המלצות הוועדה לענייני ביקורת לדו"ח מבקרת העירייה לשנת 2023

בס"ד27.08.24

לכבוד

מר רונן מרלי

ראש עיריית נהריה

שלום רב!

הנדון: המלצות הוועדה לענייני ביקורת לדו"ח מבקרת העירייה לשנת 2023

בהמשך לקבלת דו"ח מבקרת העירייה לשנת 2023, התכנסה הוועדה לענייני ביקורת בשלושה מועדים

(24.7.2024 ,08.08.2021 ,12.08.2024) בהרכבה הנ"ל:

מר חן אלמגור- יו"ר הוועדה

הגב' קרן אטיאס- חברת וועדה

הגב' קלאודיה מרקוב- חברת וועדה

הגב' קרן דרכמן אבירם- מבקרת העירייה

בכדי לדון בהרחבה בממצאי הדו"ח ובמטרה לגבש את המלצותיה בחמשת הנושאים המבוקרים לשנת 2023 ,

והם

1. העסקת יועצים חיצוניים

2. התקשרויות העירייה בפטור ממכרז

3. היטלי השבחה

4. אבטחת מוסדות חינוך

5. אסדרת אספקתם של שירותי הרווחה בקהילה ע"י הרשות המקומית

הוועדה לענייני ביקורת מודה למבקרת העירייה הגב' קרן דרכמן- אבירם על גיבוש והגשת דו"ח מקצועי, ענייני

ומפורט. להלן עיקר ממצאי הביקורת והמלצות הוועדה בכל נושא ונושא:

1. העסקת יועצים חיצוניים:

עיריית נהריה נוהגת להתקשר עם עשרות יועצים בהיקף מצטבר שנתי כולל של מיליוני ₪. היועצים

מספקים שירותי ייעוץ במגוון רחב של תחומים שעיקרם בתחום ההנדסה והאדריכלות, ייעוץ ארגוני, יחסי

ציבור, חשבונאות ועוד. במסגרת הביקורת בדבר העסקת יועצים חיצוניים, נערכה בדיקה מדגמית על הליכי

ההתקשרות עימם בשנים 2021 עד 2023 ,נתוני תקציב , עלות העסקתם ויישום הנהלי ם וההנחיות

הרלבנטיות.

יצוין, כי בביקורת נמצאו הליכי העסקת יועצים אשר נוהלו בהתאם לנדרש, וכאלו הדורשים תיקון. כמו גם,

מצוינת לחיוב נכונות הנהלת העירייה ביישום תיקון ממצאי הדו"ח עוד במהלך הביקורת.

לצד כל זאת, להלן עיקרי ממצאי הביקורת:

• סך הוצאות הרשות בגין התקשרות עם יועצים הסתכמו בשנים 2021 ו– 2022 סך של כ

– 5.7 מיליון₪ מידי שנה. כ - 70% מההתקשרויות עם יועצים עסקו בתחום ההנדסי -

אדריכלות ותכנון, שמאות ומדידות ורווחה.

• נמצא כיאין ברשות מסד נתונים מרוכז בגין היועצים המועסקים בה והיקפי ההתקשרויות

עימם וכן לא קיים ברשות מאגר יועצים ובכך מפנה בקשות לקבלת הצעות מחיר אל יועצים

אשר השתתפו בעבר בהליכי התקשרות ואשר זכו בעבר בהתקשרויות.

• לרשות לא קיים נוהל מוסדרומפורט בנושא העסקת יועצים על כלל היבטי ההליך וכן לא

קיימות אמות מידה ותנאי סף טרם הליך בחירת היועצים. הליכי בחירת היועצים בוצעו

ללא אמות מידה ותנאי סף ולא תמיד נערכו הסכמי התקשרות עם יועצים.

• נמצאו מקרים בהםהליכי התקשרות בפטור ממכרז נערכו בהיקפי התקשרות הגבוהים

מתקרת הפטור.

• נמצאו הליכי התקשרותלקויים, לדוגמא כאלו שנערכו ללא קיום הליך תחרותי, שאינם

בהתאם לנוהל, ללא קביעת אומדנים, מבלי שניתנה התייחסות לסטיות חריגות בין הצעות

המתמודדים וכאלו שבוצעו באמצעות מיילים מחוץ למערכת המחשוב השומרת על

אבטחת המידע.

• שימוש בכלים דיגיטליים ובקרה תהליכית - ברשות קיימת תוכנה לניהול התקשרויות

בפטור ממכרז בהליכי הצעות מחיר, אך עם זאת לא קיימת מערכת ממוחשבת להליך

העסקת יועצים ופיקוח ובקרה על התהליך. כמו כן לא קיימת בקרה על חלוקת היקף

ההתקשרות ביו יועצים שזכו במכרז.

• נמצאו ליקויים בתחום מילוי שאלון למניעת חשש לניגוד עניינים.

• הביקורת מצאה תשלומי יתר ששולמו ליועצים. יודגש כי לאחר הסבת תשומת לב

הגזברות לכך הרשות פעלה להחזר היתרות השגויות.

• לא מתקיימת הערכה לבחינת איכות העבודה ולתיעוד הניסיון המצטבר עם היועצים

המלצות הוועדה:

1. על העירייה להקים מסד נתונים מרוכז בגין היועצים המועסקים בה והיקף ההתקשרות עמם וכמו כן

לפעול ביתר שאת להקמת מאגר יועצים לפיו יקבעו אמות מידה ותנאי סף להעסקת היועצים .ראוי כי

המאגר יפורסם ויעודכן מעת לעת בהתאם לשביעות רצונה של הרשות.

2. נהלים- על הרשות לייצר נוהל העסקת יועצים בהליך פטור ממכרז מפורט בהתאם להנחיות משרד

הפנים והחוק ולהקפיד לפעול על פיו. כמו כן יש לפרט בנוהל מספר נושאים- בניית אמות מידה ותנאי

סף טרם הליך בחירת היועצים כבסיס רחב לצורכי השוואה בין ההצעות השונות, התנהלות באמצעות

הסכמי התקשרות בכפוף להיקפי ההתקשרות. על הרשות להקפיד ולפרט את מירב המידע הנדרש

לאפיון הפעולות לרבות לוחות זמנים ודרישות הרשות כבר בשלב הזמנת העבודה לטובת אימות

התשלום העתידי ופיקוח על העבודה, קביעת אומדנים וציון ההיקף הכספי של ההתקשרויות, תמחור

מקצועי לקביעת אומדן התעריפים התואמים את תעריפי השוק להתקשרות עם יועצים. על הרשות

לפעול לחלוקה בין הזוכים במכרז בהתאם לתנאי המכרז ולהקפיד ולעמוד בהנחיות החוק והנוהל לקיום

הליכי מכרז כדין בהתאם להיקפי העסקה.

3. שימוש בכלים דיגיטליים ובקרה תהליכית- הוועדה רואה בעין יפה את התקדמותה של הרשות בהכנסת

והטמעת תוכנה לניהול התקשרויות בפטור ממכרז בהליכי הצעות מחיר החל מאוקטובר 2022, יחד

עם זאת, על הרשות להטמיע מערכת מקבילה להליך העסקת יועצים שתיתן מענה מקיף החל משלב

הצעות המחיר לאורך ביצוע העבודה ועד לשלב סיום ההתקשרות, או לחילופין להטמיע את התהליך

באחת ממערכות המחשוב הקיימות ברשות ולממשק את מערכת הצעות המחיר למערכת הנהלת

חשבונות. על הרשות להקפיד לשייך במערכת בין הצעות המחיר לבין הסכמי ההתקשרות תוך הגדלת

מחיר המסגרת לתשלום בהתאם להסכם .

4. על הרשות להקפיד באופן רציף ומבוקר על תיעוד במערכות את כלל המידע והמסמכים הנלווים בדבר

ההתקשרות במערכות המידע ובכלל זה שאלון חתום לאיתור חשש לניגוד עניינים . כלל הליך

ההתקשרות יבוצע וינוהל באמצעות שימוש במערכת הממוחשבת הי יעודית לניהול הצעות מחיר .

במקרים בהם עולות הצעות בעלות פערים משמעותיים על ועדת ההתקשרויות לתת את הדעת על כך.

כמו כן, על הרשות לפעול לקיים אופרציה לבחינה של איכות העבודה ותיעוד ניסיון עם יועצים וכן לבחינת

הליכי בקרה על פעולותיהם. על הרשות לשקול לקיים נושא משרה ייעודי בתחום זה.

2. התקשרויות העירייה בפטור ממכרז

בחודשים דצמבר 2023 ועד מרץ 2024 נערכה ביקורת עלהתקשרויותיה של הרשות לשנת 2023 עם ספקי

טובין ולביצוע עבודות בפטור ממכרז, זאת על מנת לבחון את ביצוע פעולותיה על פי הוראות החקיקה

ובאופן הוגן ושוויוני.

מודגשים בזאת שיתוף הפעולה המלא עם עבודת הביקורת והנכונות לתיקון ממצאי הביקורת שעיקרם

מובאים להלן:

• העירייה אינה מנהלת מכרזי זוטא ולא קיים ספר ספקים הרשות מפנה בקשות לקבלת הצעות

מחיר לקבוצת ספקים שהשתתפו בעבר בהליכי התקשרות ושזכו בעבר בהתקשרויות.

• לא קיימות אמות מידה המתחשבות באיכות ובנ יסיון עבר של הספקים והרשות אינה מכינה

אומדנים באופן סדור.

• נוהל הרכש הקיים איננו מקיף את כלל שלבי התהליך (אומדנים, ניהול הזמנות, אישור חשבוניות,

ניהול התשלומים) וכמו כן איננו מעודכן בסכומי תקרת הפטור ממכרז מעת לעת בהתאם להנחיות

משרד הפנים.

• הביקורת ציינה לחיוב כי אויש תפקיד מנהל רכש ואספקה בהתאם לנדרש.

• הביקורת מצאה מקרים בהם הזמנות עבודה שהוצאו בתאריכים סמוכים דרשו מתוקף סכומם

המצטבר קיום הליך תחרותי. נמצאו מקרים בהם התקשרויות עם ספקים היו בהיקף כספי נמוך

מתקרת הפטור בכל הזמנת עבודה נפרדת אך היקפן הכולל של החוזים היה גבוה מתקרת הפטור

הדורש מכרז כדין.

• נמצאו פערים בסכומי מוצרים דומים שנרכשו מאותו ספק בהזמנות שונות וסמוכות וכן נמצאו

פערים בין ספקים שונים בהזמנות סמוכות.

• בבדיקה מדגמית נמצא כי נעשתה פניה למספר מציעים הנמוך מן הקבוע בנוהל הרכש וכן לעיתים

לא קיימת הקפדה על קביעת חוזה להסדרת יחסי הרשות אל מול הספקים השונים.

• הביקורתמצאה ליקויים בתהליך אבטחת המידע במערכת ניהול הרכש וכן תהליכים שבוצעו מחוץ

למערכת.

המלצות הוועדה:

ראוי לציין מתוך ממצאי הביקורת כי העירייה פועלת בהתאם לעיקרון ולכלל המחמיר ביותר לפנים

משורת הדין לפיו התקשרות בסכום הגבוה מתקרת פטור ממכרז עליה להיעשות בהליך של פרסום

מכרז פומבי.

1. על מנת להרחיב את מאגר הספקים ובכדי לקיים כללי מנהל תקין הכוללים מתן שוויון הזדמנויות

תחרותיות והתייעלות כלכלית הוועדה מוצאת כי על הנהלת העירייה לקיים ספר ספקים בהליך הצעות

מחיר בפטור ממכרז (עד כ- 160 אש"ח.

2. על מנת לבצע תכנו ן תקציבי נכון ומפולח על הרשות להיעזר בטכנולוגיה הקיימת ברשות ולאפיין

במערכת את סוג הרכישות בין טובין או עבודות.

3. יש להגדיר אמות מידה המתחשבות בניסיון ואיכות ביצועי עבר לצד מחיר ובעת קבלת ההחלטה על

הספק הזוכה יש לבחון את מגוון אמות המידה שהוגדרו מלכתחילה . בנוסף, הועדה מוצאת כי ראוי

ורצוי לרשות ושלוחותיה בכלל, ובתקופה מורכבת זו לאור המצב הביטחוני והשלכותיו בפרט, לבחון בין

היתר כיצד ניתן להוסיף לאמות המידה פרמטר חוקי שיתעדף ויחזק ככל הניתן עסקים מקומיים.

4. ישלהכין ולהציג לוועדה נוהל התקשרויות מתוקן ומפורט בהתאם להנחיות הביקורת אשר יכיל את כלל

שלבי הליכי הרכש בשגרה ובחירום. הוועדה מנחה את הנהלת העירייה לפעול בהתאם להנחיות בדבר

הליך הרכש הנדרש ממנה ולחדד את הנהלים האמורים מול כלל גורמי הרשות, להקפיד לפעול בהתאם

לחוק בכל הנוגע לניהול מכרזים ולהתנהל ככל הניתן בהתאם לתכנית עבודה מקושרת תקציב על כלל

יחידותיה.

5. על הרשות להכין אומדנים באופן סדור טרם ביצוע התקשרויות בפטור ממכרזולציינם על גבי פרוטוקול

וועדת ההתקשרויות אשר תתייחס אליהם בעת קבלת החלטותיה.

6. בכדי למנוע אי הבנות ופערים בפרשנויות סובייקטיביות, במעמד הליך הצעות המחיר על דורש הבקשה

להגדיר בכתב ובאופן מדויק את המוצר או השירות המבוקש ואת המסמך הנ"ל יש להפנות אל כלל

המציעים באופן שוויוני כאשר להם נותר רק למלא את מחיר הפריט או השירות המוצע על גבי מסמך

זה.

7. לטובת הסדרה, התייעלות כלכלית ועידוד התחרותיות בקרב ספקים, על הרשות לקבל הצעת מחיר

אחת לכל ביצוע רכש של עד 1,000 ₪כולל מע"מ. בכל ביצוע רכש מעל סכום של 1,000 ₪ועד 2,000

₪שתי הצעות מחיר שיוגשו באמצעות הדוא"ל, ומ- 2,000 ₪ועד סכום תקרת הפטור ממכרז ייערך

הליך הצעות מחיר במערכת הממוחשבת הייעודית לביצוע הליך הצעות מחיר (ארמה) השומרת על

אבטחת המידע, כאשר בין 2,001 ₪ ל- 20,000 ₪- 3 הצעות מחיר בארמה, ומ- 20,001 ₪ועד

לגובה תקרת הפטור ממכרז- 4 הצעות מחיר.

8. בכדי למנוע פערים במחירי מוצרים דומים על מנהלי המחלקות, בעת אישור בחתימתם על חשבוניות

הספקים, לבצע בקרה ובחינה רציפה על המחירים המופיעים בהם ובמידה ומתגלה פער במחירי

הפריטים בין חשבונית לחשבונית ובין- פריטים זהים על המנהל לבצע בירור מול הספק ובמידת הצורך

לבצע תיקון בהתאם למסוכם.

9. בכל הזמנת עבודה בסכום של למעלה מעל 40,000 ₪כולל מע"מ יש לערוך הסכם התקשרות בין

הצדדים.

10. על מנת להמשיך ולשמור על סודיות ההצעות ואבטחת המידע לכל אורך ההליך יש לבצע סגירה

הרמטית של המערכת לכל שינוי ידני על ידי כלל המשתמשים.

11. ככל שהדבר מתאפשר, יש לקיים הליך תחרותי בין חברות הפקה לקיום אירועים ולהבהיר את השיקולים

לפיהם נבחר הזוכה.

12. על הרשותלפרסם בשוטף באתר האינטרנט העירוני בהתאם לחוק את החלטתה להתקשר במכרזי

משכ"ל טרם כריתת החוזים.

3. היטלי השבחה

הביקורת בחנה את פעילות העירייה בתחום היטלי השבחה בשנים 2021 ועד יולי 2023 בהיבטים של

עמידה בהוראות החוק, תהליך חיוב וזיכוי כספי במערכות השונות - הנדסה וגבייה, כללי פיקוח ובקרה,

יעילות, נאותות התהליכים וקשרי הגומלין בין היחידות השונות לבקשת ראש העיר. להלן עיקר ממצאיה:

• בתקופה המבוקרת ההכנסות מהיטלי השבחה הסתכמו בסך של כ– 43.4 מיליון₪. סכום של כ

– 40 מיליון₪ הועבר לתקציבי הפיתוח לצורכי מימון עבודות שונות.

• לא קיים נוהל מפורט ובהיר ברשות בנושא היטלי ההשבחה

• לא קיימת הפרדה בין הגוף המחייב לבין הגוף הגובה ולא קיימת פונקציה מקצועית בעלת הכשרה

מותאמת לנושא זה במינהל ההנדסה.

• תחום מערך היטלי ההשב חה נוהל באופן ידני , יצו ין כי הוכנסה מערכת ממוחשבת לנושא

ההשבחה.

• לא קיים תיעוד מספק להליכים ותשלומים קודמים בתיקי נכס, לתיעוד שומות ההשבחה ואין ממשק

לתיק הרישוי של הנכס.

• לא קיימת מדיניות סדורה ברשות בנושא אישורים לטאבו. כמו כן לא נשלח מפקח- מודד לנכסים

בעת בקשה להעברה בטאבו. לא ניתן להפיק ממערכת הגביה דו"ח אישורים לטאבו שניתנו.

• הביקורת מצאה כי אין בקיאות מספקת בנושא הפטור מהיטל במחלקת ההכנסות וכן קיים ליקוי

בהתנהלות השמאים בנושא ובמעקב בגין החלפת משלמים בנכסים לעניין הפטור.

• בדיקת הביקורת העלתה כי העירייה זכאית לקבל מרמ"י תשלום חלף השבחה בגובה 12%

מתקבוליה וישלפעול לכך באופן עקבי. יצויין כי הרשות התקשרה עם יועץ חיצוני בנושא לבדיקה

ומיצוי זכויותיה.

• נמצא כי העירייה התנהלהעד מרץ 2023 ללא הסכמי התקשרות עם שמאי מקרקעין ולאחר פרסום

מכרז נחתמו הסכמי התקשרות והנושא טופל. עם זאת, נמצא עדיין כי לא קיימת מערכת בקרה על

התשלומים לרבות סעד וקיזוזים בגין חריגה מל וחות הזמנים וכי קיים פער של 20% בין סך

השומות שנמסרו.

• בתקופה המבוקרתנמצאו פערים חריגים בין השומות המקוריות לבין שומות המכריעות.

המלצות הוועדה:

1. הוועדה התרשמה ממצאי הביקורת אודות מיצוי הכנסות הרשות מהיטלי השבחה כיום לפיתוח העיר

ורואה חשיבות רבה בהמשך מיצוי הכנסה זו חזרה למען הציבור בהשקעה בפרויקטים עירוניים שונים.

2. למען הסדר הטוב , על הרשות לבנות נוהל מפורט ומסודר בנושא התנהלות הרשות בתחום היטלי

השבחה.

3. בכדי לה וסיף בקרה תהליכית יש לפצל את הגורם המקצועי א שר מחייב את היטלי ההשבחה

מהפונקציה הגובה אותו בפועל בגזברות. לטובת כך, יש לשקול למנות נושא משרה ייעודי במינהל

ההנדסה בעל הכשרה וידע בנושא ההשבחה לצורכי חיוב ההיטלים.

4. הוועדה מברכתעל הכנסת מערכת ממוחשבת בנושא ההשבחה לניהול ותיעוד, בנוסף הוועדה מוצאת

כי על הרשות לוודא ביצוע כלל תהליכי היטלי ההשבחה באופן ממוחשב במערכת זו לרבות ממשק

המקשר לתיק הבניין ובמקביל ולטובת יעילות מסד הנתונים, כלל השומות והאסמכתאות לתשלום

ההיטל יתויקו/ יסרקו בתיקי הבניין כגיבוי.

5. יש לתעד באופן עקבי את כלל הבקשות לשומות, השומות שהתקבלו ואת ההיטלים עצמם לצורך פיקוח

ובקרה על חיובים ותקבולים.

6. יש לקבוע מדיניות אחידה והנחיות בנושא אישורים לטאבו, בה יינתנו הנחיות מקצועיות לכלל סוגי

המקרים המשיקים להשבחה. כחלק מהנוהל ובמטרה למצות את הכנסות העירייה כחוק, יש לקבוע כי

טרם יינתן אישור הרשות לטאבו יש לשלוח מפקח בניה/מודד לנכסים לשם בדיקה לקיום תוספות בניה

ללא היתרים ולפעול בהתאם לצורך מיצוי מקסימאלי של הכנסות הרשות. כמו כן, על הרשות לנהל את

תחום האישורים לטאבו באופן ממוחשב לצורך בקרה ופיקוח.

7. כחלק מניהול המערכת הממוחשבת בתחום היטל ההשבחה בכללובנושא השבחה/הרחבה של נכס

למגורים עד לשטח שאינו עולה על 140 מ"ר בפרט, לא יינתן פטור מהיטל ובלבד שיוצג ע"י השמאים

תצהיר מטעם המבקש כתנאי לקבלת הפטור בדבר מגורים בנכס לתקופה שאינה פוחתת מ-4 שנים

ממועד סיום הבניה, וכן אישור מחלקת גביה כי לא הוחלפו משלמים בנכס טרם תום 4 שניםנכון כי

דרישות אלה ייכללו במערכת כתנאי למתן הפטור.

8. עלמערך הגזברות לדאוג כי כלל התשלומים המגיעים לעירייה בעבר, בהווה ובעתיד מרמ"י בגין חלף

היטל השבחה יתקבלו עד תום ככל שהחוק מאפשר זאת לרשות ובאופן עקבי וטוב עשתה הרשות

שהכניסה יועץ חיצוני לבדיקת הנושא.

9. בדבר העסקת שמאי מקרקעין, יש ל הקפיד ל אשר את חשבוניות השמאים בכפוף להנחיות הסכמי

ההתקשרות עימם ולהשתמש בסעדים לקיזוז תשלום בעת כל חריגה בלוחות זמנים כנקבע בהסכם.

10. בדברשמאות מכריעה, על הרשות לבחון לעומק מקרים בהם קיים פער מהותי בין השמאות המקורית

אל מול השמאות המכרעת, לרבות בהיבטים המשפטיים העומדים לרשות העירייה בכל מקרה ומקרה.

4. אבטחת מוסדות חינוך:

בשנת 2023 בחנה הביקורת אתנאותות ניהול תחום אבטחת מוסדות החינוך ברשות בהיבטים תפעוליים

וחשבונאיים. באופן כללי, הביקורת מציינת לחיוב את פעולות האגף בתחום המבוקר כפי העולה בממצאיה

למעט חריגות מסויימות מהנדרש, ואת הנכונות לתיקון ממצאים כמפורט בגוף הדו"ח.

המלצות הוועדה:

הוועדה שמחה לגלות, ובפרט בנושא חשוב זה, כי אגף הביטחון פועל באופן אחראי, מאורגן ויעיל בשוטף

בתחום אבטחת מוסדות החינוך בכלל רחבי העיר ופועל לתיקון ליקויים וממצאים לכשמתגלים, יישר-כח

להנהלה ולצוות. בכדי להשלים את ההתנהלות המקצועית הכוללת יש לבנות נוהל מסודר ומפורט ולהמשיך

ולפעול בהתאם לנדרש.

5. אסדרתאספקתם של שירותי הרווחה בקהילה ע"י הרשות המקומית

בשנת 2022 פורסם דו"ח מבקר המדינה בנושא אסדרת אספקתם של שירותי הרווחה בקהילה על ידי

הרשויות המקומיות, ביניהן עיריית נהריה. בחודשים יוני עד אוגוסט 2023 ערכה מבקרת העירייה

ביקורת מעקב על התנהלות העירייה בנושא ולהלן עיקרי הממצאים:

• בביקורתעלה, כי על אף איוש תפקיד רכז איסוף מידע, תכנון והערכה שמתפקידו איסוף מידע

על הקהילה ושירותיה כפי שנדרש ממנה בדו"ח מבקר המדינה ואף בוצע , אין עדיין בידי

הרשות נתונים מספקים על קבוצות אוכלוסייה מסוימות, כך שבפני קובעי המדיניות לא מונח

מלוא המידע הנדרש לתכנון אינטגרטיבי ומושכל של השירותים.

• הרשותממעיטה בשיתוף מקבלי שירותי הרווחה בעיצוב המדיניות . במסגרת ישיבת צוות

לתיקון ליקויים הדן בממצאי דו"ח מבקר המדינה הנדון נקבע, כי בשנת 2023 ימונה עו"ס

קהילתי לקידום שיתוף מקבלי השירותים לשם עיצוב המדיניות. בדיקת ביקורת המעקב מעלה,

כי המשרה טרם אוישה ולא בוצעו סקרי צרכים בקרב כלל קבוצות האוכלוסייה מקבלת

השירותים.

• העירייה מתנהלתללא מדיניות סדורה וכתובה בנוגע לאופן הספקת שירותי רווחה בקהילה,

באם בהפעלה ישירה או באמצעות מיקור חוץ ומסתפקת בהוראות התע"ס.

• יצוין לחיוב כי ביקורת המעקב העלתה כי הרשות ביצעה תיקונים בהתנהלותה בנושאי כללי

ההתקשרות במכרזים, דרישות תנאי הסף להתמודדות ואמות המידה להכרעה במכרזים.

• לא קיימיםמנגנוני פיקוח ובקרה שבמסגרתם תוטל חובת דיווח מפורטת ותקופתית לרשות

בנושאים המפוקחים ובכלל זאת תחום כוח האדם, מידת עמידה בתוכניות ובקרה תקציבית.

• בביקורת המעקב נ מצא, כי ועדת היגוי התכנסה בתדירות נמוכה מהתחייב עבור הפעלת

שירותים שונים וכי העירייה לא הסדירה בנוהל היבטים הנוגעים לעבודתן של ועדות היגוי.

• קיים חוסר בתיעוד פעילותאבטחת המידע בהתאם להנחיות משרד הרווחה והמלצות מבקר

המדינה בדבר אבטחת מידע בקרב ספקי שירותים חיצוניים.

המלצות הוועדה:

1. במטרה לנהל מסדי נתוני אוכלוסייה באופן מיטבי שהם בסיס לפעילות האגף ולקבלת החלטות

קהילתיות עירוניות , על רכז האמ"ת לממש את סמכויותיו לאיסוף מידע עדכני ומתחדש באופן

אופטימאלי.

2. הוועדה מודעת לכך כי הרשות פעלה בהתאם להמלצת הביקורת ויצאה כנדרש ממנה במכרז לאיוש

תפקיד עו"ס קהילתי כמתבקש וכי מתקשה באיוש המשרה הנ"ל. יחד עם זאת, יש להמשיך ולפעול ככל

שניתן לאיוש תפקיד חשוב זה וככל שלא ניתן לגייס עו"ס ייעודי למשרה זו, יש לגייס נושא משרה

חלופית שיהיה ביכולתו לבצע מטלות כגון אלה ויסייע למנהלת האגף בקידום נושאים מקצועיים.

3. במטרה להמשיך וללמוד את השטח על כלל התפתחויותיו, ובפרט בעת הזאתיש לקדם סקרי צרכים

מקצועיים לאוכלוסיות ייעודיות לפעילויות האגף השונות ולבנות תכני ות עבודה בהת אם לממצאים

לצוותים השונים באגף.

4. על הרשות לכלול בהסכמיה אל מול ספקי השירותים השונים באגף לשירותים חברתיים מנגנוני פיקוח

ובקרה אשר יחייבו דיווח מפורט ותקופתי על פועלם עבור הרשות ובכלל זה עמידה בתוכניות ובקרה

תקציביים לרבות לוחות זמנים לתיקון ליקויים באספקת השירות, אם וככל שיימצאו.

5. יש להסדיר ולממש נוהל לוועדת היגוי אגפית בתאם להוראות התע"ס ולפעול בהתאם להמלצותיה.

6. על הרשות להסדיר בהסכמיה עם ספקי השירותים אתנושא העברת המידע הנשמר על כלל פעילותו

לרשות ו/או לנותן שירותים אחר מטעמה. במקביל, על האגף לוודא כי נושא משרת תחום אבטחת

המידע באגף יבצע את תפקידו עד תם ויתעד את פעולותיו כנדרש בפיקוח מנהלת האגף.

7. הוועדה רואה בעין יפה את התיקונים שביצעה הרשות בהמשך להמלצת דו"ח מבקר המדינה שעלו

בדו"ח מעקב המבקרת ומצפה להמשך מגמה זו ביתר הנושאים הדורשים תיקון.

בברכה,

חן אלמגור, יו"ר הוועדה

העתקים:

מר דוד אלחיאני , מנכ"ל העירייה

הגב' קרן דרכמן- אבירם, מבקרת העירייה

עו"ד אורן ארבל, יועמ"ש העירייה

רו"ח מיכה זנו, גזבר העירייה

מר דוד אילוז, מזכיר מועצת העיר