פרוטוקול ועדת התקשרויות מיום 9.2.21
פרוטוקול ועדת התקשרויות 09.02.2021
פרוטוקול וועדת התקשרויות – התקיים בזום
ביום 09/02/2021
חברי הועדה
מר מושיקו ארז - סמנכ"ל העירייה יו"ר הוועדה
גב' רויטל שרעבי - ס' גזברית העירייה חברת ועדה
עו"ד נעמה כליף חזרתי - משנה ליועמ"ש חברת ועדה
מרכזת הוועדה- בר שפיר
משתתפים:
ירין קרן
מאיר אבידן
1. מינהל הנהלה
הצעה לניהול וליווי אסטרטגיה ציבורית "גיתם DBDOIM"- מאושר
ירין קרן- התכנסו כאן היום לאשר הצעה לניהול וליווי אסטרטגיה ציבורית בעיר ראשון לציון.
בתחילת הקדנציה בוטל כאן אגף מאוד חיוני לתפקודה של העירייה הנקרא אגף "אסטרטגיה".
אנחנו רוצים לצאת לתהליך של כתיבת חזון לראש העיר, על מנת לחבר ולאגם את כל המערכת
לציר מרכזי אחד. זה מאוד חסר.
אנחנו מבקשים מועדת התקשרויות לאשר לנו את ההתקשרות עם חברת "גיתם" ולעשות איתה
את השלב הראשון שז ה כתיבת חזון לראש העירייה. מתוך החזון נוכל לקחת את החלומות
הגדולים שראש העיר נבחר בגינם ולתרגם את זה לסוג של תכנית עבודה ראשונית. להבין מהם
הצרכים של העיר ביחס לאתגרים שנמצאים כאן היום. אנחנו מבקשים לאשר התקשרות לתקופה
קצובה של כ- 5 חודשים על מנת לבדוק היתכנות לעבודה מול חברת "גיתם DBDOIM" לקראת
בניית התוכנית האסטרטגית.
ישנן שלוש הצעות מחיר שנבדקו טרם ההגעה לוועדה, העברנו לכם אותם לפני הוועדה, ישנה
הצעה של חברת אביב שנתנה אומנם סכום נמוך יותר מהחברה שאנחנו מבקשים לאשר אותה אך
אם אנחנו מכמתים את כמות הזמן היא מבקשת לעבוד כשמונה שבועות על התכנית ולגבות סכום
של כ- 81,000 ₪לא כולל מע"מ זה יוצא סכום יקר לכל שעה, ישנה את חברת גבריאלי סגל שאנו
עובדים איתם כבר בשני אופנים והם מתכננים את הפרוגרמות לשטחים חומים ולעוד עולם תוכן
בהנדסה. הם מבקשים סכום אדיר של 450,000 ₪כדי לבצע את חזון ראש העירייה שזה סכום לא
רלוונטי ולא סביר לסוג העבודה הזה. אנחנו מבקשים לאשר את "גיתם" שדורשים 25,000 ₪
לחודש + מע"מ. אנו מבקשים להתקשר איתם לתקופה קצובה של חמישה חודשים שאחריה
אנחנו נבצע הערכת מצב ונראה אם נרצה להמשיך להתקשר איתם בהתאם לתוצרים שיגישו.
עו"ד נעמה כליף חזרתי- כדי לעשות הליך כזה עם התקשרות המשך צריך לעשות הליך פומבי.
במקרה זה פניתם להצעות מחיר מחוץ למאגר שקשה מאוד להשוות ביניהם. על כל פנים אם תרצו
להמשיך איתם לשלב הבא לא תוכלו כי זה לא הליך פומבי וגם בהליך עצמו זה לא התבקש.
פרוטוקול ועדת התקשרויות 09.02.2021
ירין קרן- מבקש לעשות את הדיפרנציאציה בין השלב הראשוני לשלב השני, אנו מדברים כרגע
רק על חזון ראש עיר. חזון ראש עיר שונה באלפי מונים מתוכנית עומק אסטרטגית ומה שמובא
בפניכם היום אלו חברות קטנות המסוגלות לקחת ולעשות חזון ראש עיר לא בטוח שהן יכולות
לעשות את הפעילות בהמשך.
מושיקו ארז- אין ספק שיהיה פה מכרז, אנו עושים פה כמה תהליכים אסטרטגים. עד אז צריך
להתחיל לעשות עבודה של איסוף, של חשיבה ואיסוף חומרים. מבקשים לעלות עוד שלב למעלה
לשלב החזון ( תוכניות עבודה רב שנתיות, פרוגרמת שטחים חומים, פרוגרמה מטרופוליטנית).
ירין קרן- אם היה לנו אגף אסטרטגיה יכול להיות שהייתי חוסך את הפנייה לגוף חיצוני, כי הם
באמת היו מכינים את התשתית את המחקר עומק את סיקרי ציבור. חסר לי את הבסיס הראשוני
כדי להתחיל לכתוב את המכרז בגלל שאין כאן אגף אסטרטגיה זו הסיבה המרכזית שאני מבקש
מהוועדה לאשר את ההתקשרות הזו היום.
עו"ד נעמה כליף חזרתי- תרצה שאותו גורם יעזור לך בכתיבת המכרז?
מושיקו- לא בטוח שירצה אותו כי אם הוא ירצה להתמודד אז הוא לא יוכל להיבחר, לצורך כתיבת
המכרז אפשר לקחת את אחד היועצים של הרכש.
רויטל שרעבי- האם נעשה הליך פניה להצעות מחיר מסודר שמסביר מה הם צריכים לתת? ניכר
שאין אחידות בין ההצעות חברה אחת מציעה ריטיינר ואחרים מתייחסים לסכום מסוים וחלק
מהחברות מתייחסות למפרטים שאחרים לא מתייחסים. שיש הצעה יותר זולה וככל שלא עשית
תהליך משולב איכות ומחיר זו בעייה לבחור את היקר יותר, לכן חשוב לנו להבין מה נוסח הפניה
שנעשה? מה ביקשנו בתכולת העבודה?
מושיקו ארז- חברת אביב נתנו הצעה לגיבוש חזון וערכים, ואילו DBDOIM מדברת גם על תוכנית
אסטרטגית וגם החזון.
ירין קרן- חזון ראש העיר יהווה את הצירים המרכזיים לכתיבת התכנית האסטרטגית הגדולה
שתגיע לקראת סוף שנת 2021, מבחינת הליך עבודה ולוחות הזמנים הם מבקשים כשמונה שבועות
לענות על מה שביקשנו. לא חושב שאפשר להביא לי את התוצר שאני מבקש בפרק זמן כ"כ קצר
יש את תהליך העבודה ולוחות הזמנים במצגת של אביב שלב 1 מיפוי וסיקרת המידע הקיים, הם
כן פורטים מה הם הולכים לעשות להבדיל מגיתם שאומרים שהם יתייצבו יום בשבוע ולהתלוות
אליכם ולהבין מה הצרכים תוך כדי עבודה איתו, פה הם ממפים את זה שהולכת להיות פגישת
התנעה עם ראש העיר ופגישת עומק נוספת עם ראש העיר להכרות "אני מאמין" מה שמסכם את
השלב הראשון, השלב השני שקוראים לוזון וערכי ליבה–
פה עד חמישה ראיונות.
רויטל שרעבי - לכן אמרתי מה המפרט שהם קיבלנו לצורך קבלת הצעת המחיר? קיבלנו את
ההצעות לא את הפניה להצעות שמגדירה מה אני מצפה לקבל
ירין קרן - בקשנו לכתוב חזון לראש העיר לקחת לתרגם ולהוציא מראש העיר א ת הנושאים
המרכזיים שחשוב לו להתעסק בהם לפרוט אותם לבסיס עבודה ותוכניות עבודה עתידיות ומשם
לצאת לדרך. רשמנו להם את מרכזי הכובד העיקריים שאנו עובדים עליהם היום
(פיתוח מרכז האלף, מינהלת צריפין) זה המידע שהם קיבלו.
פרוטוקול ועדת התקשרויות 09.02.2021
רויטל שרעבי- איך אנחנו יכולים לאשר את זה כש יש הצעה זולה יותר ובלי שהיה פה מרכיב
איכות?
ירין קרן - אנחנו לא מוצאים בהצעה של חברת אביב שהם מתאימים. תהליך העבודה ולוחות
הזמנים שהם הציבו, שבעה / שמונה מפגשים לא מתכנסים כדי לכתוב חזון ראש עיר. "גיתם"
הציעו מישהו שהולך לעבוד פה כל היום.
רויטל שרעבי- היה צריך לעשות תהליך שמשולב עם איכות כדי שנוכל להגיע לתוצאה שהיא לא
המחיר הזול ביותר.
מושיקו ארז - מסכים, אך במקרה הזה חברת אביב בהצעה שלהם נותנים מחצית מתכולת
העבודה.
זאת לא הצעה סטנדרטית, צריך להיות פה מקום לגמישות.
ירין קרן- אפשר לראות בתכנית של "גיתם" תהליך בניית אסטרטגיה וחזון העיר לניהול הזירה
הציבורית. יש פה הצעות אופרטיביות שהם מבינים לשם מה אנחנו מתכנסים, הם מבינים את
הפיתוח העתידי של העיר.
רויטל שרעבי- צריך להבין את הבעייתיות שלנו כוועדה לאשר מישהו יקר יותר, בסופו של דבר
כולם רוצים חזון ראש עיר כי זה מה שמוביל את העיר הזאת ועל החשיבות אין מחלוקת. ירין
קרן- תסתכלו בנתונים
ירין קרן- ב2 ההצעות הם מדברים על אותו דבר על תהליכי עבודה ואיך מגבשים חזון ערכים ובסיס
לתכנית אסטרטגית . בתכולת העבודה רואים את ההבדל בין 2 החברות
רויטל שרעבי-בדיוק מהמקום הזה נדרש לעשות מרכיב איכות
ירין קרן - יש מפרט לשתי החברות אנו רואים את ההבדל בעומק ובאיכות ופה אתם נדרשים
להחליט
עו"ד נעמה כליף חזרתי- ועדת היועצים עובדת לפי כללים וחלק מהכללים להגיד לאנשים איך אנו
בוחרים אותם ומה יהיו הקריטריונים ולא בדיעבד כאן הבעייה.
מושיקו ארז- ישנם מקרים יותר מורכבים שאנו מפעילים יותר שיקול דעת ויש דברים שיותר
טכניים. לצורך העניין שאני משווה ישנם שלושה דברים עיקרים, היקף עבודה ורלוונטיות. ראיתי
את הצוות שמציעים חברת "אביב" גם ברמה השמית לעומת "גיטם", גם התיקים שהם מלווים
הם בהיקף אחר, לכן צריך כן להפעיל כאן שיקול דעת בכדי שיכלו לעשות עבודה טובה בכתיבת
המכרז שיהיה ארוך טווח צריך להתניע את הדברים הללו.
ירין קרן- עולמות האסטרטגיה ותכניות העומק אלו עולמות שזורים אחד בשני
רויטל שרעבי - יש 2 אפשרויות להגיע לתוצאה שאתם מבקשים האחת לעשות הליך שמשולב
איכות, והשניה היא שניתן לתת נימוקים למה בחרנו בחברה א' ולא בחברה ב'
ירין קרן- ניתנו פה נימוקים רלוונטיים, אני אכבד את כל ההחלטות של חברי הוועדה
מושיקו ארז- אני השתכנעתי מבין ההצעות , העירייה עובדת עם היועצים האלה גם קודם. מבין
שאתם מבקשים לאשר את "גיתם DBDOIM"? כן. מבקש שנאשר את זה
עו"ד נעמה כליף- לפי מה שאתה מפרט ההצעה של " גיתם "DBDOIM יותר מתאימה באופי שלה
ובדרך הפעולה מאשר ההצעות האחרות ובמחיר עלות תועלת לעומת ההצעה הזולה יותר, על אף
פרוטוקול ועדת התקשרויות 09.02.2021
המחיר שיותר גבוה מושקעות פה יותר שעות ולכן זה יותר הגיוני לשלם עליה יותר אבל מקבלים
הרבה יותר.
ירין קרן- מבקש לדייק מבחינת המפרט המקצועי שהם נותנים
ניתוח קהלי יעד זה ניתוח ספציפי של הבנת מציאות קיימת בסיבה עירונית מתחדשת, אדם
שמבין מה זה ניתוח קהלי יעד ולקראת מה אנחנו הולכים הוא יודע ומבין מה זה השכונות החדשות
עו"ד נעמה כליף חזרתי - הוא כותב שההצעה אינה כוללת מדיה ומחקרים מאיפה הוא אמור
להביא את הנתונים?
רויטל שרעבי- האם הוא עושה מחקר כדי לקבל את הנתונים ולנתח אותם? כי אם כן זה יעלה לנו
עוד ואז אנחנו לא בפטור ממכרז.
ירין קרן- זה לא יעלה לנו עוד כי זה חלק מהעבודה אחרת של תכנית אסטרטגית לקחת את העיר
לחלק אותה להבין מיהו קהל היעד בתוך המעגל. זה שההצעה לא כוללת מדיה רק מעידה על
המקצועיות שלהם וההבנה של העבודה.
רויטל שרעבי - אותי שכנעת, מבקשת נושאים שצריכים להיות משולבים איכות לעשות אותם
מראש, ככל שנעשה את העבודה הזאת נכון זה יקל על כולנו ולאור הנימוקים מאשרת
עו"ד נעמה כליף חזרתי- שים לב שבחלק ב' הוא כותב לאחר אישור התכנית האסטרטגית זה יש
כאן בלבול מושגים, צריך לוודא מולו ולכתוב במפורש בהזמנת העבודה שיהיה ברור מה אנחנו
מקבלים.
החלטה- הוועדה מאשרת
2. מינהל שפ"ע–אגף טכני- מאושר
מאיר אבידן- אנחנו בהליך להוצאת שלושה קולות קוראים בתחום הקונסטרוקציה, אקוסטיקה
ונגישות מבקש להביא לוועדת התקשרויות בקשה להארכות הסכמים של מתכננים ויועצים
העובדים עם מנהל שפ"ע למשך 3 חודשים או עד לפרסום קול קורא חדש וחתימה על הסכמים
חדשים וזאת על מנת למנוע עיכוב בפעילות בעבודות בטיחות ושוטף של מנהל שפ"ע .מבקשים
להאריך את ההתקשרות של המתכננים עד להקמת מאגר חדש וחתימת חוזים חדשים.
עו"ד נעמה כליף חזרתי- הקולות קוראים כבר פורסמו?
מאיר אבידן- בדרך לפרסום בשלבי חתימות
שם המתכנן/יועץ: אברהם לוגסי - תכנון וייעוץ קונסטרוקציה
שם המתכנן/יועץ: אברמוב אדריכלות והנדסה בע"מ - תכנון וייעוץ קונסטרוקציה
שם המתכנן/יועץ: א. עדי אקוסטיקה בע"מ– יועץ אקוסטיקה
פרוטוקול ועדת התקשרויות 09.02.2021
החלטה- הוועדה מאשרת
מאשרים:
מושיקו ארז, סמנכ"ל העירייה, יו"ר הועדה: ____________
רויטל שרעבי, ס 'גזברית העירייה, חברת ועדה_____________ :
עו"ד נעמה כליף-חזרתי, משנה ליועמ"ש, חברת ועדה____________ :
העתקים:
מר דודי גיל -מנכ"ל העירייה
רו"ח זיו-שפלטר מאיה - מבקרת העירייה
גב' קרן ברק - גזברית העירייה
גב' גלית קונרד - מינהל הכספים, אחראית על חוזים והתקשרויות