פרוטוקול הוועדה לענייני ביקורת מס' 28012019

הוועדה לענייני ביקורת

29 ינואר 2019

פרוטוקול וועדה לענייני ביקורת

תאריך 28.1.19

משתתפים

חברי וועדה:

רז שגיא – יו"ר הוועדה

ד"ר יוכבד פנחסי אדיב – חברת וועדה

יעקב אדמוני – חבר וועדה

ניר אבנון – מבקר העירייה

עירייה:

שלמה שילה – מנכ"ל העירייה

פרומה פורת - יועמ"ש העירייה

רחבעם חיים - גזבר העירייה

נגיסט מנגשה – מנהלת אגף החינוך

רינת מלול – מנהלת מחלקת חינוך קדם יסודי

גיל אור – מנהל מחלקת חינוך תורני

מיטל לוי – מנהלת מחלקת חבורה – רושמת הפרוטוקול.

ישיבה ראשונה של וועדת הביקורת לשנת 2019, בהשתתפות חברי הוועדה

יו"ר הוועדה

מברך את הנוכחים.

פונה אל מבקר העירייה להצגה עצמית ועדכון לגבי הביקורת בעירייה.

מבקר:

הציג את עצמו לחברי הוועדה.

עדכן כי בוצע סקר סיכונים לבחינת הנושאים לביקורת, עלו 20 נושאים הניתנים

לביקורת בשנים 2019 - 2021 (מצורף מסמך תוצאות הסקר ודירוג הנושאים

בוצע סקר קדימות, החלה ביצוע ביקורת פנימית בשני נושאים:

א. גביית אגרות בנייה והיטלי פיתוח.

ב. היערכות העיריה לחירום.

הדו"ח השנתי יוגש עד 1.4.19

נושאים שמציע לביקורת השנה: ( מתוך המסמך המצורף

א. נושא 1 : שפ"ע, פינוי אשפה ופסולת

ב. נושא 2 : חינוך, הסעות או מקסום הכנסות

ג. נושא 5 : גביית ארנונה– הנחות ופטורים.

ד. נושא 8 : הנגשה ונגישות

ה. נושא 16 – בטיחות מתקני משחק וספורט

הוועדה לענייני ביקורת

תכנית העבודה נקבעת לפי שיקול דעת המבקר. ראש העיר יכול לבקש להעלות נושא אחד.

וועדת הביקורת 2 נושאים לשנת עבודה

יועמ"ש:

וועדת הביקורת יכולה לבקש להעלות 2 נושאים בשנה בהתאם לסעיף 170 א' לפקודת העיריות.

מבקר:

וועדת הביקורת דנה בדוחות המבקר ובדוחות חיצוניים. לפניכם דו"ח 2017 שבוצע ע"י המבקר הקודם

דו"ח מעקב תיקון ליקויים.

קיימת בעירייה וועדה לתיקון ליקויים האמורה לוודא יישום של ההמלצות ולדווח לוועדת הביקורת.

בשלב זה נכנסו לדיון: מנהלת אגף החינוך ומנהלת מחלקת חינוך קדם יסודי.

נושא ראשון: מתוך דו"ח מבקר העירייה לשנת 2017 – דו"ח רישום לגני ילדים

נגיסט: ראשית הדו"ח הוא כלי עבודה עבורנו. תוקנו כל הסעיפים, בהתאם להנחיה שקבלנו הוצאנו

חוברת הנחיות לרישום.

יו"ר וועדה:

נוספו ואוישו התקנים?

נגיסט:

כולם חוץ מתקן אחד.

יו"ר וועדה:

יש תכנון ארוך טווח לרישום לגני ילדים?

רינת:

הביקורת מהווה עבורי כלי ומינוף לעבודתי. במבנה הארגוני חסר תקן של סגנית מנהלת המחלקה שלי.

בנושא תכנון ארוך טווח, הראייה שלנו היא בהתאמה לאכלוס, ההסתכלות הינה כלל עירונית.

יו"ר וועדה:

בוצע פרסום חוצות?

נגיסט:

כן בוצע.

יו"ר וועדה

גיוס והכשרת רשמות, האם כל הסוגיה טופלה?

רינת:

אכן, מתבצע גם רישום מקוון לתושבי העיר.

יו"ר וועדה:

מדוע תושב חדש לא יכול להירשם בצורה מקוונת?

רינת:

אופן הרישום לתושב חדש שונה מתושב הגר בעיר. תושב חדש צריך להעביר ביטול רישום מהעיר

הקודמת, לעדכן כרטיס אשראי.

יוכבד:

מה הבעיה לסרוק את הטופס או פרטי האשראי?

רינת:

תהליך זה מקשה עליי ולא מקל, לכן אנו מבקשים לבצע תהליך רישום ידני.

הוועדה לענייני ביקורת

נגיסט:

אנו נבצע חשיבה על תהליך מקוון גם לתושבים החדשים.

המבקר:

מה היחס בין היקף הרישום המקוון לרישום הידני?

רינת:

כיום ישנם כ 600 רישומים ידניים, השאר אינטרנטיים כ-3000 רישומים

יו"ד וועדה:

האם בוטלה האפשרות לבחירת 2 גנים ברישום

רינת:

כן, קיימת אופציה אחת לגן הקרוב לבית.

יו"ר וועדה:

היועץ החיצוני שהעירייה מעסיקה למטרת שיבוץ עדיין מועסק, כאשר אנו משלמים לו 17,000 ?₪

רינת

הבנו שיש קשיים במערכת והתנתקנו מהשירות שלו. יש לנו מערכת אחרת מצוינת "סיפרת"

ולא עובדים עם אותו יועץ.

יו"ר וועדה:

נקבעו קריטריונים מסודרים וברורים להגשת ערר?

רינת:

יש קריטריונים (מפרטת את התהליך).

גיל אור:

לגבי הרישום בגנים בחינוך התורני, עובד אחרת מהחינוך הרגיל. מתנהל על פי חוזר מנכ"ל ועל פי חוק.

הרישום הוא על אזורי ועד 35 ילדים בגן. כמעט ואין ערעורים על שיבוצים

יו"ד וועדה:

שלוש שאלות, יש נהלי עבודה?

גיל:

בוודאי, הסדרנו והגשנו.

יוכבד:

מי מאשר את נהלי העבודה?

גיל:

הרשות מאשרת.

מנכ"ל:

נוהל בעירייה חותם מנכ"ל וראש עיר.

יוכבד:

הגורם המאשר נהלים צריך לבדוק שאכן הנהלים מתאימים לכל תכולת העבודה, ממשקים קיימים

ותואמים את הביצוע בשטח.

יו"ר וועדה:

הרישום עבר להיות מקוון?

גיל:

כן. אך רוב הרישום נעשה ידנית בשל אופי האוכלוסייה

יו"ר וועדה:

איך מתבצע, יש עמדות במחלקה?

הוועדה לענייני ביקורת

גיל:

אין עמדות מיחשוב במחלקה.

יו"ר וועדה:

לגבי השאלה השלישית, עדכנתם אותי כי מתוכנן לפתוח 2 מוסדות חינוך מיוחד תורני בספטמבר 2019.

נושא שני הדוח הכספי המבוקר לשנת 2017:

יו"ר הוועדה

עמוד 6 בדו"ח, איך תקציב 2017 374,324 (למלא את הסכום מדוח) וסך ההוצאות זהה

איך הצלחת (פונה לגזבר) להביא את האיזון הזה? שקל לשקל.

גזבר:

יש עודף, זה לא שקל לשקל. פקודת העיריות אוסרת עלינו להיות בחריגות.

היחס היום הוא 63% הכנסות עצמיות

מבקר:

קרוב לרף התחתון לרשות איתנה.

יוכבד:

אם נוצר עודף זה מדליק נורה אדומה, עד איפה מגיע החיסכון? אולי חסכת בשירות לתושב? אולי בכסף

הזה יכולת לתת משהו שנוגע לשירות לתושב? עירייה אמורה לתת שירות כל הזמן. האם אתה מתריע על

עודף שניתן להשתמש בו?

מנכ"ל:

זו תחזית, מתקציב של 414 מיליון 4 מיליון זה אחוז אחד מהתקציב.

יו"ר וועדה:

עמ' 12, ביאור 2 סעיף ח5), בעניין אי רישום הפרשה לפיצויים בגין העובדים, האם משמעות הסעיף

שאנו מאבדים שליטה?

גזבר:

זה לא הערה זו הודעה. ההנחיות קובעות שאני לא מפריש. אני משלם כל חודש.

נושא שלישי: דוח הביקורת המפורט של משרד הפנים לשנת 2017

יו"ר וועדה

עמ' 7 בדוח– תמוה בעיני שאין ליקויים מהותיים המחייבים התייחסות

עמ' 4, סעיף 5(7) קליטה ועליה, כמה עולים קלטנו

גזבר:

לא יודע

יו"ר וועדה:

אני אגיד לך - 0.

ישנו "אחראי קליטה ועליה" העונה לשם אלכס, שמקבל משכורת במשך מספר שנים ולא נעשתה שום

קליטה ועליה בשנים האחרונות.

יוכבד:

שיוצג הדוח של אותה עמותה לשירותים חברתיים שהעסיקה אותו, והאם הוא ממשיך להיות מועסק?

גזבר:

אברר את הנושא

הוועדה לענייני ביקורת

יו"ר וועדה:

איך יכול להיות שוועדות חובה לא התכנסו בשנה האחרונה? וועדת חינוך התכנסה רק פעם אחת.

יוכבד:

זו צריכה להיות הערה לראש העיר להוציא דוח על קיום וועדות חובה.

גזבר:

(לאחר בדיקה טלפונית מעדכן) אכן מדובר באלכס, הועסק בעבר ע"י העמותה וכיום מועסק דרך "מקום

בלב", מרוויח כ-3,000 .₪

יו"ר וועדה

עמ' 8 סעיף ג1), מחיקת חובות

גזבר:

לפני כשנה הבאנו למליאה לאשר מחיקת חובות, המליאה סירבה. חובות שהתיישנו שכיום הם רק

מספרים. אנחנו נביא שוב למליאה מחיקת חובות של כ 60 מיליון₪. ישנם נהלים וכללים למחיקת

חובות.

יו"ר וועדה:

עמוד 19, ישנם חובות כ101 מיליון₪ כמה אתה משער שצריך למחוק מתוכם?

גזבר:

כ 70%.

סיכום יו"ר הוועדה והחלטות:

1. בעניין מחיקת חובות– בהמשך להערה שבדוח המבקר ולהערת הגזבר בנושא,

הוועדה קוראת למועצת העיר ולהנהלתה לפעול למחיקת חובות שהנם ברי מחיקה

על פי הדין.

2. בעניין התכנסות וועדות מועצת העיר– בהמשך להערה שבדוח המבקר בנושא –

הוועדה קוראת למועצת העיר ולכל יושבי ראש הוועדות המכהנים להקפיד ולכנס את

הוועדות ולהפעילן כמתבקש וכמתחייב.

3. אנחנו נקיים ישיבת המשך לנושאים שלא הספקנו מפאת קוצר הזמן, בהתאם ללוח

זמנים מסודר שיפורסם לראש האגפים.

בכבוד רב,

רז שגיא,

יו"ר הוועדה לענייני ביקורת