פרוטוקול הוועדה לענייני ביקורת מס' 13072020

פרוטוקולישיבת הוועדה לענייני ביקורת מיום 2007.13

בנושא: דוח מבקר העירייה לשנת 2019

נוכחים

רז שגיא – יו"ר הוועדה לענייני ביקורת

הרב יעקב אדמוני – חבר הוועדה לענייני ביקורת

ד"ר יוכי פנחסי אדיב - חברת הוועדה לענייני ביקורת

אילן הררי – מנכ"ל העירייה

רחבעם חיים – גזבר העירייה

פרומה פורת – יועמ"ש העירייה

ניר אבנון – מבקר העירייה

רחל מדר – רכזת הוועדה לתיקון ליקויים

הדיון: דוח מס' 130/19 פינוי אשפה ופסולת

נוכחים לדיון:

רונן עבדו- מנהל אגף שפ"ע

בועז כהן- מנהל מחלקת ניקיונות

שלום אהרוני- חשב האגף

ניר- מציג בתמצית את עיקרי הדוח

רונן- לגבי שם המחלקה, נקראת מחלקת תברואה.

לגבי תכנית עבודה, מכינים תכנית עבודה ומשלימים את הפערים.

נהלים חסרים הושלמו.

אין בעיות תקציב לנושא, יש תקציב שוטף.

רז- מציע לשקול תמריץ למפקחים – לדווח על ליקויים וחריגות של הקבלן.

רונן- זהו למעשה עיקר תפקידם. לבדוק במשך כל היום את עבודת הפינוי ולדווח על חריגות.

GPS

אילן- בנושא ה-GPS שלכל פקחתהיה אפליקציה בטלפון.

רונן- המפקחים לא צריכים את האפליקציה, מספיק להם לדעת מתי המשאית יוצאת ומתי היא חוזרת.

בועז- צריך לבדוק טכנית אם ניתן להתקין את האפליקציה ברכב.

מתקן שקילה

ניר- מתקן כזה עשוי לחזק את הבקרה על האשפה המפונה, אם מדובר באתר הטמנה או שריפה –

יכול להוות גם מקור הכנסה לעירייה.

רונן- אתר פיקה סגור. שופכים רק בחירייה והעירייה משלמת ישירות לחירייה, כך נחסך המע"מ בהיקף

מיליוני שקלים.

רחבעם – נושא מתקן שקילה פחות רלוונטי לאחר שעברנו להתחשבנות פאושלית שאינה לפי שקילה.

קנסות לקבלן

ניר – על מנת שיהיה תמריץ לקבלן, צריך לקזז באופן שוטף.

רונן- בועז קונס

רחבעם- תוקן, לא קונסים ישר, קודם כל מעבירים לקבלן לתגובה ואחרי זה מקזזים בהתאם. מח'

תברואה קובעים על מה לקנוס.

רז- לוודא שיש פרוטוקולים על ערעורי הקבלן

התחשבנות חודשית

בועז – מ-2019 הפקידה בודקת את ה-GPS ואת הדיווחים של הקבלן באופן שוטף

רונן- מ- 2019 יש מידע מדויק עלכמויות הפינוי. לפי ההסכם החדש, התשלום החודשי קבוע ולפי גידול

טבעי באוכלוסייה ובפינויים.

התחשבנות על העבר

בועז- סגרנו את כל ההתחשבנות עד 2019, עברנו משאית משאית

רונן- הפקנו לקחים מהביקורת, פורקים רק בחירייה. הגזבר עשה בדיקה מדגמית מה היו הסטיות של

המשאיות במשך חודש.

ניר- ההמלצה היא לסגור התחשבנות כל שנה ובאופן שיהיה תיעוד לכך, כולל אישור הקבלן.

רונן, רחבעם- כל חודש עושים התחשבנות. ותהיה גם סגירה שנתית.

שכר עובדי הקבלן

פרומה- חוק אכיפה של דיני עבודה אינו חל ישירות על עובדי פינוי האשפה אך כדאי לעשות בקרה.

מעקב אחרי ביטוח וערבויות

ניר – לא התקיים מעקב אחר פוליסות הביטוח ועל הערבויות של הקבלן. הדבר נוגע גם להתקשרויות

בתחומים אחרים בעירייה.

פרומה- יש כבר מכרז באוויר לפונקציה שתטפל בכך.

הדיון: דוח מס' 160/19 הנחות ופטורים בארנונה

נוכחים לדיון:

אילנית- מנהלת מחלת גביה

תמיר רצון- מחלקת גביה

רז- בסה"כ הביקורת טובה יחסית.

ניר- מציין לטובה שהמחלקה מקפידה בבדיקה של הזכאויות ועל קיום אסמכתאות להנחות ולפטורים

הניתנים. מציג את עיקרי הדוח.

השלמת נהלים

יוכי- כל כמה זמן מתקפים את הנהלים? מי כותב את הנהלים?

אילנית- יש נהלים כתובים מ 2012-2010 .

יוכי- פעם בשנה-שנתיים צריך לבדוק ולעדכן את הנהלים. כל תהליכי העבודה, ממשקים עם גורמים

נוספים ולקבל אישור מנכ"ל. פעם בתקופה לפתוח את הנהלים ולוודא שעדיין תקפים.

אבטחת מידע

ניר- הרשאות של רוב העובדים היו רחבות מידי ביחס לתפקידיהם.

יוכי- מי מאשר הרשאות?

פרומה- זה מוסדר בחקיקה.

אילן- בכל אגף יש מי שקובע את ההרשאות.

- אילן, עוזב את הישיבה.

בקרה ממוחשבת

ניר – חסרה בקרה על הזנת הנחות על ידי הפקידים. המנהלת מאשרת רק מה שמובא בפניה. אין

בקרה מספקת על מה שבוצע בפועל. בקרה רבעונית מדגמית אינה מספקת.

אילנית- אין אפשרות עושים מדגמית פעם ברבעון

ניר- המלצה: לצמצם את טווח הבקרה.

יוכי- פונה לאילנית, איך ניתן לשפר את הליך הבקרה, לטפל בזה מול אילן.

אילנית- נבדוק אפשרות לבקרה לפני כל הנפקת שוברי ארנונה (כל חודשיים).

התניית חובות

ניר- לא הביאו בפני וועדת הנחות את הנתונים על חובות קודמים של המבקשים. נדרש להסדיר את

החוב לפני קבלת ההנחות.

פרומה- לא מדויק, אם אדם קיבל הנחה ולא שילם מבטלים את ההנחה.

הדיון: דוח מס' 140/19 הכנסות משרד החינוך

נוכחים לדיון:

נגיסט מנגשה- מנהל אגף החינוך

נחמיה דוד- גזבר אגף החינוך

ניצה יעיש- מנהלת מחלקת היסעים

ניר- מציין את התרשמותו שמחלקת הסעות עובדת בסה"כ טוב ובתנאים לא קלים. מציג את עיקרי

הדוח.

זכאי הסעות

ניר- מסופקות הסעות שאינן משופות בהיקף מעל 1.5 מיליון שקלכמדיניות עירונית זה אפשרי אבל

חייבים להיות קריטריונים ברורים ומתועדים. לא הצליחו למצוא מסמך שמגדיר את הקריטריונים

רז- מסכים עם המדיניות של אספקת הסעות מעבר לשיפוי. זה גם מאושר על ידי המועצה במסגרת

התקציב, אך צריך שיהיו קריטריונים.

רחבעם- ככלל, ילדים שאין להם פתרון חינוכי מתאים בעיר ונאלצים לצאת ללמוד מחוץ לעיר מקבלים

הסעה בכיוון אחד.

נחמיה- לגבי מחוננים בהסעה לכפר סבא והוד השרון - מקבלים רק הלוך, בכיתות הנמוכות מקבלים

גם הלוך וגם חזור.

החזרי נסיעות לזכאי מרחק

ניר – מדובר בדיווח לא שלם שנעשה על רשימת הזכאים וכתוצאה מכך לא התקבל שיפוי ממשרה"ח

בהיקף כ-400 אש"ח

ניצה – בטעות לא אישרתי סופית את הדיווח.

רחבעם- זה טופל והכסף התקבל.

רז- האם קיימת בקרה בשוטף?

ניצה- עושים בקרה, נוסעים למשרד החינוך. בגלל השינויים בתחילת השנה עושים את הדיווחים רק

מתחילת חודש דצמבר. אחרי הבעיות שהיו עם המסיעים דרך המשכ"ל, לא עובדים יותר עם משכ"ל,

יוצאים במכרז חדש.

נחמיה- מציין שהביקורת הייתה יסודית מאוד ונכנסה לעומק.

הסעות לתלמידי המוכש"ר

ניר – המימון אמור להגיע ממשרה"ח ישירות להורים או למוסדות. מציין לחיוב שתודות לפניה של

נחמיה דוד למשרה"ח, הכסף התקבל בעירייה.

נחמיה – העירייה מבצעת את ההסעות אז הכסף צריך להגיע לעירייה.

הסעות חינוך מיוחד

ניר- בשל תקלות בדיווח של חלק מההסעות לא התקבל שיפוי ממשרה"ח בסך כ-87 אש"ח

נחמיה – בסוף התקבל הסכום

ניר- השיפוי מגיע בתעריפים נמוכים, העירייה לא ערערה על כל התעריפים. מאחר שיתכן שתהיה

תביעה ייצוגית בנושא כנגד משרה"ח – רצוי לערער ולתעד זאת.

נחמיה – אנחנו מערערים כאשר התעריפים יורדים ביחס לשנה קודמת

פרומה- חשוב שיהיה תיעוד

העסקת מלווים

ניר – העירייה מממנת גם ליוויים לילדים עם "עיכוב התפתחותי" שאינו משופים. גם כאן זו מדיניות

עירונית לגיטימית אבל לא ראיתי החלטה מתועדת בנושא.

נגיסט- צריך לתת מענה לילדים הללו שזקוקים לליווי.

רז – אין ספק שחובה לתת מענה לילדים הללו.

זכאי ליווי

ניר- בשל ליקוי בדיווח לא התקבל שיפוי עבור 5 ילדים זכאי ליווי בסך כ-53 אש"ח

נמצאו אי התאמות וחוסר תאום בנתונים על ילדי החינוך המיוחד בין מחלקת הסעות למחלקה לחינוך

מיוחד.

נחמיה- השיפוי הושלם.

רז – נועל את הישיבה. תודה לכולם.

__________________

רז שגיא

יו"ר הוועדה לענייני ביקורת