פרוטוקול הוועדה לתיקון ליקויים מס' 3/2021-15

בסייד עיריית רמלה

מזכירות העירייה

רועה" יה ו

פרוטוקול הוועדה לתיקון ליקויים מס' 3/2021-15

מישיבת הוועדה לתיקון ליקוייס שהתקיימה ביוס רביעי כוי כסלו תשפייא ( 30 נובמבר 2021) - התקיימה בלשכת

מנכ''ל , רחוב ויצמן 1 ברמלה.

משתתפים: מוזמניס+

רונן עוריה - מנכייל העירייה יהושע קלפוס - מבקר העירייה

רוזה עללאל - גּברית העירייה גלית כהן - מנהלת אגף מנהל ותיאוס עירוני והרשות לבטחון קהילתי

עוייד דורון דבורי - יועמייש עוייד שלי ביטון - ס.מנהל אגף מזכירות ומנהל ויועצת מקצועית לרהייע

על סדר היום :

א. מעקב תיקון ליקויים דוחות ביקורת מבקר העירייה לשנת 2020.

דיון והחלטות :

א. הועדה דנה בסטטוס מעקב תיקון ליקוייס דוחות ביקורת מבקר העירייה לשנת 2020, כמפורט להלן :

1. דו''ח ביקורת בנושא הנהלת חשבונות, מצ'/ב כנספח מט' 1.

2. דו''ח ביקורת בנושא חניית נכים, מצ''ב כנספח מס' 2.

3. דו''ח ביקורת בנושא העסקת יועצים, מצ'/ב כנספח מס' 3.

** הערה: הועדה קיימה דיון מקיף ועדכנה את אחריות הטיפול, סטטוס הטיפול ואופן הטיפול כמפורט בנספחים

המצורפים.

עללאל רוזה ‎ /‏ 1

גזברית העיריות. !

ך

רח' חיים ויצמן 1, ת.ד. 1, רמלה, מיקוד 7241506

טל': 08-9771795 | פקס: 08-9771915 | דוא"ל: |ו. הטרח 3 !וחב זל סע!ו|6ת5 | | וחטרח. 3!וחהז.עועועש

מס/

הממצא

נהלי עבודה - לא קייס נוהל המסדיר את נושא סגירת

הספקיס

תקציב בלתי רגיל - קיימיס 288 תבייריס כאשר מתוכם

7 תביירים ללאז תנועה (חלק מהפרויקטיס החלו בשנת.

1,, 2013

חסימה/סגירת חשבון ספק - לא קיימת סגירת ספקים

אוטומטית במקרה של אי פעילות ממושכת של הספק.

לא קייס נוחל המעגן את התנאיס לסגירת ספק.

ספקיס לא פעילים - קיימיס 798 טפקים אשר אינס.

פעילים ב-3 השניס האחרונות ולא הופקה עבורס הצמנת

עבודה בניגוד לנוהל הפנימי הקייס במחלקה.

מעקב אחר תיקון ליקויים ממצאי דו''ח ביקורת בנושא הנהלת חשבונות.

תמצית ההמלצה.

יש לחתוות ולהטמיע נוהל לסגירת ספקים כתוב ומאושר על ידי

הנהלת העירייה המסדיר את תהליכי העבודה מתחילתו ועד סופו,

לרבות הליך סגירת כרטיס ספק במערכת בכדי לוודא כי העובדים

בכלל ובעלי התפקידים הלוקחיס חלק בתהליך זה מכיריס את

הכללים והנחיות לביצוע

יש לבצע בקרה תקופתית של תבייריס ללא תנועה

1. מומלץ לעגן נוהל המפרט את התנאים לסגירת ספק במערכת.

2. מומלץ על קיוס בקרה אפליקטיבית אשר תמנע סגירת ספק עם.

תשלומיס בשנה האחרונה או לחילופין עס הזמנה במערכת או

לחילופין קבלת התרעה במקרח של אי פעילות ממושכת עס ספקים.

יש לבצע מידי שנה בדיקה של הספקיס חלא פעילים במאגר

הספקים ולבחון את נחיצותם

אחריות הטיפול.

ס. גזברית העירייה

עוורת גזברית

ס. גזברית העירייה

- בתיאום מנהל.

אגף מחשוב

ומערכות מידע

ס. גזברית העיריה

סטטוט.

הטיפול.

תוקן

תוקן

תוקן

בתהליך

תוקן

אופן הטיפול.

נוחל ייפתיחת וסגירת כרטיסיסיי עודכן, נוסף סעיף המפרט את

תדירות הבקרה והתנאיס לסגירת כרטיס ספק.

אחת לרבעון מתקיימת ישיבה בנושא תבייריס, בכללה גס בקרה

על תביירים ללא תנועה. (סיכומי ישיבות בנושא תבריס מיום

1 ומיום 28.2.21)

1. נוחל ייפתיחת וסגירת כרטיסים" עודכן, נוסף טעיף

המפרט את תדירות הבקרח והתנאיס לסגירת כרטיט

ספק.

2. בקרה אפליקטיבית דורשת פיתוח של חברת.

מטרופולינט, התבצעה פנייה לחברה הנושא נמצא

בבדיקה.

א. בתאריך 15.3.21 התבצעה בדיקה נוספת, נמצאו כי רק 15

ספקים אינס פעילים, חלקס נסגרו וחלקס תקינים, נחוצים

לצורכי עבודה על כן נותרו פתוחים.

ב. אחת לשנה, מתבצעת בדיקה של ספקיס לא פעילים, הנושא

גס הוגדר בנוהל ייפתיחת וסגירת כרטיסים'י.

הערות הוועדה לתיקון

ליקויים

מסי

הממצא

פתיחת כרטיטי ספק שוניס עס עוסק מורשה זהה -

קיימים 15 מספרי עוסק מורשה להס קייס במערכת יותר

ממספר כרטיס ספק אחד

שמות ספקיס וחים בעלי כרטיס ספק שונה - נמצא ספק

אחד בעל שם והה.

חומנות בדיעבד - לא קייס (והל עבודה המפרט את

התנחלות המחלקה כאשר מופקת הומנה בדיעבד. לדעת

הביקורת, מתן אישור להזמנה בדיעבד, לאחר קבלת

חטובין או השירות באופן בו אין שריון תקציבי לסעיף,

יינתן בנוסף עייי מנכייל העירייה

המחאות מבוטלות - ב-? מקריס (בית ספר סיני, עמותת

יביע] לא נרשם על גבי ההמחאה המבוטלת המילה

"ימבוטליי.

במקרה אחד הביקורת קיבלה את פקודת התשלוס ללא

ההמחאה המבוטלת (האוניברסיטה הפתוחה).

קופה קטנה, חריגה מתקרת ההוצאה - ב-2 קופות

קיימות הוצאות אשר חרגו מהסכוס המקסימלי שאושר

בתחילת שנה, בניגוד להוראות הנוהל,

לא התקבל אישור להוצאות החריגות אלא ההוצאה

הוחזרה לאחראי הקופה (שעל שמו הכרטיס).

תמצית ההמלצה.

יש לבצע בדיקה של כל אותס ספקיס להס קייס יותר מכרטיס ספק

אחד, או לחילופין כרטיס ספק שונה בעלי שס ספק והה ולבחון את.

נחיצותם

יש לבצע בדיקה של כל אותס ספקים להם קייס יותר מכרטיס ספק

אחד, או לחילופין כרטיס ספק שונה בעלי שס ספק זהה ולבחון את.

נחיצותם

יש לעגן נוחל עבודה המפרט את תהליכי העבודה המתבצעים

במחלקה בעת ביצוע הזמנה בדיעבד

מומל) לחכין חותמת ''מבוטליי ולהקפיד להחתים איתה את

חביטול, תוך ציון תאריך הביטול ושס מלא של המבטל.

יש להוסיף סעיף בנוחל אשר מסדיר את עניין ההוצאות אשר

חורגות מהתקרה שנקבעה בתחילת שנה על ידי מתן אישור

מגזברית העירייה/סגנה או לחילופין להתאיס את נוהל עבודה

בנושא קופה קטנה לתהליכי העבודה המתבצעים במחלקה בנושא.

אחריות הטיפול

ס. גזברית העיריה

ס. גזברית העיריה

גזברית העיריה

מנהל חשבונות.

ראשי בגזברות

מנהל חשבונות

ראשי בגזברות.

סטטוטי

הטיפול

תוקך

תוקן

תוקך

תוקן

תוקן

אופן חטיפול

כרטיסי הספקיס שהועלו בביקורת ככפולים נבדקו, 6 מהס.

נסגרו . שאר הספקים נחוציס לצורכי עבודה על כן נותרו

פתוחים.

הכוונה ב'/נחוצים לצרכי.

א. ספק ממנו שוכריס דירה, ויש כרטיס לתשלוס השכירות.

וכרטיס לתשלום ועד חבית..

ב. רשות מקומית איתה יש לעירייה רישומים בכרטיס בגין

אגרות חוץ (משרד החינוך), וגס כרטיס עבור התקשרויות.

שוטפות.

ג. רשתות המפעילות בתי ספר בעיר (למשל עמל), יש כרטיס מול.

הרשת הארצית, וכרטיס נוסף עבור בית הספר ברמלה

ד. חברת החשמל - יש כרטיס עבור חיוב צריכת החשמל בעיר

וכרטיס עבור עבודות לחברת החשמל בשיקיס.

ה. התקשרות עס החברה למשק וכלכלה של השלטון מקומי

בע'ימ - יש מספר כרטיסים, כל כרטיס לנושא אחר (ביטוחים,

הסעות וכו

הרישוס בשני חכרטיטים מאפשר לעקוב טוב יותר אחר

ההוצאות ולכן תקין (הסבר בסעיף 5 לעיל).

ביצוע הומנה בדיעבד, הינו חריג ולכן אין צורך להציג חריג

בנוהל.

אישור להחוצאת הזמנה בדיעבד ניתן אך ורק ע'יי אורגנר

העירייה לאחר נימוק, על מנת שהתהליך יהיה מסודר

וממוחשב.

בנוהל מסי 2.1 יינוהל תשלומיס לספקים", (ספח אי ייטופסי

ביטול שיקיי, המצורף לכל שיק שבוטל, בנוסף לסימון ייקרוס"

על גבי השיק. הנייל מהווה ביטול של השיק כולל התייחסות.

לסיבת הביטול

הוצאות גבוהות מהתקרה של קופה קטנה לכל מחלקה הן

חריגות.

עפייי נוהל 2.6 יינוהל קופה קטנהיי סעיף 4.4.1 יי עס ניצול של

% מכספי הקופה הקטנה, מומלצ להגיש דוי'ח הוצאות על

סכוס הקבלות על גבי טופס דיווח הוצאות קופה קטנחיי.

עובד שחרג מהתקרה, ומביא דוח הוצאות לאישור הגזברות,

מביא אסמכתאות ונדרש לתת הסבר לחריגה.

יצוין עוד כי ככל שעובד לא הגיש במועד את דוח ההוצאות,

וחרג מהתקרה שאושרה לו, ההוצאה בוצעה בחשבונו הפרטי,

כלומר אין פגיעה בקופת העירייה.

איננו רואיס צורך בעדכון ינוהל קופה קטנהיי

הערות הוועדה לתיקון

ליקויים

מס/

10

11

12

33

14

15

16

הממצא

הפרדת תפקידים בביצוע התאמות בנקיס - קיימיס 23

משתמשיס בעלי גישה והרשאה לביצוע פעולה מסוג

התאמת בנקים. חלק מהמשתמשים אינס חלק ממדור

הנהלת חשבונות ואלא שכן חלקס אחראיס על ביצוע

תשלומים והפקדת כספים והמחאות

יתרות פתוחות - נכון לחודש דצמבר 2020 קיימות 3

יתרות פתוחות משנת 2019, בסכום של כ-5,100 ₪, ואילו

בשנת 2020 קיימים סכומיס רביס שלא הותאמו (חלקם

מחודש ינואר 2020).

מורשה חתימה - אין הפרדה בין מורשי חתימה מקבוצה

אי למורשי חתימה מקבוצה בי (פועליס, לאומי, מזרחי

מרכנתיל)

פרטי בנק של מקבלי שכר שנמצאו בקובץ ספקים -

קיימיס 8 טפקיס בעלי פרטי חשבון בנק אחיס לעובדיס

ספקיט ללא מספר חשבון - קיימיס 48 ספקיס ללא שיוך

למספר חשבון בנק

טפקיס ללא פרטים (כתובת, כתובת דואר אלקטרוני,

פקס) - קיימיס 42 ספקיס ללא פרטים, כגון: כתובת,

כתובת דואר אלקטרוני ופקס

תאריך הונת הצמנה בימי שבתון - נשלפו 2 ההזמנות.

שבוצעו בימי שישי ושבת בהס לא קיימת פעילות של

מחלקת גזברות. לאור תגובת המבוקר נמצא כי המקרים

תקינים.

תמצית ההמלצה.

יש לבצע הפרדת תפקידיס אפליקטיבית בין עובדיס אשר אחראיס.

על התאמות בנקיס לעובדי אשר אחראיס על ביצוע תשלומים.

והפקדות הכספים.

יש להתאים את סביבת העבודת לנוהל העבודה, קרי להקפיד על

סגירת חיתרות הפתוחות עד חודש ימים או לחילופין לעדכן את

נוהל העבודה בהתאם.

לדעת הביקורת, היעדר הפרדה בין מורשי החתימה יכול ליצור מצב

תאורטי בו הבנק יאשר תשלומים חתומים עייי שני מורשי חתימה

מאותה קבוצה בניגוד לנדרש.

על כן, יש לדאוג לכך שאישורי הבנקיס יפרידו בין מורשי החתימה

לפי הקבוצות המתאימות.

יש לבחון את כל המקריס בהס חשבון בנק הספק זהה לחשבון

חבנק של עובד עירייה

יש להשלים את נתוני הספקיס השוניס להם לא קייס חשבון בנק

מומלץ להשליס את נתוני הספקיס השונים, כגון: חשבון בנק,,

כתובת, כתובת דואר אלקטרוני ופקס.

יש לבחון את המקריס שנמצאו

אחריות הטיפול

גזברית העיריה

מנהלות החשבונות.

ס. גוברית העירי

ס. גזברית העיריה

ס. גוברית העיריה

ס. גזברית העיריה

גזברית העיריה

סטטוט.

הטיפול

תוקן

תוקן

תוקן

תוקן

תוקן

תוקן

תוקן

אופן הטופול

רשימת ההרשאות במטרו עודכנח, כך שרק ל- 2 מנהלות.

החשבונות מורשות לבצע התאמות בנקיס.

3 היתרות הפתוחות משנת 2019 הותאמו ונסגרו.

היתרות הפתוחות מהוות מיעוט, ונעשה מאמץ לסגור יתרות.

באופן שוטף ויומיומי.

בוצעה הפרדח בין מורשי החתימה מקבוצה אי למורשל

החתימה בקבוצת בי.

בעקבות חביקורת, 4 מחשבונות הספקים נסגרו, ספק אחד היא

פנסיונרית של העיריה וגס ספקית, ספק אחד הפך להיות עובד

עיריה, כרטיס אחד שעליו העירה הביקורת נמצא תקין, אומנס

חשבון הבנק זהה, אך מדובר על סניף שונח, ספק אחד מדובר

על אותו חשבון בנק, אך סניף שונה

בוצעה בדיקה, 19 מכרטיטי הספקיס נסגרו, ביתר הכרטיטים

הושלמו פרטי מספר חשבון.

בוצעה בדיקה, 23 מכרטיסי הספקיס נסגרו וביתר עודכנו

והושלמו הפרטיס.

למספר עובדים קיימת גישה לעבודה מהבית.

התנועות בוצעו עייי סגן הגזברית, חשוב לציין שלעיתיס

נדרשים אישוריס של מורשי החתימה בזמן אמת.

הערות הוועדת לתיקון

ליקויים

הערות הוועדה לתיקור |

ליקויים 1

סטטוס.

הטיפול

בוצע מיפול, ההרשאות. עודכנו בהתאס.

ס. גזברית העירייה

בתיאוס מנהל אגף

מחשוב ומערכות

מידע

זש לעדכן את ההרשאות חקוימות במערכת באופן שתתקיים

הפרדת תפקידיס ברורה בין הגורס המבצע לגורס המבקר, א

לחילופין באופן שימנע מצב בו גורס אחד יכול לבצע מספר פעולות.

כספיות בזו אחר זו בתהליך התשלום

הרשאות ובקרות אפליקטיביות - לא קיימת הפרדה בין

משתמש אשר אחראי על פתיחת כרטיס ספק במערכת

ועדכונו לבין משתמש אשר אחראי על ביצוע התשלום

לספקים השונים.

בתהליך התשלום, כאמור, העברת מסייב לא תתבצע ללא

אישור ? מורשי החתימה המוגדרים במערכת (גוברית.

העירייה וסגנה)

עס זאת, במסגרת הביקורת אחר מיפוי ההרשאות.

הניתנות למשתמשים נמצא, כי אישור מסי"ב ניתנו

לעובדיס נוספים

מסי

הממצא

נוהל עירוני - הנוהל העירוני המפורסס באתר האינטרנטי

העירוני אינו מעודכן.

על אף שעל פי הנוהל המעודכן זכאי לחניית נכה מי

שברשותו אישור ל- 90% נכות, באתר האינטרנט העירוני

מפורסס הנוחל הישן הקובע כי וכאי לחניית נכה מל

שברשותו אישור ל- 60% נכות.

סקירת חניות נכיס מאושרות - נכון לתחילת הביקורת

היו 39 חניות נכיס בתוקף שאושרו בוועדת תנועה לפני

למעלה מ- 3 שנים,

נכון למועד סיוס הביקורת ישנן 5 חניות נכיס מאושרות

מעל 3 שניס שלא חודש להן התוקף.

מסיור שערכה הביקורת ברחבי העיר נמצא שלט חניית

נכח שאינו בתוקף אך לא הוסר.

מערכת מידע - לא קיימת מערכת מידע לניהול המידע

בדבר חניות נכיס. נתוני החניות מנוהלים באמצעות קוב

נתונים בפורמט אקסל שנערך על ידי רכזת ועדת תנועה,

על פי הנתונים שהצליחה לאתר לאורך השנים.

כמו כן, בהעדר מערכת ממוחשבת לניהול נתוני חניות

הנכיס נחלשת הבקרה אחר בקשות המועברות לעירייה.

בין היתר, לא מתבצעות התראות בדבר תוס תוקף חניות

נכים (לעניין זה ראה גס פרק ייאישור זמני לחניית נכים")

ולא מתנהל מעקב אחר בקשות שהוגשו על ידי התושבים.

ולא הועברו לדיון בוועדת תנועה (לעניין ה ראה גם פרק

ייהכנה לוועדת תנועה'"")

בקשה לחניית נכה - טפסי הבקשה לחניית נכה

המפורסמיס באתר האינטרנט העירוני אינס מעודכנים

או חסרים.

ניהול רישוס בקשות שנדחו - רכזת ועדת תנועה מנהלת.

רישוס של הבקשות שנדחו בוועדת תנועה בקובץ אקסל.

מעיון בקובץ האקסל עלה כי לא מצוין תאריך ומספר

ישיבת ועדת תנועה בה נדונה הבקשה ונדחתה.

מעקב אחר תיקון ליקויים ממצאי דו''ח חניית נכים

תמצית ההמלצה.

יש לעדכן את הנוהל העירוני באתר האינטרנט ולוודא כי הנוהל.

המפורסס חינו הנוהל המעודכן

יש להקפיד על הארכת תוקף חניות הנכים לאחר 3 שנים, כפי

שנקבע בנוהל העירוני. לחילופין יש לבטל את תוקף חניות הנכים

שחלפו שניס מתאריך האישור בוועדת התנועה.

יש לוודא הסרת שלט החניה לנכה במקריס בהס חחניות אינן

בתוקף.

1. מומלץ לשקול לנחל את מערך חניות הנכיס במערכת.

ממוחשבת ייעודית, או לחילופין במודול ייעודי במסגרת.

מערכת ממוחשבת קיימת בעירייה.

2. מומלץ לבחון אפשרות להגשת בקשה מקוונת לחניית נכה,

באמצעות האינטרנט, שתוזן באופן אוטומטי למערכת.

ממוחשבת ותאפשר מעקב שוטף אחר חניות הנכיס, החל

משלב הבקשה.

יש לנהל רישוס מסודר של כל הבקשות המוגשות לעירייה, מיד עס

קבלת הבקשה, ולאחר הדיון והחלטת ועדת התנועה יש לרשוס את

ההחלטה בקובץ המעקב.

יש לנחל רישום מסודר של כל הבקשות שנדחו על ידי וועדת תנועה,

כולל כל הפרטים הרלוונטייס, בין היתר מספר וועדת תנועה

ומועדה.

הביקורת מציינת, כי מערכת ממוחשבת לניהול פניות תושביס

בנושא חניות נכיס עשויה לסייע רבות בניהול הבקשות ומעקב אחר

הבקשות שלא אושרו.

אחריות הטיפול

עדן בר - רכזת

הועדה

עדן בר - רכות.

הועדה

מחנדס העיר +

רפרנט 318

עדן בר - רכות

הועדה

עדן בר - רכזת

הועדה

סטטוס.

הטיפול

בתהליך

תוקן

בתהליך

תוקן

תוקן

תוקן

אופן הטיפול.

הוכן נוחל חדש, עבר לאישור וועדת תנועה, הוועדה תתכנס ב-

21|2|71

רכות הועדה מנהלת מעקב - חצי שנה טרס סיוס התקופה

נשלח מכתב בקשה לחידוש החניה, באין מענה נשלח מכתב שני,

מכתב שלישי נשלח ברשום, וזאת בנוסף לניסיונות התקשרות

במייל/טילפון.

במקרים של חוסר מענח לפניות העירייה, ביטול החניה מובא

לדיון בועדת התנועה והסרת השלט.

1. רפרנט ח- 318) בעירייה החל בתהליך בדיקה אל מול.

החברה שמספקת את שירותי ה- 218) לעירייה, אך עזב

את תפקידו, פורסס מכרו חדש.

2. קיימת האפשרות להגשת בקשה מקוונת לחניית נכה,

באמצעות האינטרנט של העירייה..

טפסי הבקשה המעודכניס פורסמו באתר האינטרנט.

מתבצע רישוס מסודר של כל הבקשות ולאחר דיון בוועדה

ההחלטה נרשמת בקובץ המעקב.

מתנהל רישוס מסודר של כל הבקשות שנדחו הכולל את פרטי

מגיש הבקשה, הסיבה לסירוב ומט' ותאריכי וועדות.

( ספפז אפ" 3

הערות הוועדה לתיקון.

ליקויים

בקשות שאינן מוגשות לדיון בוועדת תנועה - רכזת ועדת

תנועה מסרה כי לעיתיס מועברות אליה בקשות שאינה

עומדות בקריטריונים המזכיס בחניית נכח. במקריס

אלה היא מסבירה לתושב המבקש את הסיבות לאי

עמידה בקריטריוניס, ובחלק מהמקרים התושב משתכנע

ונמנע מלהגיש את הבקשה לוועדה.

במקריס אלה, בהס הבקשה לא הועלתה לדיון בוועדה,

לא מנוהל רישוס ולא ניתן לדעת מי היה מעוניין להגיש

בקשה ונמנע מכך לאור הבדיקה המקדימה של רכזת

ועדת תנועה.

דיון בוועדת תנועה - מהנדסת העיר, המשמשת חברת.

הועדה, מסרה כי הבקשות מועברות לדיון בוועדת

התנועה לאישור סופי, אולס חברי הוועדה אינס בודקיס

לעומק כל בקשה, אלא סומכיס על הבדיקה של רכות

הוועדה, אשר במטגרת תפקידה נדרשת לבדוק עמידה

בוכאות בהתאס לקריטריוניס טכניים שנקבעו

לאור האמור, בידי מזכירת ועדת תנועה יכולת נרחבת

להעניק חניות נכים לכל אחד מבלי שמקבלי ההחלטות.

המוסמכים ייבדקו אותה וימנעו שימוש בלתי ראוי

באפשרות שניתנה בידה.

בדיקת מסמכי בקשה להקצאת חניית נכה - העירייה

אינה מקפידה לקבל את מלוא המטמכיס הנדרשים.

בדיקה מדגמית העלתה כל:

1. במקרה אחד לא נמצאו אטמכתאות כלל אלא אישור

על וכאות לגמלת סיעוד בלבד - לא ברור לביקורת על

סמך מה אושרח הבקשה ללא הצגת המסמכיס, בין החיתר

ללא הצגת תו נכה או רישיון רכב.

2. במקרה אחד לא נמצא טופס בקשה - לא ברור

לביקורת על סמך מה אושרה חניית נכה ללא בקשה

מחתושב.

3. במקרה נוסף לא נמצא רישיון רכב-- לא ברור

לביקורת על סמך מה אושרה חניית נכה ללא בדיקת

בעלות על הרכב של הנכה.

4. בשני מקריס נוספים לא נמצא תו נכח.

5. בשלושה מקריס נוספיס לא נמצא רישיון נחיגה.

6. במקרה נוסף לא נמצאה ת.ז. וספח.

יישוס החלטות הוועדה - לא נמצא כי מתקייס תהליך

סדור של שליחת הודעה לביצוע על גבי טופס ייעודי ולא

מתקיים ניהול משימות ומעקב אחר ביצוען.

בהעדר מעקב כאמור לא ניתן לבחון את התהליכיס ולא

ניתן לדעת מהן הסיבות לממצאיס שעלו, בין היתר

במסגרת דוח ביקורת זה, כגון: חנייה שתוקפה תס ולא

הוסר השלט, חניות נכים זמניות שלא הוסרו לאחר תוס

תוקף האישור, וכדי.

1 חביקורת בדעה כי כל בקשה המוגשת לעירייה צריכה לעבור

לדיון והחלטה בוועדת תנועה, גס במקריס בהם ברור

שהבקשה אינה עומדת בקריטריונים.

2. יש לנהל רישום של כל הבקשות המועברות לעירייה. אחת.

לתקופה יו"יר ועדת תנועה תיבחן באופן מדגמי את הבקשות

לעומק.

1. מומלץ לבצע סקירה מלאה על כל בקשה במסגרת דיוני

הועדה על הקצאת חניות נכיס, ואף לבדוק את המסמכים

המוגשים, ולו באופן מדגמי.

2. מומלץ כי בפרוטוקול וועדת תנועה יצוינו הסיבות שהביאו

להחלטה לאשר או שלא לאשר את החלטה בהתאס לעמידה

הקריטריונים שנקבעו בנוחל העירוני.

1 יש לבחון את המסמכיס המוצגיס לוועדת תנועה ולהעניק

חניית נכיס בהתאס לתנאיס שנקבעו בנוהל העירוני.

2. במידה והוועדה מעניקה חניית נכה למי שאינו עומד

בקריטריוניס שנקבעו בנוהל, יש לציין ואת במפורש

בפרוטוקול, כולל הסיבות שהביאו להחלטה.

1 לצורכי בקרה ומעקב מומלצ לערוך טופס הנחייה ייעודי

לביצוע. כל החלטת ועדה תועבר לביצוע על גבי הטופס.

בחתימת רכות ועדת תנועה ובמקריס נוספים בחתימת גורם.

מאשר רלוונטי נוסף.

2. כמו כן, מומלץ לרכז את ההחלטות במסגרת קובץ מעקב

ולוודא ביצוע ההחלטות.

עדן בר - רכזת

הועדה

עדן בר - רכות

הועדה

עדן בר - רכזת.

הועדה

עדן בר - רכות

הועדה

מיכה חביב -

אחראי על התקנת.

שלטיס ותמרורים.

אבי גורן - אחראי

על צביעה וסימוניס

תוקך

תוקן

תוקן

תוקן

1. כלל הבקשות המוגשות לעירייה, כולל בקשות שאינן

עומדות בקריטריוניס, משובצות לדיון והחלטה בוועדת.

תנועה.

2. אחת לתקופה מתבצעת בדיקה רנדומלית.

1 לסדר יוס/בקשות המוגשות לוועדה מצורפים כלל

המסמכיס חנדרשיס לדיון. במהלך הדיון רכות הועדה

נותנת סקירה על כל בקשה שהוגשה.לאישור הוועדה.

2. מאחר והפרוטוקול מפורסס באתר העירייה, מטעמיס

של צנעת הפרט לא מפרטיס את הסיבות שהביאו

להחלטה לאשר/לא לאשר. רישוס שכזה מתנהל בקוב

נפרד.

1 כל בקשה המוגשת באופן חלקי ודורשת השלמת.

מסמכים, אינה משובצת לועדת התנועה.

2. מטעמים של צנעת הפרט, הסיבות מפורטות בקוב

מעקב ולא בפרוטוקול עצמו.

1. מתנהל קשר רציף של רכזת הועדה אל מול גורמל

הביצוע, מרגע הפצת פרוטוקול ועדה חתוס ועד לסיוס

הליך הביצוע בשטח.

2. קייס קובץ מעקב ביצוע ותיקיה של תיעוד.

10

12

מדגס חניות נכים - נמצאו שלטי חניית נכה שלא הוסרו

למרות שתוקף החנייה הסתיים. להלן שני מקרים:

1. מבדיקה שערכה הביקורת בתאריך 0 עלה

כי חניית הנכה ברחוב האלונים 7 אינה בתוקף נכון

למועד הביקורת אולס השלט עדיין במקומו ולא

הוסר.

2. מבדיקה שערכה הביקורת בתאריך 3.6.2020 עלה

כי חניית הנכה ברחוב ישראל פוליאקוב 10 אינח

בתוקף נכון למועד הביקורת אולס השלט עדיין

במקומו ולא הוסר.

חניית נכים למי שיש חנייה פרטית -

1. מסיור שערכה הביקורת ברחבי העיר נמצאה חנית

נכיס סמוך לבית פרטי ברחוב האלוניס 7 הכולל

שטח חנייה בחצר.

2. לעיתים ניתנו חניות נכיס למי שיש ברשותם חנייה

פרטית לאור העובדה שברשותס רכביס גדוליס עס

מעלון והם צריכיס מקוס (רחב לתמרון המעלון -

זאת בניגוד להנחיות הנוהל העירוני

אישור זמני לחנלית נכים - ניתנו אישוריס לחניית נכיס

מעבר לתקופת תוקף האסמכתאות שהוצגו. להלן

דוגמאות לאישוריס זמנייס שלא נשללו עס תוס פקיעת

תוקף האישור שנמצאו במהלך חביקורת :

מיקוס החניה בסמוך אושר בוועדת תנועה מיוס מסי

הועדה הערות

אבא אחמאיר 2/10 1.12.2016 יונ-16 מאושר לשנה

ספיר 2 27.11.2019 מאי-19 מאושר לחצי שנה

מסדה 1/4 1.8.2019 אפר-19 מאושר לשנה

יצוין כי הביקורת ערכה מדגם של 4 מקריס בהס ניתן

אישור ומני וב- 3 מהמקרים נמצא ליקוי כאמור.

יש לוודא כי כל הרכביס המאושרים מופיעים בקובץ חניות הנכים

המאושר. במידה ותוקף האישור פג יש לוודא הסרת התמרור

ממקוס החנייה..

. יש לאשר חניות נכיס למי שאין לו חניה פרטית, כפי שנקבע

בנוהל.

. יש להסיר את שלט חנית הנכה במקריס בהס תס תוקף

חניית הנכה.

. במקריס חריגיס בהס מאשריס חניות נכים למי שיש חניה

פרטית, יש לציין ואת במפורש בפרוטוקול ולציין את

הסיבות לאישור החריג..

ככל שמדיניות העירייה להקצות חניית נכח למי שבבעלותו

חנייה פרטית במקריס חריגים יש לעדכן זאת בנוהל העירוני

2

יש לנהל מעקב אחר תוס תוקף האישוריס לחניות נכיס ולחדש את

האישוריס או לחילופין לחסיר את החניות ולהשיבס לרשות הציבור

הכללי.

עדן בר - רכזת

הועדה

מיכה חביב -

אחראי על התקנת.

שלטים ותמרוריס

עדן בר - רכזת

הועדה

עדן בר - רכזת.

הועדה

תוקן

תוקו

תוקן

שלטי החניות שאינן בתוקף הוסרו.

בנוחל העירייח העדכני - בסעיפי הסייגים לאכאות נכתב כי -

אדס אשר קיימת בבעלותו/ חזקתו חניה פרטית לא יהיח וכאי

להקצאת חניה שמורה לנכה בשטח הציבורי וגס אס הגדרת.

נכותו עונה על הקריטריוניס לאישור הזכאות.

עוד נכתב, כי אס החניה שבחזקתו/בעלותו אינה עונח על צרכיו

כנכה מאחר וברכבו מותקן מעלון והחניה שברשותו אינח

מאפשרת את מרחב התמרון לכניסה ויציאה, יהיה עליו

להמציא מסמכים המתעדים כי ברכבו אכן מותקן מעלון (ע'יר

אישוריס של אציימ וכדי), בנוסף, רכזת הועדה תצא לסיור

במקוס תצלס את החניה, תשקף את הבעייתיות בפני חברי

הועדה על מנת להחריג את ההחלטה ולהשאירה לשיקול דעת

חברי הועדה.

רכות הועדה מנהלת מעקב שוטף (פירוט בסעיף 2)

מס?

הממצא

נהלי עבודה - לא נמצאה התייחסות לניהול המאגר

במסגרת נוהל העסקת יועציס

ועדת התק שרויות -

1.. נמצא כי הפרוטוקולים אינס כולליס את חתימת

היועמייש כנדרש בהתאם לחוזר המנכ"ל..

2. בפרוטוקול הדיון מיוס 28.1.19 נמצאו מספר

ליקויים : לא נערך בפורמט של פרוטוקול כפי

ששאר הפרוטוקוליס של הועדה שהועברו

לביקורת נערכו וכן לא קיבל מספר סידורי.

אישור רישוס למאגר - מבדיקת הביקורת נמצא כי נושא

הרישוס למאגר היועציס מוצג ב-- 2 מקומות שונים

באתר האינטרנט העירוני בשני מקומות שוניס, האחד

תחת ייקבציס להורדהיי כאשר מוצגים 3 קבציס להורדה

והדפסה ובכללס הקול הקורא, ובלשונית מכרזים

ודרושיס שס מפורט הקול הקורא ותנאי הסף

נתוני המאגר -

1. נמצאו ספקים שוניסם אשר קיבלו אישור על

רישוס במאגר אך אינם רשומיס בקובץ המאגר.

2. כפי שעולה מנתוני הטבלה ישנס 18 יועציס שלא

ניתן לדעת באיוה תחוס הס נבחרו לספק את.

שירותיהס לעירייה כיוון שתחום הייעוץ שלהם.

בקובץ ספקיס ריק. המשמעות הינה שהטופס

המקוון אינו מחייב בחירת תחום ייעוץ לצורך

הרישוס.

3. מבדיקת הביקורת את תתי התחומים עולה כל

ישנן חזרות רבות על תתי תחומיס כך למשל תחת

ייאדריכלות ותכנון עריםיי מופוע פעמיים יייוע

נגישות לתוכניות" ו-3 פעמיס בניסוח שונח -

מנהלי תכנון ו-4 פעמיס בניסוח שונה עורכי

פרוגרמות.

הביקורת ממליצה כי העירייה תעגן במסגרת הנוהל הקייס אף את

מעקב אחר תיקון ליקויים ממצאי דו''ח ביקורת בנושא העסקת יועצים.

תמצית ההמלצה.

נושא ניהול המאגר תוך התייחסות לאופן הקמת המאגר, ניחולו

והתחזוקה שלו

מומל כי הפרוטוקולים העוסקיס בדיוניס בפטור ממכרז בהתאם.

לנוהל התקשרויות יחתמו אף על ידי היועץ המשפטי, בנוסף

פרוטוקולים אלו יתועדו בדומה לאופן שבו מתועדים הדיוניס

באישור רישוס יועציס למאגר ואישור לפניה למציעים, כך שיכללו

מספור טידורי נפרד, ניתן יהיה לוהותס בקלות

על העירייה לדאוג לעדכן את אתר האינטרנט העירוני באופן

שיאפשר רישוס מקוון ונוח למאגר היועצים

1

2

מומל\ כי יערכו בחינת שלמות נתוני המאגר על ידי גורס

שימונה על ידי הוועדה.

למרות שלא קיימת חובה מומלץ לכלול את תאריך הרישו

של היועץ וזאת לשס קיוס מעקב שוטף של הוועדה כי

היועציס אשר נכנסו למאגר אכן אושרו על ידי הוועדה

קודס לרישומס במאגר, וכי רשימת הספקים אכן מעודכנת.

אחת ל -- 3 שניס על פי סעיף 7.1.2.4 לחוזר.

. מומלץ כי במסגרת מילוי פרטי היועץ, אחד משדות החובה

יהיה ייבחירת תחוס ייעוץ - קטגוריו

. מומלץ כי אחת לתקופה, תפיק הוועדה קובץ לבחינת

המחלקות על מנת לוודא את נכונות סיווג המאגריס

שהוקמו במערכת ושיוך הספקים אליהם, בסיוס בחינה זו

תאשר הוועדה את המאגריס הקיימיס בעיריית

אחריות הטיפול.

מוכירות העירייה

מזכירות העירייה

מזכירות העירייה

בתיאוס דוברות.

הנהלת העירייה +

וועדת התקשרויות.

סטטוס

הטיפול

תוקן

תוקן

תוקן

בתהליך

אופן הטיפול

נוהל התקשרויות לביצוע עבודה מקצועית הדורשת ידע

ומומחיות מיוחדים עודכן, קיימת התייחסות לנושא בנייה

וניהול מאגר היועצים.

החל מינואר 2071, קיימת הפרדה בפרוטוקוליס של ועדת.

התקשרויות בין נושאיס של פטור ממכרו לבין נושאיס של

העסקת יועצים.

על הפרוטוקולים חתומים עייי מנכייל העירייה, גזברית

העירייה, יועמייש או מי מטעמו ורהייע.

אתר האינטרנט עודכן, במסך הראשי של האתר קיימת

האופציה/לשונית לרישוס מקוון למאגר יועצים.

העירייה נמצאת בתהליך לבחינת מעי ממוחשבת לרישוס וניהול.

מאגר יועציס/מכרצים באופן שוויוני.

הערכה היא שניתן יהיה להתחיל את השימוש במעי לקראת.

סוף 2022.

| סנ

הערות הוועדה לתיקון

ליקויים

צף

ס

אישור הפנייה למציעיס -

1 מסקירת 11 הפרוטוקולים במדגס נמצא כי לא

קיים אישור של הוועדה טרס יציאה להליך

תחרותי בין הספקים במאגרים אלא לעיתיס

בלבד.

2 נמצא כי הפרוטוקול מציין פנייה ל-- 4 משרדי

עוייד לשם קבלת שירותי גבייה, זאת למרות

שהמאגר מכיל 2 יועציס בלבד: נ.ר וכן ב.י.

3. מנתוני חוות הדעת המקצועית שהוגשה לוועדת.

החתקשרויות נעשתה פנייה ל-5 מציעים חיצונייס

בבקשת שיגישו מסמכיס אשר יאפשרו רישומם

למאגר היועצים העירוני. לא נכללו בבקשה 2

שמאיס נוספיס אשר רשומיס במאגר היועציס.

העירוני והס לא נבדקו ולא אושרו על ידי הועדה

לצורכי ההתקשרות האמורה.

4. מבדיקת הביקורת עולה כי מלבד פרוטוקול אחד,

לא נערכו על ידי ועדת ההתקשרויות דיוניס

מקדמיס לאישור רישוס מציעיס ו/או הפנייה

אליהם, עבור אף אחד מהפרוטוקוליס לאישור

התקשרויות בהתאס לתקנה 8(3) אשר נמסרו

לביקורת

אישור ההתקשרות -

1. נמצא כי הוועדה אינה קובעת אמות מידה

מיקצועיות טרס הפנייה לספקים, ואת בניגוד

לסעיף 8.5 לחוזר. אמות המידה בכניסה לרישום

אינס משקפות את אמות המידח הנדרשות לביצוע.

העבודה הייחודית של היועץ, ועקב כך הינם

כוללניות ואינן יכולות להחליף את הצורך באמות

מידה פרטניות לעבודה הנדרשת על ידי העירייה.

2. חוות הדעת המקצועית של המחלקה המבקשת

המוגשת לוועדה נעשית בדרך כלל בעל פה במהלך

הדיון ואינה מוגשת לעיון הועדה במסמך כתוב

ומנומק, וזאת בניגוד לסעיף 8 בחוזר המדבר על

אמות מידה לקבלת ההחלטה.

פרסום - מבדיקת הביקורת נמצא כי בניגוד לנדרש

בהתאס להוראות חוזר המנכייל, הועדה אינה מפרסמת.

את רשימת חיועציס הכלולים במאגר. פרוטוקולי דיוניה

והחלטותיה המנומקות אינן מפורסמות במסגרת

פרוטוקולי הועדות הרבים המפורסמיס באתר העירייה

והיא טרס פירסמה דוח שנתי הכולל פירוט ההתקשרויות.

שאושרו בפטור לפי תקנה 8(3)

1 חביקורת ממליצת כי הועדה תתכנס אחת לתקופה שתקבע.

ולכל הפחות פעם בשנה לצורך אישור היועציס שנרשמו

למאגר היועצים העירוני.

2.. הביקורת סבורה כי יש לצמצס ככל האפשר בפטור הקבוע

בתקנה 8(3), בכל הנוגע לתחומי התקשרויות אשר קיימים

עבורם מס גדול של מציעים אפשריים, על מנת למאפשר

קיוס הליכי התמחרות ובחינה איכותית כמקובל במסגרת

הליכי מכרז או מכרז זוטא רגילים.

3. אין לאפשר פנייה ליועצים שלא נרשמו באופן מסודר

וכנדרש למאגר היועציס העירוני.

הביקורת ממליצה כי חוות הדעת המקצועית המפורטת והמנומקת.

תוגש לעיון הועדה ולא תימסר בעל פה במהלך חדיון בלבד.

הביקורת ממליצה כי הועדה תפעל לפרסוס מלא ושקוף של רשימת.

המציעים הכלולה במאגר היועצים המאושר, של החלטותיה ושל

הדוח השנתי המטכס את האישוריס שנתנה.

מזכירות העירייה

+ ועדת

התקשרויות

מזכירות העירייה

+ המח' המקצועיות,

מזכירות העירייה

תוקן

תוקן

תוקך

1 הוועדה מתכנסת לפחות פעם בשנה ועפייי הצורך של

המחי המקצועיות.

2. תוקן, במהלך השנה האחרונה העירייה פועלת לפרטם

מכרזיס (תכנון, ייעוץ משפטי ועוד).

3. תוקן, הפנייה ליועציס מתבצעת מתוך המאגר.

חווייד מקצועית כתובה מוגשות לעיון הוועדה, בנוסף לחווייד

משפטית.

אחת לשנה מפורסמת באתר האינטרנט של העירייה דו"'ח

מסכס של ההתקשרויות שבוצעו,

הדוייח כולל את מסי פרוטוקול, שס הספק, תחוס, מחי

אחראית וסכוס ההתקשרות.

ועדת לכש הצעות פטורות - נמצא כי פרוטוקולים

המבוצעיס במסגרת ועדת הרכש להתקשרויות עד

0 מ וכן פרוטוקולים המתייחסים לוועדת.

התקשרויות בנושא יועציס נושאיס את אותו שס

פרוטוקול :ייועדת רכש ובלאייי וניתן להפרידס באמצעות

חברי הוועדה וסכומי ההתקשרות. הדבר עלול לגרו

לתקלות בכך שלא ניתן יהיה להבחין בין הפרוטוקוליס

של 2 הוועדות לצורך בחינת אישורי הוועדה אחר פנייה

לספקים אשר רישומס אושר על ידי וועדת יועציס.

פיצול הזמנות - הביקורת מעירה כי במסגרת דיוני

הוועדה לא מוצגים בפני חברי הוועדה הן על ידי

המחלקה המגישה את ההצעות והן על ידי מזכירת

העירייה מהו סך ההתקשרויות עס הטפקיס שהיה עד כה

במהלך השנה, כך שקיים סיכון כי סך ההתקשרויות עס

הספק הינו גבוה מ- 143,200 ₪, סכוס אשר גבוה ממנו

נדרש היה קיוס הליך מכרוי. באחריות הוועדה לבחון כי

לא מבוצעת התקשרות עס ספקיס מעבר לסכוס המכר

כפוף לתקנות המכרזיס.

מומלץ כי יבוצע שמות הוועדה ישונו לאחר היוועצות עס היועץ'

המשפטי של העירייה, על מנת להפריד בין 2 הוועדות

מומלף כי בעת התכנסות נציג הגזברות יציג בפני החבריס את

כרטיסי הספקיס המציעיס וזאת על מנת לוודא שלא קיימת

התקשרות מעבר ל -- 143,200 לספק באותו תחום עיסוק. יצויץ כל

המלצה זו מקובלת אף על ידי מזכירת הוועדה

מצכירות העירייה

גוברות בתיאוס

אגף מחשוב

ומערכות מידע

תוקך

בתהליך

קיימת הפרדה בוועדות ובפרוטוקולים -

ועדת התקשרויות פטור ממכרצ

ועדת התקשרויות העסקת יועצים.

הנושא דורש פיתוח, נעשתה פנייה לחברת מטרופולינט, נמצא

בבדיקה.

חשוב לציין, כי לא נמצא פגם בהתנהלות הוועדה.