פרוטוקול הוועדה לענייני ביקורת מס' 07032022

הוועדה לענייני ביקורת

13 מרץ 2022

י' אדר ב תשפ"ב

פרוטוקול וועדת ביקורת מיום 7.3.22

משתתפים

חברי הוועדה: גורמים מקצועיים:

רז שגיא - יו"ר הועדה עינב קווה – יועצת חיצונית לנגישות

ד"ר יוכי פנחסי אדיב שרון אביקזר – מנהלת נכסים בעירייה

הרב אדמוני

אילן הררי – מנכ"ל העירייה

ניר אבנון – מבקר העירייה

רוית קוממי – לשכה משפטית

רז שגיא – פותח את הישיבה – הנושא הראשון, דוח מבקר העירייה בנושא נגישות.

נגישות – דו"ח 220/2020 – נגישות. משתתפות: עינב קווה ושרון אביקזר

ניר אבנון – מציג את דו"ח הביקורת בנושא נגישות.

בהערכה כללית מציין כי נכון למועד הביקורת נמצא כי העירייה עומדת בסה"כ בדרישות החוק.

עם זאת קיימים ליקויים בטיפול בנושא כפי שפורטו בדוח ונותר לבצע עוד עבודות נגישות.

אציין כי נושא הנגישות מטופל במלוא הרצינות ע"י הגורמים הרלוונטיים בעירייה, בליווי צמוד

של יועצת נגישות חיצונית – עינב יאיר קווה ובהובלה של מנכ"ל העירייה.

מציין לטובה את פעילותה של יועצת הנגישות בקידום תחום הנגישות בעירייה, עם זאת מעיר, כי

ניהול ותכלול הנושא צריך להיות על ידי רכזת הנגישות ולא על ידי יועצת חיצונית.

רוית קוממי – יצוין כי במועד הביקורת שרון אביקזר לא הייתה רכזת הנגישות, שקיבלה מינוי זה

בנוסף לתפקידה כמנהלת מח' הנכסים בעירייה רק לפני כמה חודשים.

סע' 1.6

עמ 137

הדרכה ומידע

לעובדים

רז שגיא – לא תקין שלא מתבצעות לעובדים הדרכות באופן שוטף.

אילן הררי – מבקש ששרון אביקזר ואפרת עזאני (מח' הדרכה-אגף משא"ב)

ידאגו לבצע הדרכות לעובדים בנושא נגישות.

יוכי פנחסי אדיב– מציעה להציג במסגרת כנס שנתי לעובדים גם את נושא

הנגישות, לצד נושאים חשובים אחרים כגון: חובות וזכויות, הטרדות מיניות

וכו'.

סע' 5

עמ 139

הנגשת מבני

ציבור

עינב קווה – לגבי חניות נכים ציבוריות – כיום כבר לא מדובר ב-1/3 שאינן

מונגשות, ועדיין לא קיימת חובה חוקית על העירייה, שכן תקנות דרכים טרם

נכנסו לתוקף.

שרון אביקזר – אנו מטפלים בהקצאת מקומות חניה לנכים לפי דרישה/פניית

תושב.

רז שגיא – מדוע אין שכבה ב - GIS של חניות נכים בדומה לרשויות אחרות

כגון: רעננה, נתיבות, אריאל, ראשל"צ?

הוועדה לענייני ביקורת

עינב קווה – גל לדרר (מנהל מח' GIS) הסביר שהתשובה שקיבל מהחברה היא

שאין אפשרות להוסיף שכבה כזו למפות.

רז שגיא – מבקש לראות שזו תשובת החברה בכתב כנטען.

סע' 5.2.3

עמ 140

סיור מדגמי

בעיר

עינב קווה – יש בעיר מקלטים נגישים שעומדים ריקים או שמשמשים

כמחסנים לעומת מקלטים לא נגישים שנעשה בהם שימוש לחוגים וכו'.

ניר אבנון – מציע לבחון אפשרות להחליף בין המקלטים כך שמקלטים נגישים

ישמשו לפעילויות.

סע' 6

עמ 141

הנגשת מקום

ציבורי שאינו

בניין

רז שגיא – לעניין הערת המבקר בביקורת לפיה כל עבודת שיפוץ ופיתוח בגנים

הציבוריים לרבות רכישת ציוד גן, מתקני משחק וכו' תעשה בשיתוף רכזת

ויועצת הנגישות, מבקש שייעשה כך כבר בשלב התכנון.

שרון אביקזר – מציעה כבר בשלב הרכש.

ניר אבנון – כמו במכרז לרכישת ריהוט גן ע"י מח' גנים ונוף – צריך לדאוג

מראש שיירכש ציוד נגיש.

רוית קוממי – רק להדגיש שמשמעות שיתוף יועצת הנגישות אינו רק לעדכן,

אלא לקבל אישור נגישות לביצוע, רכישה וכו'.

סע' 8.5

עמ 143

הנגשת

מדרכות

רז שגיא – גם אם עדיין לא קיימת חובה מבחינת החוק לבצע סקר להנגשת

המדרכות, עדיין סבור שכדאי לבצע סקר, כדי שנדע מה מצבנו.

רוית קוממי – מדרכות רבות בעיר בסמוך לצמתים הונגשו בהתאם להסדר

פשרה בתובענה ייצוגית.

שרון אביקזר – אנחנו משתדלים לטפל בהנגשת מדרכות לפי דרישה/פניית

תושב.

רוית קוממי – אחת הסיבות לאי נגישות מדרכה היא עצים ומדובר בתהליך

ארוך ומורכב להעתקת עצים, בכפוף לאישור אגרונום וכו'.

עינב קווה – בוצע סקר וסיורים עם אגרונום, נבחנו פתרונות חלופיים. אכן

מדובר בבעיה מורכבת במקומות מסוימים.

רז שגיא – מבקש לעבור על התייחסות צוות תיקון ליקויים להערות הועדה בישיבה מיום

20.12.2021 .

בטיחות מוסדות חינוך – דו"ח 2020/210 - משתתף: אייל צפר

הערות וועדת הביקורת

מיום 20.12.21

התייחסות צוות תיקון

ליקויים

התייחסות הועדה

סע' 1

עמ 62

כתב מינוי

הקצאת

בעלי תפקיד

אילן הררי – אדאג להוצאות

כתב מינוי לממונה בטיחות

עירוני.

כמו כן, לממונה בטיחות

תהיה מזכירה בתכנית

התקציב לשנת 2022 וגם

הנדסאי.

רז שגיא – מבקש מועד צפוי

לביצוע בפועל.

רחל מדר – מעריכה עד סוף

מרץ 2022 .

כתב מינוי בוצע ע"י

מנכ"ל.

עד לסיום הליך המכרז:

הוקצתה מזכירה

בחלקיות משרה

ונושא שירותי בטיחות

אירועים הועבר מטיפול

ממונה הבטיחות

למיקור חוץ.

רז שגיא – מבקש

להמשיך לעדכן

בהליך המכרז ועד

לבחירת מזכירה

קבועה והנדסאי.

הוועדה לענייני ביקורת

סע' 2

עמ 62

מע

ממוחשבת

לניהול

הבטיחות

אייל צפר – אני בודק לבד את

כל מוסדות החינוך בעיר ואני

מזין את נתוני הביקורות

במע'. הבעיה היא ששאר

הגורמים לא מעדכנים במע'

גם אם טיפלו בבעיות

שדיווחתי עליהן.

ניר אבנון – בביקורת שלי

נמצא כי שלום זכריה

לדוגמא, מתקן את הליקויים,

מדווח על כך בכתב אבל לא

מזין למע'. לדעתי, צריך

להיות גורם שיתכלל את

הדיווח והזנת הנתונים למע'

וזה ממונה הבטיחות.

אילן הררי – מבקש לעשות

'מבצע' להזין את כל הנתונים

החסרים במע' הממוחשבת

וכל הליקויים ומנחה את כל

הגורמים והמחלקות

הרלוונטיות להיכנס ללינק של

המע' הממוחשבת ולהזין

נתונים ודיווחים בשוטף.

בעזרת המזכירה החל

עדכון נתונים ומידע

במערכת.

בסיום הליך המכרז

יימשך הביצוע ע"י

המזכירה שתיבחר.

לגבי עדכון בשוטף של

כלל גורמי הטיפול

בליקויים – המ נכ"ל

העביר הנחיה לטיפול

מנהל אגף הביטחון

החדש לסיום התהליך

תוך חודשיים.

העתק ההנחיה הנ"ל

הועברה לידיעת מנהלת

אגף החינוך ויתואם דיון

לגיבוש נוהל עבודה

מסודר לשימוש שוטף

בתוכנה.

סע' 4

תכנית

בטיחות

אייל צפר – קב"ט מוסד

החינוך צריך לקבל 4 דו"חות

בשנה מהעב"ט שלנו ולעדכן

אותי בצורה מסודרת

בסטטוס הבטיחות בביה"ס.

רז שגיא – צריך שיהיה

פורמט אחיד לדיווח של

הקב"ט.

מבקש שתוצג לועדה את

תכנית העבודה של ממונה

הבטיחות בעניין זה.

אייל יעביר נוסח פורמט

אחיד לדיווח הקב"ט.

שוריין תקציב של

200,000 ₪ (מותנה

לעריכת מבדקי בטיחות

בכל המוס"ח.

אייל יציג למנכ"ל הצעת

מחיר ל -100,000 ₪

והמנכ"ל ידאג להקצות

הסכום מתקציב

הגמישות שלו, תוך

הנחיה להתחיל בבתי

הספר ואז לעבור לגני

הילדים.

רז שגיא – להציג

לוועדה את נוסח

הפורמט האחיד.

סע' 7

עמ' 65

אישורי

בטיחות

שנתיים

רז שגיא – סבור שצריך

להיות תיעוד מסודר גם בבתי

הספר לכל אישורי הבטיחות

שהתקבלו (ולא רק אצל

ממונה הבטיחות/אגף

ההנדסה).

אייל יעביר את כל

אישורי הבטיחות

לקב"ט מוסדות חינוך

שידאג לתיעוד גם בבתי

הספר.

רז שגיא – מבקש

לעדכן כי כל

אישורי הבטיחות

הועברו בצורה

מסודרת לתיעוד

במוסדות החינוך.

הוועדה לענייני ביקורת

אייל צפר הונחה להכין

טבלת סטטוס מעודכנת

שתוצג לועדה.

סע' 8

עמ 65

אישורי

בטיחות

לבתי ספר

חדשים

רז שגיא – מציע שאגף

ההנדסה יעשה 'מבצע'

להמצאת כל האישורים

ויעבירם לתיעוד אצל ממונה

הבטיחות ובתי הספר עצמם.

ניר אבנון – סבור שמספיק

שכל האישורים ירוכזו אצל

ממונה הבטיחות ובאחריותו

לדאוג לקבלם מאגף ההנדסה.

אייל ידאג להעביר

בטבלה המפרטת את כל

אישורי הבטיחות

שיש/אין לכל מוסד

חינוך.

רז שגיא – בהמשך

למצגת של הטבלה

שאייל הכין, מבקש

שיהיה פירוט מלא

של כל אישורי

הבטיחות שיש/אין

לכל מוסד חינוך,

לרבות שיצוין

בטבלה מועד

בדיקת בודק חשמל

(ותוקף האישור

משנה)

__

מהאגרונום הגדרה

לעצים 'צעירים'

והתייחסותו לאי

מסוכנות.

סע' 10

עמ 66

פעילות

קב"טים

רז שגיא – מבקש שהביקורת

בעניין זה תועבר להתייחסות

הקב"ט העירוני – דניאל

יצחק.

אילן הררי – מנחה להעביר

להתייחסות דניאל יצחק,

אחיעזר דחבש ואודי דחבש.

מונה לאחרונה מנהל

אגף בטחון חדש – יועבר

לעיונו.

רז שגיא – מבקש

לקבל התייחסות

מנהל האגף החדש.

סע' 11

פניות מוקד

אילן הררי – מבקש להעביר

להתייחסות ברק בן חיים –

מנהל המוקד העירוני.

המנכ"ל הנחה את ברק

ויובב לפעול בהתאם

להנחיית המבקר בעניין

ייחוד פניות מוקד

בנושא בטיחות,

בקדימות גבוהה ובנפרד

מהפניות האחרות.

סע' 13

ליקויי

בטיחות

אייל צפר – בטעות סומן

בהתייחסותי לדו"ח כי לא

תוקן. בפועל כל הליקויים

תוקנו.

רז שגיא – מבקש שיוצג דו"ח

המפרט סטטוס טיפול בכל

ליקוי (בביקורת נבדקו

מדגמית 11 מוסדות חינוך

אייל יציג בתמונות איך

כל מפגע/ליקוי תוקן.

רז שגיא – מבקש

להציג לוו עדה את

תיקון הליקויים

בתמונות.

הוועדה לענייני ביקורת

מחלקת גנים ונוף – דו"ח 200 –– אלחנן כהן(אינו נוכח).

התייחסות צוות תיקון

ליקויים

הערות הועדה

סע' 1

עמ 11

השלמת

נהלי עבודה

רז שגיא – באחריות מנהל

אגף שפ"ע ולא מנכ"ל

העירייה.

מבקש גם להעביר את דו"ח

הביקורת, התייחסות

המבוקר ופרוטוקול הדיון

היום לחבר מועצת העיר

שלום מעוז, מפאת כניסתו

לאחרונה לתפקיד מחזיק

תיק שפ"ע.

רוית תסייע לאלחנן בעניין

ניסוח נהלי עבודה.

יוכי פנחסי אדיב –

צריך שיהיו נהלי

עבודה לכל האגפים

והמחלקות. מציעה

להיעזר בחברה

חיצונית ולעשות

'מבצע' לכתיבת נהלי

עבודה לכל תחומי

הפעילות של

העירייה.

סע' 2

עמ 11

תקציב

רזרבה

ותקציב

מותנה

רז שגיא – באחריות מנכ"ל

העירייה ולא אגף

גזברות/גזבר העירייה.

המנכ"ל מחליט לגבי שימוש

בכספי רזרבה והגזברות

מבצעת בהתאם ולא נתון

להחלטת הגזברות.

לעומת תקציב מותנה –

הנתון להחלטת גזבר

העירייה.

הועבר להתייחסות הגזבר,

שהסביר כי בהתאם

להוראות הדין (סע' 208א

לפק' העיריות) תקציב

רזרבה מהווה 1% מתקציב

העיריה ומיועד עבור פעולות

בלתי מתוכננות מראש. ניתן

להשתמש אחת לרבעון

בכפוף לאישור מועצת העיר.

ברם, כמדיניות הרשות,

הוחלט לא להשתמש

בתקציב רזרבה אלא

להעביר לשנה הבאה כדי לא

לגרום לחוסר בתקציב

בגובה הרזרבה.

סע' 3

עמ 12

תכנית רב

שנתית

אילן הררי – מבקש להציג

את התכנית הרב שנתית

הנטענת.

גם רז שגיא מבקש לראותה.

נבדק ואכן קיימות תכניות

עבודה רב שנתיות לשדרוג

גנים, אך ללא תכנון

תקציבי. אלחנן מקבל

אישור תקציבי לביצוע פר

פרויקט.

סע' 4

תיעוד

ממוחשב

של תיקים

רז שגיא – לא תקין שטרם

התקיים מכרז לביצוע

סריקת התיקים.

נבדק ועפ"י אלחנן נמצא כי

מאז הוכנסה תוכנת

פרקטיקל לשימוש במח',

מתבצע

תיעוד ממוחשב של

התיקים.

רז שגיא – מבקש

שצוות תיקון

ליקויים יוודא בפועל

שהתוכנה מתעדת

את התיקים.

הוועדה לענייני ביקורת

סע' 5

עמ 12

השלמת

שכבות

מידע ב-

GIS

רז שגיא– צריך לדאוג

שביצוע סקר המתקנים

הקיימים והטמעתם במע' ה-

GIS יעלה לסדר עדיפות גבוה

בביצוע.

נבדקת אפשרות להטמיע

נתונים מתוכנת הפרקטיקל

לתוכנת ה-GIS.

מיפוי צמחייה– מתבצע

היום סקר צמחייה ע"י

אגרונום בסיום הנתונים

יוטמעו ב GIS

רז שגיא – מבקש

שצוות תיקון

ליקויים יוודא בפועל

שניתן להטמיע

נתונים מהתוכנה ל--

GIS.

סע 9

עמ 14

ריהוט גן

ורחוב

אילן הררי – מנחה לתקן את

המצב שאין תקציב מוגדר

מינימלי לרכישת ריהוט

רחוב.

רז שגיא – בשביל מכרז

מסגרת לא צריך בהכרח

תקציב מוגדר ולכן אין סיבה

להתעכב מסיבה זו.

אלחנן ייערך בחודשים

הקרובים למכרז מסגרת

כולל תקצוב לרכישת ריהוט

גן ורחוב.

רז שגיא – מבקש

לוודא שתהיה

התייחסות במכרז

לנגישות הריהוט.

סע' 11

בדיקת

חשבונות

מים של

העירייה

רז שגיא – בדיקת צריכות

וחשבונות מים במבני

העירייה לא צריכה להיעשות

ע"י מח' גנים ונוף.

רחל מדר – נושא זה עלה

בדיונים בלשכת מנכ"ל

שביקש שימונה נציג גזברות

לעניין זה.

אילן הררי – מבקש

התייחסות גזבר העירייה

להצגת פתרון.

רחל תבדוק עם חב' גדיש

אם אפשרי לבצע בקרת

צריכות של מים וחשמל

בעזרתם.

במקביל, המנכ"ל יוציא

הנחיה למנהלי האגפים

לבדוק את חשבונות צריכת

המים של האגף.

רז שגיא – יש לא

מעט טענות נגד

תאגיד המים

שמוציא לתושבים

הודעות תשלום עבור

צריכת מים מוגזמת.

צריך לבדוק את זה.

סע' 12

עמ 16

מזרקות

מים

אילן הררי – מבקש

התייחסות גזבר העירייה

בדבר אישור תקציבי לשדרוג

ותפעול המזרקות בעיר (2

מתוך 6 מושבתות

אלחנן מעדכן כי מזרקה

אחת תבוטל (בכניסה לעיר)

ואחת בתכנון לשדרוג.

רז שגיא – מבקש

שאלחנן יבהיר איזו

מזרקה מבטלים

ואיזו בתכנון

לשדרוג.

מחלקת נכויות באגף הרווחה – דו"ח 230 – המבוקרת– רונית שגיא (אינה נוכחת)

התייחסות צוות תיקון

ליקויים

התייחסות הועדה

סע' 1

עמ 139

מבנה פיזי

אילן הררי – מתוכנן וייערך

שיפוץ מסיבי למבנה אגף

הרווחה.

ד"ר יוכי פנחסי אדיב –

חייבים להחליף את גג

האסבסט.

רחל מדר – יש תכנית לשיפוץ

וזה כמובן בתכנית.

הוגשה בקשה לתמיכה

של משרד העבודה

והרווחה בעלות השיפוץ

– ממתינים לאישור

הבקשה ע"י המשרד.

הוועדה לענייני ביקורת

ד"ר יוכי פנחסי אדיב –

מבקשת שהתכנית תוצג

לועדה.

סע' 7

עמ 195

מפעל מוגן

רב נכותי –

צ'יימס

ד"ר יוכי פנחסי אדיב – לגבי

מיפוי צרכי ההשמה -

מבקשת להמשיך לעקוב שזה

בביצוע תהליך העבודה.

סע' 8

עמ 196

נאות אילנה

ד"ר יוכי פנחסי אדיב – לגבי

תקנים חסרים וההחלטה

להעביר את המועדונית

למפעיל חיצוני – מבקשת

לזרז יציאה למכרז נוסף

(הראשון נכשל מחוסר

מתמודדים) ולוודא שזה

מתבצע ולהציג לוועדה מועד

צפוי לביצוע.

לגבי רכישת מכשיר החייאה

(דפיברילטור) – יש לדאוג

לזה ללא דיחוי.

ניר אבנון – באחריות מנהלת

המוסד לפנות בבקשה

מתאימה לסגן מנהלת אגף

החינוך – עמי חלא.

המנכ"ל מנחה את אגף

החינוך לרכוש מתוך

תקציב האגף. בינתיים

מנהל מחלקת חירום

ובטחון (אבי ארז) עדכן

כי הוא מטפל בהוצאת

הזמנה לדפיברילטור

עבור בי"ס נאות אילנה.

יוכי פנחסי אדיב –

מבקשת לעדכן

כשנרכש המכשיר.

סע' 9

עמ 197

מועדון

חברתי

למבוגרים

ד"ר יוכי פנחסי אדיב –

מציעה לשוב ולשקול את

האופציה של פתיחת מועדון

נוסף (סניף) לטובת תושבי

השכונות המרוחקות מהעיר

הותיקה.

העירייה הגישה למוסד

לביטוח לאומי (במסגרת

קול קורא) בקשה להקים

עוד מועדון, הבקשה

נדחתה אולם הוגש

ערעור וממתינים

להחלטה.

רז שגיא – מבקש לקבוע ישיבה נוספת לדיון על דו"חות הביקורת הקודמים.

ניר אבנון – בסוף מרץ יוגש דו"ח הביקורת לשנת 2021. בדוח כלולים 6 נושאים. נושא הסכם הגג

עדיין בתהליך ביקורת ויוגש בתוך מספר חודשים. מעדכן, שעל פי התקנות הוחל בתהליך קליטת

עובד ביקורת במקום המזכירה שתנויד לתפקיד אחר.

רשמה: רוית קוממי

רז שגיא

יו"ר הוועדה לענייני ביקורת