פרוטוקול הוועדה לענייני ביקורת מס' 20122021

הוועדה לענייני ביקורת

י"ח טבת תשפ"ב

22 דצמבר 2021

פרוטוקול וועדת ביקורת מיום 20.12.21- דוח ביקורת לשנת 2020

משתתפים

חברי הוועדה: רז שגיא - יו"ר

ד"ר יוכי פנחסי אדיב

הרב יעקוב אדמוני

גורמים מקצועיים: אילן הררי – מנכ"ל העירייה

ניר אבנון – מבקר העירייה

רחל מדר – מנהלת הכנסות

רוית קוממי – לשכה משפטית

רז שגיא – בישיבה היום נעבור על הנושאים שעלו בדו"ח ביקורת לשנת 2020

רחל מדר– צוות תיקון ליקויים הכין התייחסות המבוקרים ל- 4 דו"חות

מחלקת גנים ונוף – דו"ח 200 – התייחסות בכתב של המבוקר– אלחנן כהן.

סע' 1

עמ 11

השלמת נהלי

עבודה

רז שגיא – באחריות מנהל אגף שפ"ע ולא מנכ"ל העירייה.

מבקש להעביר גם את דו"ח הביקורת, התייחסות המבוקר ופרוטוקול

הדיון היום לחבר מועצת העיר שלום מעוז, בשל כניסתו לאחרונה

לתפקיד מחזיק תיק שפ"ע.

סע' 2

עמ 11

תקציב רזרבה

ותקציב מותנה

רז שגיא – באחריות מנכ"ל העירייה ולא אגף גזברות/גזבר העירייה.

המנכ"ל מחליט לגבי שימוש בכספי רזרבה והגזברות מבצעת בהתאם

ולא נתון להחלטת הגזברות.

תקציב מותנה, צריך קודם כל להיכנס ואז השימוש בו בהתאם לסעיף

סע' 3

עמ 12

תכנית רב שנתית

אילן הררי – מבקש להציג את התכנית הרב שנתית הנטענת.

גם רז שגיא מבקש לראותה.

סע' 4

תיעוד ממוחשב

של תיקים

רז שגיא – לא תקין שטרם התקיים מכרז לביצוע סריקת התיקים.

סע' 5

עמ 12

השלמת שכבות

מידע ב- GIS

רז שגיא– צריך לדאוג שביצוע סקר המתקנים הקיימים והטמעתם

במע' ה- GIS יעלה לסדר עדיפות גבוה בביצוע

סע' 9

עמ 14

ריהוט גן ורחוב

אילן הררי – מנחה לתקן את המצב שאין תקציב מוגדר מינימלי

לרכישת ריהוט רחוב.

רז שגיא – בשביל מכרז מסגרת לא צריך בהכרח תקציב מוגדר ולכן אין

סיבה להתעכב מסיבה זו.

סע' 11

בדיקת חשבונות

רז שגיא – בדיקת צריכות וחשבונות מים במבני העירייה לא צריכה

להיעשות ע"י מח' גנים ונוף.

הוועדה לענייני ביקורת

מים של העירייה רחל מדר – נושא זה עלה בדיונים בלשכת מנכ"ל שביקש שימונה נציג

גזברות לעניין זה.

אילן הררי – מבקש התייחסות גזבר העירייה להצגת פתרון.

סע' 12

עמ 16

מזרקות מים

אילן הררי – מבקש התייחסות גזבר העירייה בדבר אישור תקציבי

לשדרוג ותפעול המזרקות בעיר (2 מתוך 6 מושבתות

בטיחות מוסדות חינוך – דו"ח 210 - המבוקראייל צפר נוכח.

אילן הררי – מבקש לציין כי לאור חשיבות ודחיפות הנושא, נערכה עבודה מסיבית ומקיפה בעניין

זה. ליקויים תוקנו, הונפקו אישורים ובכל מוסד חינוך נתלה פלקט המפרט את האישורים

הדרושים והאישורים הקיימים. מציג לועדה דוגמא לפלקט כזה.

סע' 1

עמ 62

כתב מינוי

הקצאת בעלי

תפקיד

אילן הררי – אדאג להוציא כתב מינוי לממונה בטיחות עירוני.

כמו כן, לממונה בטיחות תהיה מזכירה בתכנית התקציב לשנת 2022 וגם

הנדסאי.

רז שגיא – מבקש מועד צפוי לביצוע בפועל.

חברי הצוות – מעריכים עד סוף מרץ 2022.

סע 2

עמ 62

מע' ממוחשבת

לניהול הבטיחות

אייל צפר – אני בודק לבד את כל מוסדות החינוך בעיר ואני מזין את

נתוני הביקורות במע'. הבעיה היא ששאר הגורמים לא מעדכנים במע' גם

אם טיפלו בבעיות שדיווחתי עליהן.

ניר אבנון – בביקורת שלי נמצא כי שלום זכריה לדוגמא, מתקן את

הליקויים, מדווח על כך בכתב אבל לא מזין למע'. לדעתי, צריך להיות

גורם שיתכלל את הדיווח והזנת הנתונים למע' וזה ממונה הבטיחות.

אילן הררי – מבקש לעשות 'מבצע' להזין את כל הנתונים החסרים במע'

הממוחשבת וכל הליקויים, ומנחה את כל הגורמים והמחלקות

הרלוונטיים להיכנס ללינק של המע' הממוחשבת ולהזין נתונים ודיווחים

בשוטף.

סע' 4

תכנית בטיחות

אייל צפר – קב"ט מוסד החינוך צריך לקבל 4 דו"חות בשנה מהעב"ט

שלו ולעדכן אותי בצורה מסודרת בסטטוס הבטיחות בביה"ס.

רז שגיא – צריך שיהיה פורמט אחיד לדיווח של הקב"ט.

מבקש שתוצג לועדה תכנית העבודה של ממונה הבטיחות בעניין זה.

סע' 7

עמ 65

אישורי בטיחות

שנתיים

רז שגיא – סבור שצריך להיות תיעוד מסודר גם בבתי הספר לכל אישורי

הבטיחות שהתקבלו (ולא רק אצל ממונה הבטיחות/אגף ההנדסה).

סע' 8

עמ 65

אישורי בטיחות

לבתי ספר חדשים

רז שגיא – מציע שאגף ההנדסה יעשה 'מבצע' להמצאת כל האישורים

ויעבירם לתיעוד אצל ממונה הבטיחות ובתי הספר עצמם.

ניר אבנון – סבור שמספיק שכל האישורים ירוכזו אצל ממונה הבטיחות

ובאחריותו לדאוג לקבלם מאגף ההנדסה.

סע' 10

עמ 66

פעילות קב"טים

רז שגיא – מבקש שהביקורת בעניין זה תועבר להתייחסות הקב"ט

העירוני – דניאל יצחק.

אילן הררי – מנחה להעביר להתייחסות דניאל יצחק, אחיעזר דחבש

ואודי דחבש.

סע' 11

פניות מוקד

אילן הררי – מבקש להעביר להתייחסות ברק בן חיים – מנהל המוקד

העירוני.

סע' 13

ליקויי בטיחות

אייל צפר – בטעות סומן בהתייחסותי לדו"ח כי לא תוקן. בפועל כל

הליקויים תוקנו.

רז שגיא – מבקש שיוצג דו"ח המפרט סטטוס טיפול בכל ליקוי

(בביקורת נבדקו מדגמית 11 מוסדות חינוך

הוועדה לענייני ביקורת

מחלקת נכויות באגף הרווחה – דו"ח 230 - התייחסות בכתב של המבוקרת רונית שגיא.

יו"ר הועדה רז שגיא יוצא מהאולם במהלך הדיון בדו"ח זה בשל חשש לניגוד עניינים.

סע' 1

עמ 139

מבנה פיזי

אילן הררי – מתוכנן וייערך שיפוץ מסיבי למבנה אגף הרווחה.

ד"ר יוכי פנחסי אדיב – חייבים להחליף את גג האסבסט.

רחל מדר – יש תכנית לשיפוץ וזה כמובן בתכנית.

ד"ר יוכי פנחסי אדיב – מבקשת שהתכנית תוצג לועדה.

סע' 7

עמ 195

מפעל מוגן רב נכותי

– צ'יימס

ד"ר יוכי פנחסי אדיב – לגבי מיפוי צרכי ההשמה - מבקשת להמשיך

לעקוב שזה בביצוע כחלק מתהליך העבודה.

סע' 8

עמ 196

נאות אילנה

ד"ר יוכי פנחסי אדיב – לגבי תקנים חסרים וההחלטה להעביר את

המועדונית למפעיל חיצוני – מבקשת לזרז יציאה למכרז נוסף (הראשון

נכשל מחוסר מתמודדים) ולוודא שזה מתבצע ולהציג לועדה מועד צפוי

לביצוע.

לגבי רכישת מכשיר החייאה (דפיברילטור) – יש לדאוג לזה ללא דיחוי.

ניר אבנון – באחריות מנהלת המוסד לפנות בבקשה מתאימה לסגן

מנהלת אגף החינוך – עמי חלא (או מחליפו).

סע' 9

עמ 197

מועדון חברתי

למבוגרים

ד"ר יוכי פנחסי אדיב – מציעה לשוב ולשקול את האופציה של פתיחת

מועדון נוסף (סניף) לטובת תושבי השכונות המרוחקות מהעיר הותיקה.

נגישות – דו"ח 220 –

רז שגיא– מפאת השעה המאוחרת, התייחסות המבוקרת – שרון אביקזר – יידון בישיבה הבאה

של הועדה.

רשמה – רוית קוממי

_____________________

רז שגיא

יו"ר הוועדה לענייני ביקורת