המלצות הוועדה לענייני ביקורת לדו"ח מבקרת העירייה לשנת 2021

בס"ד

כח' בתשרי תשפ"ג

23 אוק' 2022

לכבוד

מר רונן מרלי

ראש העירייה

שלום רב,

הנדון: המלצות הועדה לענייני ביקורת לדו"ח מבקר העירייה לשנת 1220

וועדת הביקורת סיימה את הדיון בדו"ח מבקר העירייה לשנת 2021.

הוועדה התכנסהלדון בדו"ח המבקר בשני מושבים, בתאריכים 14.09.2022 ו

19.10.2022 ודנהבדוחות הבאים :

1 .דוח ביקורת בנושארכש טובין ועבודות.

2.דוח ביקורת בנושאחיוב וגביית אגרות והיטלי בנייה.

3.דוח ביקורת בנושאהחברה הכלכלית לפיתוח נהריה בע"מ – דוח I.

4.דוח ביקורת בנושאהחברה הכלכלית לפיתוח נהריה בע"מ – דוח II.

נכחו: פרץ יצחק– יו"ר הוועדה

קלודיה מרקוב - חברת ועדה

מקס אפרייט - חבר וועדה

קרן דרכמן אבירם -מבקרת העירייה

מצ"ב המלצות הוועדה לפרקי דוח הביקורת.

הוועדה לענייני ביקורת מודה למבקרת העירייה קרן דרכמן אבירם על

הדוח המקיף ועל העבודה היסודית באיסוף החומר והבאתו לידי דוח

ממוקד ואיכותי.

דוח המבקר לשנת 1220

הביקורת בחנה אתפעולות הרכש בשנים 2018-2020 אשר התבססו על נוהל הרכש

העירוני ופעילותה הכוללת של החברה הכלכלית ובחנה את התנהלותה בשנים

2018-2020 תוך כדי התמקדות במוסדותיה, תקציבה, פעולותיה ושומרי הסף בה

להלן עיקרי ההמלצות לדווח, לקבלת מידע מלא יש לפנות לדוח המפורט.

רכש טובין ועבודות

הבחינה נעשתה באמצעות בדיקה מדגמית של עשרות מעניקי שירותים בכ-15000

הזמנות שהונפקו במהלך התקופה המבוקרת לקבלת הטובין ועבודות

1.הליך הצעות מחיר-

א. עד מרץ 2020 העירייה התנהלה ללא נוהל רכש.(לא הייתה מדיניות ברורה של

פניה לקבלת הצעות מחיר, לא הייתה הקפדה על איסוף הצעות מחיר).

ב. עם כניסת נוהל חדש בשנת 2020 נקבעו אמות מידה לניהול דרישות שסכומן

אינו עולה על הסכום המחייב פרסום.

ג. נמצאו הליכי הצעות מחיר ,פניה לספקים לרכישת טובין באמצעות המחלקה

תוך כדי עקיפת מחלקת הרכש.

ד. נמצאו הזמנות אשר סכומן הכולל אומנם אינו מחייב מכרז , אך צירופן

המתבקש להזמנה אחת היה משנה את הדרישות באשר לכמות הצעות המחיר

שיש לאסוף ובכך היה מביא להוזלה בעלויות.

2.עד למועד הביקורת טרם הקימה העירייה ספר ספקים הפתוח לעיון הציבור לפיו

הרשומים בו רשאים להשתתף במרכז זוטא תוך קביעת אמות מידה לפיהן תתבצע

הפניה אליהם.

3.רכישות החייבות מכרז-

א. בחלק מהמקרים התקשרות עם ספקים התבצעה ללא מכרז כנדרש.

ב. נמצאו ליקויים רבים הקשורים לרכישות ולתימחורם.

ג. רכישת חומרי ניקוי ורכישת חומרי אחזקה בוצעה בעבר ללא מכרז.

ד. שליש מהפריטים השייכים לתחום החשמל אינו מתומחר במסגרת מכרז דבר

שהביא לרכוש את הפריטים מאותו ספק במחירים שונים. מאות פריטים בתחום

הציוד המשרדי לא תומחרו במכרז.

המלצות

החל מפרסום נוהל רכש עירוני בשנת 2020 חלה ירידה במחירי הפריטים וכן

שיפור ניכר בתהליכי הרכש ברשות. חובתה של העירייה לפעול באופן גורף תוך

הקפדה על קיום כל דרישות התקנות , נוהל הרכש העירוני והוראות מינהל תקין

החלות עליה , תוך שמירה על עקרונות התחרותיות והשיויון.

1.יצויין שהוקם נוהל רכש בשנת 2020 וניכרת הקפדה על קיום הליך הצעות מחיר.

2.נדרש לסיים כתיבת ספר הספקים הפתוח לעיון הציבור

3.יש להקפיד על ביצוע רכש תוך כדי ריכוז הזמנות והבאתן לכדי פרסום מכרז.

4.תחום החשמל והציוד המשרדי -יש לוודא תמחור כלל הפריטים במסגרת מכרז

בנושא.

חיוב וגביית אגרות והיטלי בנייה

1.קיימיםכפילויות בסוגי היטלים ואגרות-יש לעדכן את אתר העירייה לסוגי

ההיטלים ואגרות הרלוונטיים.

2.נוהל חישוב אגרות והיטלים:

א. לא קיים נוהל עבודה עירוני המסדיר את הליך חישוב היטלים והפקת החיוב

למבקש.

ב. שטחי הבנייה לחיוב בהיטלים , מועברים מבודק התוכניות לאחראי על הגביה

מבלי לפרט אילו היטלים מדובר.

3.קיים חוסר הלימה בין סך הגבייה בפועל במערכת הגבייה לסך החיובים במערכת

הקומפלוט של מחלקת הבנייה.

4.ביצוע חישוב היטלים במחלקת הגבייה מתקיים לפני הזנתו במערכת הקומפלוט

של מחלקת הבנייה בניגוד לנוהל התקין.

5.שטחים ברי חיוב- העירייה אינה מחייבת חלק מהשטחים הנדרשים לחיוב ,

ומדיניות פטור עבור קומת עמודים מפולשת אינה אחידה.

6.עם הגשת בקשה להיתר נדרש לשלם 20% מסכום האגרה המשוערת קיים פער בין

השטח לחיוב לבין השטח עליו הושת הפיקדון. כמו כן גם לאחר דחיית הבקשה לא

הוחזרו כספי הפיקדון.

7 .בחלק מהמקרים מבקשי ההיתר שילמו הפיקדון ובקשתם אושרה ומאידך לא

שולמו ההיתרים בפועל למעט הפיקדון.

8. בדיקת הלימות תחשיבי אגרות והיטלים להוראות התקנות וחוקי העזר בהיתרי

בנייה שאושרו בוועדה-קיים ליקוי בחישוב השטחים לצורך תשלום ההיטלים

באופן בו חישוב השטחים נמוך ומתבצע בניגוד לחוקי העזר העירוני.

המלצות

1.יש לקבוע נוהל עירוני המסדיר את הליך חישוב וחיוב השטחים כמו כן לבצע

ריענון הנחיות לגבי ההיטלים שיש להשית בתחומי העיר השונים.

2.תהליך רישום היטלים-נדרשת הטמעת נתוני החישוב במערכת הקומפלוט על ידי

בודקות התוכניות ורק לאחריה ביצוע הגביה בהתאם להקלדת הבודקות .

3.נוהל חישוב אגרות והיטלים- נדרש לכתוב נוהל עבודה עירוני המסדיר את הליך

חישוב היטלים והפקת חיוב למבקש..

4.יש לרענן את ההנחיות באשר להגדרה של שטחיםברי חיוב , בהסתמך על תקנון

התכנון והבנייה והוראות חוקי העזר.

החברה הכלכלית לפיתוח נהריה בע"מ– דוח I.

הביקורת נערכה בחברה הכלכלית במהלך חודשים ספט'-דצמ' 2021 ועסקה

בפעילותה הכוללת של החברה ובחנה את התנהלותה בשנים 2018-2021 בכל הקשור

לתקציב ולפעילות מוסדותיה.

1. פעילות החברה -החברה פועלת במספר תחומים בשונה ממטרות החברה

בתקנונה, נדרש לתקן את התקנות החברה ובכך שיהיו תואמות למטרות החברה

כפי שנקבע במסמכי יסוד של החברה. כמו כן, החברה פועלת בתחומים שאינם

למטרות רווח.

2. מוסדות החברה- אסיפה כללית לא כונסה בשנת 2018 ולא נערך דיון בנושא דוח

הכספי. במהלך השנים 2019-2021 האיספה התכנסה.

3. דירקטריון החברה- הרכב הדירקטריון היה בניגוד לחוק ולא שיקף נאמנה את

היחס בין סיעות מועצת העיר.

4. לא נקבע הסדר למניעת ניגוד עניינים עבור דירקטורית בחברה בהתאם להנחיות

משרד הפנים.

5. לא קיים תיעוד ישיבות של הדירקטריון וכן אין תיעוד של הפרוטוקולים לשנת

2018. לא נקבעו תוכניות עבודה שנתית . יודגש שהחל משנת 2020 אישרה

האסיפה הכללית של החברה את תוכניות העבודה השנתית ובוצע סיכום תוכנית

עבודה שנתית.

6. ועדת מכרזים מתכנסתומחליטה על חברות זוכות ללא נציג פיננסי.

7. לא קיימת וועדת כספים בחברהוכן ועדת ביקורת כמתחייב בחוק-נדרש למנות

ועדת כספים וועדת ביקורת במיידי ולהסדיר נוהלי עבודה שאינם קיימים.

8. תקציב החברה-הדוח הכספי של שנת 2018 לא הובא למליאת מועצת העיר

9. לחברה הפסד נצבר לשנת 2020 בסך של 15.3 מיליון ₪ המורכב מ חובות מים

לעירייה בסך של 10 מיליון₪ ומלוות עירייה בסך של כ – 6 מיליון₪ .

10. החברה עושה שימוש בכספי השכירות (הכסף שייך לעירייה) לאיזון הגירעון

המצטבר של החברה, בעוד מלוות שנתנו לחברה על ידי העירייה לא מוחזרים .

11. חלקמההפסדים נובע מהעברת פעילות לחברה על ידי העירייה ללא בחינת

הכדאיות הכלכלית.

12. הדירקטריון לא דן בצעדי התייעלות והבראה הנדרשים לחברה

13. במהלך השנים החברה ניהלה מ יזמים עבור העירייה מבלי שנחתמו הסכמים

המסדירים את תנאי ההתקשרות, יצויין שבמהלך שנת 2020 עיגנה החברה

הסכם מסגרת עם העירייה המסדיר את ההפרדה בין החברה לרשות.

14. איןממשק מחשובי בין משרד רו"ח של החברה לחברה עצמה.

המלצות

החל משנת 2019 ננקטו צעדים לשיפור ולקידום ההתנהלות בחברה ,קיום דיונים

על דוחות כספיים וקיום תוכניות עבודה שנתיות .

1.יש למנות ועדתכספים וועדת ביקורת לחברה לאלתר ולבחון למנות מבקר פנים

לחברה .

2.נדרש נציג מגזברות העירייה באופן קבוע בחברה לאור הפעילות הכספית הנכבדה.

3.על החברה לפעול לפירעון החובות הנצברים מול העירייה.

4.נדרש להסדיר את מערכות המחשוב בין החברה לרו"ח שלה ולחייב נציג קבוע

ממשרד רו"ח בחברה הכלכלית.

החברה הכלכלית לפיתוח נהריה בע"מ– דוח II

הביקורת התמקדה בניהול כוח אדם בחברה ,נתוני שכר שניתנו לעובדים וליועצים

בשנים ובדקה את נאותות התשלומים 2018-2021.

1. הליכים רגולטיביים - החברה מתנהלת ללא עץ מבנה ארגוני המאושר על ידי

משרד הפנים כנדרש דבר שפוגע ביכול הפיקוח על שכר משרות נחוצות, ותנאי

העסקת עובדים.

2. הדירקטוריון לא דן ולא בחן את היישום של תנאי העסקה של עובדים הלא

בכירים.

3. בעלי תפקיד בכירים אינם מצהירים מידי שנה לממונה על השכר במשרד האוצר

על חובתם ליישום הוראות החוקים והצווים בעניין תנאי עבודה וחריגות שכר

בחברה.

4. קליטת עובדים וסיום העסקתם-מצבת כוח אדם קטנה ב-40% נבדק הצורך לגבי

נחיצותם של הנשארים.

5. העסקת עובדיםלא בכירים ללא אישור הדירקטוריון וכמו כן לא נמצא סימוכין

על נחיצותם של העובדים.

6. השאלת עובדים- החברה העסיקה עובדי עירייה והיהפך ללא הסכמי שכר -נדרש

להפסיק את ההעסקה של העובדים לאלתר.

7. אישור החלת הסכמי העסקה ותנאי שכר -בוועדת כוח אדם בחברה מכהנים

עובדי חברה ללא דירקטורים בניגוד לנדרש.

8. קביעת שכר לחלק מהעובדים, עדכוני שכר ומתן הטבות ניתנים שלא על דעת

הדירקטוריון.

9. חוזי העסקה אינם תואמים את נוסח החוזה מטעם משרד הפנים , ומרבית

העובדים מועסקים ללא הסכם העסקה.

10. בדיקת נתוני שכר של העובדים –

א. שולמו תוספות שכר חריגות.

ב. דמי נסיעה שולמו רק לחלק מהעובדים.

ג. קיים שוני במכסת ימי חופשה בין העובדים.

11. התקשרות עם יועצים –

איועצים מועסקים ללא טופס למניעת חשש לניגוד עיניים .

ב. הטבת תנאי העסקה ליועץ לאחר פרסום המכרז ובניגוד לתנאי המכרז.

ג. קבלת תשלום ליועצים מבלי להגיש דין וחשבון על עבודתם.

יש להציג דוח המבקרת בפני הדירקטוריון.

המלצות

1.הדוח מצביע על ליקויים המצריכים טיפול בכל הקשור להתנהלות כוח האדם

:תנאי העסקה הצורך במשרות , תנאי שכר . כמו כן התנהלות לקויה בכל הקשור

לניהול יועצים , תנאי מכרז , קבלת תשלום ללא קבלת דין וחשבון על מה שנעשה

בחברה הכלכלית.

2.נדרש לבצערביזיה בכל הקשור לניהול כוח אדם, על פי דרישות משרד הפנים.

3.בכל מכרז ייעוץ יש להיצמד לתכולת עבודה ושעות ולהימנע ממכרזים פאושלים

4.נדרש לבצע תיקון ליקויים של כלל הנושאים שעלו בדוח של המבקרת ולהעלות

הדוח לדיון בפני הדירקטריון.

4. ישלציין לחיוב את הנכונות רצינות ומאמצי החברה בתיקון הממצאים .

סיכום

1.על העירייה להכין דוח תיקון לקויים ולהגדיר לוחות זמנים לסיום כלל הליקויים.

2.על העירייה לבצע תהליך הפקת לקחים ולבנות תוכנית עבודה סדורה לטפל בכלל

הנושאים וההמלצות שעלו בביקורות.

3.כמו כןיש לשלב את כל ההמלצות והלקחים שעלו בביקורות בתוכנית עבודה לשנת

2023 ולבצע תהליך בקרה וסיכום במהלך כל רבעון.

על העירייה להגיש דוח תיקון לקויים עד סוף רבעין ראשון 2023.

יו"ר הוועדה-מר איציק פרץ

העתק:

מר רונן מרלי-ראש העיר

מר דודו אלחיני –מנכ"ל

מר מיכה זינו-גזבר העירייה

מר יניב קרייף- מנכ"ל החברה הכלכלית

גברת קרן דרכמן אבירם-מבקרת

עו"ד אורן ארבל -יועץ משפטי לעירייה

מר מתן לוי -עוזר ראש העיר

מר דודו אילוז-עוזר ראש העיר