פרוטוקול ועדת ביקורת מס' 1

2

לשכת מבקר העירייה וממונה תלונות ציבור

רמלה, י"ט שבט, תשע"ד

0 ינואר, 2014

בק -4ו7/10

פרטלכל הועדה לענייני ביקורת 1/2014

מישיבת הועדה לענייני ביקורת שהתקיימה ביום ראשון י"ח בשבט תשע"ד,

(19 בינואר 2014), בבית העירייה ע"ש פנחס זינגר ז"ל.

משתתפים ה"ה:

מר מיכאל וידל - חבר המועצה ויו"ר הועדה לענייני ביקורת

מר פאיז מנסור = חבר המועצה וחבר הועדה לענייני ביקורת

מר יאיר דידי - חבר המועצה וחבר הועדה לענלייני ביקורת

מר אברהם אללוז - חבר המועצה וחבר הועדה לענייגי ביקורת

מוזמנים:

מר עופר תודר - מנכ"ל העירייה

גב' עללאל רוזה - גוברית העירייה

מר יהושע קלפוס - מבקר העירייה

הועדה קיבלה סקירה ממבקר העירייה על סמכותה ועבודתה מול מבקר העירייה.

דוח מבקר העירייה לשנת 2012

א. דוח שיפוצי קיץ -

מיכאל וידל - האם מנהל מח' תחזוקה היה עובד עירייה והאם עזב לחלועין ?

עופר תודר - העובד היה עובד עירייה והוא עוב לחלוטין.

פאיז מנסוד - האם נבדקה כדאות העסקת קבלנים חיצוניים בנושא תחזוקת מבנה חינוך ?

עופר תודר - נכון להיים העירייה עובדת בעזרת מח' תחזוקת מבני חינוך.

יו"ר הועדה מבקש לזמן את יו"ר קרן רמלה לדיון הועדה בפעם הבאה.

רח' ויצמן 1,ת.ד 1, רמלה, מיקוד 72100

טלפון :9771788 - 08 פקס: 9771495 -- 08, | הטורח ב|החהז 6|356 רזזהא - |והחחוס

המלצות

.2

4

בדיקת כל חשבונות הקבלן שנתיים אחורה כדי לוודא שהעבודות אכן בוצעו.

העסקת מפקח עבודה באמצעות העירייה ולא ע"י הקרן ע"י קיזוז אחוז מהתשלום שמקבלת

"קרן רמלה" לעירייה, כפי שמתבצע במחלקות גוספות.

לאור הממצאים החמורים בדוח מתבקשת העירייה לבצע בדיקה מדגמית של פרויקטים

נוספים בהשוואה שבין התחייבות הקבלן בחוזה והביצוע בפועל.

הפרדה בין הגוף שבאחריותו הכנת החוזה לגוף שיבצע פיקוח ובקרה על הקבלנים.

יש לצרף לדיון הבא פרוטוקול ש*מוע שנעשה למנהל מח' תחזוקה.

דוח הנחות בארנונה

מקבלים את כל המלצות מבקר העירייה,

בדיקת פטור מארגוגה בגין נכק ריק

לפנות לספק מערכת הגביה על מנת שיטמיע בקרה מיכונית אשר לא תאפשר השלמת

הזנת פטור נכס ריק בקוד 171, בהתקיים לפחות אחד מהתנאים הבאים:

- משך הפטור שהוזן עולה על שלושה חודשים (מקסימום של גל ימים).

- משך הפטור לתקופת בעלות, עולה על שלושה חודשים;.

- משך הפטור שהוזן קטן מ - 520 ימים רצופים.

להגדיר בנוהל עבודה מתי ניתן לתת פטור בגץ נכס ריק, מי רשאי לבקש פטור זה,

אילו מסמכים ואסמכתאות נדרש המבקש להציג, אילו טפסים נדרש המבקש למלא

וכיוצ"ב.

לקבוע תוכנית רעגון/הדרכה שנתית אשר במסגרתה יחודדו הנהלים והדרישות בקשר

עם סוגי ההגנחות והפטורים השונים.

לבחוןו הקמת יחידת בקרה במחלקת ההכנסות של הע""יה אשר תבדוק בצורה

שיטתית תקיגות מתן פטורים והנחות.

בדיקת פטור מארגונה בגין נכס חדש וריק

לפנות לספק מערכת הגביה על מנת שיטמיע בקרה מיכונית אשר לא תאפשר השלמת

הזנת פטור "נכס חדש וריק" בקוד 156, בהינתן שמשך הפטור שהוזן עולה על 11

חודשים. .

להגדיר בנוהל עבודה מתי ניתן לתת פטור בגין "נכס חדש וריק", מי רשאי לבקש

פטור זה, אילו מסמכים ואסמכתאות נדרש המבקש להציג, אילו טפסים נדרש

המבקש למלא ובזוצ"ב.

בדיקת פטור מארנונה בגין נכס שאינו ראו* לשימוש

להגדיר בנוהל עבודה מי הגורמים הרשאים במחלקת הכנסות ובאילו תנאים, ניתן לתת

פטור מארנונה, בגין נכס שאינו ראוי לשימוש. בנוסף יש לקבוע האם גיתן משפטית ובאילו

תנאים, לתת פטור מארנונה לתקופה שקדמה למועד הגשת הבקשה למתן פטור.

בדיקת הנחה בארנונה על פי מבחן הכנסות

ו בדיקת בקשות למתן הנחה בארגונה המבוססת על מבחן הכנסה, לא תבוצע באופן

מיידי, בזמן קבלת קהל, אלא בשעות שלאחר קבלת קהל על מנת לאפשר לפקיד?

ממוחלקת ההכנסות, לבדוק את תקינות האסמכתאות וגובה הכנסה הממוצעת, בנחת וללא

לחץ הלקוח והקהל.

2 להגדיר בנוהל עבודה מתי ניתן לתת הנחה על פי מבחן הכנסה, אילו מסמכים ואסמכתאות

נדרש המבקש להציג, אילו טפסים נדרש המבקש למלא וכנוצ"ב.

3 לחדד הנחיות לפקידי המחלקה בדבר מילוי כנדרש של טופסי הבקשה למתן הנחה.

דוח רשת המְתג"סים ברמלה

מקבלים את כל המלצות כובקר העירייה.

המלצות

1 יש לעמוד בהוראות התקנון הקובע כי לפחות אחת לחודשיים תתקיים ישיבת הנהלה,

(סעיף 4.2 בדו"ח). 7

2 מומלץ להקפיד כי נציגי העירייה יהיו נוכחים במרבית ישיבות הגהלת המתנ"ס על מנת

לייצג את מדיניותה במתנ"ס, ולצורך בקרה ופיקוח. (סעיף 4.4 בדו"ח).

3 תוכנית התייעלות שנבנתה עם הבקרית מטעם החברה למתנ"סים, וכל תוכנית

התייעלות בכלל, צריכה להיות מוצגת במלואה בישיבת הנהלת המתנ"ס ועל ההנהלה

לדון בכל הצעדים המוצעים בה. כמו כן על ההנהלה לעקוב לאחר יישומה. (4.6 לדוח).

4. מומלץ להתקין שעוני נוכחות בכל שלוחות המתנ"ס בהקדם (סעיף 45

5 יש לעגן בהסכם את ההתקשרות בין העירייה לבין החברה המייצגת את המתנ"ס

בהקדם. (סעיף 8).

6 לפי הוראת ה*ועץ המשפטלי, שניתנה בעקבות הערת הביקורת, העברת הכספים לחברה

המייצגת את המתנ"ס צריכה להתבצע בהתאם לנוהל תמיכות, על כל המשתמע מכךד

(לדבות עמידה בקריטריונים ענייניים ושוויוניים שנקבעו על ידי ועדה מקומית).

(סעיף 9 לדו"ח).

0

וו.

.2

.3

4

5

6

יש להקפיד על הגשת דו"ח כספי סמוך ככל האפשר לתקופה בה דן הדו"ח, ובהתאם *

למחויב לפי סעיף 45 נכד(ב) לחוק החברות (סעיף 10.3 לדו"ח).

בכרטיס הנהלת החשבונות המנוהל במתנ"ס על שם העירייה מומלץ לבצע הפרדה בין

הכספים המועברים במסגרת התקציב ה*ייעודי לבין כספי התקציב הלא זיעודי. זאת על

מנת להקל את המעקב הכספי, ועל מנת שתהיה שקיפות לגבי ניהול הכספים המ*ועדים

לפרויקטים של העירייה. (סעיף 11.1 בדו"ח).

על העירייה להפיק הזמנות לפרויקטים לצורך תשלום לחברה המייצגת את המתנ"ס.

לכל העברת תקציב ייעודי צריכה להתקבל הזמנה מהעירייה. (סעיף 11.2 לדו"ח).

על כל הפרויקטים בגינם מועבר תקציב ייעודי למתנ"ס להופיע בכרטיס המתנ"ס

שבעלירייה. אין לאפשר מצב בו יועברו 1.2 מיליון ₪ מהתקציב הייעודי של המתנ"ס

שלא דרך כרטיס התקציב של המתנ"ס בעירייה. (סעיף 11.3 לדו"ח).

יש להסדיר בכתב את ההעברות הכספים מהמתנ"ס לעירייה בגין פעילויות ספורט. יש

לערוך מעקב ובקרה אחר העברות אלה בעירייה ובמתנ"ס. (סעיף 12.3).

מומלץ לציין בחוברת הפעילות שמפרסם המרכז לציבור הרחב רשימה מסודרת של

סוגי ההנחות השונות אשר עומדות לרשות התושבים, וזאת על מנת לשמור על שקיפות

מלאה ולהימנע מטענות של הטעייה ואי מסירת מידע. (סעיף 14.2 לדו"ח).

יש להקפיד על הזנת נתונים נכונים ומדויקים למערכת הממוחשבת בדבר הנחות וסוגי

הנחות, על מנת לאפשר מעקב ובקרה מסודרים בנושא זה. (סעיף 14.5, 14.4 לדו"ח).

יש לעקוב ולתעד את תהליכי הגבייה מחייבים. (סעיף 16.3 לדו"ח).

מומלץ להסדיר את נושא הקצאת האולם ללא תמורה בהסכם מסודר בין העירייה

למתנ"ס, ש:כלול קריטריונים ברורים שיקבעו לאילו מטרות ועבור אלו גופים יוקצה

האולם ללא תמורה. (סעיף 17.2 לדו"ח).

אין לכרוך בחוזה ההשכרה של האולם ח*וב להתקשרות עם עסק פרטי להדפסת

כרטיסים. (סעיף 17.4 לדו"ח).

דוח בדיקת תקינות הוצאות במחלקת שפורט ואירועים

מקבלים את כל המלצות מבקר העירייה.

המולצות

מחלקת תרבות, ספורט ואירועים תקפיד על ש*וך ההוצאות לסעיפים תקציביים

מתאימים.

מנהל המחלקה יקפיד כי השימוש בתקציב יעשה בהתאם לתקציב שנקבע לכל מדור.

הוצאה שלא בהתאם לאופי פעילות המדור, תדרוש את אישור הגזברות.

מנהל מחלקת תרבות, ספורט ואירועים ימסור למנהלי מדורים במחלקה, על שימוש

שנעשה בתקציב שהוקצה לפעילות המדור שבניהולם לצורך פעילות אחרת שאיננה .

חלק מתוכנית העבודה של המדור.

4. יחודדו ההנחיות לגורמים במחלקת תרבות, ספורט ואירועים בדבר חובת ביצוע כיול.

תקציב פורמאלי, במקרים בהם נעשה שימוש בכספים, עבור פעילות שונות מהפעילות

עבורן הוקצו.

5 המחלקה תקפיד לשלם הוצאה כספית, מתוך הסעיף התקציבי הרלוונטי בלבד ולהימנע,

ככל האפשר מפיצול הוצאות לסעיפים תקציביים שונים, שלעיתים אין בינם לבין מהות

ההוצאה כל קשר.

6 מחלקת גזברות תבחן את תקינות מבנה הסעיפים התקציביים במחלקה הנבדקת

(ואולי אף במחלקות נוספות), תבטל סעיפים שאינם נדרשים ותאחד סעיפים זהים

במהותם וכן תתקן את שמות הסעיפים התקציביים, כך שמהותם תהיינה ברורה ולא

נתונה לפרשנות.

היערכות לשעת חירום

נא להזמין את שי אדרת לישיבה הבאה.

= המבקר מציין בפני חברי הועדה כי ראש העירייה הנחה את מנהלי המחלקות

לתיקון הליקויים שנמצאו בדוחות ולביצוע ההמלצות בהתאם להמלצות בדוחות

השונ*ם.

הערה - נושאים נוספים בדוח מבקר העירייה לשנת 2012 ידונו בישיבה הבאה.

רשם: יהושע קלפוס - מבקר העירייה וממונה תלונות ציבור

מ*כאל וידל

ויר הועדה לענייני ביקורת

העתקים: מר "אל לביא - ראש העירייה

חברי הועדה לענייני ביקורת

מר עופר תודר - מנכ"ל העירייה

גב' רוזה עללאל - גזברית הע*רייה

4 יחודדו ההנחיות לגורנוים במחלקת תרבות, ספורט ואירועים בדבר חובת ביצוע כיול

תקציב פורמאלי, במקרים בהם נעשה שימוש בכספים, עבור פעילות שונות מהפע*לות

שבורן הוקצו.

5 המחלקה תקפיד לשלם הוצאה כספית, מתוך הסעיף התקציבי הרלוונטי בלבד ולהימגע,

בבל האפשר מפיצול הוצאות לסעיפים תקציביים שונים, שלעיתים אין בינם לבין מהות

ההוצאה בל קשר.

6 מחלקת גוברות תבחן את תקיגות מבנה הפעיפים התקציביים במחלקה הנבדקת

(ואולי אף במחלקות נוספות), תבטל פעיפים שאיגט גדרשים ותאחד סעיפים זהים

במהותט וכו תתקן את שמות הסעיפים התקציביים, כך שמהותם תהיינה ברורה ולא

גתוגה לפרשגות.

-. היערכות לשעת חירום

נא להזמין את שי אדרת לישיבה הבאה,

>= המבקר מציין בפני חברי הועדה בי ראש העירייה הנחה את מנהלי הכוחלקות

לתיקזן הליקויים שנמצאו בדוחוות ולביצוע ההמלצות בהתאם להמלצות בדוחות

השונים.

הערה - גושאים נוספים בדוח מבקר העירייה לשנת 2012 ידוגו בישזבה הבאה,

רשם: יהושע קלפוט - מבקר העירזיה וממונה תלונות ציבור

העתקים: מד אל לביא - ראש העיריה

חברי הועדה לעגייני ביקורת

מד עופר תודר - מנכ"ל העירייה

גב' דוזה עללאל - גזברית העירייה

לשכת מבקר העירייה וממונה תלונות ציבור

רמלה, ה' אדר א' תשע"ד

5 פברואר, 2014

בק -4ו21/20

פרטיכל הועדה לענייני ביקורת 2/2014

מישיבת הועדה לענייני ביקורת שהתקיימה ביום שלישי ד' באדר א' תשע"ד,

(4 בינואר 20184), בבית העירייה ע"ש פנחס זינגר ז"ל.

משתתפים ה"ה:

מר מיכאל וידל - חבר המועצה ויו"ר הועדה לענייני ביקורת

מר פאיז מנסור - חבר המועצה וחבר הועדה לענייני ביקורת

מר יאיר דידי - חבר המועצה וחבר הועדה לענייני ביקורת

חסט-

מר אברהם אילוז - חבר המועצה וחבר הועדה לענייני ביקורת

מוזמנ ים:

מר עופר תודר - מנכ"ל העירייה

עו"ד דורון דבורי - היועץ המשפטי

מר יהושוע קלפוס - מבקר העלרייה

גב' עללאל רוזה - גזברית העירייה

אדר' מירי ישראל - מהנדסת העירייה

מר יהושע קלפוס - מבקר העירייה

גב' נסרין זערור - מהנדסת "קרן רמלה"

דוח מבקר העירייה לשנת 2012

שיפוצי קיץ בבתי ספר

נסרין זערור ומירי ישראל נשאלו על ידי חברי הועדה לגבי ההליך שנעשה לבחירת הזכיין שביצע

את תחזוקת מוסדות החזינוך ועל ההליך לבחירת המפקח. נסרין ענתה כי התחילה לעבוד

"בקרן רמלה" כאשר הקבלנים כבר עבדו מטעם הקרן אולם למיטב ידיעתה הקבלנים נבחרו

בהליך כחוק.

בסיום הדיון בנושא זה טרם התקבלו המלצות

* פאיז מנסור יצא באמצע הישיבה.

רח' ויצמן 1,ת.ד 1, רמלה, מיקוד 72100

טלפון :9771788 -- 08 פקס: 9771495 - 08, || הטרח 3|ר378/356078> - |ורחט

סקירת נכסים נבחרים

סוכם כ* לישיבה הבאה חברי הועדה יכינו שאלות בכתב למהנדסת העירייה לגבי הנכסים

המוזכרים בדוח ורק עבור הנושאים שנבדקו. מהנדסת העירייה תכין תשובות מסודרות.

ה*ערכות לשעת חירום

ו. עופר מוסר כי ישנם מקלטים ברמות תחזוקה שונות, החל ממקלטים המוחזקים ברמה

גבוהה ועד למקלטים המלועדים להריסה.

ג. הועדה מאמצת את המלצות המבקר (עמודים 244 - 247 לדוח מבקר העירייה).

בנוסף, לאור המידע הקיים על מספר לא קטן של מקלטים גם ציבוריים וגם משותפים

לבניינים במצב ירוד מאוד, הועדה ממליצה למפות אותם ולעשות הכל כדי להשמישם

לשעת חירום.

מעקב אחר משאיות אשפה

לאור ממצאים הועדה ממליצה לעשות בדיקות גם לחברות האחרות על ידי מנהל המחלקה.

יאיר דידי ביקש להקליט את ישיבות הועדה לענייני ביקורת. היועץ המשפטי והמנכ"ל אישרו

להקליט את הלשיבות ולמסור לחברים את דיסק ההקלטה ללא תמלול.

רשם: יהושע קלפוס - מבקר העירייה וממונה תלונות ציבור

העתקים: מר *ואל לביא - ראש העיריה

חברי הועדה לענייני ביקורת

מר עופר תודר - מנכ"ל העירייה

עו"ד דורון דבורי - היועץ המשפטי

גב' רוזה עללאל - גזברית העלרייה

אד' מירי ישראל - מהנדסת העירייה

דר זו רייך - מנכ"ל "קרן רמלה"

גב' נסרין זערור - מהדסת "קרן רמלה"

עו"ד רעות שדה - סמנכ"לית העירייה

לשכת מבקר העירייה וממונה תלונות ציבור

רמלה,כ"ה אדר א, תשע"ד

5 פברואר, 014

בק - 24/2014

פרטיכל הועדה לענייני ביקורת 3/2014

מישיבת הועדה לענייני ביקורת שהתקיימה ביום שני כד' באדר א' תשע"ד,

(24 בפברואר 2014), בבית העירייה ע"ש פנחס זינגר ז"ל.

משתתפים ה"ה:

מר מיכאל וידל - חבר המועצה ויו"ר הועדה לענייני ביקורת

מר פאיז מנסור - חבר המועצה וחבר הועדה לענייני ביקורת

מר יאיר דידי - חבר המועצה וחבר הועדה לענייני ביקורת

מר אברהם אילוז - חבר המועצה וחבר הועדה לענייני ביקורת

מוזמנים:

מר עופר תודר - מנכ"ל העירייה

מר יהושוע קלפוס - מבקר העירייה

גב' עללאל רוזה -- גזברית העירייה

אדר' מירי ישראל - מהנדסת העירייה

עו"ד סופי ויטלם - ס' היועץ המשפטי

דוח מבקר העירייה לשנת 2012

שיפוצי קיץ בבתי ספר

הוועדה מתעניינת האם נבדקו פרויקטים נוספים של הקבלן שביצע את העבודות המוזכרות בדוח?

המבקר ו- ס' היועץ המשפטי מסבירים כי נעשות בדיקות על קבלנים באופן שוטף ולאחרונה

בוצעה בדיקה על קבלן נוסף וכתוצאה מהבדיקה העירייה לא שילמה לקבלן עבור חלק מהעבודה.

המלצות

3 כל המלצות המבקר בעמוד 27 מומלצות על ידי הועדה בדגש על סעיף 4.

2. הועדה מבקשת מיו"ר "קרן רמלה" להעביר אליה את גובה הקיזוז שנעשה לחברת

"בר שי" וחברת "י.א.מ.ה".

3 הועדה מבקשת להביא לדיון במועצה את אופן טיפול העירייה בעבירה שביצע הקבלן

ע"י הפסקת ההתקשרות עימו וקיזוז התשלומים מול האופציה שהיתה לעירייה לפנות

למשטרה.

רח' ויצמן 1,ת.ד 1, רמלה, מיקוד 72100

טלפון :9771788 - 08 פקס: 9771495 -- 08, ||.וחטוח. 3|וח 3 ז6|3569 וחזה= - |ובוחס

> מבקר העירייה מבקש לה

ביקורת בלבד. כמו כן, הועדה

רשם: *הושע קלפוס = מבקר העידייה וממונה תלונות ציבור

העתקים:

מר יואל לביא - ראש העלרייה

חבר* הועדה לענייני ביקורת

מר עופר תודר - מנכ"ל הע*דייה

עו"ד דורון דבורי - היועץ המשפטי

עו"ד סופי ויטלם -- ס' היועץ המשפטי

גב' רוזה עללאל - גזברית העירליה

אד' מירי ישראל - מהנדסת העזרייה

דר זיו רייך - מגכיל "קרן רמלה"

עו"ד רעות שדה - סמנכ"לית העירייה

דגיש כי בהתאם לחוק הועדה מופמכת לדון בדוחות

רשאית לדרוש 2 נושאים לבדיקה בשנה.

*גאל וידל

"ךר הועה לענייני ביקורת