פרוטוקול הוועדה לענייני ביקורת מס' 25082021

הוועדה לענייני ביקורת

כ"ז תשרי תשפ"ב

03 אוקטובר 2021

פרוטוקול הוועדה לענייני ביקורת מיום 25.8.21- דוח הביקורת לשנת 2020

נוכחים

רז שגיא- יו"ר הוועדה

ד"ר יוכבד פנחסי – חברת הוועדה

יעקב אדמוני- חבר הוועדה

עו"ד פרומה פורת – יועמ"ש העירייה (בזום)

לואי ע אצי - מנהל אגף כללי (מייצג את מנכ"ל העירייה)

ניר אבנון- מבקר העירייה

רחל מדר- מנהלת הכנסות, רכזת הוועדה לתיקון ליקויים

עו"ד רוית קוממי- לשכה משפטית

משה לורברבום- מהנדס העיר

דיון בדוח הביקורת בנושא: בטיחות מוסדות חינוך

מצטרפים לדיון:

שפרה סטרוסקי – מנהלת אגף החינוך

עמי חלה – ס.מנהלת אגף החינוך

רונן עבדו- מנהל אגף שפ"ע

אלחנן כהן- מנהל מח' גנים ונוף

אייל צפר – ממונה בטיחות עירוני

דניאל יצחק – מנהל אגף בטחון ופיקוח

דני לוי – מנהל מחלקת חשמל

ניר- על הרשות מוטלת אחריות לבטיחותם של בתיה"ס מכוח חוק, תקנות וחוזרי מנכ"ל משרה"ח.

כך קיים בעירייה מערך שנועד להבטיח ביצוע סקרי בטיחות, איתור ליקויים ותיקונם. בבתיה"ס

עצמם יש גם כן עב"טים, וועדות בטיחות וכן פעולות חינוך הילדים לבטיחות. נמצא כי בתחומים

רבים לא היו בנמצא אישורי בטיחות מטעם גורמים מוסמכים הנדרשים עפ"י החוק ברוב מוסדות

החינוך וזאת במשך שנים רבות. הממצאים מוצגים בטבלה מפורטת שבדוח.

רז- קראתי את כל הפרק ומבקש הסבר, אייל יסביר.

יוכי- לא הבנתי, לא הייתה ביקורת בטיחות מטעם משרד החינוך?

דניאל- כאשר מגיע בודק מטעם משרד החינוך ומגיש דו"ח ליקויים, אנו מתקנים.

עמי- הבדיקות שעורך משרד החינוך מדגמיות. לא בכל בתיה"ס.

רז- אין צורך לעבור על כל הדו"ח. נעבור על הממצאים העיקריים. לא נערכו בדיקות ואישורים

בניגוד להנחיות משרד החינוך. הגורמים האחראיים לא פעלו בהתאם להנחיות המתבקשות. הנושא

החמור בעיני – בסיור שערך המבקר ב -11 מבתיה"סעלו ליקויי בטיחות ברמ ות סיכון גבוהות.

מבקש תשובות.

לואי- כאשר נמצאו ליקויים כאלה ואחרים העירייה פעלה לתיקון הליקויים באופן שוטף.

אייל- אישרתי מדי שנה את פתיחת המוסדות לאחר שראיתי שאין סכנה מידית לתלמידים עפ"י

הגדרת מסוכנות ברמת קדימות 0-1 .

רז- אני רואה בעמוד 64 ליקויים ברמת מסוכנות גבוהה שחייבו סגירה של בתיה"ס.

הוועדה לענייני ביקורת

אייל- יש ליקויים שבאחריות אבות הבית כגון: מגן אצבעות, קדימות 1

רז- במידה ויהיה מידע תפקידך לבדוק שטופל

עמי- אנחנו מפעילים את מח' התחזוקה באגף שמבצעת טיפול שוטף בליקויי בטיחות שנודע לנו

עליהם.

רז- מבקש דוגמאות לליקויים מסוכנים.

ניר- דוגמאות שעלו בסיור הביקורת: מסמרים בולטים בקיר חשוף בגן ילדים, שרשרת תלויה

ומשוחררת בגן, פנלים רופפים במדרגות בבי"ס, חור בדשא סינטטי בגן ילדים ועוד.

רז- דורש שכל מה שנוגע לבטיחות מוס"ח חובה לעגן בנוהל ושכל מה שמסכן חיים לטפל דחוף. אין

מצב שילד יפגע בגלל מחדל של העירייה.

ניר- לממונה הבטיחות העירוני לא נתנו כל האמצעים הנדרשים. קיימת תוכנה מצוינת לניהול

הבטיחות אולם השימוש בה מזערי. אין מי שיזין את דוחות הבטיחות, המערכת אינה זמינה לכל

הגורמים המטפלים בליקויי הבטיחות ולא נערך באמצעותה מעקב אחר תיקון הליקויים.

אייל- לאחר בדיקת בטיחות יש דו"ח וצריך לסרוק למחשב , אני שולח ידנית למחלקות לטיפול, אין

לי מזכירה אין עזרה אני לבד.

רז- לא סביר שאין לאייל תוספת עזרה פשוט לא יתכן. בודק מאות מוסדות ולאחר מכן מרכז את

הטיפול בליקויים לבדו.

לואי- מקבל ההמלצה לתוספת מזכירה, יטופל.

עמי- בבניינים חדשים שמתקבלים, אייל מסתמך על אישורים של אנשי המקצוע.

אייל- טעות. אם אחרי קבלת הבניין פנל נופל על ילד, האשמה עליי.

עמי- ישנה תוכנה שכולם מחוברים אליה, רואים הבעיה ומעדכנים טופל/לא טופל

דניאל- מצב מח' בטיחות גרוע ביותר היות ואייל מטפל בעוד נושאים

לואי- אנחנו מטפלים השנה לטפל בכל הליקויים ולהשיג את כל האישורים עד ל-1.9. זה עולה מאות

אלפים אבל מטופל. בתקציב 2021 יקבל מזכירה זה תוקצב

עמי- העיר גדלה מ - 60 אלף תושבים ל- 70 אלף ללא תוספת עובדים

רז- מ- 40 אלף תושבים ל-70 אלף

לואי- ישנם קבט"ים שעושים גם כן מבדקים. אייל לא חייב להגיע לכל בי"ס. דו"ח הביקורת לא

מדבר על איל אלא על כל המערך.

ניר- מסכם ומציין לטובה שבעקבות הביקורת, המנכ"ל לקח על עצמו לבצע שורת מהלכים הכוללת

שחרור תקציבים ליישור קו ולטיפול בכל הליקויים.

רז – זה מעט מידיי ובעיקר מאוחר - פתיחת מוס"ח עם ליקויי בטיחות בדרגות חומרה שונות, זו

בגידה באמון הציבור. גם תיקון הליקויים נעשה עכשיו בשנת 2021 והיה עליו להיעשות בשנת 2019 ,

בטרם נכנסו התלמידים למוס"ח המסוכנים

הוועדה לענייני ביקורת

דיון בדוח הביקורת בנושא: התנהלות במשבר הקורונה

מצטרף לדיון:

אבי ארז – מנהל מחלקת חירום ובטחון (ממונה קורונה עירוני)

ניר- מציג את עיקרי דו"ח הביקורת. מדובר בסדרה של 11 דוחות ביקורת "בזמן אמת" שנערכו

במהלך השנה במטרה לסייע לעירייה בהתמודדות עם משבר הקורונה. הדוחות הועברו אל מנכ"ל

העירייה אשר הפיץ אותם לפורום מנהלי האגפים ומרכז השליטה העירוני. ההמלצות הועברו

לביצוע מידי. הביקורת התמקדה בבדיקת קיום הנחיות הרגולציה בנושא הקורונה ברוב היחידות

העירוניות, התנהלות המשל"טים העירוניים (משל"ט מאומתים ומשל"ט מבודדים) וקיום ערוצי

תקשורת למתן השירותים העירוניים. כן נערכו 3 סבבי ביקורת ברוב מוסדות החינוך בעיר, בתי"ס

וגני ילדים.

רז- אכן העובדים והמנהלים בעירייה טיפלו ופעלו כראוי

יוכי- כאשר סקרת, את שרשת המידע וקבלת החלטות, האם ישנו שימור ידע ונכתבו נהלים שניתן

להשתמש בזה למשבר אחר? האם ישנה השלכה לטיפול בבעיות בסדר עירוני.

ניר- התקיים תהליך של תיעוד וכתיבת נהלים אולם קשה לומר שעמדו בקצב האירועים. יש לזכור

שההנחיות השתנו בקצב מהיר ומדי יום התקבלו עשרות החלטות במטה הקורונה. ציינתי לטובה

את ההתגייסות של כל העובדים והמנהלים למאמץ וכן את הניהול על ידי המנכ"ל ואבי ארז, ממונה

הקורונה העירוני.

יוכי- מבקשת שתמליץ מה לשמר לתהליכים הבאים.

חגית- ישנו מסמך "מלי" לשימור

אבי ארז- מציין לטובה את הביקורת שנערכה וסייעה. הביקורת שקפה לנו את המצב בשטח ודאגנו

לטפל בליקויים. כתבנו נהלים, בעיקר על ידי אבי שוורץ מהרווחה. נערך תיעוד יום יומי לגבי המצב

ופרוטוקולים. קיימנו קשר רציף עם קופות החולים, הפרוייקטור גמזו היה בביקור וגם פרופ' נחמן

אש הגיע לראות איך אנחנו פועלים.

במודל פיתחנו כיצד להגיע לכל קשיש, לכל חולה, ולכל מבודד, פתחנו שמרטפיות לילדים של צוותי

הבריאות עם אגף החינוך.

רז- הביקורת של המבקר הינה שונה מהרגיל, זו ביקורת טכנית הנמדדת ע"פ זמן קצוב ובתהליכים

סדורים. הייתה התגייסות של העובדים ועוד מהלכים טובים.

דיון בדוח הביקורת בנושא: רחוב האצ"ל

מצטרפים לדיון:

רחבעם חיים – גזבר העירייה

בוריס שפירו – מנהל מח' דרכים ותשתיות, אגף הנדסה

ניר- מציג את עיקרי הדוח. הביקורת נערכה לבקשת ראש העיר וגזבר העירייה. מדובר בפרויקט

הנדסי בהיקף כ-13 מיליון ₪ אשר בוצע באמצעות החכ"ל והסתיים בגרעון משמעותי. הגרעון נגרם

עקב עבודה רשלנית של הקבלן המבצע, החלפתו בקבלן אחר והתמשכות הפרויקט כשלוש שנים.

נמצא כי לא התקיים פיקוח מספיק על ההתנהלות הכספית מצד כל הגורמים הנוגעים בדבר בחכ"ל,

באגף הנדסה, בגזברות העירייה וועדת ההיגוי לפרויקטים. חשבונות שולמו ללא בדיקה נאותה

וכתוצאה מכך שילמה העירייה מעל מיליון שקל אשר היו צריכים להיות על חשבון החכ"ל ותאגיד

המים.

רז- הדוח התבקש על ידי הגזבר. נכתבו דברים קשים. חוסר פיקוח על הביצוע, ועל התקציב.

הוועדה לענייני ביקורת

לא הייתה בדיקה של חשבונות ונראה שטרם בוצעה מסירה. מה עם שנת בדק אם עדיין לא בוצעה

מסירה? 3.5 מיליון ₪ הלכו לאיבוד. האם ישנו חשבון סופי

בוריס- לא הוגש

רחבעם- לא הוגש חשבון סופי לפי הפשט. לא בוצעה מסירה. אין תשובה למרות הישיבות בנדון.

בוריס- מהנדס העיר וסגנו הקודמים ביצעו וניהלו הכול. אני הייתי מחוץ לעניינים. הצעתי לבדוק

מה ההסבר של אריה גלבר המהנדס. קיבלנו קו ניקוז, מה המצב שלו?

מצטרף לדאגה של רז. מה עושים עם 45 מיליון ₪ פרויקטים שמתכוונים למסור לחכ"ל

סוגרים דברים ולא מעבירים אליי את התכנון. אין לי מושג מה המצב לומה להתכונן. זו השיטה.

רז -כיצד מנהלים כאן פרויקט?

רחבעם- לדעתי הנדסה ומחלקת תשתיות חייבת לנהל. חכ"ל הינו המבצע. זה לא מה שהתקיים

ברחוב האצ"ל. כביכול עושים טובה לבוריס שעוקפים אותו והכל עושים לבד.

רז- אין לו סמכות או אחריות

רחבעם- אם אומרים שהחכ"ל אחראית אז בשביל מה צריך מחלקת תשתיות? לא תקין.

פרומה – ברור שמשהו השתבש. במבט קדימה יש צורך לשבת שוב עם חכ"ל ולבחון האם הנהלים

של היום נותנים מענה לכשלי ם ולליקויים שע"פ הדוח. הדוח מדבר בעד עצמו.

הופתעתי שאין שת"פ ביניהם לבין בוריס. צריך היה להיות בדיון נציג החכ"ל. יש להציג הפקת

לקחים.

ניר- חברת הפיקוח הייתה מטעם חכ"ל והעירייה שלמה את החשבונות ללא בדיקה מספקת. נדרשת

בדיקה על ידי נציגי העירייה של חשבונות בשלבים שונים שיוגדרו במהלך הפרויקט. החכ"ל זרוע

לביצוע אך זה לא אומר שהעירייה צריכה לאשר אוטומטית ללא פיקוח.

רז- חובה בדיקה של בוריס או מטעמו בכל שלב של הפרויקט.

בוריס- אני לא יכול להתערב במהלך העבודה אלא רק מפקח. אני גם מאשר תכניות ותכנון.

רז- יש לקבוע מתי מגיע מפקח של העירייה מטעם בוריס לבדוק מה נעשה.

בוריס- רחבעם אתה לא יודע אנו מנסים לעצור

רחבעם- חשבוניות מגיעות לאגף הנדסה, בוריס מאשר מהנדס העיר מאשר ואז גם אני מאשר. הרי

חכ"ל הינה זרוע של העירייה. בדיקת חשבונות ביצעה סבטלנה מטעם הנדסה/ תשתיות.

בוריס- מהנדס חכ"ל חותם. מהנדס העיר חותם על הכסף.

רז- מהנדס וע.מהנדס חותמים, מעל חצי מיליון חובה שהעירייה תחתום. פרויקט של שנה נמשך

שלוש וחצי שנים. החכ"ל מקבל פרויקטים בסכומי ענק ומסתפקים בפיקוח מטעמה. לא תקין.

רחבעם- חכ"ל קיבלו הרשאות להמון כסף 25 מיליון

פרומה- אם מוסרים לחכ"ל חובת העירייה לבדוק שהכל כשורה.

העירייה צריכה לבקר בקרת -על ברמה פיסית וברמת אישור חשבונות. בדיון הבא שמהנדס יהיה

נוכח.

בוריס- הכי חשוב בביקורת שניר מצא חשבון מיותר שלא הגיע אלינו ולא תפסנו את זה. החשבון

הזה לא היה חתום ע"י המפקח של ר חוב האצ"ל.

הוועדה לענייני ביקורת

כאשר מגיע חשבון מוזר כזה חובה להעביר לסבטלנה לבדיקה. חייב שהגזבר ידע תוך כדי תהליך

ולא רק בסוף.

ניר- צריך להשלים מסירה וחשבון סופי. יש להשלים התחשבנות בין העירייה, החכ"ל ותאגיד המים.

דיון בדוח הביקורת בנושא: מחלקת נכויות (באגף רווחה)

מצטרפים לדיון:

חגית בן רצון – מנהלת האגף לשירותים חברתיים

רונית שגיא – מנהלת מחלקת נכויות

(רז שגיא יוצא מהדיון)

ניר- מחלקת נכויות מספקת שירותים על פי חוק שירותי סעד והוראות התע"ס של משרד הרווחה

לבעלי מוגבלויות. השירותים מסופקים באמצעות עו"סיות וכן עמותות ומועדונים שבאחריות

המחלקה. מימון רוב השירותים בשיעור 75% ע"י משרד הרווחה ו-25% ע"י הרשות. בהתרשמות

כללית, המחלקה פועלת בצורה תקינה ומספקת שירותים ברמה טובה באפשרויות הקיימות. הערה

ראשונה ומשמעותית מתייחסת למבנה הפיסי של האגף אשר לא מתאים לצרכיו. זהו מבנה ישן עם

גג אסבסט שאינו מכבד, אין בו מקומות אחסון, יש בו ליקויי בטיחות. העו"סיות יושבות בצפיפות

ללא יכולת לפרטיות וכיוצ"ב. נערך בו שיפוץ קל ונמסר שיש כוונה להעביר את האגף. ההמלצות

מתייחסות לצורך בהעברת האגף למקום מכבד המתאים לצרכים.

יוכי- אם עוברים אז מתי?

חגית- עשו שיפוצים אבל המצב הנתון מקשה על פעילות שוטפת של העובדים.

רחבעם- משרד החינוך הקצה מעט שטח, אך שינה את דעתו

יוכי- סוכם לפנות גגות מעין אלו אסור שיהיה גג אסבסט.

ניר- לנוכח האכלוס המסיבי בעיר, יש צורך בקביעת תכנית עבודה רב שנתית למחלקה המבוססת

על סקר צרכים מקיף למספר שנים קדימה.

רונית- לנו יש תכנית עבודה בסינכרון עם הפורמט שקבעה חברה שהעירייה מעסיקה.

ניר- התכנית לא רב שנתית ואינה מבוססת על סקר צרכים מקיף.

חגית- יש לנו תכניות עבודה שנתיות בכל תחום המוגשות למפקחים. במידה ויש צורך בפעילות

נוספת אנו מציפים למפקחים שעושים בקרה. בשנים 1993/4 נעשה סקר מקיף ותכנית מקיפה כולל

שירותים חברתיים. צריכה להיות תכנית אב.

יוכי- אתם חייבים לחשוב אחרת. אתם המשפיעים הראשונים על האוכלוסייה המסוימת שבתחום

העיסוק שלכם. אתם צריכים לקבל עזרה מגורם מקצועי.

רונית- אני עושה זאת

יוכי- ניר טוען שלא קיבל

ניר- אתם מכינים תכנית לשנה ובסוף השנה מתכננים את השנה הבאה.

חגית- לדוגמא ישנו מרכז לקשיש אחד אבל לא ייתן מענה לכלל האוכלוסייה

רחבעם- ביצענו סקר לגבי האיכלוס במרכז שפיר 1% ביקשו מרכז לקשיש

יוכי- נדרש תכנון לפחות ל-5 ואפילו 10 שנים קדימה. צריך שהמרכזים יתפרסו על כל העיר כדי

לייצר הטרוגניות. האם ישנה תכנית אב למחלקה

הוועדה לענייני ביקורת

חגית- תקני מנהלה ועו"ס מממנת העירייה, פנינו למשרד הרווחה, מסתבר שאני בתת תקינה

התבשרנו שנקבל 9 משרות עקב הגידול המואץ

רונית- כל אחת עושה כמה עבודות ויש כ- 100 תיקי פונים

יוכי- לבדוק מנגנון אולי תחת העירייה שישאיר מתמחים לכמה שנים לתת להם תמריץ. אני אעזור

לכם אבל אתן תציעו

ניר- במפעל המוגן צ'יימס ההתרשמות מהמבנה ומהפעילות טובה. בחלק מהתפקידים חסר כ"א

ביחס לנדרש ובאחרים היה עודף. רק 20% מהמושמים הנם תושבי העיר ויש ספקאם עונה על כל

צורכי העיר. וועדת ההיגוי לא התכנסה כנדרש.

רונית- מ' הרווחה אחראי על זה. האחריות הישירה לא רק שלנו.

ניר- גם בנאות אילנה המקום מתוחזק היטב. היה עיכוב בקבלת תקציב מרשויות אחרות עבור

מושמים תושבי חוץ.

חגית- "נאות אילנה" עדיין לא הצלחנו להפריט למרות שהיה מכרז

רונית- אף מפעיל לא יקבל את כל העובדים

רחבעם- אולי זמנית רק לשנה מי שטוב ייקלט.

חגית- ישנם 17 עובדים. רחבעם הציע שיהיו מושאלים לשנה ולאחר מכן לבדוק

ניר- הטיפול בפניות ציבור באגף ללא תיעוד ובקרה מספקים.

חגית- ניהול ההתערבות בתיק הלקוח ייעשה דרך מחשב.

ניר- המועדון החברתי לבוגרים מקיים פעילות עשירה אך ממוקם בעיר הוותיקה ולא נותן מענה

לשכונות המרוחקות. מרכז צמי"ד למשפחות של ילדים בעלי צרכים מיוחדים עושה עבודה חשובה,

אך במשך כשנה וחצי לא מונה מחליף לחגית שהייתה מנהלת מחלקת משאבי קהילה והתנדבות,

ועברה לניהול האגף. בסה"כ המחלקה נותנת מענה טוב לנכים בעיר.

יוכי- זו עבודת קודש. מאוד ערכי. המבנה לא ראוי. האוכלוסייה שבאה גם ככה נפגעה. חובה שיהיה

לה מקום נעים ומכיל. חובה למצוא מקום יפה וראוי בגלל האוכלוסייה והעשייה. ובינתיים להעיף

את גג האסבסט. לעשות סקר צרכים זה חובה ולהכין תכנית ל - 5 שנים הבאות. להביא חברה

שתבצע מיפוי לעשור הבא. תכניות יהיו מקושרות תקציב. בנושא פניות ציבור יש לבדוק את התהליך

הפנימי, כמה זמן טיפול ואיך פניות מטופלות ונסגרות. להקפיד על ישיבות צוותי ההיגוי.

חגית- יש פניות ציבור המועברות ממשרד הרווחה. חובתנו להגיב. מקפידים על ישיבות.

_____________________

רז שגיא

יו"ר הוועדה לענייני ביקורת

רשמה: מיכל לידני