פרוטוקול הוועדה לענייני ביקורת מס' 28102019

הוועדה לענייני ביקורת

ה' חשון תש"פ

03 נובמבר 2019

פרוטוקול וועדת ביקורת מיום 28.10.19- דוח ביקורת 2018

משתתפים

חברי הוועדה: גורמים מקצועיים:

רז שגיא - יו"ר הוועדה אילן הררי - מנכ"ל העירייה

יעקב אדמוני - חבר וועדה ניר אבנון - מבקר העירייה

ד"ר יוכי פנחסי אדיב – חברת וועדה פרומה פורת- יועצת משפטית

רחבעם חיים- גזבר

רחל מדר - מנהלת הכנסות

דניאל יצחק - מנהל אגף ביטחון ופיקוח

אבי ארז - מ"מ מנהל מח' חרום, אגף ביטחון

אריה גלברג- מהנדס העירייה

משה אלתרמן- מנהל מחלקת רישוי ופיקוח

הודיה לוי- בודקת תכניות

רז שגיא- פותח את הישיבה ומברך את הנוכחים. מבקש מניר להציג את דוח הביקורת השנתי

2018.

ניר אבנון- התחלתי את תפקידי בעירייה בחודש יוני 2018, לא נערכו דוחות ביקורת לפני יוני.

ערכתי סקר סיכונים לצורך קביעת תכנית עבודה רב שנתית והוא לפניכם. במקביל ערכתי ביקורת

בשני נושאים: היערכות לחירום ואגרות בניה והיטלי פיתוח.

במסגרת סקר הסיכונים זוהו 76 נושאים/תחומים לביקורת ומהם נגזרה רשימה של 20 נושאים

בקדימות גבוהה והם משמשים בסיס לתכנית העבודה לשנים 2019-2021 .

דוח הביקורת 110/2018- הערכות לחירום

ניר אבנון- על פי סעיפים 149א ו -248א בפקודת העיריות וכן החלטות ממשלה בנושא, העירייה

אחראית להכנת המשק והפעלתו בשעת חרום. העירייה היא "מפעל חיוני" לפי החוק ופועלת על פי

הנחיות של רח"ל, פקע"ר ומשרה"פ.

מחלקת שעת חרום ואגף לביטחון ופיקוח בעירייה אחראים על הנושא. ככלל נבדקה התנהלות

העירייה בנושא ובעיקר נושא מל"ח (משק לשעת חרום), פס"ח (פינוי סעד, חללים), מטה החרום,

תרגילים והכשרות, מחסן החרום, מקלטים ציבוריים ועוד.

רז שגיא – הדוח המלא לפניכם ויש בו המלצות. אתמקד במספר נושאים מתוך הדוח:

ועדת מל"ח, לא הוקפד לכנס את הועדה 4 פעמים בשנה על פי הוראות

אבי ארז- פיקוד העורף אישרו את הכנס האחרון כישיבה של ועדת מל"ח.

ועדת מל"ח צריכה להתקיים 4 פעמים בשנה ועדת פס"ח פעם אחת

ניר אבנון – ישיבת ועדת מל"ח צריכה להיות בהשתתפות היו"ר – ראש העיר והרמ"ט – מנכ"ל

העירייה. ישיבה בראשות מנהל אגף הביטחון אינה ישיבת ועדת מל"ח לדעתי.

רז שגיא- בעלי תפקידים מרותקים (סעיף 6 בדוח – נדרש ליידע את כולם על תפקידם בחירום.

הוועדה לענייני ביקורת

אבי ארז- לא השלמנו את עבודות המטה, כל אגף הרווחה קיבל שיבוץ, מכלול הדוברות הושלם,

פסיכולוגיה, עובדי עירייה כולם מרותקים מלבד 5 אנשים (דני גולברי, יריב חרזי, דני לוי

ניר אבנון- האם כל בעלי התפקידים בחירום קיבלו הודעות ? היו גם הערות של פקע"ר בנושא

מערך המתנדבים.

אבי ארז– כל בעלי התפקידים בעירייה מקבלים כתב מינוי ביד מידיי שנה (ינואר/ פברואר) חתום

ע"י ראש העיר. מערך המתנדבים – התחלפה רכזת מתנדבים, ישנם 15 מתנדבים שהם הגרעין

לקלוט את המתנדבים החדשים. נערכה השתלמות של שלושה ימים להכשרה של המתנדבים.

4 שנים האחרונות ישנם 4 צוותים (יחידת סער) ומגייסים צוות חמישי, בשנה האחרונה גויס אלוף

משנה במייל' דניאל משה שהביא איתו צוות מתנדבים, פנינו לרבנות ולמועצה הדתית.

ניר אבנון – מציע לשקול לפרסם קול קורא לגיוס מתנדבים.

רז שגיא– מה לגבי תרגול התחנה לריכוז חללים (תר"ח) שלא נערך בשנים האחרונות?

אבי ארז- תרגיל חללים- מתכננים לבצע עד סוף השנה.

רז שגיא– מקלטים ציבוריים- לפי דוח המבקר מקלטים נמסרו ומשמשים שנים רבות גופים

שונים ללא השלמת הקצאה וחלקם מושכרים ללא מכרז או הסכם ובמחירים נמוכים.

מבקש דו"ח מתועד של כל המקלטים והסטטוס שלהם נכון להיום.

פרומה פורת- יש 15 מקלטים מוקצים 6 מאושרים (מצורף מסמך מפורט

רז שגיא- מקלטים נמסרו ל"מקום בלב" ומושכרים על ידם. האם קיים הסכם בין העירייה

למקום בלב?

פרומה פורת- אין! ערכתי טיוטה כבר לפני מספר שנים אך טרם אושרה ונחתמה.

אילן הררי- באחריותי לדאוג שיהיה הסכם חתום תוך שלושה חודשים ( עד סוף דצמבר 2019 .)

רז שגיא- מה עם מקלטים המושכרים למחלקת הספורט?

אבי ארז- טופל, מחלקת הספורט לא משכירים יותר מהעירייה מקלטים.

אילן הררי- יעדכן בפעם הבאה לגבי המקלטים.

רז שגיא- הליקויים במקלטים שנמצאו בבדיקה מדגמית של המבקר טופלו?

אבי ארז- כל הליקויים טופלו, אעביר מסמך מסודר בנושא.

היה גם דיון לפני כחודש לגבי אולמות ספורט- נוהל שימוש במקלטים.

רז שגיא– מה לגבי פערי המיגון בעיר?

אבי ארז- יש פערי מיגון בשכונת רמב"ם, לא יעשה שימוש במקלטים ולא יוקצה לאף אחד. יש

חניונים תת קרקעיים כגון בניין אספן ברחוב העצמאות שישמשו תושבים אך אינם תקניים.

ניר אבנון- לגבי פערי המיגון אציין כי המצב בראש העין טוב יחסית. ברוב העיר אין פערים ובחלק

מהוותיקה פער של 15% כאשר הממוצע הארצי הכללי 28% ובערים הגדולות 40%.

הערתי גם על מחסור בכוח אדם מנהלי ורכב עבודה למחלקת חרום, האם טופל?

הוועדה לענייני ביקורת

דניאל יצחק- אין

רז שגיא- לגבי גיוס מתנדבים, מציע שבכל מוסד חינוכי שמקיימים תרגיל חירום לגייס שם

מתנדבים.

הרב יעקב אדמוני – מזמין את מנהל מחלקת חרום לפנות אליי ואסייע בגיוס מתנדבים למערך

החירום.

אילן הררי– מסכם מטלות לטיפולי:

1. עד סוף דצמבר 2019 הסכם חתום בין העירייה ל"מקום בלב".

2 .נושא כוח אדם מנהלי ייפתר עד סוף 2020.

דוח הביקורת 120/2018 - אגרות בניה והיטלי פיתוח

יוכי פנחסי אדיב הצטרפה לישיבה.

ניר אבנון- נושא תשלום אגרת בניה מעוגן בסעיף 145 לחוק התכנון והבניה ותקנה 19 לתקנות

התכנון והבניה. כספי האגרה נועדו ככלל למימון אגף הנדסה ואילו היטלי פיתוח מעוגנים

בסעיפים 250 ו-251 לפקודת העיריות וכן בחוקי העזר העירוניים: חוק עזר לראש העין (סלילת

רחובות) התשס"ז 2006, חוק העזר לראש העין (תיעול), התשע"ב 2011 וחוק העזר לראש העין

(שצ"פ) התשע"ב 2011. תעריפי ההיטלים נקבעים לפי תחשיב של עלות הפיתוח הצפויה מחולקת

בשטח הבניה העתידי האפשרי. מדובר בהיקף שנתי משתנה שבין כ-8 מיליון₪ לכ-22 מיליון₪.

המחלקה המטפלת בנושא היא מחלקת רישוי ופיקוח באגף הנדסה.

פרומה פורת- מצינת שלגבי הבניה הקיימת – יש הנחה שהאגרות וההיטלים שולמו בעבר. בהנחה

שקרקע בתולה היו מס' שנים שלא גבו אז מבקשים אסמכתאות, ברוב המקרים שולם.

רז שגיא– האם עודכנו חוקי העזר המפורסמים באתר העירייה?

משה אלתרמן - חוקי העזר עודכנו באתר העירייה העלנו את הקובץ של משרד הפנים.

רז שגיא - האם פורסמה רשימת שצ"פים כנדרש בחוק?

משה אלתרמן- אין רשימה

אריה גלברג- יום חמישי (31.10.19 )אציג את הרשימה המעודכנת.

צריך לרכז את כל התב"עות ולהעלות לאתר.

לגבי שטחי איסוף- קיימת רשימה, תועלה לאתר מחר (29.10.19 .)

רזשגיא- תעריף של היטל שצ"פ- לא נגבה בגין נכס שלא למגורים וגם התעריף עצמו לפי שטח

ולא לפי נפח כמו יתר ההיטלים.

משה אלתרמן – היום אנחנו גובים גם בגין נכס שאינו למגורים. לגבי התעריף - לפי שטח ולא לפי

נפח. עד 4 מטר גובה הגבייה זהה ומעל 4 מטר קיים הפסד

רחבעם חיים- מעבר לתעריף לפי נפח היה גורם הפסד ולכן השארנו בתעריף לפי שטח.

ניר אבנון– בהודעות החיוב חסר מידע שנדרש לציין וכן חסר פירוט תנאי תשלום.

משה אלתרמן- אעביר לבדיקה.

הוועדה לענייני ביקורת

ניר אבנון- מערכות מידע ואבטחת מידע- רשימת בעלי הרשאות לא מעודכנת, הרשאות רחבות

מדי, תיקים פיסיים אוכסנו במקומות ציבוריים וחשופים.

משה אלתרמן- הוחלפו כל הסיסמאות מי שלא ברישוי יכול לראות רק כצופה. צריך להבין שרוב

המידע לא סודי וקיים למעשה באינטרנט.

- אין למעשה הליך מסודר לפתיחת הרשאה.

- צריך להקפיד לסגור את היוזרים העירוניים למי שעוזב.

- הרשאות ניתנות באישור שלי מול בר טכנולוגיות.

רז שגיא– מה לגבי תיקים שאינם זמינים במערכת וכן לגבי נתונים כספיים שאינם מעודכנים

במערכת בר?

ניר אבנון– נובע בין היתר מהיעדר ממשק בין בר למטרופולינט של הגבייה.

משה אלתרמן- ישנם 4000 תיקים שנפתחו לפני 93 שהם לא מוקלדיםלמערכת הבר אך סרוקים.

לגבי ממשקים בין המערכות: ממשק בין בר לרישוי זמין לא קיים ויש הקלדה ידנית. אין לנו

שליטה על הרישוי הזמין. זה ממשלתי.

לגבי ממשק עם הגביה – יש פערי נתונים בין המערכות אבל הצלחנו להפעיל את הממשק והוא

עובד. בתנאי שהגביה יכניסו נתונים מסוימים.

רז שגיא- מציע שתגיע עובדת מהגביה ותשב בוועדה לצורך גביה, במקום להריץ את התושב למח'

הגביה לתשלום.

ניר אבנון – מה לגבי איטיות העבודה עם מערכת בר? האם טופל? (מקריא חלק מהתייחסות של

יובב במייל)

משה אלתרמן- עדיין עובד לאט.

ביום ד' 30.10.19 אבקש מיובב לבדוק את תפקוד המערכת.

רז שגיא- סעיף 4- אי גביית היטלים בגין מרפסות פתוחות.

ניר אבנון– לפי חוק העזר יש לגבות בגין מרפסות סגורות ופתוחות.

משה אלתרמן- אנחנו לא מחייבים על יציאה לגג לא מקורה. מחייבים על מרפסת שבולטת

מהקיר.

רז שגיא– מה לגבי משטחים מרוצפים?

משה אלתרמן– מחייבים רק אם המשטח מוגבה ותחום במעקה.

רז שגיא- סלילת רחוב משולב- מדוע לא משתמשים בתעריף מתאים ומחייבים בשני תעריפים?

משה אלתרמן- החיוב בגין רחוב רגיל ומדרכה זהה לחיוב בגין רחוב משולב. הפרש של אגורות.

רז שגיא– האם נקבעה מדיניות אחידה עבור גבית אגרות והיטלים?

פרומה פורת- המדיניות היא בעצם לפי הוראות החקיקה.

ניר אבנון– כן אבל נדרש לפרט מדיניות שמעבר לחקיקה.

הוועדה לענייני ביקורת

מה לגבי הגביה מתאגיד המים?

משה אלתרמן– הוצאנו דרישות תשלום לתאגיד.

פרומה פורת– לגבי דרישה מסוימת תאגיד המים חולק על הזכאות שלנו לגבות את הסכום (נמצא

בטיפול משפטי).

רז שגיא– ככלל הועדה מאמצת את ממצאי והמלצות דוח המבקר ותעביר את המלצותיה למועצת

העיר.

תודה לכולם. סוגר את הישיבה.

_____________________

רז שגיא

יו"ר הוועדה לענייני ביקורת