פרוטוקול ועדה מיוחדת : הנדון: החלטה על התקשרות לשירותי ניהול ופיקוח מכרז מס' תק/2018/12 - תכנית קיץ במוסדות חינוך

פרוטוקול וועדה מיוחדת מתאריך 14 ביוני 2018

נוכחים: עמיקם לוי-נגר, מנכ"ל העירייה - יו"ר הוועדה

ערן לבב, גזבר העירייה - חבר הוועדה

עו"ד שולמית מנדלמן-כהן, יועמ"ש- חברת הוועדה

הנדון: החלטה על התקשרות לשירותי ניהול ופיקוח

מכרז מס' תק/12/2018 - תכנית קיץ במוסדות חינוך

עיריית נס-ציונה (להלן: "הרשות"), מעוניינת להתקשר עם קבלן/נים למתן שירותי

הפעלה של תכנית קיץ במוסדות חינוך (להלן: "השירותים") ולצורך כך היא בוחנת

את האפשרות לעשות שימוש במכרז שבנדון (להלן: "המכרז"), שפרסמה החברה

למשק וכלכלה של השלטון המקומי בע"מ (להלן: "משכ"ל"), אשר לגביו ניתן אישור

שר הפנים ושנקבעו זוכים במסגרתו.

לצורך ניהול ופיקוח על ההתקשרות / התקשרויות שתיערך/נה בין הרשות לבין

זכיין / זכיינים במכרז, יש לרשות צורך להתקשר עם נותן שירותי ניהול ופיקוח.

הוועדה סבורה כי במקרה זה, מירב היתרונות יושגו דווקא בעריכת התקשרות עם

משכ"ל לקבלת שירותי ניהול ופיקוח כאמור, לאור המפורט להלן:

נימוקים לבחירת משכ"ל:

1. קיים אישור משרד הפנים לשירותי ניהול ופיקוח בגובה של 4%, מתאריך

11/06/18.

2. מקצועיות בתחום קייטנות קיץ - למשכ"ל יידע ומיומנות רבה במתן שירותי

הניהול והפיקוח הנדרשים במקרה דנן. בנוסף, הצוות המקצועי של משכ"ל

מסייע לרשויות במילוי "קול קורא", טרם תחילת הפעילות לצורך קבלת

תקצוב ממשרד החינוך.

3. מערכת ממוחשבת - ריכוז נתונים בהתאם לדרישות משרד החינוך, לרבות

נתונים כספיים וכן הגשת דוחות ביצוע למשרד החינוך תוך בקרה תקציבית.

פעולות אלה מבוצעות על ידי מערכת מתקדמת שפותחה בהתאם לדרישות

הדיווח של הגורם המתוקצב.

4. אפליקציה לניהול נוכחות - דיווח נוכחות יומית באמצעות יישומון המאפשר

הצגת נתונים און ליין ואישורם על ידי הרכזים הבית ספריי ם מדי יום.

האפליקציה נותנת מענה בזמן אמת ומאפשרת פיקוח, בקרה וייעול של

תהליכי הדיווח.

5. ביצוע בקרה תקציבית - משכ"ל מבצעת בקרה תקציבית כוללת בהתאם

לביצוע בפועל ומסייעת בקבלת תקציב אופטימלי עבור הרשות.

6. ליווי משפטי - ייעוץ משפטי לרשות המזמינה בכל ההיבטים הקשו רים

בחוזה ההתקשרות, לרבות פתרון מחלוקות מול הקבלן, וביצוע שימועים

במקרה הצורך.

7. סיוע מול הגורם המתקצב - הידע, הניסיון והמיומנות של משכ"ל בעבודה אל

מול הגורם המתקצב מקנה יתרון נוסף להתקשרות עמה.

8. תאום פיקוח ובקרה - הגורם המתקצב הינו משרד החינוך (לרשות בלמ"ס 8 .)

משכ"ל ערכה פגישות עם משרד החינוך עוד בטרם פרסום קול קורא ומכרז

משכ"ל הותאם לדרישות המשרד. יובהר כי מטרתה של משכ"ל הינו לדאוג

לרשות לנצל את מלוא התקציב שמועבר ממשרד החינוך ולדאוג לכך

שהרשות לא תיכנס לגירעון בגלל אי עמידה בדרישות משרד החינוך, כגון:

סגירה או איחוד של מסגרות (כיתות) קטנות, ניצול מלא של תקציב

רכש/העשרה וכו'.

משכ"ל דואגת להנגיש דוחות ביצוע למשרד החינוך עבור הרשות המקומית.

(מצ"ב השירותים שמשכ"ל מספקת למכרז).

9. תמורה - עמלת משכ"ל היא 4%, כ-.54,000 ₪. משכ"ל עורכת בקרות שטח

לקבלנים בזמן אמת ודואגת לתיקון הליקויים במידה וימצאו. מגישה דוחות

למשרד החינוך, מסייעת במימונים לרשות, מסייעת בהגשת קול קורא

למשרד החינוך, עמידה בלוחות זמנים, ישיבות התנעה עם הזכיינים והרשות

בטרם תחילת הפעילות, קבלת אישורי הזנה, קבלת ערבויות ביצוע וביטוחים

ועוד. העברת הפעילויות האמורות לעיל, לאגף החינוך היא משימה בלתי

אפשרית מחד ומאידך אין למיטב ידיעתנו אף גוף מאורגן ומיומן המסוגל

לבצע פעילות זו במקומם.

10. מעקב אחר אישורי קיום ביטוחים וערבויות - משכ"ל מבצעת מעקב אחרי

אישור קיום הביטוחים והערבות של הקבלן ונותני שירותים השייכים

לפרויקט.

החלטה:

לאור כל האמור לעיל, ומטעמי חיסרון ויעילות עירונית ומאחר ומדובר באירוע חד

שנתי ועלותו סבירה לנוכח הפירוט האמור לעיל, הוועדה מחליטה כי בכפוף

ובהתאם לתוצאות הליך בקשת הצעות המחיר, הרשות תתקשר עם משכ"ל לשירותי

ניהול ופיקוח של מתן השירותים על ידי הקבלן / ספק במסגרת ההתקשרות

שתיערך עם זכיין/זכיינים במכרז, בהתאם לתקנה 3(15) לתקנות העיריות (מכרזים),

התשמ"ח-1987, כאשר שיעור התמורה יעמוד על 4%.

יובהר, כי ככל שהוועדה תחליט שלא לקבוע זוכה כלשהו במסגרת הפניה בבקשה

לקבלת הצעות מחיר, תבוטל ההחלטה להתקשר עם משכ"ל לקבלת שירותי ניהול

ופיקוח ו/או יבוטל חוזה ההתקשרות בין הרשות לבין משכ"ל, ככל שזה כבר נחתם.

בשלב ראשון מורה הרשות למשכ"ל לפרסם בקשה לקבלת הצעות מחיר מהזכיינים

הרלוונטיים במכרז בהתאם למפרט שתעביר הרשות למשכ"ל.

פרסום:

הוועדה מורה כי החלטה זו תפורסם באתר האינטרנט של הרשות במיידי. החוזה

ייחתם בתום 7 ימי עבודה מיום הפרסום בכפוף לאמור לעיל

למען הסדר הטוב, מבקשת הוועדה כי משכ"ל תפרסם החלטה זו גם באתר

האינטרנט שלה.

החוזה שייחתם בין הרשות לבין משכ"ל, יפורסם באתר האינטרנט של הרשות, לא

יאוחר מ-7 ימי עבודה מיום חתימתו

על החתום

ערן לבב עו"ד שולמית מנדלמן-כהן עמיקם לוי-נגר

גזבר העירייה יועצת משפטית מנכ"ל העירייה