשרויות בנושאים שוטפים באמצעות יציאה למכרזי מסגרת.

מומלץ לשנות את שיטת ההזמנות בגני הילדים לשיטה שיש בה בקרה גבוהה יותר.

מומלץ לשפר את הבקרה השוטפת של הגזבר על תהליך הרכש באמצעות קבלת דוחות ממוחשבים בנושאי הרכש השונים ושיפור הבקרות המוטמעות במערכת כגון- סריקת מסמכים והזמנות בדיעבד.

מומלץ לערוך את ספר הספקים במערכת לפי קטגוריות ולבצע את חיפוש הספק/קבלן ,ההזמנת העבודה ותיעודה באמצעות המערכת.

מומלץ על קידום שיתופי פעולה בין המחלקות הרלוונטיות, שיפור זרימת המידע ביניהן, עידוד שפה מקצועית אחידה, וקיומם של מפגשים בין- מחלקתיים לטיפול מערכתי בסוגיות הרכש.

מומלץ על הגברת מעורבות הרכש מול היחידות הפועלות , רכש אקטיבי מול כל מחלקות המועצה, ואחראי תקציב. פרסום ביצועי הרכש- והוכחת כדאיות למנהלי המחלקות.

יש למנות רשם מצאי ולהחל בתהליך מחשוב המצאי במועצה.

יש צורך בספירת מצאי במחסני החירום.

מומלץ למנות עובד ייעודי לתחזוקת המקלטים ולמחסני החירום במועצה.

חברי הועדה העירו כי יש להמשיך ולעקוב אחר תיקון הליקויים העולים בדו"ח זה.

דיון בדו"ח ביקורת בנושא תלונות הציבור:

בשנת 2018 נתקבלו כ37 תלונות . 11 מהם התקבלו בלשכת ממונה על תלונות הציבור, 16 בלשכת ראש המועצה ועוד 10 פניות שהפכו לתלונות.

מניתוח התלונות עולה כי הנושאים מגוונים וחוצי מחלקות. בעיקרם בנושא מיצוי זכויות.

55% מהתלונות נמצאו מוצדקות . 30% נמצאו לא מוצדקות ו15% נמצאו מוצדקות חלקית.

1,253 פניות נרשמו במערכת הסיטי קונקט בעיקר בנושא: פתיחת שערים,פינוי אשפה- בדגש על שבירת פחים ע"י המפנים, נזילות מים- בגינות ציבוריות ואזורים ציבוריים אחרים כגון בתי כנסת ,ספריות וכדו', תאורת רחוב- תלונות מרובות על חשיכה ברחובות ואי טיפול בזמן, וכן נושא של כלבים משוטטים.

המלצות הביקורת:

ניכר כי נושאי הפניות לא השתנו בשלוש השנים האחרונות, לפיכך יש לבחון מהלך התייעלות כולל אשר יבחן את פניות התושבים ואת הנושאים אשר הפניות חוזרות לגביהם.

הביקורת ממליצה להשתמש בנתוני פילוח פניות תושבים ככלי למינוף השירות במועצה.

בעקבות הביקורת, צומצמו מספר הקטגוריות באפליקציה לצורך התגברות על מכשול הבלבול והטבת הבחירה לתושבים.

לאחר כמעט ארבע שנים של שימוש באפליקציה , נצפה שינוי בהרגלי התושבים ו35% עושים שימוש באפליקציה. עם זאת, מרביתם עדיין מעדיפים להשתמש בטלפון.

מומלץ להמשיך ולהטמיע בקרב התושבים שימוש באפליקציה של המועצה.

חברי הועדה הסכימו כי תוצאות הדו"ח מתיישבות עם פני הדברים בשטח והמליצו למועתה למצוא פתרונות ארוכי טווח למניעת הישנות הפניות בעתיד.

רשמה- ליאת רותם

_____________

מר יגאל מעודד

יו"ר ועדת הביקורת